CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO. Các khái niệm cơ bản về Quản trị hàng tồn kho. Khái niệm Hàng tồn kho. Chính sách tồn kho rất quan trọng làm cho các nhà quản trị sản xuất, quản trị marketing và quản trị tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất.
Hầu hết, các loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại không kể quy mô lớn hay nhỏ đều có hàng tồn kho. Các nhà nghiên cứu đã đưa nhiều khái niệm về hàng tồn kho khác nhau. Theo tác giả Hồ Tiến Dũng (Quản trị sản xuất và điều hành, 2009) cho rằng :“ Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ”.
Theo tác giả Trần Đức Lộc, Trần Văn Phùng (Quản trị sản xuất và tác nghiệp, 2008) định nghĩa :“ Hàng dự trữ bao gồm các loại nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm. Giá trị hàng dự trữ thường chiếm từ 40-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp”. Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp, nhưng có thể tốm lược lại như sau:“ Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công. Thành phẩm tồn kho và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi phí dịch vụ dở dang”.
Khái niệm Quản trị hàng tồn kho. Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lí để thiết lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lưc nhằm phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lí trong sản xuất đến phân phối. SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài chính – Ngân hàng 1.
Vai trò, ý nghĩa của công tác Quản trị hàng tồn kho. Vai trò: Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cảu doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch. Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lí có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời. Đảm bảo có đủ hàng hoá, thành phẩm để cung ứng ra thị trường. Ý nghĩa: Công tác Quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất chất lượng.
Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới tồn tại được. Vì vậy, đảm bảo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền hoạt động sản xuất xã hội. Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hoá thì mới tồn tại được, chính vì vậy cần phải đảm bảo có đủ hàng hoá để cung ứng cho thị trường và xã hội.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho (tồn kho dự trữ). Đối với các mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu thường phụ thuộc vào: SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài chính – Ngân hàng Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp thường bao gồm 3 loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ). Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường.
Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp. Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp. Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu cung ứng. Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân tố ảnh hưởng bao gồm: Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm.
Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm. Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đối với mức tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm thường chịu ảnh hưởng của các nhân tố: Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Các loại hàng tồn kho. Hàng lưu kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt, tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại, sắp xếp hàng tồn kho theo tiêu thức nhất định.
Phân loại mục đích theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho: SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài chính – Ngân hàng + Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: toàn bộ là hàng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. + Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ảnh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa thành phẩm. Phân loại theo nguồn hình thành: + Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. + Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng 1 Công ty, Tổng Công ty… + Hàng tồn kho tự gia công: là tồn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành.
+ Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác. Phân loại tồn kho theo nhu cầu sử dụng, bao gồm: Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh và hàng chưa cần sử dụng. Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ, bao gồm: hàng tồn trữ an toàn và hàng tồn trữ thực tế. Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất, bao gồm: Hàng chất lượng tốt, hàng kém phẩm chất và hàng mất phẩm chất.
Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản, có: Hàng trong doanh nghiệp và hàng ngoài doanh nghiệp. Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho được phân thành: + Hàng hóa để mua bán + Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán + Sản phẩm dở dang và chi phí dich vụ chưa hoàn thành + Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ 1. Các chi phí liên quan đến tồn kho. SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài chính – Ngân hàng 1.
Chi phí đặt hàng (Ordering costs). Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng. Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ một nguồn cung cấp từ bên ngoài thì chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí để lập được một đơn hàng như chi phí thương lượng (gọi điện thoại xa, và các thư giao dịch tiếp theo sau đó), chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán.
Yếu tố giá cả thay đổi và phát sinh chi phí trong những công đoạn phức tạp như vậy đã ảnh hưởng đến chi phí cho mỗi lần đặt hàng của doanh nghiệp. Khi đơn đặt hàng được cung cấp từ trong nội bộ thì chi phí đặt hàng chỉ bao gồm cơ bản là chi phí sản xuất, những chi phí phát sinh khi khấu hao máy móc và duy trì hoạt động sản xuất. Trên thực tế chi phí cho mỗi lần đặt hàng thường bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi, bởi vì một phần tỷ lệ chi phí đặt hàng như chi phí giao nhận và chi phí kiểm tra hàng thường biến động theo số lượng hàng đặt mua. Chính vì vậy trong nhiều mô hình quản lý hàng tồn kho đơn giản như mô hình hàng tồn kho EOQ người ta sẽ giả định chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định và độc lập với số đơn vị hàng được mua.
Chi phi tồn trữ (Carrying costs). Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Chi phí tồn trữ được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ. Các chi phí thành phần của chi phí tồn trữ bao gồm: chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho.