Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc ra quyết định kinh doanh chính xác đòi hỏi các doanh nghiệp phải sở hữu hệ thống thông tin quản trị nội bộ linh hoạt và kịp thời. Thực tế tại Công ty Cổ phần Lương thực Đà Nẵng giai đoạn 2009–2011 cho thấy những biến động lớn về tài chính khi doanh thu thuần năm 2010 sụt giảm gần 50% so với năm 2009, và bước sang năm 2011 các chỉ tiêu kinh doanh đều không đạt mục tiêu: sản lượng mua vào chỉ đạt 32,39% kế hoạch, doanh số bán ra đạt 40,22% kế hoạch và lợi nhuận trước thuế chỉ hoàn thành 58,46% so với chỉ tiêu đề ra.

Vấn đề cốt lõi phát sinh từ việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị tại doanh nghiệp còn mang tính chất sơ khai, nhân sự kế toán tài chính phải kiêm nhiệm toàn bộ công tác báo cáo nội bộ, quy trình lập dự toán còn cứng nhắc và chưa cung cấp đầy đủ dữ liệu phân tích biến phí, định phí cũng như số dư đảm phí. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn tập trung làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất chế biến lương thực, đánh giá toàn diện thực trạng tại trụ sở chính cùng các đơn vị trực thuộc như Xí nghiệp Chế biến Lương thực Đà Nẵng, Chi nhánh Đồng Tháp, Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc tái thiết lập chu trình dự toán tổng thể, kiểm soát 100% chi phí sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa biên lợi nhuận cho doanh nghiệp có vốn điều lệ 50 tỷ đồng với 29,92% vốn nhà nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng Luật Kế toán Việt Nam theo Khoản 3 Điều 4, xác định kế toán quản trị là công cụ thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị nội bộ. Luận văn vận dụng đồng thời hai lý thuyết quản trị tài chính cốt lõi: Lý thuyết kế toán quản trị chi phí mục tiêu kết hợp hệ thống dự toán tổng thể (Master Budget), và Lý thuyết phân tích Mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (CVP).

Các khái niệm chuyên ngành then chốt được chuẩn hóa bao gồm: Biến phí là các khoản mục thay đổi tỷ lệ thuận với quy mô sản lượng; Định phí là chi phí bất biến trong phạm vi hoạt động phù hợp; Số dư đảm phí là phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí dùng để bù đắp định phí và tạo ra lợi nhuận thuần; Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được theo từng cấp quản lý. Mô hình phân tích biến động chi phí sản xuất chung được xây dựng dựa trên hai nhân tố chính là sai biệt về chỉ tiêu chi tiêu thực tế so với định mức và sai biệt về hiệu quả sử dụng năng lực sản xuất.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng để xử lý nguồn dữ liệu đa tầng. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo tài chính kiểm toán, bảng cân đối kế toán, sổ chi tiết tài khoản trên phần mềm kế toán Bravo và hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 3 năm từ 2009 đến 2011. Cỡ mẫu sơ cấp bao gồm 15 cán bộ quản lý chủ chốt, bao gồm Ban Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, phụ trách phòng Kinh doanh nội địa, phòng Xuất nhập khẩu cùng trưởng bộ phận kế toán tại 3 chi nhánh trực thuộc. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn nhằm thu thập ý kiến chuyên sâu từ những nhân sự trực tiếp vận hành luồng thông tin tài chính.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích so sánh, phân tích chênh lệch phương sai (Variance Analysis) và tổng hợp mô hình hóa là vì mô hình này cho phép bóc tách chính xác mức độ ảnh hưởng của nhân tố giá và nhân tố lượng đối với doanh thu và chi phí, tạo cơ sở thực nghiệm vững chắc để tái thiết kế biểu mẫu báo cáo quản trị.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nghiên cứu đã chỉ ra 4 hạn chế căn bản trong thực trạng tổ chức báo cáo kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Lương thực Đà Nẵng:

Thứ nhất, hiệu quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2011 đạt mức rất thấp: sản lượng thu mua thực tế chỉ đạt 32,39% kế hoạch, doanh thu tiêu thụ đạt 40,22% kế hoạch và lợi nhuận sau cùng chỉ chạm 58,46% mức dự kiến. Sự sụt giảm nghiêm trọng này không được cảnh báo sớm do thiếu hệ thống dự toán tiền và dự toán tiêu thụ linh hoạt theo từng tháng.

Thứ hai, công tác phân loại chi phí chưa phục vụ cho việc ra quyết định. Toàn bộ chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ được tập hợp theo yếu tố tài chính truyền thống trên phần mềm Bravo mà không được tách bạch thành biến phí và định phí, khiến doanh nghiệp không thể tính toán chính xác điểm hòa vốn và số dư đảm phí cho từng mặt hàng như gạo xuất khẩu, tấm, cám hay bánh mì.

Thứ ba, quy trình lập kế hoạch mang nặng tính hình thức và bị động. Các đơn vị trực thuộc lập kế hoạch vào tháng 10 hàng năm dựa trên ước tính chủ quan, sau đó điều chỉnh định kỳ 6 tháng một lần theo yêu cầu của Tổng công ty Lương thực Miền Nam thay vì cập nhật liên tục theo biến động giá cả thị trường nông sản.

Thứ tư, hệ thống báo cáo kiểm soát biến động hoàn toàn vắng bóng. Doanh nghiệp chỉ lập các báo cáo tĩnh so sánh số tuyệt đối cuối kỳ mà không phân tích sâu nguyên nhân chênh lệch giữa thực tế và dự toán theo hai nhân tố đơn giá bán và sản lượng tiêu thụ, dẫn đến việc quản lý không thể quy trách nhiệm cụ thể cho bộ phận sản xuất hay bộ phận bán hàng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của thực trạng trên là do tổ chức bộ máy kế toán tại văn phòng công ty gồm 1 kế toán trưởng, 4 kế toán viên và 1 thủ quỹ đều tập trung hoàn thành báo cáo kế toán tài chính theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC nhằm phục vụ mục đích nộp thuế và báo cáo cổ đông. Về mặt khách quan, tác động từ cuộc suy thoái kinh tế thế giới năm 2011 đã làm giảm mạnh kim ngạch xuất khẩu gạo.

Kết quả nghiên cứu này hoàn toàn tương đồng với các công bố khoa học gần đây trong ngành lương thực, khi khoảng 70% doanh nghiệp chế biến nông sản tại Việt Nam chưa vận hành hệ thống kế toán quản trị độc lập. Để khắc phục, toàn bộ dữ liệu kế toán cần được trực quan hóa qua biểu đồ cột thể hiện tương quan doanh thu - lợi nhuận đa niên và bảng ma trận phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung, giúp ban giám đốc phát hiện ngay các khoản chi phí phát sinh vượt định mức trên 5% để xử lý kịp thời.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao nhằm hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị:

Một là, thiết lập hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh tổng thể hàng năm với trọng tâm là dự toán tiêu thụ. Phòng Kinh doanh nội địa phối hợp cùng Phòng Kế toán xây dựng dự toán chi tiết theo từng quý và từng tháng cho từng nhóm sản phẩm, hướng tới mục tiêu giảm tỷ lệ sai lệch dự báo xuống dưới 8%, hoàn thành trong quý 1 năm 2012.

Hai là, chuẩn hóa quy trình phân loại toàn bộ chi phí phát sinh thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo phân tách tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý trên phần mềm Bravo, xác lập công thức tính số dư đảm phí cho từng mặt hàng nông sản nhằm duy trì biên số dư đảm phí toàn công ty đạt tối thiểu 18% đến 22%.

Ba là, triển khai định kỳ hệ thống báo cáo kiểm soát và phân tích biến động chi phí - doanh thu hàng tháng. Trưởng các phòng ban chức năng và giám đốc chi nhánh phải áp dụng phương pháp phân tích sai biệt giá và lượng đối với biến phí sản xuất chung và doanh thu bán hàng, giúp cắt giảm tối thiểu 5% định phí lãng phí mỗi năm.

Bốn là, tái cơ cấu bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp. Hội đồng Quản trị phê duyệt bổ sung 1 đến 2 chuyên viên kế toán quản trị chuyên trách tại văn phòng công ty trong lộ trình 6 tháng, chịu trách nhiệm lập báo cáo thẩm định dự án đầu tư dài hạn, báo cáo đánh giá hiệu quả chi nhánh và cung cấp thông tin định giá linh hoạt phục vụ công tác đấu thầu hợp đồng xuất khẩu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng thực tiễn cao đối với 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

Nhóm 1: Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị các doanh nghiệp chế biến lương thực, nông sản. Tài liệu cung cấp góc nhìn chiến lược về việc ứng dụng số dư đảm phí để đưa ra quyết định tiếp tục duy trì hay đóng cửa một chi nhánh hoạt động kém hiệu quả, đồng thời nâng cao tỷ lệ trúng thầu cạnh tranh lên trên 80%.

Nhóm 2: Kế toán trưởng và Chuyên viên phân tích tài chính doanh nghiệp. Luận văn cung cấp bộ tài liệu hoàn chỉnh gồm 16 biểu mẫu dự toán và báo cáo quản trị chuẩn hóa, có thể chuyển giao và áp dụng ngay vào quy trình tác nghiệp thực tế.

Nhóm 3: Giảng viên, Nhà nghiên cứu và Học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán. Đề tài đóng vai trò là tài liệu tham khảo thực chứng sâu sắc về phương pháp luận phân tích chênh lệch phương sai và quy trình tái cấu trúc kế toán quản trị trong doanh nghiệp hậu cổ phần hóa.

Nhóm 4: Các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và quản trị doanh nghiệp. Luận văn cung cấp khung tham chiếu chi tiết để xây dựng các phân hệ báo cáo quản trị thông minh trên các nền tảng ERP hiện đại trong lộ trình từ 6 đến 12 tháng.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao dự toán tiêu thụ lại giữ vai trò quyết định trong toàn bộ hệ thống dự toán của doanh nghiệp lương thực? Dự toán tiêu thụ là điểm khởi đầu chi phối toàn bộ các dự toán tác nghiệp tiếp theo như dự toán mua hàng, dự toán sản xuất, chi phí nhân công và dự toán dòng tiền. Nếu dự toán tiêu thụ sai lệch, hơn 90% kế hoạch dòng tiền và kế hoạch tồn kho của doanh nghiệp sẽ bị phá vỡ hoàn toàn.

Việc phân loại chi phí thành biến phí và định phí mang lại lợi ích cụ thể gì trong quản lý? Phương pháp phân loại này giúp nhà quản trị xác định chính xác điểm hòa vốn và tính toán số dư đảm phí cho từng dòng sản phẩm lương thực. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu vượt mức từ 3% đến 5% và đưa ra các chính sách chiết khấu giá bán linh hoạt mà không gây lỗ ròng.

Doanh nghiệp nên căn cứ vào chỉ tiêu nào để quyết định loại bỏ hay duy trì một chi nhánh kinh doanh kém hiệu quả? Doanh nghiệp phải so sánh số dư đảm phí do chi nhánh đó tạo ra với phần định phí có thể cắt giảm khi ngừng hoạt động. Nếu số dư đảm phí lớn hơn phần định phí có thể loại bỏ, doanh nghiệp vẫn nên duy trì hoạt động của chi nhánh để bù đắp định phí chung toàn công ty.

Phương pháp định giá bán trực tiếp dựa trên biến phí có ưu điểm gì trong tình huống đấu thầu cạnh tranh? Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định được mức giá sàn hòa vốn biến phí, từ đó chủ động điều chỉnh biên lợi nhuận tăng thêm linh hoạt theo từng gói thầu. Cách tiếp cận này giúp nâng cao năng lực cạnh tranh giá, đảm bảo giải phóng nhanh lượng hàng tồn kho và tăng vòng quay vốn lưu động.

Doanh nghiệp quy mô vốn khoảng 50 tỷ đồng có nhất thiết phải thành lập phòng kế toán quản trị độc lập không? Không nhất thiết phải thành lập phòng ban riêng biệt gây tốn kém chi phí bộ máy. Doanh nghiệp chỉ cần tổ chức mô hình kết hợp, bố trí từ 1 đến 2 kế toán viên chuyên trách kế toán quản trị trực thuộc phòng Tài chính - Kế toán để vận hành hệ thống báo cáo định kỳ hàng tháng.

Kết luận

Luận văn đã giải quyết trọn vẹn yêu cầu cấp thiết về mặt lý luận và thực tiễn trong công tác tổ chức thông tin quản trị nội bộ tại doanh nghiệp nông sản:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí, phân tích số dư đảm phí CVP và quy trình lập dự toán tổng thể.
  • Đánh giá trung thực bức tranh tài chính giai đoạn 2009–2011, chỉ rõ nguyên nhân khiến năm 2011 doanh số chỉ đạt 40,22% và sản lượng mua vào đạt 32,39% kế hoạch.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống 16 biểu mẫu dự toán và báo cáo kế toán quản trị phục vụ đồng bộ 4 chức năng: hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và ra quyết định.
  • Đề xuất lộ trình 4 bước hoàn thiện bộ máy kế toán và nâng cấp phần mềm Bravo nhằm tối ưu hóa 100% dòng thông tin quản trị.
  • Cung cấp mô hình ra quyết định kinh doanh khoa học giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trong môi trường kinh tế biến động.

Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh lương thực nên tiến hành rà soát, áp dụng ngay hệ thống biểu mẫu dự toán và phân tích biến động chi phí được thiết kế trong luận văn này nhằm nâng cao hiệu quả điều hành và tối đa hóa lợi nhuận bền vững.