Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, góp phần đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời phục vụ các mục tiêu chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội. Tỉnh Thừa Thiên Huế, với vị trí địa lý đặc thù và bề dày lịch sử văn hóa, có nhu cầu cấp thiết trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Giai đoạn nghiên cứu từ năm 2015 đến 2019 tập trung phân tích thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại địa phương này, nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý. Theo thống kê, trong giai đoạn này, công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có nhiều chuyển biến tích cực, tuy nhiên vẫn còn tồn tại các hạn chế như nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của lưu trữ, tình trạng công chức kiêm nhiệm, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư còn hạn chế, cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Thừa Thiên Huế, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào công tác quản lý nhà nước về lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong khoảng thời gian 2015-2019. Ý nghĩa nghiên cứu không chỉ góp phần hoàn thiện lý luận quản lý nhà nước về lưu trữ mà còn cung cấp cơ sở thực tiễn để cải thiện công tác lưu trữ, hỗ trợ công cuộc cải cách hành chính và xây dựng chính quyền điện tử tại địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý nhà nước và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Quản lý nhà nước được hiểu là hoạt động thực thi quyền lực nhà nước nhằm điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt đời sống xã hội bằng pháp luật và chính sách có tính cưỡng chế, nhằm phục vụ lợi ích chung và duy trì ổn định xã hội. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là sự tác động có tổ chức, điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc.

Hai nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhà nước về lưu trữ là: (1) Quản lý phải được đảm bảo bằng pháp luật, tức là hoạt động quản lý phải tuân thủ hệ thống luật pháp hoàn chỉnh, không vượt quá thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật; (2) Quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ, bao gồm quản lý tập trung tài liệu lưu trữ và quản lý thống nhất về tổ chức, nghiệp vụ lưu trữ từ trung ương đến địa phương.

Các khái niệm chính bao gồm: lưu trữ (cất giữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu có hệ thống), công tác lưu trữ (toàn bộ quy trình quản lý nhà nước và nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ), tài liệu lưu trữ (tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử).

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát trực tiếp tại các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế nhằm nắm bắt thực trạng quản lý và thực hiện công tác lưu trữ.
  • Phương pháp đánh giá, tổng kết thực tiễn: Nghiên cứu các báo cáo tổng kết thi hành Luật Lưu trữ, báo cáo thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm để đánh giá toàn diện thực trạng.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích các số liệu, đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
  • Phương pháp so sánh: So sánh đặc điểm hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế với các địa phương khác để xác định điểm mạnh, điểm yếu.
  • Phương pháp thống kê: Tổng hợp, so sánh số liệu thu thập tài liệu lưu trữ, tập huấn, bồi dưỡng công chức viên chức trong giai đoạn 2015-2019.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm các cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện, đặc biệt là Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh và các Phòng Nội vụ cấp huyện. Phương pháp chọn mẫu dựa trên tiêu chí đại diện cho các đơn vị thực hiện công tác lưu trữ tại địa phương. Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2015-2019, phù hợp với các số liệu thống kê và báo cáo công tác lưu trữ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Thừa Thiên Huế đã được kiện toàn: Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh là đầu mối quản lý nhà nước về lưu trữ, với cơ cấu gồm 2 phòng chức năng và Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Tại cấp huyện, Phòng Nội vụ được giao nhiệm vụ tham mưu quản lý lưu trữ. Tỷ lệ công chức chuyên trách lưu trữ tại các cơ quan còn thấp, nhiều nơi vẫn bố trí kiêm nhiệm.

  2. Công tác xây dựng, ban hành và triển khai văn bản pháp luật về lưu trữ được chú trọng: Từ năm 2015 đến 2019, UBND tỉnh và Sở Nội vụ đã ban hành trên 30 văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có các kế hoạch, đề án quy hoạch ngành lưu trữ đến năm 2030. Việc tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn được thực hiện qua hội nghị, lớp tập huấn và các phương tiện truyền thông đại chúng, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức.

  3. Tình hình thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ có chuyển biến tích cực: Theo thống kê, lượng tài liệu lưu trữ được thu thập vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tăng dần qua các năm 2015-2019, góp phần bảo tồn giá trị lịch sử, văn hóa của địa phương. Tuy nhiên, tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại, chỉnh lý vẫn phổ biến, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn hạn chế: Mặc dù có các đề án số hóa tài liệu lưu trữ, việc ứng dụng CNTT trong quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu chưa đồng bộ và hiệu quả, chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức và cấp huyện; nguồn lực đầu tư cho cơ sở vật chất, trang thiết bị và kinh phí còn hạn chế; đội ngũ công chức làm công tác lưu trữ chưa được đào tạo bài bản, thiếu chuyên môn sâu. So sánh với các nghiên cứu tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác, Thừa Thiên Huế có điểm mạnh về truyền thống văn hóa và lịch sử phong phú, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ lịch sử, nhưng cũng gặp khó khăn tương tự về nguồn lực và ứng dụng công nghệ.

Việc trình bày dữ liệu qua các biểu đồ thống kê số lượng tài liệu thu thập hàng năm, số lượng công chức chuyên trách lưu trữ, và số lượng văn bản pháp luật được ban hành sẽ giúp minh họa rõ nét hơn thực trạng và xu hướng phát triển công tác lưu trữ tại địa phương. Bảng tổng hợp các văn bản chỉ đạo và kế hoạch phát triển lưu trữ cũng góp phần làm rõ sự quan tâm của chính quyền địa phương đối với lĩnh vực này.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý lưu trữ: Chủ động tổ chức các lớp tập huấn, hội nghị phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn mới cho cán bộ, công chức các cấp. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, quy chế nghiệp vụ lưu trữ phù hợp với thực tiễn địa phương. Thời gian thực hiện: 1-2 năm; Chủ thể: Sở Nội vụ, UBND tỉnh.

  2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực đội ngũ công chức lưu trữ: Bố trí công chức chuyên trách lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, đặc biệt cấp huyện; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin. Thời gian thực hiện: 2-3 năm; Chủ thể: Sở Nội vụ, các cơ quan đào tạo.

  3. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp cơ sở vật chất lưu trữ, trang bị thiết bị bảo quản hiện đại; triển khai đồng bộ các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh số hóa tài liệu lịch sử. Thời gian thực hiện: 3-5 năm; Chủ thể: UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ.

  4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ: Thiết lập các đợt kiểm tra định kỳ, đánh giá hiệu quả thực hiện các quy định về lưu trữ; tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết để rút kinh nghiệm và đề xuất điều chỉnh chính sách. Thời gian thực hiện: hàng năm; Chủ thể: Sở Nội vụ, UBND các cấp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước: Luận văn cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn giúp nâng cao nhận thức, nghiệp vụ và kỹ năng quản lý lưu trữ.

  2. Lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, huyện: Giúp hiểu rõ thực trạng, hạn chế và các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ, từ đó xây dựng chính sách phù hợp.

  3. Sinh viên, nghiên cứu sinh chuyên ngành quản lý công, văn thư lưu trữ: Tài liệu tham khảo quý giá để nghiên cứu, học tập và phát triển đề tài liên quan đến quản lý nhà nước và công tác lưu trữ.

  4. Các nhà hoạch định chính sách và chuyên gia trong lĩnh vực cải cách hành chính: Cung cấp thông tin thực tiễn và đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử tại địa phương.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là gì?
    Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động sử dụng quyền lực nhà nước để điều chỉnh, tổ chức và kiểm soát các hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và bảo vệ tổ quốc.

  2. Tại sao công tác lưu trữ lại quan trọng đối với quản lý hành chính nhà nước?
    Lưu trữ cung cấp thông tin, tài liệu chính xác, kịp thời giúp các cơ quan nhà nước ra quyết định đúng đắn, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo minh bạch, trách nhiệm trong quản lý.

  3. Những khó khăn chính trong quản lý lưu trữ tại Thừa Thiên Huế là gì?
    Bao gồm nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng lưu trữ, công chức kiêm nhiệm, cơ sở vật chất và kinh phí hạn chế, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả.

  4. Giải pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ?
    Tăng cường tuyên truyền pháp luật, kiện toàn tổ chức bộ máy, đào tạo đội ngũ chuyên môn, đầu tư cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin, đồng thời tăng cường thanh tra, kiểm tra.

  5. Làm thế nào để ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong công tác lưu trữ?
    Cần đầu tư phần mềm quản lý tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ, đào tạo cán bộ sử dụng công nghệ, và xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử đồng bộ, bảo mật, dễ truy cập.

Kết luận

  • Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Thừa Thiên Huế đã có nhiều chuyển biến tích cực nhưng vẫn còn tồn tại hạn chế về tổ chức, nguồn lực và ứng dụng công nghệ.
  • Công tác xây dựng, ban hành văn bản pháp luật và tuyên truyền được thực hiện đồng bộ, góp phần nâng cao nhận thức và hiệu quả quản lý.
  • Việc kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực đội ngũ công chức lưu trữ là yếu tố then chốt để phát triển công tác lưu trữ.
  • Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin là yêu cầu cấp thiết trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0.
  • Các giải pháp đề xuất cần được triển khai đồng bộ trong giai đoạn 2021-2030 nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng chính quyền điện tử tại địa phương.

Hành động tiếp theo: Các cơ quan quản lý nhà nước và đơn vị liên quan cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, đánh giá để điều chỉnh phù hợp với thực tiễn phát triển của tỉnh Thừa Thiên Huế.