CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀXÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm phần mềm kế toán Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần: (1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống. Con người điều khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình.
(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một HTTT. Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người. Thủ tục trong HTTT kế toán chính là các chuẩn mực kế toán do Nhà nước qui định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh nghiệp đề ra.
(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống. Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. (5) Chương trình: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. Trong HTTT kế toán thì chương trình chính là các phần mềm kế toán.
Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên một HTTT kế toán. Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hoạt động của một HTTT kế toán trên máy tính. Phần mềm kế toán là bộ chương trình được cài đặt trên máy tính, dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy SV: Phạm Thị Hà My 4 Lớp : CQ48/41.04 Đồ Án Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán - Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây dựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán Việt Nam.
- Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời điểm. Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kế toán. - Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho từng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập, nhập liệu đến khâu xem báo cáo.
- Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính an toàn của dữ liệu. - Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký – Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo quyết toán thuế… 1. Phân loại phần mềm kế toán Theo hình thức của sản phẩm phần mềm được chào bán trên thị trường, người ta có thể chia phần mềm kế toán thành 2 loại: SV: Phạm Thị Hà My 5 Lớp : CQ48/41.04 Đồ Án Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính - Phần mềm đóng gói: là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm.
Phần mềm kế toán dạng này thường được bán rộng rãi và phổ biến. - Phần mềm đặt hàng: là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng cho một doanh nghiệp theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm đã có sẵn mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành cao.
Quy định của Bộ tài chính về tiêu chuẩn của một phần mềm kế toán Theo Thông tư số 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính về “ Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán” quy định: - Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. - Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có. - Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. - Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.
Đối tượng tiếp nhận thông tin của phần mềm kế toán Thông tin đầu ra của một phần mềm kế toán là hệ thống báo cáo, sổ sách, trong đó chứa đựng những thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng để ra các quyết định quản lý phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của SV: Phạm Thị Hà My 6 Lớp : CQ48/41.04 Đồ Án Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính mình. Các đối tượng sử dụng thông tin do phần mềm kế toán cung cấp bao gồm: Các nhà quản lý doanh nghiệp, những đối tượng có lợi ích trực tiếp, những đối tượng có lợi ích gián tiếp. (1) Các nhà quản lý doanh nghiệp bao gồm Chủ doanh nghiệp, Ban giám đốc, Hội đồng quản trị. Trong quá trình ra quyết định quản lý, họ sẽ nghiên cứu những thông tin trình bày trên các báo cáo kế toán để biết được tình hình sử dụng tài sản, các loại vật tư, tiền vốn… nhằm phục vụ cho việc điều hành, quản lý kịp thời cũng như việc phân tích, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
(2) Những đối tượng có lợi ích trực tiếp đối với thông tin do phần mềm kế toán cung cấp là các chủ đầu tư, chủ nợ, các cổ đông, những đối tác liên doanh. Căn cứ vào thông tin kế toán của doanh nghiệp, họ có thể ra được những quyết định đầu tư, cho vay, góp vốn nhiều hay ít, đầu tư vào lĩnh vực ngành nghề nào, chính sách đầu tư ra sao.? (3) Những đối tượng có lợi ích gián tiếp tới thông tin kế toán, đó là các cơ quan quản lý chức năng: Thuế, tài chính, thống kê, Chính phủ… Các cơ quan này dựa vào thông tin kế toán của doanh nghiệp để kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành, thực hiện các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính, để quản lý và điều hành thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Bước 1: Khảo sát yêu cầu Đây là giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án.
Nội dung khảo sát bao gồm: SV: Phạm Thị Hà My 7 Lớp : CQ48/41.04 Đồ Án Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính - Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống. - Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống. - Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ thống hiện thời. - Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,… - Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chi phối đến quá trình xử lý thông tin.
- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống. - Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống. - Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển. - Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ.
Bước 2: Phân tích Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phần mềm cần xây dựng. Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát triển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ bộ. Các bước phân tích bao gồm: - Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như chứng từ, sổ sách, báo cáo… - Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống. - Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ hoạt động của hệ thống. - Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường. - Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng: + Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống SV: Phạm Thị Hà My 8 Lớp : CQ48/41.04 Đồ Án Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính + Biểu đồ phân cấp chức năng + Biểu đồ luồng dữ liệu + Ma trận thực thể chức năng + Tài liệu đặc tả chức năng - Xây dựng mô hinh diễn tả hệ thống về dữ liệu: + Mô hình thực thể liên kết + Mô hình dữ liệu quan hệ - Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần phát triển với môi trường - Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải pháp thiết kế thích hợp.