CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Cơ sở lý luận về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Tài liệu lưu trữ Văn bản, tài liệu được dùng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm khi cần thiết…Chúng trở thành công cụ để quản lý, điều hành cũng như duy trì hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức.
Vai trò đó không thể chối bỏ, vì vậy con người ngày càng ý thức hơn trong việc lưu giữ tài liệu để phục vụ cho nhu cầu sử dụng, coi đó như một loại tài sản quý giá và cần được bảo vệ. Cũng từ đó các thuật ngữ như: “tài liệu”, “tài liệu lưu trữ” xuất hiện. Tại Khoản 2 Điều 1 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Và để cụ thể hơn Luật Lưu trữ cũng liệt kê: “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”.
Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011 nhìn chung đã khái quát được các đặc điểm cơ bản của tài liệu. Qua đó, tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản quy phạm liên quan đến công tác lưu trữ của các ngành, lĩnh vực; thuật ngữ “tài liệu lưu trữ” cũng được hiểu một cách chính xác. Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được thông qua có rất nhiều quan điểm khác nhau khi đưa ra khái niệm về tài liệu lưu trữ. Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội.
Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được 8 lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Như vậy, định nghĩa tài liệu lưu trữ được nêu tại Khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 là định nghĩa chính thức được sử dụng trong luận văn này: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của tác giả Dương Văn Khảm thì khái niệm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Quá trình khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu”. Việc khai thác, sử dụng tài liệu trong trường hợp này được hiểu là hoạt động sử dụng tài liệu của người nghiên cứu hoặc các đối tượng có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của công việc. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân.
Như vậy, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có thể được hiểu theo định nghĩa sau: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [4. Vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ Trong lĩnh vực chính trị: Lịch sử đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở bất kỳ quốc gia nào giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như 9 một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị của mình. Tài liệu lưu trữ có thể sử dụng làm bằng chứng để chứng minh chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của quốc gia; giải quyết các vấn đề tranh chấp, xung đột về biên giới, lãnh thổ, cơ sở thờ tự của các tôn giáo…Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy, hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội cũng như phục vụ công tác phòng, chống và điều tra truy tìm tội phạm. Việc nghiên cứu hồ sơ của nhiều vụ án cũng giúp các cơ quan chức năng tìm ra quy luật hoạt động của các băng nhóm tội phạm để có biện pháp ngăn chặn và điều tra xử lý [5.
Khi viết lịch sử địa phương, lịch sử cơ quan người biên soạn phải sưu tầm và thu thập nhiều nguồn thông tin khác nhau, trong đó phải kể đến nguồn tài liệu lưu trữ. Như chúng ta đã biết, cuốn sách Trắng của Bộ Ngoại giao - Nước CHXHCN Việt Nam về chủ quyền Quần đảo Trường Sa và Hoàng Sa đã sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ. Điều này chứng tỏ, thông tin trong tài liệu lưu trữ có giá trị hết sức quan trọng trong lĩnh vực chính trị. Trong lĩnh vực kinh tế: Tài liệu lưu trữ có giá trị rất lớn đối với việc khôi phục và phát triển kinh tế của đất nước, quá trình phát triển đất nước gắn liền với sự phát triển kinh tế, khi xây dựng kinh tế nó thể hiện qua các công trình kiến trúc của đất nước.
Có rất nhiều công trình xây dựng từ thời pháp thuộc, những công trình có tuổi thọ hàng trăm năm và không thể tồn tại vĩnh cửu được do nhiều tác động khác nhau. Sau thời gian sử dụng chúng ngày càng xuống cấp, chính vì thế mà tài liệu lưu trữ có vai trò và giá trị quan trọng trong việc cung cấp những thông tin cần thiết giúp thiết kế lại công trình mới dựa trên bản thiết kế có sẵn hoặc tu sửa để phục hồi những cấu trúc và nét cổ xưa của nó, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế và giữ lại được những công trình mang dấu ấn của từng giai đoạn lịch sử. Đối với lĩnh vực kinh tế, thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác sử dụng để phục vụ xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng kinh tế trọng điểm như vùng kinh tế miền Trung – Tây Nguyên, vùng đồng bằng Sông Hồng, đồng bằng Sông Cửu Long; phục vụ quy hoạch phát triển khu kinh tế, các cụm công nghiệp [5,tr. 10 Việc khai thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, tiền của trong việc thăm dò và tìm kiếm các nguồn tài nguyên.
Tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức còn là bí quyết sản xuất kinh doanh, kinh nghiệm. Tài liệu lưu trữ giúp các cơ quan tổ chức tham khảo và áp dụng những công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh. Đối với nghiên cứu khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc, quốc gia cần phải sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau.
Vì vậy, các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiểu đúng lịch sử. Tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học rất quan trọng, khi tiến hành nghiên cứu một vấn đề gì đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu của người đi trước. Trong các lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ đặc biệt có giá trị đối với khoa học lịch sử. Việc khai thác các tài liệu lưu trữ không chỉ giúp các nhà sử học tái hiện lại lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt trong việc xác minh tính chân thực, chính xác của các sự kiện và nhân vật, là nguồn thông tin đáng tin cậy để các cơ quan, địa phương tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển…[5, tr.
Giá trị của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực văn hóa – xã hội: Thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu các vấn đề liên quan đến văn hóa dân tộc, văn hóa vùng miền. Những nghiên cứu về văn hóa dựa trên cơ sở các thông tin từ tài liệu lưu trữ đã góp phần giới thiệu những nét bản sắc độc đáo truyền thống của các dân tộc, vùng miền ở Việt Nam với bạn bè thế giới… Tài liệu lưu trữ còn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội vì nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách về tôn giáo, dân tộc. Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn cung cấp những thông tin cậy để Đảng, Nhà nước giải quyết các chế độ chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội như hồ sơ liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán bộ đi B… 11 Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ luôn luôn là nguồn thông tin có nhiều giá trị.