Tổng quan nghiên cứu

Doanh nghiệp ngành viễn thông tại Việt Nam đang vận hành trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ. Tại Trung tâm Kinh doanh VNPT Quảng Nam – đơn vị trực thuộc Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông và Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tổng doanh thu hàng năm luôn duy trì ở mức cao trên 400 tỷ đồng, đóng góp vào ngân sách nhà nước từ 15 đến 20 tỷ đồng mỗi năm. Tuy nhiên, việc quản lý mạng lưới phức tạp gồm 15 đơn vị trực thuộc trải dài trên địa bàn tỉnh Quảng Nam bộc lộ nhiều hạn chế về tổ chức luân chuyển chứng từ thủ công, hệ thống dữ liệu phân tán và sự thiếu vắng phân hệ kế toán quản trị chuyên sâu.

Nghiên cứu này được thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp viễn thông, phân tích thực trạng tổ chức hạch toán tại Trung tâm giai đoạn 2016 – 2021, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện bộ máy, chứng từ, tài khoản, sổ sách và ứng dụng công nghệ thông tin. Phạm vi không gian của đề tài là Trung tâm Kinh doanh VNPT Quảng Nam cùng 15 phòng bán hàng trực thuộc; phạm vi thời gian nghiên cứu bao quát dữ liệu tài chính liên tục 6 năm từ năm 2016 đến năm 2021. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc cung cấp mô hình tối ưu giúp cắt giảm 25% thời gian xử lý nghiệp vụ, nâng cao độ chính xác của báo cáo tài chính lên trên 95%, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo kiểm soát dòng tiền và chi phí sản xuất kinh doanh kịp thời.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng đồng thời Lý thuyết Hệ thống thông tin kế toán và Lý thuyết Tổ chức quản trị doanh nghiệp dịch vụ mạng lưới. Hệ thống thông tin kế toán là công cụ thu nhận, xử lý và cung cấp toàn diện các dữ liệu kinh tế tài chính phục vụ quản trị nội bộ lẫn các bên liên quan bên ngoài. Mô hình nghiên cứu chuẩn hóa công tác kế toán được xây dựng dựa trên 5 nội dung cấu thành căn bản theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính, cùng công tác kiểm tra kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin.

Khung phân tích của đề tài làm rõ 4 khái niệm chuyên môn nền tảng: kế toán tài chính, kế toán quản trị, chứng từ điện tử và ma trận phân quyền RACI. Trong đó, kế toán tài chính tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn mực kế toán để cung cấp số liệu quá khứ cho cơ quan quản lý nhà nước, trong khi kế toán quản trị tập trung vào thông tin dự toán, phân loại chi phí theo từng dòng sản phẩm dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin nhằm phục vụ việc ra quyết định điều hành tương lai.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập giai đoạn 2016 – 2021, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh định kỳ, cùng hệ thống quy chế quản lý tài chính của Tập đoàn VNPT và quy định hiện hành từ Bộ Tài chính. Về cỡ mẫu, tác giả tiến hành khảo sát toàn bộ 15 phòng bán hàng trực thuộc trên địa bàn tỉnh Quảng Nam và toàn bộ 18 nhân sự thuộc bộ phận kế toán của Trung tâm.

Phương pháp chọn mẫu toàn bộ có chủ đích kết hợp nghiên cứu tình huống điển hình được lựa chọn vì tính chất đặc thù của mạng lưới phân tán trong ngành viễn thông, nơi mỗi điểm bán hàng là một trung tâm phát sinh doanh thu và chi phí riêng biệt. Dữ liệu sau khi thu thập được xử lý thông qua phương pháp thống kê mô tả, phân tích so sánh chuỗi thời gian 6 năm liên tục từ năm 2016 đến năm 2021, đối chiếu tỷ trọng cấu trúc tài chính và mô hình hóa lưu đồ luân chuyển chứng từ. Cách tiếp cận này giúp phát hiện chính xác các nút thắt trong luân chuyển dữ liệu và xử lý chứng từ kế toán.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, doanh thu thuần của đơn vị duy trì ở mức cao nhưng có xu hướng suy giảm nhẹ do cạnh tranh thị trường, giảm từ 443,88 tỷ đồng năm 2020 xuống 427,65 tỷ đồng năm 2021, tương ứng mức giảm 3,65%. Kéo theo đó, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế sụt giảm 12,59%, từ 37,23 tỷ đồng năm 2020 xuống còn 32,54 tỷ đồng năm 2021.

Thứ hai, cơ cấu tài sản và nguồn vốn có biến động lớn. Tổng tài sản năm 2021 đạt 27,06 tỷ đồng, tăng trưởng 45,95% so với mức 18,54 tỷ đồng của năm 2020. Tuy nhiên, rủi ro thanh khoản tiềm ẩn khi nợ phải trả ngắn hạn lên tới 26,14 tỷ đồng, chiếm 96,62% tổng nguồn vốn. Đáng chú ý, khoản phải thu ngắn hạn khách hàng đạt 16,47 tỷ đồng năm 2021, chiếm tới 60,86% tổng tài sản ngắn hạn của đơn vị.

Thứ ba, cơ cấu nhân sự và khối lượng công việc bị lệch pha khi dành tới 90% nguồn lực cho kế toán tài chính phục vụ báo cáo lên Tổng công ty, trong khi công tác kế toán quản trị phân tích chi phí, giá thành và dự báo chỉ chiếm khoảng 10% quỹ thời gian.

Thứ tư, khối lượng chứng từ phát sinh quá lớn với hơn 10.000 lượt chứng từ mỗi tháng tại 15 phòng bán hàng. Việc hạch toán doanh thu và chi phí qua các tài khoản công nợ nội bộ trung gian 1366 và 3366 tạo độ trễ xử lý số liệu từ 3 đến 5 ngày, làm gia tăng chi phí lưu trữ giấy tờ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của thực trạng trên là cơ chế quản lý tập trung từ Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông, khi đơn vị cơ sở không được phân quyền mở tài khoản chi tiết cấp thấp để theo dõi chi phí theo từng dịch vụ cụ thể như di động, internet cáp quang hay phần mềm công nghệ thông tin. Thêm vào đó, việc vận hành song song nhiều phần mềm riêng biệt chưa được tích hợp đồng bộ đã tạo ra tình trạng cát cứ dữ liệu.

Kết quả này hoàn toàn tương thích với nhận định của Nguyễn Thành Hương (2017) về khoảng trống kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp viễn thông và Vũ Thị Quỳnh Chi (2019) về các nhân tố kiểm soát nội bộ. Để làm rõ thực trạng này, dữ liệu tài chính có thể được trực quan hóa qua biểu đồ cột kép so sánh tăng trưởng tài sản và nợ phải trả, kết hợp biểu đồ tròn minh họa tỷ trọng 96,62% của nợ ngắn hạn. Đồng thời, bảng ma trận đối chiếu lưu chuyển chứng từ sim thẻ trả trước sẽ làm rõ sự lãng phí thời gian khi luân chuyển qua quá nhiều bước kiểm tra trung gian.

Đề xuất và khuyến nghị

Một là, tái cấu trúc bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp, thiết lập tổ kế toán quản trị chuyên trách nhằm tăng tỷ trọng phân tích thông tin tài chính từ 10% lên 35% trong tổng thời gian làm việc. Kế toán trưởng chủ trì, phối hợp với Ban Giám đốc phê duyệt và hoàn thành triển khai trong quý 1 năm 2023.

Hai là, số hóa toàn diện hệ thống chứng từ kế toán thông qua việc ứng dụng chứng từ điện tử tổng hợp doanh thu BC29 trên hệ thống quản lý tài chính, giúp rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ từ 4 ngày xuống dưới 24 giờ. Phòng Kế toán - Kế hoạch cùng Tổ Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm thực hiện trong quý 2 năm 2023 với mục tiêu số hóa 100% chứng từ bán lẻ.

Ba là, hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán bằng việc kiến nghị Tổng công ty bãi bỏ khâu hạch toán trung gian qua tài khoản công nợ nội bộ 1366 và 3366, chuyển sang ghi nhận trực tiếp vào tài khoản giá vốn 632 và tài khoản doanh thu 511 cho từng phòng bán hàng. Giải pháp này giúp cắt giảm 25% số lượng bút toán thừa, hoàn thành trước tháng 9 năm 2023 do Kế toán trưởng tham mưu.

Bốn là, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bằng ma trận phân quyền RACI và bộ chỉ số KPI chi tiết cho từng chức danh kế toán viên. Mục tiêu nâng cao năng suất xử lý nghiệp vụ thêm 20% và đưa tỷ lệ sai sót số liệu về dưới 1% trong giai đoạn 2023 – 2024, do Trưởng phòng Kế toán - Kế hoạch trực tiếp chỉ đạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Ban lãnh đạo và cán bộ tài chính kế toán tại các doanh nghiệp viễn thông thuộc Tập đoàn VNPT, Viettel và MobiFone nên tham khảo luận văn để áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn, phục vụ quản trị hiệu quả các chi nhánh có quy mô doanh thu từ 300 đến 500 tỷ đồng.

Học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp tìm thấy ở luận văn một tài liệu nghiên cứu thực chứng chuẩn mực, có đầy đủ báo cáo tài chính thực tế, hệ thống biểu mẫu và quy trình xử lý kế toán phức tạp.

Giảng viên và chuyên gia nghiên cứu tại các trường đại học khối kinh tế có thêm tư liệu thực tiễn sinh động về sự chuyển dịch giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong các tập đoàn kinh tế nhà nước giai đoạn 2016 – 2021.

Chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và triển khai hệ thống ERP có thể khai thác các lưu đồ luân chuyển chứng từ, ma trận phân quyền và mã hóa tài khoản chi tiết trong luận văn để thiết kế các phân hệ kế toán phù hợp với đặc thù viễn thông và công nghệ thông tin.

Câu hỏi thường gặp

Thứ nhất: Luận văn giải quyết vấn đề cốt lõi nào tại Trung tâm Kinh doanh VNPT Quảng Nam? Luận văn giải quyết tình trạng quá tải trong công tác kế toán tài chính khi xử lý khối lượng lớn số liệu của 15 phòng bán hàng với doanh thu trên 400 tỷ đồng mỗi năm, đồng thời lấp đầy khoảng trống của phân hệ kế toán quản trị và khắc phục độ trễ chứng từ kéo dài từ 3 đến 5 ngày.

Thứ hai: Điểm nghẽn lớn nhất trong quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng là gì? Điểm nghẽn lớn nhất là việc bắt buộc hạch toán qua tài khoản công nợ nội bộ 1366 và 3366 kèm theo việc lưu trữ lượng lớn hóa đơn giấy tờ, gây lãng phí chi phí in ấn và tốn hàng chục giờ đối chiếu sổ sách định kỳ mỗi tháng giữa trung tâm và các đơn vị trực thuộc.

Thứ ba: Việc áp dụng ma trận RACI mang lại giá trị gì cho bộ máy kế toán? Ma trận RACI xác lập ranh giới trách nhiệm rõ ràng cho 18 nhân sự kế toán gồm người thực hiện, người chịu trách nhiệm, người tư vấn và người nhận thông tin. Mô hình này giúp xóa bỏ sự chồng chéo công việc và tăng 20% hiệu suất xử lý chứng từ kế toán.

Thứ tư: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán nào là phù hợp nhất cho đơn vị? Mô hình kết hợp giữa tập trung và phân tán là tối ưu nhất. Theo đó, phòng kế toán trung tâm giữ vai trò quản lý chính sách và phân tích quản trị, trong khi nhân viên kế toán tại 15 phòng bán hàng chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra và truyền dữ liệu điện tử về trung tâm.

Thứ năm: Việc số hóa biểu mẫu doanh thu BC29 mang lại hiệu quả định lượng nào? Biểu mẫu điện tử BC29 tích hợp trên hệ thống thông tin quản lý tài chính giúp tự động hóa khâu tổng hợp doanh thu từ các điểm kinh doanh, rút ngắn thời gian lập báo cáo từ 4 ngày xuống dưới 24 giờ và loại trừ 100% rủi ro thất lạc chứng từ gốc.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp viễn thông theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
  • Phân tích thực trạng tài chính và mô hình hạch toán tại Trung tâm Kinh doanh VNPT Quảng Nam trong giai đoạn 2016 – 2021 với quy mô doanh thu trên 400 tỷ đồng.
  • Chỉ rõ 4 hạn chế trọng yếu: thiếu hụt kế toán quản trị, chứng từ thủ công cồng kềnh, tài khoản trung gian phức tạp và thiếu công cụ đo lường KPI.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá gắn liền với ma trận RACI, số hóa biểu mẫu BC29 và tinh giản tài khoản nội bộ.
  • Xây dựng lộ trình triển khai chi tiết theo từng quý trong năm 2023 nhằm đảm bảo tính khả thi cao nhất.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là chuyển đổi mô hình kế toán từ ghi chép thụ động sang kế toán quản trị chủ động phục vụ điều hành kinh doanh. Trong giai đoạn tiếp theo, đơn vị cần triển khai thí điểm hệ thống chứng từ điện tử trong quý 1 năm 2023 và hoàn thành đánh giá toàn diện vào cuối năm 2023. Các nhà quản lý doanh nghiệp viễn thông hãy chủ động nghiên cứu và áp dụng mô hình này để nâng cao hiệu quả quản trị tài chính doanh nghiệp.