Tổng quan luận án

Công trình khoa học “Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam” được nghiên cứu sinh Nguyễn Kim Dung thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS. Triệu Văn Cường và PGS. Nguyễn Văn Hậu, bảo vệ tại Học viện Hành chính Quốc gia năm 2019. Luận án thuộc chuyên ngành Quản lý công, mã số đào tạo 9 34 04 03.

Về tính cấp thiết và khoảng trống nghiên cứu, tác giả chỉ rõ tài liệu lưu trữ là vật mang tin phản ánh trung thực tiến trình lịch sử, mang giá trị đối với các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và quản lý nhà nước. Dù Nhà nước đã ban hành khung chính sách hướng dẫn việc sử dụng tài liệu lưu trữ, hệ thống chính sách hiện hành bộc lộ nhiều điểm nghẽn:

  • Quy định về tiếp cận thông tin (tiếp cận rộng rãi và hạn chế) chưa đồng bộ và rõ ràng, cản trở độc giả tiếp cận nguồn tài liệu có giá trị cao.
  • Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu còn thụ động, chưa chủ động nắm bắt nhu cầu xã hội để tuyên truyền và đưa tài liệu đến với công chúng.
  • Chế tài xử lý vi phạm trong bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ chưa được cụ thể hóa.
  • Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và tinh thần Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, hoạt động sử dụng tài liệu qua mạng diện rộng đối mặt với các thách thức về bản quyền, sao chép trái phép và giả mạo dữ liệu. Cho đến thời điểm đề tài triển khai, chưa có công trình nào nghiên cứu toàn diện từ cơ sở lý luận quản lý công đến thực trạng và giải pháp hoàn thiện nội dung chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ tại Việt Nam.

Mục tiêu nghiên cứu của luận án là hệ thống hóa cơ sở lý luận về chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ; phân tích, đánh giá thực trạng chính sách gắn với thực tiễn thực hiện; chỉ ra những hạn chế, bất cập và đề xuất các giải pháp hoàn thiện nội dung chính sách nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định theo 4 nội dung cụ thể:

  1. Luận giải tổng quan về tình hình nghiên cứu trong nước và ngoài nước về những vấn đề liên quan đến đề tài luận án.
  2. Nghiên cứu cơ sở khoa học về chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ.
  3. Phân tích, đánh giá thực trạng về chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam.
  4. Đề xuất các nội dung hoàn thiện chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo.

Hệ thống câu hỏi nghiên cứu gồm 3 câu hỏi:

  • Câu hỏi 1: Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm những nội dung gì?
  • Câu hỏi 2: Những vấn đề gì bất cập trong nội dung chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay?
  • Câu hỏi 3: Bất cập trong chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay cần hoàn thiện những nội dung gì?

Giả thuyết khoa học của luận án xác định: Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các quy định của Nhà nước về tiếp cận thông tin, tổ chức sử dụng và bảo vệ tài liệu lưu trữ để giải quyết bất cập, phát huy giá trị tài liệu. Những quy định hiện hành còn thiếu cụ thể, thiếu đồng bộ và tồn tại khoảng trống, làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động lưu trữ; việc hoàn thiện các quy định này một cách khoa học sẽ nâng cao hiệu quả sử dụng và đáp ứng nhu cầu của xã hội.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các chính sách về sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Khảo sát tại các Lưu trữ lịch sử, gồm 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia (I, II, III, IV) ở cấp Trung ương và 30 trên tổng số 63 Chi cục Văn thư Lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đại diện cho ba miền Bắc, Trung, Nam.
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu từ năm 1986 đến năm 2019.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào 3 nhóm chính sách bộ phận (chính sách tiếp cận thông tin, chính sách tổ chức sử dụng, chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ); tập trung phân tích nội dung chính sách và đánh giá kết quả thực hiện qua nội dung văn bản đã ban hành, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện nội dung chính sách.

Tổng quan tài liệu và vị trí của luận án

Tổng quan tài liệu của luận án được cấu trúc theo ba nhóm nội dung nghiên cứu lớn:

Thứ nhất, các nghiên cứu về sử dụng tài liệu lưu trữ:

  • Nghiên cứu quốc tế: Tài liệu dịch “Tổ chức SDTLLT và các hình thức hoạt động thông tin của các viện Lưu trữ Nhà nước” (Cục Lưu trữ dịch năm 1976) giới thiệu cách thức tra cứu tại Bulgaria; công trình “Thực tiễn lưu trữ Pháp” (Jean Favier, 1993, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước dịch năm 1995, tập 2, chương 7) khảo sát các hình thức sử dụng và tin học hóa quản lý lưu trữ tại Pháp; Dự án nghiên cứu quốc tế InterPARES (giai đoạn 1: 1998–2012 với hơn 20 quốc gia; giai đoạn 2: 2013–2018 với hơn 70 cơ quan nghiên cứu và 300 chuyên gia) tập trung vào xác thực, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
  • Giáo trình và tài liệu nghiên cứu trong nước: Nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) trong “Lý luận và thực tiễn CTLT”; Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (2010) với “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam”; Vương Đình Quyền (2002) với công trình nghiên cứu văn bản thời phong kiến.
  • Đề tài khoa học và luận án: Đề tài cấp Bộ của Phan Đình Nham (1991) về Châu bản triều Nguyễn; đề tài của Nguyễn Cảnh Đương (2002) về đổi mới khai thác sử dụng tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; luận án tiến sĩ của Nghiêm Kỳ Hồng (2004) về sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác lưu trữ từ 1945 đến 2000; Chu Thị Hậu (2000) về công cụ tra tìm tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng; Nguyễn Thị Lan Anh (2018) về sử dụng tài liệu trong cơ quan hành chính nhà nước; các luận văn của Hà Văn Huề (2002), Triệu Văn Cường (2004), Nguyễn Thị Lan Hương (2013). Các bài viết chuyên ngành của Dương Văn Khảm (2016, 2017), Vũ Thị Phụng (1990, 1992), Nguyễn Tất Thắng (2016), Trịnh Minh Hùng (2016), Nguyễn Văn Hàm (2014) và Tọa đàm khoa học năm 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Thứ hai, các nghiên cứu về chính sách và chính sách công:

  • Tài liệu học thuật quốc tế: Michael Hill (1977) với “The Policy Process in the Modern State”; Harold D. Lasswell (1950) với “The Policy Orientation”; sách dịch của Lê Vinh Danh (2001) về chính sách công Hoa Kỳ giai đoạn 1935–2001; chuyên khảo của Nguyễn Hữu Hải (chủ biên) về lý thuyết hành chính công Hoa Kỳ (phân tích mô hình của C. Lindblom, Y. Dror, T. Lowi, J. Kingdon, D. Stone).
  • Nghiên cứu tại Việt Nam: Các công trình của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (1999), Lê Chi Mai (2001), Lê Đăng Doanh và Nguyễn Minh Tú (2001), Đoàn Thị Thu Hà và Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006), Vũ Cao Đàm (2011), Nguyễn Hữu Hải và Lê Văn Hoà (2013), Học viện Hành chính Quốc gia (2006, 2014), Lê Như Thanh và Lê Văn Hoà (2016); đề tài cấp Bộ của Đặng Khắc Ánh (2016); luận án tiến sĩ của Nguyễn Lâm Thành (2014), Trần Văn Trung, Đặng Thị Minh, Lê Văn Hoà; các bài báo của Nguyễn Tấn Phát (2006), Đặng Ngọc Dinh (2015), Trần Quyết Thắng và Trần Thu Hà (2017).

Thứ ba, các nghiên cứu về ba nhóm chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể:

  • Chính sách tiếp cận thông tin: Tác phẩm của Theodore Roosevelt Schellenberg (1956) “Modern Archives: Principles and Techniques”; cẩm nang “Basic Laws” của Cơ quan Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ (sửa đổi năm 2016); ấn phẩm của Nguyễn Minh Phương và Triệu Văn Cường (2016); Nguyên tắc tiếp cận tài liệu lưu trữ của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA, 2012); các bài tham luận, bài báo của Tiết Hồng Nga và Vũ Thị Minh Hương (2004), Đỗ Văn Học và Lê Thị Vị (2017), Trần Phương Hoa (2017), Việt Trí (1981), Đỗ Thị Huyền, Trần Thị Loan (2017).
  • Chính sách tổ chức sử dụng: Đề tài cấp Bộ của Trần Thị Bích Ngọc (2018) về số hóa tại Bộ Giao thông Vận tải; luận án tiến sĩ của Trần Phương Hoa (2018) về marketing lưu trữ; các báo cáo tại hội thảo của Hà Văn Huề (2007), Nguyễn Phương Mai, Nguyễn Thu Hoài, Đinh Hữu Phượng, Nguyễn Văn Hàm (2009), Detlef Briesen (2009), Nguyễn Thị Kim Thu (2017); bài viết của Vũ Thị Thúy Hiền và Nguyễn Thị Hương (2014), Đỗ Thu Hiền (2015, 2016), Nguyễn Anh Thư (2013), Nguyễn Mạnh Cường (2013).
  • Chính sách bảo vệ tài liệu: Công trình của Jean Favier (1993) và luận án tiến sĩ của Trần Thanh Tùng (2018) về quản trị rủi ro trong lưu trữ ở Việt Nam.

Khoảng trống luận án lựa chọn giải quyết: Các tài liệu đã công bố chủ yếu tiếp cận hoạt động lưu trữ dưới góc độ kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn hoặc phân tích quy định pháp luật mang tính liệt kê khái quát, chưa có công trình nào tiếp cận một cách toàn diện và có hệ thống dưới góc độ Quản lý công đối với chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ; chưa phân định rõ ràng nội hàm của ba nhóm chính sách thành phần (tiếp cận, tổ chức sử dụng, bảo vệ) gắn với chu trình chính sách và bối cảnh ứng dụng công nghệ số.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về cơ sở lý thuyết, luận án vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm, chủ trương của Đảng Cộng sản Việt Nam về công tác lưu trữ. Đồng thời, tác giả kết hợp hệ thống lý thuyết về chính sách công, lý thuyết quản lý hành chính công theo mô hình cải cách và phát triển, cùng lý thuyết về khả năng cung ứng dịch vụ công của Nhà nước. Về mặt học thuật chuyên ngành, luận án phân tích và kế thừa các khái niệm:

  • Khái niệm tài liệu lưu trữ: Được so sánh đối chiếu qua Luật Liên bang Nga (2004, Điều 3), Luật Lưu trữ Pháp (1979 sửa đổi 2008, Điều L211-1), Luật Lưu trữ Trung Quốc (1987 sửa đổi 1996) và Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011. Tác giả chỉ ra các đặc điểm cốt lõi: chứa đựng thông tin quá khứ có độ tin cậy cao, là bản chính/bản gốc hoặc bản sao hợp pháp thay thế, có tính đơn bản, chứa bí mật nhà nước/cơ quan/cá nhân và chịu sự quản lý thống nhất của Nhà nước.
  • Khái niệm sử dụng tài liệu lưu trữ: Phân biệt giữa “khai thác” và “sử dụng” dựa trên quan điểm của PGS. Dương Văn Khảm, quy định của Cục Lưu trữ Liên bang Nga (2002), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam và Chương IV Luật Lưu trữ năm 2011. Tác giả khẳng định sử dụng tài liệu lưu trữ có nội hàm rộng hơn, mang tính định hướng quản lý nhà nước, bao hàm cả trách nhiệm của cơ quan lưu trữ và quyền, nghĩa vụ của chủ thể sử dụng tài liệu.

Về phương pháp nghiên cứu thực tế, luận án áp dụng hướng tiếp cận kết hợp định tính và định lượng mô tả, bao gồm các phương pháp cụ thể:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp: Phân tích, tổng hợp hệ thống văn bản chỉ đạo của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các sách chuyên khảo, bài báo, đề tài khoa học và luận án có liên quan.
  • Phương pháp điều tra, khảo sát chọn mẫu: Tác giả lập phiếu điều tra và tiến hành khảo sát viên chức làm công tác lưu trữ tại 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia (I, II, III, IV) và Chi cục Văn thư Lưu trữ tại 30 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đại diện ba miền. Tổng số phiếu phát ra là 34 phiếu, thu về 34 phiếu hợp lệ (đạt tỷ lệ 100%). Thời gian triển khai điều tra thực tế từ năm 2012 đến năm 2018.
  • Phương pháp chuyên gia: Lấy ý kiến các chuyên gia quản lý và chuyên môn thông qua phiếu phỏng vấn mẫu (phát ra 15 phiếu, thu về 15 phiếu) kết hợp gặp gỡ trực tiếp, trao đổi qua thư điện tử và điện thoại.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Ứng dụng thống kê toán học và phần mềm tin học để tổng hợp dữ liệu khảo sát, thiết lập các bảng số liệu và biểu đồ so sánh.
  • Phương pháp phân tích thực trạng, phương pháp lịch sử và logic nhằm đối chiếu diễn biến chính sách qua các thời kỳ từ năm 1986 đến năm 2019.

Nguồn dữ liệu thực tế được tác giả tổng hợp từ báo cáo chính thức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, số liệu thống kê tại 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia và 30 Chi cục Văn thư Lưu trữ cấp tỉnh, kết hợp tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ và các cơ quan hữu quan.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN

Chương 1 tập trung phân loại và phân tích hệ thống các tài liệu nghiên cứu trong và ngoài nước thành ba nhóm chuyên đề:

  • Nhóm các công trình về sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung và sử dụng trong bối cảnh xã hội thông tin, Cách mạng công nghiệp 4.0: Khẳng định sử dụng là khâu cuối cùng và là thước đo giá trị của toàn bộ quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Các tài liệu ghi nhận sự chuyển dịch từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử thông qua các dự án quốc tế như InterPARES hay các tọa đàm chuyên môn tại Việt Nam năm 2018.
  • Nhóm công trình về chính sách và chính sách công: Làm rõ sự khác biệt giữa chính sách nói chung và chính sách công (do Nhà nước ban hành nhằm điều tiết quan hệ xã hội). Phân tích chu trình chính sách, các yếu tố tác động và vai trò của người dân trong chu trình chính sách.
  • Nhóm công trình về ba phân hệ chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ: Phân tích các nghiên cứu về chính sách tiếp cận thông tin, chính sách tổ chức sử dụng và chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ.

Chương này rút ra kết luận: Mặc dù các công trình trước đó đã làm rõ nhiều khía cạnh kỹ thuật nghiệp vụ và phân tích quy định pháp lý riêng lẻ, nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu tổng thể chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ dưới góc độ Quản lý công, từ đó xác lập tính cần thiết của đề tài luận án.

Chương 2. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Nội dung chương 2 làm sáng tỏ các luận điểm lý thuyết nền tảng:

  • Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ: Phân tích giá trị của tài liệu lưu trữ trên 7 lĩnh vực cụ thể gồm: chính trị (chứng minh chủ quyền, phục vụ an ninh quốc phòng); kinh tế (lập quy hoạch vùng kinh tế như Tứ giác Long Xuyên, U Minh Thượng, khai thác khoáng sản từ thời Pháp thuộc, nguồn thu phí khai thác); văn hóa (nghiên cứu bản sắc, phục vụ dàn dựng phim ảnh); giáo dục - xã hội (giáo dục lịch sử, giải quyết chế độ cho người có công, thương binh, liệt sĩ, hồ sơ cán bộ đi B); y tế (hồ sơ bệnh án phục vụ dịch tễ, giám định pháp y); khoa học công nghệ (tính kế thừa trong nghiên cứu); quản lý nhà nước (căn cứ ban hành quyết định hành chính, thanh tra, kiểm tra, bảo vệ quyền công dân qua giấy tờ hộ tịch).
  • Phân loại 5 loại hình tài liệu lưu trữ: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân/gia đình/dòng họ và tài liệu điện tử.
  • Bản chất của chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ: Xác định khái niệm, các đặc điểm quản lý, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung chính sách (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ) và các tiêu chí đánh giá chính sách (tính hợp hiến, hợp pháp, tính khả thi, hiệu quả thực tế và mức độ đáp ứng nhu cầu xã hội).
  • Kinh nghiệm quốc tế: Trình bày bài học từ Hoa Kỳ (quy định giải mật, đối xử công bằng với mọi công dân tại NARA), Pháp (chế tài xử lý vi phạm, quản lý quyền sở hữu văn học nghệ thuật trong tài liệu tư), Liên bang Đức và các nước Đông Nam Á (Singapore, Malaysia), từ đó rút ra bài học cho Việt Nam về thể chế hóa quyền tiếp cận, hiện đại hóa công cụ tra cứu và tăng cường chế tài bảo vệ tài liệu.

Chương 3. THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

Chương 3 là phần nghiên cứu thực nghiệm trọng tâm, phân tích hệ thống cơ sở lưu trữ lịch sử, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật và đánh giá kết quả thực hiện ba nhóm chính sách:

  • Về cơ sở lưu trữ và khối lượng tài liệu: Hệ thống gồm Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương (Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III, IV) và Lưu trữ lịch sử tại 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Số liệu tài liệu đang bảo quản tại các trung tâm này thể hiện khối lượng thông tin lịch sử rất lớn bằng nhiều ngôn ngữ (Hán - Nôm, Pháp, Việt).
  • Phân tích nội dung 3 nhóm chính sách qua văn bản:
    1. Chính sách tiếp cận thông tin: Quy định về diện tài liệu được tiếp cận rộng rãi và hạn chế; thẩm quyền cho phép khai thác; thủ tục hành chính phục vụ độc giả; tình hình giải mật tài liệu tại các kho lưu trữ lịch sử.
    2. Chính sách tổ chức sử dụng: Các hình thức phục vụ tại phòng đọc, cấp bản sao, chứng thực lưu trữ, triển lãm, công bố tài liệu và ứng dụng công nghệ số hóa.
    3. Chính sách bảo vệ tài liệu: Các quy chuẩn an toàn kho tàng, quy định đối với độc giả tại phòng đọc, lập bản sao bảo hiểm (microfilm) và chế tài xử lý vi phạm.

Bảng tổng hợp các chỉ số thực trạng chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ được trích xuất từ dữ liệu của luận án:

Tiêu chí / Nhóm nội dung Dữ liệu thực tế ghi nhận trong luận án Nguồn trích xuất từ văn bản
Mẫu điều tra viên chức lưu trữ 34 phiếu (4 TTLTQG cấp TW, 30 Chi cục VTLT cấp tỉnh) Phần Mở đầu, Mục 4.2
Mẫu khảo sát chuyên gia 15 chuyên gia quản lý và nghiệp vụ Phần Mở đầu, Mục 4.2
Thời gian khảo sát thực địa Giai đoạn 2012 – 2018 Phần Mở đầu, Mục 4.2
Phạm vi thời gian nghiên cứu Giai đoạn 1986 – 2019 Phần Mở đầu, Mục 3.2
Số liệu sử dụng tài liệu cấp Trung ương Thống kê giai đoạn 2012 – 2017 (Bảng 3.7) Danh mục bảng (trang vi)
Số liệu sử dụng tài liệu cấp Tỉnh Thống kê giai đoạn 2012 – 2016 (Bảng 3.8) Danh mục bảng (trang vi)
Số lượng độc giả quốc tế Khảo sát tại các TTLTQG giai đoạn 2011 – 2016 (Biểu đồ 3.1) Danh mục biểu đồ (trang vii)
Số hóa và giải mật tài liệu Tổng hợp tình hình giải mật (Bảng 3.6), Số hóa tại TTLTQG (Bảng 3.9) Danh mục bảng (trang vi)
  • Đánh giá chung về kết quả thực hiện: Luận án chỉ rõ chính sách đã tạo lập hành lang pháp lý ban đầu giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận tài liệu, phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị và nghiên cứu. Tuy nhiên, tồn tại các hạn chế: hệ thống văn bản còn tản mạn, thiếu quy chuẩn rõ ràng về thời hạn và quy trình giải mật; thủ tục phục vụ tại phòng đọc còn nặng tính hành chính; mức thu phí khai thác chưa phù hợp; việc triển lãm, công bố trực tuyến còn hạn chế; chế tài bảo vệ tài liệu trên môi trường mạng diện rộng chưa hoàn thiện. Nguyên nhân xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ về giá trị kinh tế - xã hội của tài liệu, hạ tầng kỹ thuật thiếu đồng bộ và nhân lực lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu công nghệ số.

Chương 4. HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

Chương 4 xác định bối cảnh hội nhập quốc tế, cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và các định hướng của Đảng (đặc biệt là Nghị quyết số 36-NQ/TW), từ đó đề xuất 4 nhóm giải pháp:

  • Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tiếp cận thông tin: Sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ năm 2011; cụ thể hóa danh mục tài liệu hạn chế tiếp cận; ban hành quy trình giải mật rõ ràng, minh bạch; đơn giản hóa thủ tục hành chính tại phòng đọc; đảm bảo quyền tiếp cận thông tin bình đẳng của công dân theo quy định của Hiến pháp và Luật Tiếp cận thông tin.
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách tổ chức sử dụng tài liệu: Đổi mới các hình thức sử dụng truyền thống kết hợp hình thức hiện đại; đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và địa phương; thiết lập hệ thống phòng đọc trực tuyến, khai thác qua mạng diện rộng; ứng dụng kỹ thuật marketing lưu trữ để chủ động giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu phục vụ công chúng; hoàn thiện cơ chế thu phí và cung cấp dịch vụ công lưu trữ theo hợp đồng.
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ: Bổ sung chế tài xử lý nghiêm các hành vi vi phạm, làm hư hại, chiếm đoạt, mua bán trái phép tài liệu lưu trữ; ban hành quy định bảo đảm an toàn dữ liệu số, quyền tác giả và sở hữu trí tuệ đối với tài liệu công bố trên mạng internet; thực hiện nghiêm ngặt quy trình lập bản sao bảo hiểm (microfilm và dữ liệu số) đối với tài liệu quý hiếm.
  • Các giải pháp hỗ trợ khác: Hiện đại hóa cơ sở hạ tầng kho lưu trữ chuyên dụng; đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ và kỹ năng vận hành hệ thống lưu trữ điện tử.

Kết quả và những đóng góp mới

Về mặt lý luận, luận án làm sáng tỏ khái niệm và bản chất của chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ dưới góc độ Quản lý công. Tác giả phân định rành mạch giữa hai thuật ngữ “sử dụng tài liệu lưu trữ” và “khai thác tài liệu lưu trữ”; xác lập hệ thống các yếu tố ảnh hưởng và xây dựng khung tiêu chí đánh giá chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ; làm sâu sắc thêm 7 nhóm giá trị thực tiễn của tài liệu lưu trữ.

Về mặt thực tiễn, luận án cung cấp bức tranh tổng thể và dữ liệu thực chứng về hệ thống cơ sở lưu trữ lịch sử tại Việt Nam giai đoạn 1986–2019:

  • Rà soát toàn diện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về sử dụng tài liệu lưu trữ từ thời kỳ Đổi mới đến thời điểm bảo vệ luận án.
  • Thu thập và xử lý dữ liệu khảo sát từ 34 cơ quan lưu trữ lịch sử (4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia và 30 Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh, thành phố) và 15 chuyên gia đầu ngành.
  • Đánh giá cụ thể kết quả số hóa, giải mật, số lượt độc giả trong nước và quốc tế tại các lưu trữ lịch sử cấp Trung ương (2012–2017) và cấp tỉnh (2012–2016).

Các kiến nghị, giải pháp đề xuất: Luận án đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ hoàn thiện nội dung 3 nhóm chính sách bộ phận (tiếp cận, tổ chức sử dụng, bảo vệ), trực tiếp phục vụ việc sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ năm 2011 và hoạch định chính sách chuyển đổi số ngành lưu trữ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu: Do điều kiện khách quan và nguồn lực thực tế, luận án thực hiện khảo sát chọn mẫu tại 30 trên tổng số 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, chưa thể bao quát toàn bộ 100% các địa phương trên toàn quốc. Bên cạnh đó, luận án chủ yếu tập trung vào khía cạnh hoàn thiện nội dung chính sách qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, chưa đi sâu phân tích toàn diện chu trình thực thi chi tiết ở cấp lưu trữ cơ quan, ban ngành.

Hướng nghiên cứu tiếp theo: Tác giả gợi mở việc tiếp tục nghiên cứu cơ chế pháp lý chuyên sâu điều chỉnh hoạt động quản lý, chia sẻ và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ các thông điệp dữ liệu số; các chính sách bảo mật, chống giả mạo thông tin và phân định bản quyền tài liệu lưu trữ trên không gian mạng; đồng thời mở rộng nghiên cứu thực thi chính sách tại khối các cơ quan hành chính nhà nước và lưu trữ tư nhân.

Giá trị tham khảo

Luận án mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Đối với cơ quan quản lý nhà nước và người làm chính sách: Là tài liệu tham khảo cho Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Ủy ban nhân dân các cấp trong việc sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011, xây dựng chiến lược phát triển ngành lưu trữ và ban hành các quy chế giải mật, quy định sử dụng tài liệu trực tuyến.
  • Đối với giảng viên và nghiên cứu sinh: Cung cấp nguồn tài liệu học thuật và khung lý luận cho các chuyên ngành Quản lý công, Hành chính công, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; đóng góp phương pháp luận nghiên cứu chính sách công trong lĩnh vực chuyên ngành hẹp.
  • Đối với viên chức quản lý tại các cơ sở lưu trữ lịch sử: Cung cấp bài học kinh nghiệm quốc tế và giải pháp quản trị thực tiễn để nâng cao chất lượng phục vụ phòng đọc, thực hiện quy trình giải mật, phát triển hoạt động marketing và bảo vệ tài liệu trong môi trường số.

Câu hỏi thường gặp

  1. Luận án phân biệt khái niệm "khai thác tài liệu lưu trữ" và "sử dụng tài liệu lưu trữ" như thế nào?
    Theo luận án, "khai thác" mang hàm ý tìm tòi, khai phá những giá trị tiềm ẩn trong kho tài liệu để đưa ra phục vụ; trong khi "sử dụng" là hoạt động có mục đích định trước của cả cơ quan lưu trữ và độc giả nhằm đem tài liệu dùng vào mục đích cụ thể (chính trị, kinh tế, khoa học...). Thuật ngữ "sử dụng tài liệu lưu trữ" có nội hàm rộng hơn, mang tính định hướng quản lý nhà nước.

  2. Không gian và mẫu điều tra khảo sát của luận án được chọn lựa ra sao?
    Không gian khảo sát gồm 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia (I, II, III, IV) ở cấp Trung ương và 30 Chi cục Văn thư Lưu trữ cấp tỉnh đại diện cho 3 miền Bắc, Trung, Nam. Tổng cộng có 34 phiếu điều tra phát ra cho viên chức lưu trữ và 15 phiếu xin ý kiến chuyên gia, tất cả đều được thu về đầy đủ (đạt 100%).

  3. Luận án phân chia chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ thành những nhóm nội dung chính nào?
    Tác giả phân chia thành 3 nhóm nội dung chính: (1) Chính sách tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ; (2) Chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; (3) Chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ.

  4. Giai đoạn thời gian được khảo sát số liệu thực tế về tình hình sử dụng tài liệu trong luận án là giai đoạn nào?
    Số liệu sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương được khảo sát trong giai đoạn 2012–2017 (Bảng 3.7); số liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh được khảo sát trong giai đoạn 2012–2016 (Bảng 3.8); số lượng độc giả quốc tế tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được khảo sát giai đoạn 2011–2016 (Biểu đồ 3.1).

Kết luận

Luận án tiến sĩ "Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam" của tác giả Nguyễn Kim Dung là công trình học thuật chuyên khảo thuộc chuyên ngành Quản lý công, nghiên cứu toàn diện chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ dưới góc độ khoa học chính sách. Công trình đã làm sáng rõ cơ sở lý luận, hệ thống hóa các nhóm giá trị và nguyên tắc quản trị tài liệu, đồng thời phản ánh bức tranh thực trạng tại 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia và 30 địa phương trong giai đoạn từ năm 1986 đến 2019. Các giải pháp do luận án đề xuất tập trung vào việc hoàn thiện thể chế tiếp cận thông tin, đổi mới phương thức tổ chức sử dụng gắn với chuyển đổi số và siết chặt chế tài bảo vệ tài liệu, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và hội nhập quốc tế.