CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, vai trò và phân loại kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 1.Khái niệm kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Theo COSO (1992): “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậy của báo cáo tài chính; sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (2012): “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” Theo luật Kế toán (2015): “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Theo tử các quan điểm đã nêu trên thì có bốn điểm quan trọng cần phải lưu ý đối với KSNB, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
KSNB là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà chính là chuỗi các hoạt động rộng trong doanh nghiệp thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và giám sát nó. Các đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình để đạt được mục tiêu mong muốn. Quá trình này chính là KSNB Con người: KSNB bị tác động bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, là công cụ chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Theo chiều ngược lại, KSNB cũng có rất nhiều tác động trực tiếp đến những hành vi của con người.
Trong khi làm việc, không phải cá nhân nào cũng hiểu rõ nhiệm vụ của mình có sự trao đổi, hành động thự sự nhất quán vì mỗi người có một suy nghĩ riêng, có khả năng riêng và có những sự ưu tiên khác nhau. Hoạt động KSNB có thể tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân đưa các hoạt động 7 của họ tập trung vào những mục tiêu chung của tổ chức. Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho Ban Giám đốc và Nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Do những hạn chế tiềm tàng trong KSNB như sai lầm của con người, sự thông đồng, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên KSNB nên KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối được.
Các mục tiêu: mỗi đơn vị cần thiết phải đặt ra mục tiêu để thực hiện. Đó là những mục tiêu chung của đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị, gồm có 3 nhóm mục tiêu cụ thể là nhóm mục tiêu về hoạt động, nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính và nhóm mục tiêu về tuân thủ Dựa trên sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với KSNB của đơn vị để có sự phân chia này: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý. Hoạt động KSNB muốn hữu hiệu có thể cung cấp đảm bảo hợp lý để đạt được mục tiêu trên. Kết quả đạt được phụ thuộc rất lớn vào môi trường kiểm soát bởi môi trường kiểm soát là yếu tố then chốt, cơ bản nhất quyết định đến các yếu tố còn lại.
Khái niệm về KSNB theo quan điểm của COSO có thể được khái quát theo sơ đồ 1.1 Hội đồng Quá trình Hoạt động quản trị Kiểm Mục Báo cáo Nhà Quản lý Soát Con tiêu 1. Nội người Bộ Tuân thủ Nhân viên Đảm bảo tính hợp lý Hình 1.1: Sơ đồ khái quát khái niệm KSNB theo quan điểm của COSO 8 (Nguồn: Tác giả tổng hợp) Như vây, tác giả luận văn rút ra khái niệm kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp: Là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong doanh nghiệp để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một doanh nghiệp cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của doanh nghiệp đang vận hành ra sao? Và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không? Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
Vai trò của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp có những vai trò quan trọng và cơ bản như sau: Thứ nhất, KSNB sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh. KSNB phát hiện được những thiệt hại, sai sót và hành vi vi phạm trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp đề ra được những biện pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệu và sử dụng hợp lý hơn nguồn tài sản của doanh nghiệp. Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản lý sẽ không nắm bắt hết hoạt động của Công ty mình từ đó đề ra những phương hướng hoạt động không đúng. KSNB duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong doanh nghiệp. Thứ hai, KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra được điểm yếu trong năng lực quản lý của doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Dựa trên những thông tin có được nhà quản lý doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan, đầy đủ về thực trạng tồn tại của doanh nghiệp mình để đưa ra những biện pháp cải thiện.
9 Thứ ba, KSNB giúp doanh nghiệp kiểm tra việc tuân thủ các chính sách của đơn vị, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của đơn vị mình. Ngoài ra, những thông tin không đáng tin cậy cũng được phát hiện khi đơn vị KSNB có hiệu quả. Sự hiệu quả của KSNB được đánh giá dựa trên 5 bộ phận của KSNB. Việc xác định tổng quan KSNB có hiệu quả hay không là kết quả của việc đánh giá liệu mỗi bộ phận của KSNB có hiện hữu và các bộ phận có hoạt động đồng bộ hay không.
Phân loại kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Có nhiều cách phân loại kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp, dưới đây là một số cách phân loại tiêu biểu: 1. Phân loại theo mục tiêu Kiểm soát bù đắp: Là sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác. Kiểm soát phòng ngừa: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra.
Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong công việc hằng ngày của nhân viên theo chức năng của họ; phân chia trách nhiệm, giám sát, tính kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ,… Kiểm soát phát hiện: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm và các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ. Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại.
Phân loại theo phạm vi kiểm soát Gồm có hai loại: Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát chung: Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách chung được áp dụng cho tất cả các hoạt động. Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát ứng dụng. Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của 10 kiểm soát ứng dụng làm cho kiểm soát ứng dụng đạt hiệu quả cao.
Nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát ứng dụng tốt hơn. Kiểm soát chung bao gồm kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán. Kiểm soát ứng dụng: Là thủ tục kiểm soát được áp dụng cho từng hoạt động xử lý cụ thể. Kiểm soát ứng ứng thường được phân thành: Kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kết quả của thông tin kế toán.
Các thành phần của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Theo COSO 2013, KSNB gồm có 5 yếu tố cấu thành đồng thời cũng đưa ra 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành. 17 nguyên tắc này được trực tiếp lấy ra từ những yếu tố cấu thành. KSNB được cấu thành từ 5 yếu tố và chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức.