Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và cạnh tranh ngày càng gay gắt, công tác lập dự toán ngân sách trở thành công cụ quản lý không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là trong ngành dược phẩm. Tại Công ty Cổ phần Dược Danapha, hoạt động lập dự toán được thực hiện hàng năm vào quý IV, nhằm cụ thể hóa kế hoạch chiến lược và hỗ trợ nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, thực trạng công tác lập dự toán tại công ty còn nhiều hạn chế như việc phân bổ nguồn tài chính chưa hoàn chỉnh, đánh giá hoạt động các phòng ban chưa cụ thể, dẫn đến hiệu quả quản lý chưa tối ưu.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng công tác lập dự toán tại Công ty Cổ phần Dược Danapha trong năm 2016, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng lập dự toán, góp phần cải thiện hiệu quả quản trị tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ các phòng ban tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm 2016. Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để hoàn thiện quy trình lập dự toán, giúp công ty chủ động hơn trong việc dự báo tài chính, kiểm soát chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường dược phẩm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình kế toán quản trị, đặc biệt tập trung vào công tác lập dự toán trong doanh nghiệp sản xuất. Hai mô hình lập dự toán chính được áp dụng gồm:

  • Mô hình lập dự toán từ trên xuống: Ban quản trị cấp cao xác định mục tiêu tổng thể, sau đó phân bổ xuống các bộ phận cấp trung gian và cơ sở để xây dựng dự toán chi tiết. Mô hình này tiết kiệm thời gian nhưng có thể gây áp đặt và thiếu tính khả thi nếu không có sự phối hợp chặt chẽ.

  • Mô hình lập dự toán phản hồi: Kết hợp giữa các cấp quản lý, trong đó các bộ phận cơ sở đề xuất dự toán dựa trên điều kiện thực tế, sau đó được điều chỉnh và phê duyệt bởi cấp trên. Mô hình này tăng tính chính xác và khả thi nhưng tốn thời gian và chi phí.

Các khái niệm chính bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tài chính và dự toán vốn bằng tiền. Ngoài ra, luận văn cũng vận dụng quy trình lập dự toán gồm ba giai đoạn: chuẩn bị, soạn thảo và theo dõi, nhằm đảm bảo tính khoa học và hiệu quả trong công tác lập dự toán.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng kết hợp. Nguồn dữ liệu chính bao gồm:

  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý cấp cao (Ban lãnh đạo, Giám đốc tài chính) và cấp trung (trưởng phòng) tại Công ty Cổ phần Dược Danapha nhằm hiểu rõ quy trình, mô hình và thực trạng công tác lập dự toán.

  • Dữ liệu thứ cấp: Bao gồm các báo cáo tài chính, báo cáo dự toán năm 2016, tài liệu nội bộ và các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý tài chính doanh nghiệp.

Phương pháp phân tích dữ liệu chủ yếu là phân tích nội dung, so sánh số liệu dự toán với kết quả thực tế, đánh giá ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các phòng ban tham gia lập dự toán tại công ty trong năm 2016. Timeline nghiên cứu kéo dài từ quý IV năm 2016 đến quý I năm 2017, đảm bảo thu thập và xử lý dữ liệu đầy đủ, chính xác.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Kỳ lập dự toán và mô hình áp dụng: Công ty thực hiện lập dự toán vào quý IV hàng năm, áp dụng mô hình lập dự toán từ trên xuống. Hội đồng quản trị ấn định các chỉ tiêu cơ bản như doanh thu, lợi nhuận, kế hoạch sản xuất, sau đó phân công các phòng ban xây dựng dự toán chi tiết. Tuy nhiên, mô hình này có nhược điểm là dễ gây áp đặt, thiếu sự tham gia của các bộ phận cơ sở, làm giảm tính khả thi của dự toán.

  2. Thực trạng quy trình và nội dung lập dự toán: Quy trình lập dự toán tại Danapha gồm các bước chuẩn bị, soạn thảo và theo dõi, nhưng chưa được chuẩn hóa đầy đủ. Nội dung dự toán bao gồm dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và dự toán tài chính. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí và đánh giá trách nhiệm các phòng ban còn chung chung, chưa cụ thể theo từng chỉ tiêu.

  3. Hiệu quả và hạn chế trong công tác lập dự toán: Qua so sánh số liệu dự toán năm 2016 với kết quả thực tế, có khoảng 12% chênh lệch giữa dự toán doanh thu và thực tế, chủ yếu do biến động thị trường và chính sách giá. Chi phí nguyên vật liệu dự toán thấp hơn thực tế khoảng 8%, phản ánh việc dự báo chưa chính xác. Việc đánh giá và giám sát thực hiện dự toán chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến khó khăn trong việc điều chỉnh kịp thời.

  4. Sự phối hợp giữa các phòng ban: Phòng tài chính giữ vai trò chủ đạo trong lập dự toán, phối hợp với phòng kế toán và các phòng ban khác. Tuy nhiên, sự phối hợp chưa chặt chẽ, thông tin chưa được cập nhật kịp thời, ảnh hưởng đến chất lượng dự toán và khả năng phản ứng nhanh với biến động thực tế.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ việc áp dụng mô hình lập dự toán từ trên xuống một cách cứng nhắc, thiếu sự tham gia đóng góp ý kiến từ các bộ phận cơ sở, dẫn đến dự toán thiếu tính thực tế và khó khả thi. So với các nghiên cứu trong ngành dược phẩm và các doanh nghiệp sản xuất khác, việc kết hợp mô hình phản hồi hoặc mô hình từ dưới lên thường mang lại hiệu quả cao hơn nhờ phát huy được trí tuệ tập thể và điều chỉnh linh hoạt theo điều kiện thực tế.

Việc chênh lệch giữa dự toán và thực tế cũng phản ánh sự biến động của thị trường dược phẩm, đặc biệt là ảnh hưởng của chính sách giá và nhu cầu tiêu thụ. Điều này cho thấy công tác dự báo và thu thập thông tin thị trường cần được cải thiện để nâng cao độ chính xác của dự toán tiêu thụ và sản xuất.

Ngoài ra, việc chưa chuẩn hóa quy trình lập dự toán và thiếu các biểu mẫu báo cáo dự toán cụ thể làm giảm hiệu quả quản lý và giám sát. Việc này có thể được khắc phục bằng cách xây dựng hệ thống báo cáo dự toán chi tiết, rõ ràng, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ so sánh dự toán và thực tế về doanh thu, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và lợi nhuận, cũng như bảng phân tích các chỉ tiêu dự toán theo từng phòng ban để minh họa rõ ràng hơn về hiệu quả và hạn chế trong công tác lập dự toán.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện mô hình lập dự toán theo hướng phản hồi

    • Động từ hành động: Triển khai
    • Target metric: Tăng tính khả thi và chính xác của dự toán lên ít nhất 15%
    • Timeline: Áp dụng từ quý IV năm 2024
    • Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo phối hợp phòng tài chính và các phòng ban liên quan
      Giải pháp này giúp huy động trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý, tăng sự tham gia của bộ phận cơ sở, từ đó nâng cao tính thực tế và khả thi của dự toán.

  2. Chuẩn hóa quy trình và biểu mẫu lập dự toán

    • Động từ hành động: Xây dựng và ban hành
    • Target metric: 100% các phòng ban sử dụng biểu mẫu chuẩn trong lập dự toán
    • Timeline: Hoàn thành trong 6 tháng đầu năm 2024
    • Chủ thể thực hiện: Phòng tài chính phối hợp phòng kế toán
      Việc chuẩn hóa giúp đảm bảo tính nhất quán, dễ dàng theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện dự toán.

  3. Tăng cường công tác đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ lập dự toán

    • Động từ hành động: Tổ chức đào tạo
    • Target metric: 90% cán bộ liên quan được đào tạo về kỹ năng lập và phân tích dự toán
    • Timeline: Triển khai hàng năm, bắt đầu từ quý I năm 2024
    • Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp phòng tài chính
      Đào tạo giúp nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng phân tích và dự báo, góp phần nâng cao chất lượng dự toán.

  4. Xây dựng hệ thống giám sát và đánh giá thực hiện dự toán định kỳ

    • Động từ hành động: Thiết lập và vận hành
    • Target metric: Giảm chênh lệch giữa dự toán và thực tế xuống dưới 5%
    • Timeline: Áp dụng từ quý II năm 2024
    • Chủ thể thực hiện: Phòng tài chính phối hợp Ban giám đốc
      Hệ thống này giúp phát hiện sớm các sai lệch, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất dược phẩm

    • Lợi ích: Hiểu rõ vai trò và quy trình lập dự toán, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và sản xuất.
    • Use case: Áp dụng các giải pháp hoàn thiện dự toán để tối ưu hóa kế hoạch kinh doanh.

  2. Phòng tài chính và kế toán quản trị

    • Lợi ích: Nắm bắt các mô hình lập dự toán, kỹ thuật phân tích và giám sát dự toán hiệu quả.
    • Use case: Cải tiến quy trình lập dự toán, xây dựng biểu mẫu chuẩn và hệ thống báo cáo chi tiết.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, quản trị kinh doanh

    • Lợi ích: Tham khảo cơ sở lý luận và thực tiễn về lập dự toán trong doanh nghiệp sản xuất dược phẩm.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu hoặc luận văn liên quan đến kế toán quản trị và quản lý tài chính.

  4. Các doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và lớn

    • Lợi ích: Áp dụng mô hình và quy trình lập dự toán phù hợp với đặc thù ngành nghề và quy mô doanh nghiệp.
    • Use case: Tăng cường hiệu quả quản lý chi phí, dự báo tài chính và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công tác lập dự toán có vai trò gì trong doanh nghiệp sản xuất dược phẩm?
    Lập dự toán giúp doanh nghiệp dự báo tài chính, kiểm soát chi phí và hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

  2. Mô hình lập dự toán nào phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn?
    Mô hình lập dự toán phản hồi được đánh giá phù hợp vì kết hợp được sự tham gia của các cấp quản lý, tăng tính chính xác và khả thi của dự toán, mặc dù tốn thời gian hơn mô hình từ trên xuống.

  3. Làm thế nào để giảm chênh lệch giữa dự toán và thực tế?
    Doanh nghiệp cần tăng cường thu thập và phân tích thông tin thị trường, chuẩn hóa quy trình lập dự toán, đào tạo cán bộ và thiết lập hệ thống giám sát, đánh giá định kỳ để điều chỉnh kịp thời.

  4. Quy trình lập dự toán gồm những bước nào?
    Quy trình gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị (xác định mục tiêu, thu thập thông tin), soạn thảo (lập dự toán chi tiết), và theo dõi (giám sát, phân tích chênh lệch và điều chỉnh).

  5. Làm sao để nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban trong công tác lập dự toán?
    Cần xây dựng cơ chế phối hợp rõ ràng, tổ chức các cuộc họp định kỳ, sử dụng phần mềm quản lý dự toán và tăng cường đào tạo kỹ năng giao tiếp, phối hợp cho cán bộ các phòng ban.

Kết luận

  • Công tác lập dự toán tại Công ty Cổ phần Dược Danapha hiện nay được thực hiện theo mô hình từ trên xuống, với kỳ lập dự toán vào quý IV hàng năm, nhưng còn nhiều hạn chế về tính khả thi và sự phối hợp giữa các phòng ban.
  • Quy trình lập dự toán chưa được chuẩn hóa đầy đủ, biểu mẫu báo cáo chưa chi tiết, dẫn đến khó khăn trong giám sát và điều chỉnh dự toán.
  • Chênh lệch giữa dự toán và thực tế năm 2016 dao động khoảng 8-12% ở các chỉ tiêu chính như doanh thu và chi phí nguyên vật liệu, phản ánh sự cần thiết cải tiến công tác dự báo và lập dự toán.
  • Luận văn đề xuất các giải pháp hoàn thiện mô hình lập dự toán theo hướng phản hồi, chuẩn hóa quy trình và biểu mẫu, tăng cường đào tạo cán bộ và xây dựng hệ thống giám sát hiệu quả.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai thí điểm các giải pháp đề xuất trong năm 2024, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp để nâng cao chất lượng công tác lập dự toán tại công ty.

Call-to-action: Ban lãnh đạo và phòng tài chính Công ty Cổ phần Dược Danapha nên ưu tiên triển khai các giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và phát triển bền vững trong tương lai.