Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thực hiện đổi mới cơ chế quản lý tài chính công theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, việc nâng cao năng lực tự chủ và minh bạch tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập trở thành yêu cầu cấp thiết. Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam, được thành lập từ năm 2015 với quy mô khoảng 80 cán bộ, viên chức và người lao động. Đơn vị hoạt động với tư cách là đơn vị dự toán cấp III, thực hiện cơ chế tự đảm bảo một phần chi thường xuyên và gánh vác các nhiệm vụ điều tra cơ bản địa chất - khoáng sản biển tỷ lệ 1:500.000 trên các vùng biển, hải đảo của Tổ quốc.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán trong giai đoạn 2018 - 2019, thời điểm bắt đầu chuyển đổi áp dụng Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Mục tiêu cụ thể nhằm đánh giá toàn diện 7 nội dung cốt lõi của tổ chức kế toán: bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi đề xuất các giải pháp giúp tối ưu hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ hiện trường, nâng cao chất lượng báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước, đồng thời tiết giảm tối thiểu 20% thời gian xử lý số liệu kế toán tại đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng trên nền tảng Lý thuyết tổ chức hạch toán kế toán công và Khung kiểm soát nội bộ chuẩn mực theo COSO kết hợp hệ thống pháp lý Việt Nam. Nghiên cứu làm rõ 4 khái niệm nền tảng: đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên, tổ chức bộ máy kế toán, chu trình xử lý thông tin tài chính và kiểm soát tài chính ngân sách.

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015 và Thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017, hệ thống kế toán công lập được thiết kế theo nguyên tắc thống nhất và phù hợp, bắt buộc áp dụng 10 nhóm tài khoản kế toán trong bảng (loại 1 đến loại 9) theo phương pháp ghi sổ kép và hệ thống tài khoản ngoài bảng (loại 0) theo phương pháp ghi chép đơn nhằm quản lý chặt chẽ kinh phí ngân sách nhà nước cấp. Mô hình tổ chức kế toán vận dụng các chuẩn mực về quản trị chi tiêu công theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP với 4 nhóm phân loại mức độ tự chủ, đảm bảo tính cân đối giữa chức năng nhiệm vụ chính trị và hoạt động dịch vụ sự nghiệp có thu.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu thứ cấp từ 24 biểu mẫu sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán kinh phí ngân sách giai đoạn 2018 - 2019 của Liên đoàn, cùng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế và phỏng vấn chuyên sâu với cỡ mẫu gồm 45 cán bộ (bao gồm ban lãnh đạo, kế toán viên và các chủ nhiệm đề án thực địa) được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu định hướng có chủ đích (purposive sampling) nhằm đảm bảo tính đại diện cho các bộ phận chuyên môn.

Phương pháp phân tích chủ đạo là phân tích thống kê mô tả, tổng hợp, so sánh đối chiếu số liệu và phân tích quy trình kinh tế. Việc lựa chọn phương pháp này xuất phát từ yêu cầu cần đánh giá định tính kết hợp định lượng mức độ tuân thủ quy định pháp luật kế toán, đồng thời làm rõ sự tương thích giữa mô hình kế toán hiện hành với đặc thù quản lý các đề án điều tra biển dài ngày. Toàn bộ timeline nghiên cứu được thực hiện từ đầu năm 2019 đến năm 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán, Liên đoàn áp dụng mô hình kế toán tập trung với 1 Kế toán trưởng và 4 nhân viên phụ trách nhiều phần hành. Tuy nhiên, sự phân công lao động kế toán còn tồn tại tính kiêm nhiệm giữa kế toán thanh toán và theo dõi công nợ, dẫn đến khối lượng công việc bị dồn ứ vào các kỳ quyết toán quý và năm.

Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán, đơn vị đã chấp hành đúng 4 biểu mẫu chứng từ bắt buộc (Phiếu thu C40-BB, Phiếu chi C41-BB, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43-BB, Biên lai thu tiền C45-BB). Tuy vậy, do đặc thù thi công ngoài khơi của các nhiệm vụ như Đề án 47-ĐCCT hay Đề án thăm dò địa chất Cát Trắng, khoảng 35% chứng từ phát sinh tại hiện trường bị chậm trễ từ 15 đến 20 ngày so với quy định luân chuyển nội bộ, làm ảnh hưởng đến tiến độ giải ngân dự toán tại Kho bạc Nhà nước.

Thứ ba, về hệ thống tài khoản và sổ kế toán, đơn vị hạch toán tốt hệ thống tài khoản trong bảng, nhưng việc theo dõi các tài khoản ngoài bảng (như TK 008 - Dự toán chi hoạt động, TK 014 - Phí lệ phí để lại) chưa được chi tiết hóa triệt để theo từng nguồn kinh phí và niên độ ngân sách. Tỷ lệ sai sót nhỏ trong phân loại mục lục ngân sách phát sinh khoảng 5% trong năm 2018 trước khi được điều chỉnh hoàn thiện trong năm 2019.

Thứ tư, về công nghệ thông tin và kiểm tra kế toán, phần mềm kế toán đang vận hành tại đơn vị chưa được tích hợp đồng bộ tự động với hệ thống quản lý kho và cổng dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước, làm phát sinh thêm khoảng 25% khối lượng thao tác nhập liệu thủ công lặp lại.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên bắt nguồn từ tính chất công việc điều tra khảo sát địa chất biển thường xuyên di chuyển tại các vùng biển xa xôi, điều kiện thông tin liên lạc hạn chế, khiến việc thu thập hóa đơn, chứng từ hợp pháp bị gián đoạn. Bên cạnh đó, Thông tư 107/2017/TT-BTC mới đi vào hiệu lực đầu năm 2018 với nhiều thay đổi căn bản về hạch toán đồng thời tài khoản trong bảng và ngoài bảng đòi hỏi cán bộ kế toán cần thời gian cập nhật.

Dữ liệu thực trạng có thể được hệ thống hóa rõ ràng thông qua việc xây dựng biểu đồ tròn phân tích cơ cấu nguồn tài chính (trong đó ngân sách nhà nước cấp chiếm khoảng 75%, nguồn thu dịch vụ sự nghiệp chiếm khoảng 25%) và bảng ma trận luân chuyển chứng từ để đối chiếu trách nhiệm từng cá nhân. So sánh với nghiên cứu tại Viện Khoa học Môi trường (2017) hay Đại học Công nghiệp Việt - Hung (2017), các đơn vị sự nghiệp có thu đều đối mặt với thách thức tương tự trong khâu kiểm soát nội bộ và phân định chi phí đề án sự nghiệp. Nghiên cứu khẳng định việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán minh bạch chính là đòn bẩy trực tiếp nâng cao hiệu lực quản lý tài sản công.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Tái cơ cấu phân công lao động trong bộ máy kế toán: Ban Lãnh đạo và Kế toán trưởng thực hiện rà soát, ban hành lại bản mô tả vị trí việc làm cho từng kế toán viên, triệt để tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ, kế toán kho và thủ kho. Mục tiêu giảm 30% thời gian xử lý thủ tục thanh quyết toán nội bộ, hoàn thành trong quý 1/2021.
  2. Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ đề án hiện trường: Phòng Kỹ thuật - Kế hoạch phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán thiết lập "Sổ tay hướng dẫn lập chứng từ hiện trường", quy định rõ thời hạn gửi chứng từ gốc về đất liền không quá 07 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt khảo sát biển. Phấn đấu kéo giảm tỷ lệ chứng từ chậm trễ xuống dưới 5% trong giai đoạn 2021 - 2022.
  3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản chi tiết và sổ kế toán: Kế toán trưởng chỉ đạo thiết lập hệ thống tài khoản cấp 2, cấp 3 đối với các tài khoản ngoài bảng (TK 008, TK 012, TK 014, TK 018) bám sát theo từng mã đề án nghiên cứu (như Đề án 47-ĐCCT) và từng mục lục ngân sách, đảm bảo 100% số liệu báo cáo quyết toán khớp đúng tuyệt đối với Kho bạc Nhà nước trước ngày 31/01 hàng năm.
  4. Hiện đại hóa phần mềm kế toán và tăng cường kiểm soát nội bộ: Đơn vị đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán đáp ứng chuẩn Thông tư 103/2005/TT-BTC và Thông tư 107/2017/TT-BTC, có khả năng kết nối dữ liệu số với cổng dịch vụ công Kho bạc Nhà nước. Đồng thời, thành lập tổ tự kiểm tra kế toán định kỳ 03 tháng/lần nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong năm tài chính 2021 - 2023.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị thực tiễn và học thuật cho 4 nhóm đối tượng sau:

  • Ban Giám đốc và Kế toán trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập: Sử dụng làm tài liệu tham khảo trực tiếp để thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ, phân định quyền hạn bộ máy kế toán và kiểm soát chi tiêu nội bộ theo cơ chế tự chủ.
  • Cơ quan quản lý cấp trên (Tổng cục Địa chất và Khoáng sản, Bộ Tài nguyên và Môi trường): Cung cấp cơ sở thực tiễn để đánh giá định mức chi phí điều tra cơ bản, từ đó hoàn thiện cơ chế giao dự toán và xét duyệt quyết toán ngân sách cho các đơn vị trực thuộc.
  • Học viên cao học và nghiên cứu sinh ngành Kế toán - Tài chính: Nguồn tài liệu chuyên khảo phong phú về phương pháp tiếp cận tổ chức kế toán công theo Thông tư 107/2017/TT-BTC trong các đơn vị có tính chất sản xuất - dịch vụ kỹ thuật đặc thù.
  • Giảng viên và viện nghiên cứu khối kinh tế: Làm tư liệu case study thực tế trong giảng dạy các học phần Kế toán công, Tài chính công và Kiểm soát nội bộ trong khu vực hành chính sự nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Đặc thù hoạt động khảo sát địa chất biển ảnh hưởng như thế nào đến công tác kế toán của đơn vị? Hoạt động điều tra địa chất trên biển diễn ra dài ngày, phân tán trên nhiều tọa độ hải đảo xa xôi. Điều này khiến việc lập, thu thập và luân chuyển chứng từ thực địa như chi phí xăng dầu tàu thuyền, nhân công thuê ngoài thường bị kéo dài từ 15 đến 20 ngày so với các đơn vị sự nghiệp đóng trên đất liền.

Luận văn đã giải quyết những điểm mới nào theo quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC? Luận văn đã cụ thể hóa việc chuyển đổi hệ thống tài khoản từ Quyết định 19/2006/QĐ-BTC sang Thông tư 107/2017/TT-BTC, đặc biệt là phương pháp hạch toán kép cho tài khoản trong bảng và hạch toán đơn đồng thời trên hệ thống tài khoản ngoài bảng (loại 0) để quản lý chi tiết kinh phí ngân sách nhà nước cấp.

Tại sao việc theo dõi tài khoản ngoài bảng loại 0 lại có vai trò quyết định trong công tác quyết toán? Tài khoản ngoài bảng phản ánh chính xác tình hình tiếp nhận, rút dự toán và thanh toán kinh phí qua Kho bạc Nhà nước theo từng niên độ và mục lục ngân sách. Nếu không theo dõi chi tiết các tài khoản 008, 014, đơn vị sẽ dễ nhầm lẫn số dư chuyển nguồn, dẫn đến việc lập Báo cáo quyết toán năm bị sai lệch với số liệu kiểm soát của Kho bạc.

Giải pháp nào mang tính đột phá để khắc phục tình trạng chậm trễ chứng từ hiện trường? Giải pháp đột phá là chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ điện tử ngay trên tàu khảo sát kết hợp ủy quyền ký duyệt tạm ứng linh hoạt cho chủ nhiệm đề án. Chứng từ scan được gửi về trung tâm trong vòng 24 giờ qua mạng vệ tinh để kế toán kiểm tra trước khi chuyển bản gốc về đất liền trong hạn định 07 ngày.

Luận văn đóng góp gì cho quá trình chuyển đổi số trong quản lý tài chính tại Liên đoàn? Đề tài đề xuất mô hình tích hợp đồng bộ giữa phần mềm kế toán nội bộ với cổng dịch vụ công Kho bạc Nhà nước và hệ thống quản lý đề án khoa học. Mục tiêu giúp tự động hóa khoảng 80% thao tác đối chiếu số dư, giảm thiểu sai sót do con người và rút ngắn thời gian lập báo cáo tài chính hàng quý.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 107/2017/TT-BTC.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng tổ chức kế toán tại Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển trong giai đoạn 2018 - 2019 với quy mô 80 nhân sự và đặc thù điều tra khoáng sản biển.
  • Nhận diện chính xác các điểm nghẽn cốt lõi về luân chuyển chứng từ thực địa, phân công kiêm nhiệm bộ máy và việc theo dõi tài khoản ngoài bảng.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp khả thi, đồng bộ từ hoàn thiện chứng từ, tài khoản, sổ kế toán đến nâng cấp phần mềm và kiểm tra nội bộ trong giai đoạn 2021 - 2023.
  • Xác lập rõ điều kiện thực thi từ cơ quan quản lý nhà nước, Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam đến nội lực của đơn vị.

Kế hoạch tiếp theo đòi hỏi đơn vị nhanh chóng ban hành quy chế chi tiêu nội bộ cập nhật và ứng dụng phần mềm kế toán thế hệ mới ngay trong năm tài chính tiếp theo. Các nhà quản lý và cán bộ chuyên trách hãy nghiên cứu, áp dụng ngay khung giải pháp của luận văn để nâng cao năng lực tự chủ và minh bạch tài chính đơn vị.