CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC 1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực 1. Kế hoạch hoá Kế hoạch hoá được hiểu là sự tiên liệu, dự đoán những thay đổi, biến thiên phòng ngừa các rủi ro trong tương lai. Hoạch định hay kế hoạch hoá, là một quá trình mang tính khoa học đồng thời mang tính nghệ thuật cao.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực Để tồn tại và phát triển một doanh nghiệp phải giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến bốn lĩnh vực cơ bản đó là: tài chính, quản trị sản xuất, marketing và quản trị nhân lực. Việc giải quyết không chỉ tập trung vào những vấn đề đã và đang phát sinh đòi hỏi sự giải quyết mà phải hướng tới tương lai nhằm dự đoán và đối phó với những vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai. Do vậy, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cần thiết mang lại tính chủ động, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả. Đứng dưới góc độ như vậy, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quan trọng, cần thiết làm cơ sở cho hiệu quả của việc sử dụng nguồn nhân lực cũng như hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã được đưa ra, cụ thể: “Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó”.s Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, 2010. Giáo trình Quản trị nhân lực. NXB Đại học Kinh tế Quốc dân) “Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình mà thông qua nó doanh nghiệp bảo đảm được đầy đủ về số lượng và chất lượng người làm việc, phù hợp với yêu cầu của công việc”. (Phạm Đức Thành, 1998.
Quản trị nhân sự. NXB Thống kê) 5 “Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số lượng, đúng chất lượng được bố trí đúng lúc đúng lúc, đúng số lượng chất lượng, đúng vị trí và đúng chỗ”. (Nguyễn Hữu Thân, 1996. Quản trị nhân sự.
NXB Thống kê) Tuy có sự khác nhau trong các cách tiếp cận nhưng về bản chất kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình dự báo nguồn nhân lực của tổ chức trong tương lai và cách thức cung cấp nguồn nhân lực cho tổ chức để hoàn thành mục tiêu nguồn nhân lực và mục tiêu của tổ chức. Vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực 1. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực. Lực lượng lao động có kỹ năng của một tổ chức ngày càng được nhận biết, đã và đang trở thành lợi thế cạnh tranh của tổ chức.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực của tổ chức có vai trò quan trọng như kế hoạch hoá về vốn và các nguồn tài chính của tổ chức. Tuy vậy, đã từ lâu các nhà quản lý rất quan tâm đến kế hoạch hoá vốn và các nhu cầu nguồn tài chính của tổ chức nhưng chỉ đến thời gian gần đây mới nhận thấy rõ lợi thế cạnh tranh của tổ chức có lực lượng lao động với kỹ năng, trình độ lành nghề cao. Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hành kế hoạch hoá chiến lược nguồn nhân lực. Kế hoạch hoá chiến lược nguồn nhân lực là quá trình xây dựng các chiến lược nguồn nhân lực và thiết lập các chương trình hoặc các chiến thuật để thực hiện các chiến lược nguồn nhân lực đó.
Do đó, vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực là giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu công việc. Kế hoạch chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức một khi được xây dựng đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức. Cụ thể, KHHNNL giúp cho tổ chức chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lí trực tuyến vào quá trình kế hoạch hoá chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực trong tổ chức. 6 Sự thành công của chiến lược nguồn nhân lực tuỳ thuộc vào tình hình và khung cảnh cụ thể mà các chiến lược đó được sử dụng.
Nói cách khác, chiến lược nguồn nhân lực có ảnh hưởng rất quan trọng đến sự hoàn thiện tổ chức và hiệu quả của nó tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nguồn nhân lực với chiến lược tổng thể của tổ chức; đặc trưng của tổ chức; năng lực của tổ chức; và sự thay đổi của môi trường. Do đó, khi ra các quyết định nguồn nhân lực phải quan tâm đến các chiến lược khác của tổ chức như: chiến lược tài chính, thị trường, sản phẩm cũng như các thay đổi của môi trường kinh doanh. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh của tổ chức.
Để đạt được các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với kiến thức kỹ năng và khả năng cần thiết. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Để tuyển mộ những người lao động mới, tổ chức cần làm rõ: loại lao động nào cần tuyển? bao nhiêu người? khi nào?… trả lời câu hỏi này có liên quan chặt chẽ với các kế hoạch chiến lược kinh doanh của tổ chức. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực nhằm điều hoà các hoạt động nguồn nhân lực.
Mối quan hệ đó được thể hiện qua sơ đồ sau: 7 Sơ đồ 1. Mối quan hệ tác động qua lại giữa KHHNNL với các hoạt động quản lý nhân lực Nguồn -Tuyển -Đào Chỉ từ bên mộ tạo và đạo ngoài -Tuyển phát và Các kế hoạch chọn triển kiểm của tổ chức -Đánh tra giá thực Số lượng nhân hiện viên cần thiết công Phát triển việc nhu cầu nhân lực Nguồn Nguồn cung ứng lao động nội bộ Môi trường bên trong và chính sách nhân sự (Trích Giáo trình quản trị nhân lực, 2010. NXB ĐH Kinh Tế Quốc Dân – Trang 65) Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp các doanh nghiệp có thể luân chuyển lao động từ bộ phận này sang bộ phận khác khi cần tránh tình trạng dư thừa lao động. Các loại kế hoạch nguồn nhân lực KHHNNL có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lược hoạt động của tổ chức.
Để đạt được các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có chiến lược hoạt động đúng đắn, phù hợp với môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức. Quy mô và cơ cấu lao động của tổ chức phải được xác định dựa vào kế hoạch hoạt động của tổ chức đó: những loại lao động nào cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức? số lượng lao động để hoàn thành mỗi loại công việc, mỗi nghề là bao nhiêu? Thực tế kế hoạch hoạt động của tổ chức được xây dựng ở ba mức: dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và tương ứng với nó cũng cần phải có kế hoạch dài hạn, trung 8 hạn, ngắn hạn về nguồn nhân lực. Kế hoạch nguồn nhân lực phải xuất phát từ kế hoạch hoạt động của tổ chức, gắn với kế hoạch hoạt động của tổ chức và phục vụ kế hoạch hoạt động của tổ chức. Thời hạn của kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn, trung hạn, ngắn hạn rất linh hoạt, cơ động và cũng rất khác nhau giữa các tổ chức, các nước khác nhau trong từng thời kỳ.
Kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn Để tiếp tục tồn tại và phát triển trong thời kỳ dài (khoảng 3 năm trở lên) các tổ chức phải tập trung vào kế hoạch hoá chiến lược dài hạn. Người quản lý cấp cao trong tổ chức phải phải định rõ tư tưởng chiến lược như: Tại sao tổ chức của mình tồn tại? Những việc gì cần được làm?… Do đó, tổ chức phải xác định rõ những sản phẩm và dịch vụ nào sẽ có ích cho sản xuất kinh doanh. Phân tích những mặt mạnh và mặt yếu của tổ chức như: Tổ chức có lợi thế cạnh tranh về sản phẩm và dịch vụ mà mình sẽ sản xuất trong những năm tới không? Có những mặt yếu nghiêm trọng nào có thể làm tổn hại hoặc phá sản tổ chức trong thời gian dài hay không? Kế hoạch hoá chiến lược sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi phải phân tích lực lượng lao động dưới tác động của những thay đổi về nhân khẩu học, văn hoá, xã hội; những thay đổi về cung nhân lực… Mỗi thay đổi này có thể có ảnh hưởng nhất định đến lực lượng lao động tương lai của tổ chức. Một tổ chức không thể đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn nếu thiếu nguồn nhân lực cần thiết.
Nếu kế hoạch hoá nguồn nhân lực dài hạn chỉ rõ rằng lực lượng lao động cần thiết có kỹ năng trong tương lai sẽ không được đáp ứng thì các kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh của tổ chức cần thiết phải được thay đổi hoặc xem xét lại cho phù hợp. Thông thường những tổ chức có quy mô hoạt động lớn, hoạt động có tính ổn định cao, hoạt động có tính đặc thù, sử dụng lao động đòi hỏi nhiều kỹ năng đặc biệt và đòi hỏi tính chuyên ngành, chuyên nghiệp, với trình độ cao thì tổ chức cần thiết phải xác định kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn (thời gian có thể tới 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn). Kế hoạch nguồn nhân lực trung hạn Kế hoạch hoạt động trung hạn của tổ chức gồm: Xác định các mục đích và mục tiêu cụ thể của tổ chức trong vòng từ 2 đến 3 năm tới. Để đạt được các mục đích và mục tiêu trên yêu cầu tổ chức phải có một lực lượng lao động thích ứng.
Hầu hết các tổ chức có kế hoạch hoạt động trung hạn, ví dụ: Về kế hoạch sản lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng hay theo dự án công trình thi công, hay theo định kỳ sản xuất; Biểu hiện như: doanh số bán ra, số lượng sản phẩm theo từng loại,… hoặc một số chỉ tiêu khác của hoạt động sản xuất kinh doanh như: lợi nhuận, năng suất lao động… được tổ chức lên kế hoạch tương đối là cụ thể.
