Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng cùng sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường thương mại toàn cầu, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khoáng sản tại Việt Nam đối mặt với yêu cầu cấp bách phải nâng cao năng lực quản trị tài chính. Đối với Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Khoáng sản Việt Nam, một doanh nghiệp được thành lập từ ngày 29 tháng 01 năm 2013 với số vốn điều lệ ban đầu 45 tỷ đồng, quy mô nhân sự đã tăng trưởng nhanh chóng từ 40 người lên 90 cán bộ công nhân viên vào năm 2016. Tốc độ mở rộng thị trường xuất khẩu sang hơn 7 quốc gia trọng điểm như Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan, Ấn Độ, Thổ Nhĩ Kỳ, Ukraine và Pakistan đòi hỏi hệ thống kế toán phải thoát khỏi khuôn khổ ghi chép truyền thống để trở thành công cụ hỗ trợ điều hành chiến lược.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết sự thiếu hụt thông tin kế toán quản trị trong việc kiểm soát chi phí, định giá bán xuất khẩu và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng bộ phận. Mục tiêu cụ thể của đề tài nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán phục vụ quản trị, khảo sát và đánh giá toàn diện thực trạng tại doanh nghiệp giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện đồng bộ từ bộ máy, hệ thống chứng từ, tài khoản đến báo cáo trách nhiệm.

Phạm vi nghiên cứu tập trung tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Khoáng sản Việt Nam tại tỉnh Ninh Bình trong chuỗi dữ liệu 3 năm liên tiếp. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc cung cấp mô hình kế toán quản trị khả thi, giúp cắt giảm từ 15% đến 20% các chi phí lãng phí, nâng độ chính xác của dự toán ngân sách lên trên 90%, đồng thời đảm bảo cung ứng dữ liệu điều hành chuẩn xác cho ban giám đốc trong vòng 24 đến 48 giờ sau khi phát sinh giao dịch.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng nền tảng của hai lý thuyết then chốt trong khoa học quản lý: Lý thuyết kế toán quản trị doanh nghiệp và Lý thuyết kế toán trách nhiệm. Kế toán quản trị được xác định là hệ thống thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế - tài chính theo yêu cầu quản trị nội bộ nhằm thực hiện 4 chức năng cốt lõi: lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hiệu quả và ra quyết định kinh doanh. Trong khi đó, lý thuyết kế toán trách nhiệm phân chia tổ chức thành 4 loại trung tâm trách nhiệm độc lập: Trung tâm chi phí, Trung tâm doanh thu, Trung tâm lợi nhuận và Trung tâm đầu tư. Mỗi trung tâm được trao quyền tự chủ và chịu trách nhiệm trực tiếp về các chỉ tiêu tài chính định mức.

Khung pháp lý áp dụng trong nghiên cứu bám sát Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hệ thống khái niệm chính được làm rõ bao gồm: đơn vị kế toán độc lập, chu trình luân chuyển chứng từ nội bộ, hệ thống tài khoản phân cấp đa tầng từ cấp 1 đến cấp 4, cùng nguyên tắc dồn tích và nguyên tắc trọng yếu trong kế toán doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp thu thập từ các báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và hệ thống sổ kế toán giai đoạn 2014 - 2016 của doanh nghiệp, cùng các công trình khoa học đã công bố. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực địa bằng bảng câu hỏi kết hợp phỏng vấn sâu trực tiếp và trao đổi qua thư điện tử.

Cỡ mẫu khảo sát gồm 30 nhân sự chủ chốt, được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu có chủ đích nhằm đảm bảo tính đại diện và am hiểu sâu sắc về hoạt động quản trị của đơn vị. Cơ cấu mẫu phân bổ cụ thể: 04 cán bộ Ban Giám đốc (gồm 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc phụ trách tài chính, kinh doanh, nhân sự), 14 nhân viên Phòng Kế toán phụ trách đầy đủ các phần hành, cùng 12 Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng từ các khối xuất nhập khẩu, kinh doanh nội địa, marketing, hành chính và kế hoạch.

Phương pháp phân tích dữ liệu sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, phân loại nhóm thông tin, tổng hợp tỷ lệ phần trăm trên phần mềm Excel kết hợp đối chiếu so sánh định tính. Lý do lựa chọn phương pháp này là nhằm phản ánh chính xác thực trạng vận hành, lượng hóa mức độ đáp ứng thông tin của bộ máy kế toán đối với nhu cầu ra quyết định của các cấp quản lý, đồng thời phát hiện nhanh các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt trong 12 tháng, bao quát chu kỳ kinh doanh 3 năm của công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Khoáng sản Việt Nam đã chỉ ra 4 phát hiện căn bản:

Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán của công ty gồm 14 nhân sự được bố trí theo mô hình tập trung tại văn phòng chính. Tuy nhiên, khối lượng công việc dành cho kế toán tài chính chiếm tới khoảng 85%, trong khi mảng kế toán quản trị chỉ chiếm dưới 15% thời lượng lao động, dẫn đến tình trạng kế toán viên chỉ tập trung ghi chép đối phó với cơ quan thuế mà chưa chủ động cung cấp dữ liệu dự báo cho ban điều hành.

Thứ hai, hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán chưa được thiết kế đồng bộ cho mục tiêu quản trị. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC nhưng 100% các tài khoản chi phí như Tài khoản 641, Tài khoản 642 mới chỉ dừng lại ở việc hạch toán chi tiết cấp 2. Doanh nghiệp chưa mở các tài khoản chi tiết cấp 3 và cấp 4 gắn liền với từng trung tâm chi phí hoặc từng thị trường xuất khẩu, khiến việc bóc tách giá thành đơn vị cho từng chuyến hàng khoáng sản bị chậm trễ từ 10 đến 15 ngày.

Thứ ba, công tác lập báo cáo phục vụ quản trị nội bộ còn rất hạn chế. Hơn 80% các báo cáo gửi lên Ban Giám đốc là báo cáo tài chính bắt buộc định kỳ năm hoặc quý, trong khi các báo cáo quản trị mang tính tác nghiệp như báo cáo dự toán ngân sách, báo cáo phân tích biến động chi phí, báo cáo phân tích mối quan hệ chi phí - doanh thu chỉ chiếm tỷ trọng dưới 20% và thường được lập khi có yêu cầu đột xuất.

Thứ tư, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán chưa đạt hiệu quả tối ưu. Phần mềm kế toán hiện hành mới chỉ được khai thác khoảng 40% công năng, chủ yếu dùng để in sổ sách tổng hợp và xuất hóa đơn giá trị gia tăng, chưa tích hợp mô-đun kế toán quản trị liên thông với 5 phòng ban chức năng trong công ty.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trên xuất phát từ việc công ty có tốc độ phát triển quy mô nhanh chóng với mức tăng 125% số lượng nhân viên trong 3 năm, nhưng nhận thức về vai trò của kế toán quản trị từ phía lãnh đạo vẫn chưa theo kịp tốc độ mở rộng sản xuất kinh doanh. Các quyết định ký kết hợp đồng xuất khẩu sang Nhật Bản hay Hàn Quốc chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thương lượng thay vì dựa trên các báo cáo phân tích điểm hòa vốn hay dự toán chi phí chi tiết.

So sánh với các nghiên cứu trước đây tại các doanh nghiệp lớn như Tổng công ty Hàng không Việt Nam năm 2010 hay Tập đoàn Việt Á năm 2010, hiện tượng mất cân đối giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị là điểm nghẽn phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam. Điểm khác biệt tại Công ty Khoáng sản Việt Nam là tính chất phân tán của thị trường tiêu thụ với hơn 7 thị trường quốc tế đòi hỏi thông tin quản trị phải bám sát từng hợp đồng logistics và biến động tỷ giá ngoại tệ.

Trong luận văn, toàn bộ dữ liệu thực trạng được mô hình hóa trực quan thông qua 4 sơ đồ cấu trúc bộ máy và luân chuyển chứng từ thu chi, đi kèm 13 bảng biểu thống kê chi tiết kết quả kinh doanh 2014 - 2016, mã hóa danh mục tài khoản và mẫu biểu báo cáo quản trị, giúp người đọc dễ dàng nhận diện lỗ hổng kiểm soát nội bộ và so sánh hiệu quả trước và sau khi cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm giải quyết triệt để các hạn chế, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp hành động cụ thể:

Thứ nhất, tái cấu trúc mô hình bộ máy kế toán theo hình thức kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Ban Giám đốc và Kế toán trưởng trực tiếp phân định lại bảng mô tả công việc cho 14 nhân sự, bổ nhiệm 01 kế toán tổng hợp kiêm nhiệm vị trí theo dõi và lập báo cáo kế toán quản trị chung. Mục tiêu giảm 30% thời gian xử lý dữ liệu và hoàn thành triển khai trong vòng 3 tháng đầu năm 2018.

Thứ hai, thiết lập hệ thống danh mục tài khoản chi tiết 4 cấp gắn với các trung tâm trách nhiệm. Phòng Kế toán chủ trì mã hóa hệ thống tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và doanh thu theo 2 trung tâm doanh thu và 4 trung tâm chi phí chính. Biện pháp này giúp quản lý 100% dòng tiền chi tiết theo từng thị trường xuất khẩu, hoàn tất thiết lập trong thời hạn 6 tháng.

Thứ ba, chuẩn hóa hệ thống 8 biểu mẫu báo cáo kế toán quản trị định kỳ. Bộ phận kế toán tiến hành lập định kỳ hàng tháng và hàng quý: Báo cáo dự toán chi phí, Báo cáo phân tích biến động chi phí, Báo cáo trách nhiệm doanh thu xuất khẩu và Báo cáo phân tích chi phí theo doanh thu. Mục tiêu nâng tỷ lệ đáp ứng thông tin quản trị cho Ban Giám đốc lên trên 95% trước quý 3 năm 2018.

Thứ tư, nâng cấp phần mềm kế toán và chuẩn hóa quy trình phân quyền dữ liệu. Ban Giám đốc phê duyệt đầu tư nâng cấp phần mềm, tổ chức 2 khóa đào tạo chuyên sâu về kế toán quản trị cho 100% nhân viên kế toán, thiết lập cơ chế kết nối dữ liệu giữa Phòng Kế toán với 4 phòng ban kinh doanh và xuất nhập khẩu trong thời gian từ 6 đến 9 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng trọng điểm:

Nhóm thứ nhất là Ban Giám đốc và nhà quản trị tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khoáng sản và vật liệu xây dựng. Luận văn cung cấp khung phương pháp luận rõ ràng để kiểm soát định mức chi phí, giảm thiểu 15% đến 20% chi phí phát sinh ngoài dự toán và xây dựng chiến lược định giá bán xuất khẩu cạnh tranh.

Nhóm thứ hai là Kế toán trưởng và chuyên viên kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là cẩm nang thực hành chi tiết về cách mở rộng tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 và bộ 8 mẫu báo cáo trách nhiệm có thể áp dụng trực tiếp vào công việc hàng ngày.

Nhóm thứ ba là Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp. Luận văn đóng vai trò tài liệu tham khảo giá trị với phương pháp khảo sát 30 cán bộ quản lý và bộ dữ liệu thực tế giai đoạn 2014 - 2016.

Nhóm thứ tư là các chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và quản trị tài chính. Nghiên cứu cung cấp quy trình 4 giai đoạn chuẩn hóa kế toán quản trị, giúp rút ngắn từ 30% đến 50% thời gian khảo sát khi triển khai tư vấn cho các doanh nghiệp thương mại.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán phục vụ quản trị khác biệt như thế nào so với kế toán tài chính trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu? Kế toán tài chính cung cấp thông tin tổng quát về quá khứ cho cơ quan thuế và ngân hàng theo các chuẩn mực pháp lý nghiêm ngặt. Ngược lại, kế toán quản trị tập trung cung cấp dữ liệu chi tiết theo từng hợp đồng xuất khẩu và thị trường, phục vụ trực tiếp cho việc ra quyết định điều hành tương lai của ban lãnh đạo.

Tại sao doanh nghiệp có vốn 45 tỷ đồng cần phân chia các trung tâm trách nhiệm? Việc phân chia thành 4 trung tâm trách nhiệm giúp gắn chặt quyền hạn với trách nhiệm vật chất của từng bộ phận. Khi kiểm soát riêng biệt trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu, doanh nghiệp sẽ đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của từng phòng ban, hạn chế lãng phí từ 10% đến 15% ngân sách.

Hệ thống tài khoản phục vụ quản trị được xây dựng như thế nào để không vi phạm Thông tư 200/2014/TT-BTC? Doanh nghiệp giữ nguyên hệ thống tài khoản tổng hợp cấp 1 theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời chủ động mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 và cấp 4. Việc mở rộng này phục vụ bóc tách chi phí vận chuyển, chi phí bao bì theo từng đơn hàng xuất khẩu mà vẫn đảm bảo tính thống nhất khi lập báo cáo tài chính.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán quản trị cần tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi nào? Quy trình luân chuyển phải đảm bảo 5 nguyên tắc: tính thống nhất, tính đặc thù của ngành khoáng sản, tính bằng chứng pháp lý, tính cập nhật và tính hiệu quả kinh tế. Chứng từ cần được luân chuyển khép kín trong vòng 24 đến 48 giờ giữa các bộ phận kinh doanh và phòng kế toán để phục vụ ghi sổ kịp thời.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều kiện gì về công nghệ thông tin để vận hành kế toán quản trị? Doanh nghiệp cần trang bị hệ thống mạng nội bộ đồng bộ, nâng cấp phần mềm kế toán có phân hệ quản trị chi phí và thực hiện đào tạo lại cho 100% cán bộ kế toán. Việc liên thông dữ liệu giữa 5 phòng ban sẽ loại bỏ việc nhập liệu trùng lặp và giảm 40% sai sót số liệu.

Kết luận

Luận văn đã giải quyết toàn diện bài toán tổ chức công tác kế toán phục vụ quản trị tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Khoáng sản Việt Nam thông qua 5 đóng góp học thuật và thực tiễn nổi bật:

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về kế toán quản trị và kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu.
  • Đánh giá khách quan thực trạng tổ chức kế toán giai đoạn 2014 - 2016 thông qua khảo sát mẫu 30 cán bộ quản lý và phân tích số liệu tài chính thực tế.
  • Thiết lập mô hình 4 trung tâm trách nhiệm phù hợp với quy mô 90 nhân sự và vốn điều lệ 45 tỷ đồng của doanh nghiệp.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống tài khoản phân cấp 4 tầng và bộ 8 mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị chuyên sâu.
  • Đề xuất lộ trình công nghệ và phân công nhân sự giúp tối ưu hóa 20% chi phí quản lý vận hành.

Lộ trình triển khai khuyến nghị chia thành 3 giai đoạn: Giai đoạn 1 từ 1 đến 3 tháng để tái cơ cấu nhân sự phòng kế toán; Giai đoạn 2 từ 4 đến 6 tháng để chuẩn hóa tài khoản và ban hành biểu mẫu báo cáo; Giai đoạn 3 từ 7 đến 12 tháng để hoàn tất số hóa phần mềm liên thông. Các nhà quản trị doanh nghiệp và người làm công tác kế toán nên chủ động ứng dụng ngay mô hình này để nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững trên thị trường quốc tế.