CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN TRỊ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.1 Tổng quan về dự án và quản trị dự án đầu tư xây dựng công trình 1.1 Khái niệm dự án Thuật ngữ dự án được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Tùy theo mục đich mà nhấn mạnh một khía cạnh nào đó. Trên phương diện phát triển, có 2 cách hiểu về dự án: cách hiểu "tĩnh" và cách hiểu "động". Theo cách hiểu thứ nhất "tĩnh" thì dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới.
Theo cách hiểu thứ hai "động" có thể định nghĩa Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới. Như vậy, theo định nghĩa này thì: Dự án không chỉ là một ý thức phác thảo mà có tính chất cụ thể và mục tiêu xác định. Dự án không phải là một nghiên cứu trìu tượng mà phải cấu trúc nên một thực thể mới. Trên phương diện quản trị, có thể định nghĩa Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.
Định nghĩa này nhần mạnh 2 đặc tính: Nỗ lực tạm thời ( hay có thời hạn). Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu không thể đạt được và dự án bị loại bỏ; Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác.
Dự án là việc thực hiện một mục đích hay nhiệm vụ công việc nào đó dưới sự ràng buộc về yêu cầu và nguồn lực đã định. Thông qua việc thực hiện dự án để cuối cùng đạt được mục tiêu nhất định đã dề ra và kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà bạn mong muốn ( Tổ chức điều hành dự án -VIM). Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định ( khoản 7 Điều 4 –Luật Đấu thầu) -16- Dự án là một quá trình mang đặc thù riêng bao gồm một loạt các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có định ngày khởi đầu và kết thúc, được thực hiện với những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với những yêu cầu cụ thể (trường Đại học Quản lý Henley ). Dự án là đối tượng của quản trị và là một nhiệm vụ mang tính chất 1 lần, có mục tiêu rõ ràng trong đó bao gồm chức năng, số lượng và tiêu chuẩn chất lượng), yêu cầu phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian quy định, có dự toán tài chính từ trước và nói chung không được vuợt qua dự toán đó.
Dự án đầu tư xây dựng công trình theo định nghĩa của luật Xây dựng: là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhât định.2 Khái niệm quản trị dự án Quản trị nói chung là sự tác động có mục đích của chủ thể quản trị vào các đối tượng quản trị để điều khiển đối tượng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản trị dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Để dự án thành công, nhà quản trị dự án phải xác định rõ các bên hữu quan cảu dự án và đáp ứng nhu cầu, kỳ vọng, mong đợi của họ, từ đó xác định phạm vi công việc và mục tiêu của dự án.3 Tiến trình quản trị dự án Hình 1. Tiến trình quản trị dự án 1.4 Tiến trình quản trị dự án đầu tư xây dựng công trình * Lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình Lập Báo cáo đầu tư xây dựng công trình ( báo cáo nghiên cứu tiền khả thi) và xin phép đầu tư Lập dự án đầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu khả thi) Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình * Thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình Lập kế hoạch triển khai dự án Tổ chức thực hiện kế hoạch dự án Giám sát và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch dự án * Bàn giao công trình đưa vào sử dụng 1.2 Nội dung của công tác quản trị tiến độ các dự án đầu tư xây dựng công trình Sau khi kế hoạch tổng hợp đã được xây dựng và được cấp cso thẩm quyền phê duyệt, dự án được phép triển khai sang giai đoạn thực hiện, đây cũng là giai đoạn phải hiện thực hóa các mục tiêu đã đề ra. Giai đoạn triển khai thực hiện dự án là giai đoạn cần thiết phải triển khai các công tác giám sát, kiểm soát và các hành động điều chỉnh cần thiết.
Quản trị tiến độ thực hiện dự án, vì vậy các bước thực hiện cũng tuân thủ vào một vòng lặp liên tục: lập kế hoạch - giám sát - kiểm soát.1 Lập kế hoạch quản trị tiến độ 1.1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch tiến độ trong thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình Kế hoạch tiến độ thực hiện dự án là bản kế hoạch xác định trình tự thực hiện các công việc, thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ thời gian thực hiện dự án. Kế hoạch tiến độ có vai trò hết sức quan trọng đối với việc xây dựng các nội dung kế hoạch khác và đến việc triển khai dự án: Trước hết kế hoạch tiến độ giúp người quản trị có được một sự hình dung tổng quát về toàn bộ công việc cần thực hiện và tiến trình thực hiện các công việc đó để hoàn thành mục tiêu dự án, làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch đấu thầu triển khai, kế hoạch với các nhà thầu khác… Trong hệ thống kế hoạch dự án, kế hoạch tiến độ được xem là kế hoạch nền tảng và phải xác lập trước các nội dung kế hoạch khác.2 Các công cụ xây dựng kế hoạch tiến độ a. Biểu đồ Gantt Biểu đồ Gantt của dự án được đánh dấu để biểu hiện rõ tiến triển thực tế tại thời điểm báo cáo Biểu đồ Gantt là phương pháo trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của Gantt là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khac nhau của dự án.
Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ. Cấu trúc của biểu đổ. - Cột dọc trình bày công việc, thời gian tương ứng để thực hiện từng công việc. Được trình bày trên trục hoành.
Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc.2: Biểu đồ Gaittt cho chương trình bình thường của dự án M Ví dụ biểu đồ Gantt cho chương trình bình thường của dự an M thể hiện trong hình 1.2 ( Hình này được vẽ bằng phần mềm WinProject 5.0) Biểu đồ Gantt có một số tác dụng như sau: - Phương pháp biểu đồ Gantt dễ lọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng như tình hình chung của toàn dự án. - Dễ xây dựng, do đó nó được sử dụng khá phổ biến.
- Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình nhanh chậm của các công trình việc, và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh tiến trình tái sắp xếp công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý. - Biểu đồ thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những vấn đề liên quan đặc biệt đến công việc. - Đôi khi người ta xây dựng 2 sơ đồ Gantt: một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất.
Để xây dựng sơ đồ Gantt triển khai muộn người ta xuất phát từ sơ đồ Gantt triển khai sớm. Các công việc có thể triển khai muộn nhưng thời gian bắt đầu và kết thúc dự án không được thay đổi. Hạn chế của Gantt: Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu đồ Gantt không thể chỉ ra đủ sự tương tác và mối tương quan giữa các loại công việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại điểu đồ thì thực hiện rất khó khăn phức tạp.
Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều công việc liên tiếp nhau. Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án Pert (Program Evaluation and Reviw Technique) và Phương pháp đường găng CPM ( Critical Path Method) Kỹ thuật Pert và CPM là những kỹ thuật được sử dụng để xây dựng mạng nối kết công việc. Kỹ thuật Pert lần đầu tiên được áp dụng trong hải quân Mỹ vào năm 1958 khi họ sản xuất tên lửa xuyên lục địa. Tham gia chương trình có 200 nhà cung ứng, 9000 nhà thầu, dự kiens chưng trình thực hiện trong 7 năm.
Nhờ áp dụng kỹ thuật quản trị dự án này nên thời gian hoàn thành dự án giảm xuống chỉ còn 7 năm. CPM được phát triển bởi công ty Dupond trong cùng thời kỳ. Hai phương pháp này tuy có khác nhau nhưng chúng có nhiều điểm giống nhau: cả hai kỹ thuật đều dẫn đến việc tính toán đường găng, cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc.