mở đầu cho việc hiểu biết sâu sắc công việc để có thể lập kế hoạch nguồn nhân lực, để tuyển dụng và bố trí người lao động vào các vị trí khác nhau trong các tổ chức… (Nguyễn Ngọc Quân & Nguyễn Tấn Thịnh, 2009) Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ: từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiện gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những máy móc, thiết bị, công cụ nào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể; cũng như những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc. Đối với mỗi công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó. Tuy nhiên, cần thu thập loại thông tin nào, ở mức độ chi tiết như thế nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng các thông tin đó cũng như tùy thuộc vào lượng thông tin đã có sẵn, và thậm chí tùy thuộc cả vào quỹ thời gian, ngân sách dành cho việc đó.
Nói chung, để làm rõ bản chất của một công việc cụ thể cần phải thu thập các loại thông tin sau: - Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc. Đối với loại thông tin này, yêu cầu là phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót tất cả những gì mà người lao động cần phải làm, các trách nhiệm 11 cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và kể cả hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ đó. - Thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc. - Thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội… - Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện như khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết… Quá trình phân tích công việc bao gồm các bước sau đây: - Bước 1: Xác định các hình thức và phương pháp thu thập thông tin - Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin cơ bản trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, các sơ đồ quy trình công nghệ, các bản mô tả công việc cũ (nếu có).
- Bước 3: Kiểm tra, xác nhận tính chính xác và đầy đủ của các thông tin thông qua các nhân viên thực hiện công việc, qua các cán bộ giám sát hoặc đối chiếu với các tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn. - Bước 4: Xây dựng các phiếu mô tả công việc, phiếu tiêu chuẩn công việc và phiếu quy định kỹ thuật của người đảm nhận công việc. Sau khi phân tích công việc phải đạt được các kết quả sau: - Nêu được nhiệm vụ tổng quát, các nhiệm vụ cụ thể và các trách nhiệm của công việc - Nêu ra được các kết quả tối thiểu của công việc - Nêu ra được những hiểu biết, những kỹ năng, năng lực và những yếu tố cần thiết của người đảm nhận để thực hiện tốt các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của công việc. Trong tổ chức, việc thu thập các thông tin trên thường được tiến hành với nhiều phương pháp như: quan sát, phỏng vấn, lập phiếu câu hỏi điều tra và tự mô tả… 12 Thiết kế công việc là xác định một cách hợp lý các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân trong một điều kiện lao động khoa học nhất cho phép, để từ đó đề ra được những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết đối với người thực hiện công việc đó.
Khi thiết kế công việc cần phải xác định 3 yếu tố thành phần công việc như sau: Các yếu tố vê kỹ thuật – công nghệ - tổ chức, các yếu tố thuộc về môi trường và xã hội, các yếu tố thuộc về hành vi con người. Khi có yêu cầu thiết kế, tổ chức có thể lựa chọn để thực hiện theo những phương pháp như: phương pháp truyền thống, phương pháp nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động, phương pháp mở rộng công việc, phương pháp luân chuyển công việc, hay phương pháp làm giàu công việc…. Hoạch định nguồn nhân lực Hoạch định nguồn nhân lực (HĐNNL) là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về NNL để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó. HĐNNL gồm ước tính xem cần bao nhiêu người có trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ đã đặt ra (cầu nhân lực); ước tính có bao nhiêu người sẽ làm việc cho tổ chức (cung nhân lực); lựa chọn các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm thích ứng trong tương lai.
(Nguyễn Tiệp, 2008) HĐNNL giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược NNL. Hoạch định chiến lược NNL là quá trình xây dựng các chiến lược NNL và thiết lập các chương trình hoặc các chiến thuật để thực hiện các chiến lược NNL đó. Do đó, vai trò của HĐNNL là giúp tổ chức đạt được mục tiêu công việc. HĐNNL giúp cho tổ chức chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hương tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tuyến vào quá trình hoạch định chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của NNL trong tổ chức.
Ngoài ra, HĐNNL còn là cơ sở cho các hoạt động biên chế NNL, đào tạo và phát triển NNL. Hoạch định NNL cũng nhằm điều hoà các hoạt động NNL. Nội dung chủ yếu của việc lập kế hoạch nhân lực trong tổ chức bao gồm: 13 - Xem xét lại nguồn nhân lực bên trong tổ chức với sự vận động cũng như nắm bắt sự biến động của nó và sự tiến hóa của nguồn nhân lực bên ngoài tổ chức - Căn cứ vào mục tiêu, vào chiến lược sản xuất kinh doanh, đi xác định như cầu dự kiến về nhân lực và xác định phương án cung về nhân lực; - So sánh và biết được mất cân đối giữa cung và cầu lao động trong điều kiện tương lai dự kiến của tổ chức - Thực hiện các điều chỉnh cần thiết cả về mặt số lượng, chất lượng lao động cũng như về mặt cơ cấu tổ chức của tổ chức trong tương lai. Tuyển dụng và bố trí nhân lực * Tuyển dụng Tuyển dụng lao động là quá trình tìm kiếm, thu hút, động viên, khuyến khích những cá nhân có đủ các tiêu chuẩn thích hợp ở cả bên trong và bên ngoài tổ chức tham gia dự tuyển vào các chức danh cần người trong tổ chức.
Trong một tổ chức, công tác tuyển dụng nhân lực thành công tức là tìm được những người thực sự phù hợp với công việc có một ý nghĩa rất to lớn. Về phía tổ chức: có được một nguồn nhân lực xứng đáng hoàn thành tốt mọi việc được giao, góp phần tích cực vào sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Về phía người lao động: bản thân những người được tuyển vào làm các công việc phù hợp với năng lực sở trường của mình sẽ hứng thú an tâm với công việc và nhanh chóng thực hiện các yêu cầu đề ra. (Trần Xuân Cầu, 2010) Những điều kiện tuyển dụng: Tuyển dụng là khâu rất quan trọng để hình thành đội ngũ cán bộ, đội ngũ lao động cho tổ chức vì vậy khi tuyển dụng phải căn cứ vào những điều kiện nhất định đối với người tham gia dự tuyển: - Điều kiện về tuổi tác - Điều kiện, tiêu chuẩn về đạo đức.
- Điều kiện về chứng chỉ văn bằng - Điều kiện, tiêu chuẩn về sức khoẻ - Điều kiện cam kết phục vụ vô điều kiện trong tổ chức, trong tổ chức. Các nguyên tắc cơ bản tuyển dụng: 14 Để đánh giá các thông tin về nhân lực hiện nay thường lựa chọn các nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc 1: Dựa vào các hoạt động và hành vi quá khứ của người dự tuyển để dự đoán các hành vi trong tương lai. Nguyên tắc này không phải là tuyệt đối vì những người đã làm việc tốt trong quá khứ, nhưng trong công việc hiện tại chưa chắc đã phát huy hết được các khả năng vốn có của mình. Tuy nhiên, các thành tựu quá khứ của người dự tuyển cho phép chúng ta đánh giá được một cách khách quan những công việc mà người đó có thể làm được trong tương lai.
- Nguyên tắc 2: Các tổ chức khi tuyển chọn thì nên thu thập nhiều thông tin ở nhiều lĩnh vực với độ tin cậy cao, với nhiều phương pháp khác nhau. Hoạt động của con người thương liên quan đến nhiều lĩnh vực trong khi các loại thông tin liên quan đến con người cũng rất phong phú và đa dạng, cho nên chúng ta phải tìm ra được các thông tin ta thường phải quan tâm nhất, vì các thông tin này cho ta các giá trị đúng đắn khi thực hiện công việc. - Nguyên tắc 3: Bất kỳ sự thiếu hụt xảy ra ở đâu thì quá trình tuyển dụng phải bù đắp chỗ thiếu hụt ấy trước tiên, sau đó mới đến các nhu cầu khác. - Nguyên tắc 4: Những người dự tuyển vào bất cứ vị trí nào sẽ được lựa chọn trên cơ sở duy nhất, đó là sự thỏa mãn các tiêu chuẩn thuê mướn và tiêu chuẩn công việc.
Quá trình tuyển dụng: + Xây dựng chiến lược tuyển mộ - Lập kế hoạch tuyển dụng - Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng - Xác định nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng + Tìm kiếm ứng viên xin việc Trong quá trình tuyển mộ các tổ chức sẽ gặp khó khăn khi thu hút những người lao động có trình độ cao trong những thị trường cạnh tranh gay gắt. Trong các điều kiện như thế, các tổ chức phải đưa ra đựơc các hình thức kích thích hấp dẫn để tuyển đưựơc những người phù hợp với yêu cầu của công việc với mục tiêu là tuyển đưựơc người tài và đảm bảo họ sẽ làm việc lâu dài trong tổ chức.