Luận văn: Hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất tại CTCP Nông nghiệp Quảng Bình

Luận văn thạc sĩ kế toán phân tích và đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần nông nghiệp Quảng Bình.

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Luận Văn Thạc Sĩ Kế Toán Hoàn Thiện Kiểm Soát Chi Phí Sản Xuất Tại Công Ty Cổ Phần Tổng Công Ty Nông Nghiệp Quảng Bình
• Loại tài liệu: Luận Văn
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Quảng Bình

Tóm tắt

I. Toàn cảnh về kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh tế hội nhập, áp lực cạnh tranh đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải tự khẳng định vị thế trên thị trường. Một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công và gia tăng lợi nhuận chính là khả năng quản lý hiệu quả chi phí. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát chi phí chặt chẽ, khoa học là vấn đề cấp thiết. Công tác này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt giá thành sản phẩm mà còn là công cụ hữu hiệu để điều chỉnh hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Tổng công ty Nông nghiệp Quảng Bình” của tác giả Hồ Thị Diệu Linh đã đi sâu phân tích và đề xuất các giải pháp thực tiễn. Nghiên cứu nhấn mạnh rằng, kiểm soát chi phí sản xuất không đơn thuần là cắt giảm, mà là một quá trình quản lý toàn diện nhằm tối ưu hóa chi phí sản xuất, đảm bảo nguồn lực được sử dụng hợp lý và hiệu quả nhất. Quá trình này cung cấp những thông tin giá trị cho nhà quản lý, giúp họ đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn.

1.1. Hiểu đúng về cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí

Theo cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí, chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong một kỳ nhất định. Để quản lý các hao phí này, kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò nền tảng. Theo định nghĩa của COSO 2013, KSNB là một quá trình do ban quản trị và nhân viên chi phối, được thiết lập để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được ba mục tiêu: độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động, và sự tuân thủ pháp luật. Một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả phải dựa trên 5 thành phần của KSNB: Môi trường kiểm soát (thái độ và nhận thức của ban lãnh đạo), Đánh giá rủi ro (nhận diện và phân tích các nguy cơ), Hoạt động kiểm soát (chính sách và thủ tục cụ thể), Thông tin và truyền thông (hệ thống báo cáo), và Giám sát (đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát).

1.2. Vai trò của kế toán quản trị trong tối ưu hóa chi phí

Trong việc tối ưu hóa chi phí sản xuất, kế toán quản trị và kế toán chi phí giữ vai trò trung tâm. Hệ thống kế toán chi phí không chỉ thu thập thông tin về chi phí phát sinh mà còn phân loại, phân bổ chúng một cách chính xác cho từng đối tượng. Thông qua đó, kế toán cung cấp các báo cáo chi phí sản xuất chi tiết, giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình thực tế, phát hiện các sai sót, và so sánh giữa chi phí thực tế với định mức hay kế hoạch. Theo nghiên cứu, một hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu là cơ sở để đảm bảo sự đúng đắn của số liệu về sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và báo cáo tài chính. Nó là công cụ không thể thiếu để phân tích chi phí sản xuất, từ đó đưa ra các quyết định về giá bán, cơ cấu sản phẩm và chiến lược giảm thiểu chi phí sản xuất lâu dài.

1.3. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát chi phí

Hiệu quả của hệ thống kiểm soát chi phí chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cả bên trong và bên ngoài. Luận văn chỉ ra các nhân tố cơ bản sau: quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất, thông tin thực tế về các khoản chi phí, quan hệ cung cầu trên thị trường đầu vào, thái độ hợp tác của nhân viên, và chính các giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với ngành nông nghiệp, các yếu tố như biến động giá nguyên vật liệu đầu vào và đặc điểm chi phí ngành nông nghiệp (phụ thuộc mùa vụ, thời tiết) càng làm cho công tác kiểm soát trở nên phức tạp. Sự hợp tác và ý thức tiết kiệm của nhân viên có thể tác động trực tiếp đến việc giảm lãng phí, góp phần quan trọng vào hiệu quả chung của công tác quản lý chi phí sản xuất.

II. Phân tích thực trạng kiểm soát chi phí tại Nông nghiệp QB

Công ty Cổ phần Tổng công ty Nông nghiệp Quảng Bình hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh phân bón và giống cây trồng. Với quy mô ngày càng mở rộng, việc quản lý chi phí sản xuất trở thành một thách thức lớn. Luận văn đã tiến hành khảo sát và phân tích sâu sắc thực trạng công tác này tại công ty trong giai đoạn 2017-2019. Kết quả cho thấy, mặc dù ban lãnh đạo có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí, và công ty đã có một cơ cấu tổ chức tương đối rõ ràng, nhưng hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến chi phí sản xuất vẫn còn tồn tại nhiều bất cập. Các vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm nông nghiệp mà còn tiềm ẩn những rủi ro về lãng phí, thất thoát tài sản. Việc nhận diện chính xác những điểm yếu này là bước đầu tiên và quan trọng nhất để xây dựng các giải pháp hoàn thiện, giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động trong dài hạn.

2.1. Đánh giá môi trường kiểm soát nội bộ tại công ty

Môi trường kiểm soát là nền tảng của mọi hoạt động kiểm soát nội bộ. Tại Công ty Nông nghiệp Quảng Bình, luận văn ghi nhận những điểm tích cực như triết lý quản lý của ban lãnh đạo luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát chi phí. Công ty có cơ cấu tổ chức hợp lý, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban được xác định rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Tuy nhiên, việc đánh giá rủi ro một cách có hệ thống và bài bản vẫn chưa được chú trọng. Các hoạt động kiểm soát chủ yếu mang tính đối phó, giải quyết sự vụ thay vì phòng ngừa rủi ro từ trước. Điều này cho thấy môi trường kiểm soát tuy có nền tảng tốt nhưng chưa thực sự phát huy hết hiệu quả, cần được củng cố bằng các chính sách và quy trình cụ thể hơn.

2.2. Những hạn chế trong quy trình kiểm soát chi phí hiện tại

Phân tích thực tế cho thấy quy trình kiểm soát chi phí tại công ty còn nhiều hạn chế. Thứ nhất, việc lập dự toán và định mức chi phí chưa được chuẩn hóa, gây khó khăn cho việc so sánh và đánh giá hiệu quả. Thứ hai, quy trình mua sắm nguyên vật liệu dù đã được mô tả nhưng thiếu các thủ tục kiểm soát chặt chẽ như yêu cầu báo giá cạnh tranh từ nhiều nhà cung cấp. Điều này tiềm ẩn rủi ro mua hàng giá cao hoặc thông đồng. Thứ ba, công tác theo dõi và giám sát chi phí sản xuất chung còn lỏng lẻo, đặc biệt là các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Các báo cáo chi phí sản xuất chủ yếu phục vụ cho mục đích kế toán tài chính, chưa cung cấp đủ thông tin sâu cho kế toán quản trị ra quyết định.

2.3. Đặc điểm chi phí ngành nông nghiệp và ảnh hưởng của nó

Ngành nông nghiệp có những đặc thù riêng biệt tác động mạnh mẽ đến chi phí sản xuất. Đặc điểm chi phí ngành nông nghiệp bao gồm sự phụ thuộc lớn vào giá cả nguyên liệu đầu vào (phân bón, hóa chất) vốn biến động theo thị trường thế giới. Ngoài ra, yếu tố mùa vụ, thời tiết cũng ảnh hưởng đến năng suất và chi phí. Tại Công ty Nông nghiệp Quảng Bình, những đặc điểm này làm cho việc phân tích chi phí sản xuất và xây dựng định mức trở nên khó khăn hơn. Nếu không có một hệ thống kiểm soát linh hoạt và các công cụ dự báo tốt, công ty sẽ khó có thể chủ động trong việc tối ưu hóa chi phí sản xuất và duy trì sự ổn định của giá thành sản phẩm nông nghiệp.

III. Bí quyết hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT) thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất, đặc biệt trong ngành sản xuất phân bón. Do đó, việc hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất đối với khoản mục này có ý nghĩa quyết định đến giá thành sản phẩm. Luận văn đã chỉ ra các rủi ro chính liên quan đến chi phí NVLTT, bao gồm rủi ro mua hàng giá cao, chất lượng kém và rủi ro lãng phí, thất thoát trong quá trình sử dụng. Để giải quyết các vấn đề này, cần xây dựng một quy trình kiểm soát chi phí toàn diện, từ khâu lập kế hoạch, mua sắm cho đến khâu xuất dùng và báo cáo. Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát chặt chẽ không chỉ giúp giảm thiểu chi phí sản xuất mà còn đảm bảo chất lượng đầu vào, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng. Một hệ thống kiểm soát NVLTT hiệu quả là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

3.1. Xây dựng định mức chi phí và quy trình mua sắm NVL

Giải pháp đầu tiên là phải xây dựng hệ thống định mức chi phí vật tư khoa học cho từng loại sản phẩm. Định mức này là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát tiêu hao và đánh giá hiệu suất. Song song đó, cần hoàn thiện quy trình mua sắm. Theo đó, mọi yêu cầu mua hàng phải dựa trên kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt. Hoạt động kiểm soát quan trọng là bắt buộc phải có ít nhất 3 báo giá từ các nhà cung cấp độc lập để đảm bảo tính cạnh tranh và minh bạch. Cần tách biệt rõ ràng chức năng đề nghị mua hàng, phê duyệt và đặt hàng để tăng cường kiểm soát nội bộ, tránh thông đồng, gian lận.

3.2. Phương pháp tập hợp chi phí và theo dõi xuất dùng NVL

Để kiểm soát việc sử dụng, luận văn đề xuất áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư. Phương pháp tập hợp chi phí này giúp phát hiện kịp thời các trường hợp thất thoát, lãng phí. Mọi hoạt động xuất kho NVL cho sản xuất phải dựa trên phiếu yêu cầu vật tư đã được trưởng bộ phận sản xuất ký duyệt. Thủ kho và kế toán kho phải thực hiện đối chiếu số liệu định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tuần). Việc kiểm kê thực tế kho đột xuất và định kỳ là một thủ tục kiểm soát không thể thiếu để đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp với thực tế.

3.3. Tổ chức thông tin và báo cáo chi phí sản xuất NVL

Thông tin là mạch máu của hệ thống kiểm soát. Cần tổ chức hệ thống chứng từ và sổ sách hợp lý, bao gồm: Phiếu yêu cầu vật tư, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục để dễ dàng kiểm soát. Hệ thống báo cáo chi phí sản xuất cần được cải tiến, không chỉ cung cấp số liệu tổng hợp mà còn phải phân tích chi tiết sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và định mức. Những báo cáo này giúp nhà quản lý phân tích chi phí sản xuất một cách hiệu quả, xác định nguyên nhân gây ra lãng phí và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.

IV. Cách tối ưu hóa chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung

Bên cạnh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cũng là những khoản mục quan trọng cần được kiểm soát chặt chẽ. Nếu quản lý lỏng lẻo, các chi phí này có thể phát sinh vượt dự toán, gây lãng phí và ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận. Các rủi ro thường gặp bao gồm gian lận trong chấm công, tính lương sai, sử dụng lãng phí điện nước, công cụ dụng cụ, hay phân bổ chi phí sản xuất chung không chính xác. Để tối ưu hóa chi phí sản xuất, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các hoạt động kiểm soát đối với cả hai khoản mục này. Việc này đòi hỏi sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự, kế toán và sản xuất, đồng thời xây dựng một cơ chế giám sát hiệu quả để đảm bảo mọi chi phí phát sinh đều hợp lý, hợp lệ và phục vụ đúng mục đích sản xuất kinh doanh.

4.1. Giải pháp quản lý và chấm công lao động hiệu quả

Đối với chi phí nhân công, rủi ro lớn nhất là sai sót và gian lận trong việc ghi nhận kết quả lao động. Giải pháp then chốt là tăng cường kiểm soát nội bộ trong quy trình chấm công và tính lương. Cần tách biệt chức năng quản lý nhân sự (tuyển dụng, quyết định lương) và chức năng tính lương. Bảng chấm công phải được người quản lý trực tiếp xác nhận trước khi chuyển cho bộ phận kế toán. Việc áp dụng các hình thức chấm công tự động (vân tay, thẻ từ) có thể giúp giảm thiểu sai sót do con người. Quá trình thanh toán lương cần được kiểm soát chéo, đảm bảo chi trả đúng người, đúng số tiền.

4.2. Kỹ thuật phân bổ chi phí sản xuất chung chính xác

Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản mục nhỏ và khó phân bổ trực tiếp cho từng sản phẩm. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung hợp lý (ví dụ: số giờ máy hoạt động, số giờ công lao động trực tiếp) là cực kỳ quan trọng. Phân bổ sai sẽ dẫn đến tính toán giá thành sản phẩm nông nghiệp bị sai lệch, ảnh hưởng đến quyết định định giá và chiến lược kinh doanh. Doanh nghiệp cần rà soát và lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp nhất với đặc điểm quy trình sản xuất của mình. Đồng thời, cần lập dự toán chi tiết cho từng khoản mục chi phí sản xuất chung và thường xuyên so sánh với thực tế phát sinh.

4.3. Giảm thiểu chi phí sản xuất qua giám sát định kỳ

Giám sát là một thành phần không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát chi phí. Để giảm thiểu chi phí sản xuất, cần thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ. Giám sát thường xuyên bao gồm việc theo dõi tiêu thụ điện, nước, vật tư phụ hàng ngày. Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua việc kiểm tra, phân tích các báo cáo chi phí sản xuất hàng tháng, hàng quý. Hoạt động này giúp phát hiện sớm các biến động bất thường, các khoản chi vượt dự toán, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời, tránh lãng phí và thất thoát, góp phần tối ưu hóa chi phí sản xuất một cách bền vững.

V. Hướng đi hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất 2024

Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất không phải là một công việc có thể thực hiện một lần mà là một quá trình cải tiến liên tục. Dựa trên cơ sở lý luận và phân tích thực trạng tại Công ty Nông nghiệp Quảng Bình, luận văn đã vạch ra một lộ trình toàn diện. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một quy trình kiểm soát chi phí tích hợp, hiệu quả, giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý tốt chi phí mà còn nâng cao năng lực ra quyết định và tạo lợi thế cạnh tranh. Việc áp dụng thành công các giải pháp này sẽ giúp công ty tính toán chính xác giá thành sản phẩm nông nghiệp, cải thiện hiệu quả hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận. Đây là hướng đi tất yếu cho các doanh nghiệp sản xuất trong bối cảnh thị trường ngày càng đòi hỏi sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong quản trị.

5.1. Ứng dụng kế toán chi phí để cải thiện giá thành sản phẩm

Một hệ thống kiểm soát chi phí mạnh mẽ sẽ cung cấp dữ liệu đầu vào chính xác và đáng tin cậy cho công tác kế toán chi phí. Khi chi phí nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung được tập hợp và phân bổ đúng đắn, việc tính giá thành sản phẩm nông nghiệp sẽ trở nên chính xác hơn. Điều này giúp ban lãnh đạo có cơ sở vững chắc để đưa ra các quyết định về giá bán, lựa chọn cơ cấu sản phẩm tối ưu và xác định các công đoạn sản xuất kém hiệu quả cần được cải tiến. Giá thành chính xác là la bàn định hướng cho mọi quyết định kinh doanh liên quan đến sản phẩm.

5.2. Hoàn thiện báo cáo chi phí sản xuất phục vụ quản trị

Thông tin chỉ có giá trị khi được trình bày một cách hữu ích. Hệ thống báo cáo chi phí sản xuất cần được thiết kế lại để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của kế toán quản trị. Thay vì chỉ là các báo cáo tổng hợp, cần phát triển các báo cáo phân tích sâu hơn, đặc biệt là phân tích biến động chi phí (so sánh thực tế với định mức, kế hoạch, và kỳ trước). Các báo cáo này phải chỉ rõ nguyên nhân của các chênh lệch, giúp nhà quản lý nhanh chóng xác định vấn đề và đưa ra hành động khắc phục, biến hệ thống báo cáo thành một công cụ quản trị chiến lược.

5.3. Xây dựng quy trình kiểm soát chi phí sản xuất toàn diện

Giải pháp mang tính tổng thể và dài hạn là xây dựng một quy trình kiểm soát chi phí sản xuất toàn diện, được văn bản hóa và áp dụng thống nhất trong toàn công ty. Quy trình này phải bao quát tất cả các khâu, từ lập dự toán, phê duyệt chi tiêu, ghi nhận chi phí đến giám sát và báo cáo. Nó phải tích hợp đầy đủ 5 thành phần của kiểm soát nội bộ theo khuôn khổ COSO, tạo thành một cơ chế phòng ngừa rủi ro chủ động. Việc xây dựng và duy trì một quy trình như vậy sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý chi phí sản xuất, đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I CO SO LY LUAN VE KIEM SOAT CHI PHi SAN XUẤT TRONG DOANH NGHIEP 1. TONG QUAN VE CHI PHi SAN XUẤT 1. Khái niệm chỉ phí sản xuất Chỉ phí sản xuất là sự kết hợp giữa sức lao động của công nhân với nguyên liệu và thiết bị sản xuất để tạo ra sản phẩm. Nó là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mả doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tháng, quý, năm.

[5] Chi phí sản xuất là những biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao. phí về lao động sống và lao động vật hoá cần thiết để sản xuất sản phẩm ma doanh nghiệp phải chỉ ra trong một kỳ nhất định (tháng, quý, nam), Chỉ phí sản xuất được xác định trên cơ sở khối lượng sản phẩm, hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của doanh nghiệp phù hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng kỷ. Phân loại chỉ phí sản xuất Chỉ phí sản xuất trong doanh nghiệp bao gồm chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, chỉ phí nhân công trực tiếp và chỉ phí sản xuất chung. [13] + Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp Gồm toàn bộ chỉ phí nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp trong các hoạt động sản xuất sản phẩm như chỉ phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ,.Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ lệ lớn trên tổng chỉ phí nhưng đễ nhận diện, đo lường trên hồ sơ kỹ thuật sản xuất, định mức vật 'tư sản xuất khi phát sinh.

+ Chỉ phí nhân công trực tiếp. 'Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương tính vào chỉ phí sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo. y tế của công nhân trực tiếp thực hiện từng hoạt động sản xuất. Chi phí nhân công trực tiếp thường dễ nhận diện, định lượng chính xác theo từng loại sản phẩm, dịch vụ.

khi phát sinh + Chỉ phí sản xuất chung, Là tất cả chỉ phí sản xuất ngoài hai khoản mục chỉ phí trên, thường. gồm: chỉ phí lao động trực tiếp phục vụ tổ chức quản lý sản xuất tại phân xưởng: chỉ phí công cụ, dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất, khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng, các dịch vụ mua ngoài và chỉ phí khác thuộc phạm vi phân xưởng, 1. TÔNG QUAN VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỌ. Khái niệm và bản chất kiểm soát nội bộ Theo COSO 2013, KSND là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, nó được thiết lập đẻ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:[3] Dam bao su tin cay của báo cáo tải chính; ‘Bam bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp; ‘Dam bao các hoạt động được thực hiện hiệu quả.

KSNB bao gồm Š thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và trao đổi thông tin, giám sát. Luật Kế toán 2015 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [17] Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), trong Chuẩn mực ISA 315, kiểm soát nội bộ được hiểu là một quá trình được thiết 10 của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ. Theo ISA 315 của (IEAC), kiểm soát nội bộ có liên quan và được thể hiện ở các nội dung: môi trường kiểm soát, thông tin và truyền thông, quá trình đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, giám sắt. Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN): KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vi trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tải chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.

Hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO 2013, hệ thống KSNB bao gồm 5 thành phẩr * Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài, môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, xây dựng và tổ chức. kiểm soát thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của tổ chức. Các nhân tố của môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, quan điểm, nhận thức và hành động của các nhà quản lý trong tô chức. Môi trường kiểm soát gồm các nhân tổ sau: - Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo.

- Năng lực nhân viên ~ Cơ cấu tổ chức. ~ Chính sách nhân sự Như vậy, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt, thuận lợi sẽ là tảng cho " hoạt động của hệ thông KSNB hữu hiệu. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát tốt không có nghĩa là hệ thống KSNB cũng tốt mà môi trường kiểm soát chỉ là một yếu tố cho hệ thống KSNB tốt hơn, đồng thời chỉ phối đến các nhân tố khác cấu thành nên hệ thống KSNB.

* Đánh giá rải ro Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tổ ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không, đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra. ~ Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đồ có khả năng không thực hiện được.

~ Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn. đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản mả , chính sách nhà nước.) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán.) rồi liên quan đến mức độ rộng. nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện cdự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ = Phin tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rit khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau.

Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thé ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng, xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro. * Hoạt động kiểm soát 12 Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ đạo của nhà quản lý được thực hiện. - Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản.

~ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đẩy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chờ hệ thống chứng từ, số sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. ~ Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tổn tại trong đơn vị.

Hoạt động này thực hiện cho các loại số sách và tai sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế tiếp cận phần mềm, tải sản của đơn vi - Phân tích rả soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát có thể phát hiện những vấn đẻ bắt thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp. * Thông tin và trao đổi thông tin phục vụ kiém soát chỉ phí Hệ thống thông tỉn chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán của đơn vị, sồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống số kế toán, hệ thống tải khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Một hệ thống kế kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau: 3 ~ Tính có thực: Việc ghi chép những nghiệp vụ kế toán vào số sách phải đảm bảo nghiệp vụ này có phát sinh trong thực tế.

~ Phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn đầy đủ, hợp lý. - Tinh day đủ: Mọi nghiệp vụ phát sinh phải đám bảo được phản ánh đầy đủ trong số sách, không được bỏ sót. - Đánh giá: Phải đâm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí theo đúng nguyên tắc, ~ Phân loại: Đảm bảo việc ghi số các nghiệp vụ phát sinh phải đúng tài khoản và số sách theo chế độ kế toán đã ban hành. ‘Tinh ding kỳ: Bảo đảm việc ghỉ sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải kịp thời theo quy định * Giám sát Giám sát là quá tình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát.

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 315 “Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm. soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết”. Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai.