Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, ngành xây lắp Việt Nam phải đối mặt với áp lực lớn về quản trị chi phí và tiến độ. Với hơn 80% doanh nghiệp xây dựng gặp khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền và định mức kỹ thuật trên từng công trình, nhu cầu thiết lập một hệ thống quản lý phân quyền gắn liền trách nhiệm trở nên cấp thiết. Đặc thù của hoạt động xây lắp là sản phẩm đơn chiếc, địa bàn thi công phân tán rải rác, giá trị hợp đồng lớn và thời gian thi công kéo dài từ 12 đến 36 tháng. Những yếu tố này khiến việc theo dõi và quy kết trách nhiệm quản lý tài chính trở nên vô cùng phức tạp.

Công trình nghiên cứu luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kế toán của tác giả Phạm Thị Thảo Phượng, dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS. Trần Đình Khôi Nguyên tại Đại học Đà Nẵng năm 2016, tập trung giải quyết điểm nghẽn quản trị tại Công ty Cổ phần Xây dựng Phú Xuân. Tiền thân là một xí nghiệp xây dựng tại tỉnh Đắk Lắk, công ty đã mở rộng quy mô hoạt động sang các lĩnh vực xây dựng dân dụng, giao thông, thủy lợi và khai thác vật liệu xây dựng với nhiều xí nghiệp trực thuộc. Mục tiêu cốt lõi của đề tài là khảo sát thực trạng phân cấp quản lý, đánh giá cơ chế ghi nhận thông tin nội bộ và hoàn thiện mô hình kế toán trách nhiệm đồng bộ.

Nghiên cứu được triển khai dựa trên nguồn dữ liệu tài chính - vận hành thực tế giai đoạn 2014 - 2016 tại Công ty Xây dựng Phú Xuân, điển hình là số liệu quý IV/2014 và công trình đường Nội thị phường Thắng Lợi tại Thành phố Buôn Ma Thuột. Về mặt ý nghĩa thực tiễn, việc xây dựng hoàn chỉnh hệ thống kế toán trách nhiệm giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu năng quản trị nguồn lực, giảm thiểu sai lệch chi phí thực tế so với dự toán kỹ thuật xuống dưới mức 5%, đồng thời tối ưu hóa tỷ suất sinh lời trên vốn đầu tư cho toàn đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết kế toán quản trị hiện đại và lý thuyết phân cấp quản lý được phát triển bởi các học giả uy tín như Robert N. Anthony, Vijay Govindarajan (2000) và Huỳnh Lợi (2009). Cốt lõi của lý thuyết khẳng định kế toán trách nhiệm là công cụ kiểm soát nội bộ hữu hiệu trong các tổ chức phân quyền, cho phép lượng hóa đầu vào và đầu ra của từng mắt xích vận hành để đánh giá đúng năng lực điều hành của từng cấp quản lý.

Mô hình nghiên cứu phân định hệ thống quản trị thành 4 trung tâm trách nhiệm cơ bản:

  • Trung tâm chi phí (Cost Center): Phân chia thành trung tâm chi phí định mức (nơi xác định rõ định mức hao phí đầu vào cho một đơn vị sản phẩm hoàn thành) và trung tâm chi phí linh hoạt (nơi kiểm soát chi phí kế hoạch gắn với nhiệm vụ phát sinh).
  • Trung tâm doanh thu (Revenue Center): Nơi nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc tối đa hóa sản lượng tiêu thụ và thực hiện chính sách giá bán.
  • Trung tâm lợi nhuận (Profit Center): Đơn vị tự chủ kiểm soát cả doanh thu và chi phí phát sinh, được đo lường thông qua chỉ tiêu số dư đảm phí và lợi nhuận thuần.
  • Trung tâm đầu tư (Investment Center): Cấp quản trị cao nhất chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả kinh doanh và hiệu quả sử dụng tài sản, được đánh giá qua hai chỉ tiêu trọng yếu là tỷ suất sinh lời trên vốn đầu tư (ROI) và thu nhập thặng dư (RI).

Hệ thống khái niệm nền tảng bao gồm: Phân cấp quản lý (sự ủy quyền ra quyết định gắn liền với trách nhiệm tài chính), Chi phí kiểm soát được (những khoản hao phí mà người quản lý có thẩm quyền trực tiếp quyết định phát sinh), và Số dư bộ phận (phần đóng góp của từng đơn vị trực thuộc vào tổng lợi nhuận chung của doanh nghiệp).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu định tính và phân tích thực chứng trên nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm hệ thống quy chế tài chính, điều lệ công ty, bảng kê chi phí vật tư, dự toán công trình xây lắp và các báo cáo tài chính tổng hợp quý IV/2014 và cả năm 2014. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập qua kỹ thuật phỏng vấn chuyên sâu trực tiếp 15 cán bộ quản lý then chốt, bao gồm Ban Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kế hoạch - Kỹ thuật và Giám đốc các Xí nghiệp xây dựng trực thuộc.

Quy trình chọn mẫu được thực hiện theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling) với cỡ mẫu 15 vị trí quản trị chủ chốt đại diện cho 100% các phòng ban chức năng và đơn vị sản xuất thành viên. Phương pháp phân tích - tổng hợp và so sánh đối chiếu được lựa chọn vì tính tương thích cao với mô hình nghiên cứu trường hợp điển hình (case study). Cách tiếp cận này giúp tác giả bóc tách chi tiết luồng dữ liệu từ cấp thi công công trường lên cấp điều hành doanh nghiệp, phân tích biến động giá và lượng đối với từng khoản mục chi phí vật tư, nhân công và máy thi công trong suốt chu kỳ dự án kéo dài 12 tháng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Xây dựng Phú Xuân đã làm rõ 3 phát hiện nổi bật:

Thứ nhất, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có sự phân chia thành các xí nghiệp trực thuộc (như Xí nghiệp Xây dựng Phú Xuân số 1, Xí nghiệp khai thác đá) nhưng mức độ phân quyền tài chính còn mang tính hình thức. Khoảng 90% quyền hạn phê duyệt chi phí, kế hoạch huy động vốn và chiến lược tiêu thụ sản phẩm đều tập trung tuyệt đối tại Ban Giám đốc công ty, khiến các giám đốc xí nghiệp thụ động trong điều hành và không có động lực tối ưu hóa chi phí tại hiện trường.

Thứ hai, công tác tập hợp chi phí và lập dự toán còn bộc lộ nhiều sai lệch lớn. Qua khảo sát hồ sơ thi công công trình đường Nội thị phường Thắng Lợi (TP. Buôn Ma Thuột) trong quý IV/2014, việc phân loại chi phí chỉ dừng lại ở các khoản mục tổng hợp của kế toán tài chính mà chưa bóc tách thành biến phí và định phí. Đơn vị chưa phân biệt được chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được của đội ngũ chỉ huy công trường, dẫn đến mức chênh lệch chi phí vật tư thực tế vượt định mức ban đầu từ 7,5% đến 11,8%.

Thứ ba, hệ thống báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ quý IV/2014 và cả năm 2014 mới chỉ phản ánh kết quả tổng thể toàn công ty, hoàn toàn thiếu vắng các báo cáo bộ phận chi tiết theo từng xí nghiệp và công trình. Việc đánh giá hiệu quả vốn đầu tư chưa được thực hiện bài bản; các chỉ số đo lường năng lực sinh lời của tài sản như ROI hay RI chưa từng được áp dụng tại các đơn vị thành viên.

Thảo luận kết quả

Thực trạng nêu trên xuất phát từ nguyên nhân sâu xa là thói quen quản lý tập trung khép kín và hệ thống thông tin kế toán chưa được số hóa đồng bộ để phục vụ mục tiêu quản trị nội bộ. Doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào việc hoàn thành nghĩa vụ báo cáo tài chính theo quy định nhà nước mà chưa nhận thức đầy đủ vai trò của kế toán trách nhiệm trong việc điều tiết hành vi quản lý.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các kết luận nghiên cứu của Nguyễn Thị Ngọc Thúy (2013) khi khảo sát các tổng công ty xây dựng thuộc Bộ Giao thông Vận tải, và nghiên cứu của Nguyễn Văn Dông (2012) tại Cảng Quy Nhơn. Cả hai công trình đều chỉ ra rằng các doanh nghiệp xây lắp và hạ tầng thường áp dụng hình thức khoán việc nhưng lại thiếu các báo cáo kế toán trách nhiệm tương ứng, làm triệt tiêu tính chủ động của các đơn vị cơ sở.

Để minh họa rõ nét các phát hiện này, dữ liệu nghiên cứu có thể được hệ thống hóa qua sơ đồ phân cấp quản lý kết hợp mô hình 4 trung tâm trách nhiệm, đi kèm biểu đồ cột thể hiện mức độ chênh lệch giữa chi phí thi công thực tế và dự toán kỹ thuật tại các công trình trọng điểm trong quý IV/2014. Bảng tổng hợp số dư đảm phí theo từng xí nghiệp sẽ cung cấp cái nhìn trực quan về tỷ trọng đóng góp lợi nhuận thực tế của mảng xây lắp so với mảng khai thác đá.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán trách nhiệm và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Xây dựng Phú Xuân, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao:

  • Tái cấu trúc và phân định rõ 4 trung tâm trách nhiệm: Ban Tổng Giám đốc cần ban hành quy chế phân cấp quản lý mới, chính thức xác lập Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc là Trung tâm đầu tư; các Xí nghiệp Xây dựng số 1 và đội thi công là Trung tâm chi phí định mức; các phòng ban quản lý là Trung tâm chi phí linh hoạt; và Xí nghiệp khai thác đá là Trung tâm lợi nhuận. Mục tiêu hoàn thiện tái cấu trúc trong 6 tháng đầu năm 2017 với tỷ lệ phân quyền tự chủ tác nghiệp đạt trên 70% cho cấp cơ sở.
  • Xây dựng hệ thống dự toán chi phí và định mức kỹ thuật linh hoạt: Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật chủ trì phối hợp cùng Ban Chỉ huy công trường thiết lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu, ca máy và nhân công chi tiết cho 100% các hạng mục công trình trước khi khởi công. Target metric đặt ra là giảm tỷ lệ lãng phí vật tư và khống chế sai lệch chi phí phát sinh thực tế so với dự toán dưới ngưỡng 3% trong suốt giai đoạn 2017 - 2018.
  • Thiết kế hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm đa cấp: Phòng Kế toán - Tài vụ chịu trách nhiệm xây dựng mẫu biểu báo cáo nội bộ định kỳ hàng tháng và hàng quý theo mô hình số dư đảm phí. Hệ thống báo cáo phải phản ánh tách bạch chi phí kiểm soát được của giám đốc xí nghiệp và chi phí chung phân bổ từ công ty, hoàn thành triển khai thử nghiệm trên 2 xí nghiệp nòng cốt trong vòng 90 ngày.
  • Áp dụng bộ chỉ tiêu đánh giá thành quả kết hợp ROI và RI: Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc công ty cần đưa hai chỉ số ROI (Tỷ suất sinh lời trên vốn đầu tư) và RI (Thu nhập thặng dư) vào quy chế thi đua khen thưởng hàng năm. Thiết lập mức tỷ suất hoàn vốn mục tiêu tối thiểu 12% cho các trung tâm đầu tư và trung tâm lợi nhuận, kết hợp đánh giá chỉ tiêu tiến độ và an toàn lao động định kỳ 6 tháng một lần.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn và tính ứng dụng cao, đặc biệt hữu ích cho 4 nhóm đối tượng sau:

  • Ban lãnh đạo và Giám đốc điều hành các doanh nghiệp xây dựng: Cung cấp giải pháp tổ chức bộ máy phân quyền khoa học, giúp thiết lập cơ chế giám sát từ xa hiệu quả cho các dự án trải rộng trên nhiều địa bàn, cân bằng giữa kiểm soát dòng tiền và trao quyền chủ động cho hiện trường.
  • Kế toán trưởng và Chuyên viên kế toán quản trị: Cung cấp bộ công cụ thực chiến bao gồm phương pháp bóc tách biến phí - định phí, kỹ thuật lập dự toán thi công và hệ thống biểu mẫu báo cáo số dư đảm phí có thể ứng dụng trực tiếp vào công tác kế toán nội bộ của doanh nghiệp.
  • Học viên cao học, giảng viên và nhà nghiên cứu chuyên ngành Kế toán - Tài chính: Đóng vai trò là tài liệu tham khảo học thuật giá trị về việc vận dụng lý thuyết kế toán trách nhiệm trong bối cảnh thực tế của các doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa và lớn tại Việt Nam.
  • Các chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp: Cung cấp khung phân tích thực chứng và các chỉ số đo lường thành quả (ROI, RI, số dư bộ phận) phục vụ công tác chuẩn hóa hệ thống quản trị rủi ro và kiểm soát chi phí cho các đơn vị hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán trách nhiệm khác biệt như thế nào so với kế toán tài chính trong ngành xây lắp?
Kế toán tài chính tập trung phản ánh kết quả kinh doanh tổng thể toàn doanh nghiệp theo các chuẩn mực pháp lý nhằm phục vụ cơ quan thuế và ngân hàng. Ngược lại, kế toán trách nhiệm là một nhánh của kế toán quản trị, tập trung thu thập, xử lý và phân tích số liệu tài chính theo từng cấp quản lý nội bộ nhằm đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và kiểm soát chi phí từng công trình cụ thể.

Tại sao doanh nghiệp xây dựng cần phân biệt chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được?
Đặc thù thi công công trình chịu nhiều tác động từ thời tiết và biến động giá vật tư thị trường. Nếu quy kết trách nhiệm cho đội trưởng thi công về các khoản chi phí khấu hao thiết bị chung hay chi phí quản lý doanh nghiệp do công ty phân bổ (chi phí không kiểm soát được), việc đánh giá hiệu quả làm việc sẽ thiếu công bằng, triệt tiêu động lực phấn đấu của người lao động.

Chỉ tiêu ROI và RI đóng vai trò gì trong việc đánh giá các trung tâm đầu tư?
Chỉ tiêu ROI (Tỷ suất sinh lời trên vốn) giúp so sánh hiệu quả sử dụng vốn giữa các xí nghiệp có quy mô khác nhau. Trong khi đó, RI (Thu nhập thặng dư) đo lường giá trị lợi nhuận thặng dư sau khi trừ đi chi phí sử dụng vốn, ngăn ngừa tình trạng người quản lý từ chối các dự án đầu tư có lợi cho toàn công ty chỉ vì muốn bảo vệ chỉ số ROI cá nhân.

Doanh nghiệp xây lắp cần làm gì để triển khai thành công hệ thống kế toán trách nhiệm?
Doanh nghiệp cần đồng thời tiến hành 3 bước: Chuẩn hóa quy chế phân cấp ủy quyền rõ ràng giữa công ty và các xí nghiệp; xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật chi tiết cho từng hạng mục công trình; và ứng dụng phần mềm kế toán quản trị để lập báo cáo nội bộ định kỳ hàng tháng theo từng trung tâm trách nhiệm.

Luận văn đề xuất giải pháp cụ thể nào cho Xí nghiệp Xây dựng Phú Xuân số 1?
Nghiên cứu đề xuất chuyển đổi Xí nghiệp số 1 thành Trung tâm chi phí định mức độc lập. Giám đốc xí nghiệp được toàn quyền chủ động điều phối nhân công và vật tư tại công trường nhưng phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Giám đốc nếu để chi phí thi công thực tế vượt quá mức dự toán được phê duyệt ban đầu quá 3%.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm, làm rõ mối quan hệ mật thiết giữa mức độ phân cấp quản trị và hiệu quả kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng.
  • Khảo sát thực chứng sâu sắc tại Công ty Cổ phần Xây dựng Phú Xuân giai đoạn 2014 - 2016, chỉ ra các hạn chế cố hữu trong công tác lập dự toán và báo cáo kết quả tài chính nội bộ.
  • Xây dựng mô hình tổ chức 4 trung tâm trách nhiệm chuẩn hóa, gắn liền với thẩm quyền và nghĩa vụ kinh tế của từng phòng ban và xí nghiệp thành viên.
  • Đề xuất hệ thống biểu mẫu báo cáo bộ phận theo số dư đảm phí, giúp bóc tách minh bạch chi phí kiểm soát được và chi phí chung phân bổ.
  • Đưa ra lộ trình triển khai rõ ràng gồm 2 giai đoạn (thử nghiệm 6 tháng và nhân rộng 12 tháng) kết hợp bộ tiêu chí đo lường hiệu quả vốn đầu tư thông qua hai chỉ số ROI và RI.

Đề tài "Kế toán trách nhiệm tại Công ty xây dựng Phú Xuân" của tác giả Phạm Thị Thảo Phượng là một công trình nghiên cứu công phu, có tính thực tiễn cao và đóng góp thiết thực cho ngành kế toán quản trị doanh nghiệp. Các nhà quản trị, kế toán trưởng và học viên cao học quan tâm đến việc tối ưu hóa hệ thống kiểm soát nội bộ và phân quyền tài chính trong ngành xây lắp hãy tải ngay toàn văn tài liệu để áp dụng thành công mô hình này vào thực tế doanh nghiệp!