Chương 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1. Ý nghĩa, nguyên tắc, nhiệm vụ và các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập 1. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập Trong điều kiện quản lý kinh tế hiện nay, nguồn NSNN ngày càng bị thu hẹp.Chính vì thế các đơn vị cần phải bổ sung tự chủ. Do đó lãnh đạo các đơn vị phải quản lý tốt được các hoạt động kinh tế tài chính ,, có những quyết định đúng đắn , thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế, cần thiết phải có những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và có hệ thống.
Những thông tin như vậy chỉ có thể thông qua kế toán cung cấp. ý nghĩa của kế toán Do đó để đạt được những yêu cầu trên thì mỗi đơn vị sự nghiệp công lập cần phải tổ chức công tác kế toán khoa họcCó nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán như sau: Theo Giáo trình Tổ chức công tác kế toán, trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh thì “Tổ chức công tác kế toán là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị” [35], Theo Giáo trình Tổ chức công tác kế toán, Học viện Tài chính thì “Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị ” [26]. Theo Giáo trình Nguyên lý kế toán, Học viện Tài chính thì “Tổ chức công tác kế toán cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán. mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó” [21].
2 Tóm lại tổ chức công tác kế toán được hiểu là tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, tổ chức vận dụng các chính sách chế độ kinh tế tài chính và kế toán của Nhà nước, tổ chức các nhân sự kế toán để thực hiện công việc kế toántại một đơn vị cụ thể trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp của kế toán và của tổ chức công tác kế toán theoquy định của Nhà nước nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh một cách đầy đủ, trung thực nhất tại đơn vị. Khác với các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp công lập, các đơn vị sự nghiệp công lập ngoài nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ còn có nguồn thu từ NSNN để thực hiện vai trò, chức năng của đơn vị. Mọi khoản chi của các đơn vị sự nghiệp công lập đều được lập dự toán trên cơ sở thực tế và có khoa học. Do đó để quản lý được các nguồn tài chính sử dụng một cách có hiệu quả và cung cấp nhưng thông tin trung thực, chính xác, kịp thời cho những đối tượng quan tâm thì đơn vị cần phải có một tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý.
Do đó, việc tổ chức tốt công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập sẽ mang lại các ý nghĩa cụ thể sau: Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán hợp lý và khoa học sẽ đảm bảo cung cấp các thông tin được chính xác, kịp thời, đầy đủ của đơn vị đến tay các đối tượng quan tâm để từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Thông tin đầu ra của kế toán cung cấp là sản phẩm của quy trình kế toán hoặc từng giai đoạn quy trình kế toán. Các quyết của các đối tượng quan tâm có chất lượng hay không đều phụ thuộc vào các thông tin do kế toán cung cấp. Trong khi đó thông tin kế toán cung cấp có chất lượng hay không lại phụ thuộc vào việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, tổ chức vận dụng các chính sách chế độ kinh tế tài chính và kế toán của Nhà nước, tổ chức nhân sự kế toán.
Thứ hai, tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý giúp đơn vị có thể giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn kinh phí của đơn vị, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn kinh phí trong các đơn vị. Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập phải tuân thủ các chính sách, 3 chế độ về kinh tế tài chính của Nhà nước. Do đó việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại đơn vị giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị Như vậy tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay tổ chức công tác kế toán phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của bản thân đơn vị cũng như phù hợp với các chính, chế độ, thể lệ về kinh tế, tài chính của Nhà nước.
Do đó các đơn vị sự nghiệp công lập cần phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu cơ bản và thực hiện tốt nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán. Nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập 1. Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán Các quyết định của các nhà quản lý, đầu tư đều dựa trên cơ sở thông tin do kế toán cung cấp, vì thế để giảm thiểu những sai lầm trong việc đưa ra quyết định thì thông tin kế toán cần chính xác, kịp thời, trung thực. Tuy nhiên trên thực tế do nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan khác nhau như năng lực chuyển môn yếu kém, hiểu biết vể pháp luật còn hạn chế, sự mới mẻ và phức tạp của các giao dịch hay sự mẫu thuận của lợi ích nhóm.đã dẫn tới những thông tin do kế toán cung cấp luôn có khả năng tồn tại những sai phạm với các mức độ khác nhau.
Chính vì vậy để giảm thiểu những sai phạm đó, để thông tin kế toán cung cấp chở lên đáng tin cậy thì tổ chức công tác kế toán cần phải đáp ứng những nguyên tắc sau: Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý trên cơ sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các quy định của Nhà nước về chính sách tài chính, chế độ kế toán hiện hành. Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của Nhà nước, điều hành nền kinh tế quốc dân. Do đó, trước hết tổ chức công tác kế toán phải theo đúng những qui định của 4 Nhà nước về chính sách tài chính, chế độ kế toán hiện hành. Thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, cũng như quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị.
Mỗi đơn vị có đặc điểm và điều kiện hoạt động, quy mô và trình độ quản lý. Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các đơn vị nên việc tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của đơn vị. Thứba, tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý đơn vị.
Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong các đơn vị đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đới với công tác quản lý đơn vị thì việc tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổchức nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng. Do đó thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Những nguyên tắc trên đơn vị cần phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kê toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp công lập. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán. Do đó nhiệm vụ chính của tổ chức công tác kế toán bao gồm: 5 - Tổ chức khoa học, hợp lý và phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài chính ở đơn vị. - Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý, áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp.
Việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị, nhằm giúp đơn vị tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp và hiệu quả nhất. - Sử dụng phuơng tiện, kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán của đơn vị. Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật thông tin phát triển rất nhanh và thay đổi liên tục,CNTT đã xâm nhập sâu vào khoa học quản lý, trở thành một yếu tố và phuơng tiện quan trọng, không thể thiếu.