Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN Đây là chương trình bày tổng quan về những vấn đề đã được nghiên cứu liên quan đến đề tài luận án trong nước và nước ngoài. Trên cơ sở những đánh giá chung về tình hình nghiên cứu, tác giả xác định những nhiệm vụ chính mà luận án cần giải quyết. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Để có căn cứ khoa học cho việc hoàn thiện chính sách SDTLLT nhằm mục tiêu phát huy giá trị của TLLT, chương này trình bày khái niệm TLLT, SDTLLT; Chính sách công và chính sách SDTLLT; Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung chính sách SDTLLT; Các tiêu chí đánh giá chính sách SDTLLT; Bài học kinh nghiệm có thể áp dụng để hoàn thiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam.
THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM Chương 3 là chương trình bày căn cứ thực tiễn để hoàn thiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam. Theo đó, trong chương 3 đề cập đến các nội dung như: Hệ thống cơ sở lưu trữ tài liệu ở Việt Nam hiện nay; Phân tích chính sách SDTLLT ở Việt Nam; Đánh giá kết quả thực hiện chính sách SDTLLT ở Việt Nam bao gồm: Kết quả đạt được; những bất cập, hạn chế; xác định nguyên nhân cơ bản của những bất cập, hạn chế còn tồn tại trong chính sách SDTLLT ở Việt Nam. HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM Là chương cuối cùng cũng là chương thể hiện mục đích nghiên cứu của luận án, chương 4 trình bày bối cảnh, định hướng về SDTLLT và các nội dung hoàn thiện chính sách SDTLLT nhằm mục tiêu phát huy giá trị TLLT ở Viêt Nam hiện nay. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 1.
Các nghiên cứu trong và ngoài nước có liên quan đến luận án 1.Về sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Về sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi được sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Tổ chức SDTLLT là quá trình tổ chức khai thác thông tin TLLT phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân. SDTLLT có hiệu quả sẽ phục vụ tốt cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử; biến những giá trị tiềm năng có trong TLLT thành của cải vật chất trong xã hội, nâng cao mức sống về vật chất và tinh thần cho cộng đồng; là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội và cộng đồng; là động lực mạnh mẽ thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển; tạo nguồn động viên hữu hiệu cho người làm CTLT.
Xét cho đến cùng, SDTLLT là khâu cuối cùng trong chuỗi quy trình nghiệp vụ của CTLT; đồng thời được coi là thước đo đánh giá hiệu quả của CTLT. Các nghiên cứu về SDTLLT đã có nhiều công trình lý luận và thực tiễn liên quan đến vấn đề này. - Sách và giáo trình Cuốn “Tổ chức SDTLLT và các hình thức hoạt động thông tin của các viện Lưu trữ Nhà nước” [92] do Cục Lưu trữ dịch năm 1976 đã giới thiệu cách thức tổ chức các công cụ tra cứu khoa học để SDTLLT, đồng thời xác định vị trí, vai trò của các viện lưu trữ trong công tác thông tin TLLT của quốc gia Bungari; Cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp” (1993) của tác giả Jean Favier do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước dịch năm 1995 [25] gồm hai tập, trong đó tập hai đã dành toàn bộ chương 7 để trình bày về các hình thức SDTLLT ở Pháp. Đặc biệt cuốn sách ra đời đã gần 20 năm nhưng các nhà lưu trữ Pháp đã luôn chú trọng đến việc cải tiến các phương tiện kỹ thuật, áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến như: Quản lý tin học hóa trong khai thác SDTLLT để giúp cho công dân tiếp cận TLLT một cách dễ dàng.
Có thể nói, toàn bộ những vấn đề về thực tiễn SDTLLT tại Cộng hoà Pháp đã được cuốn sách trình bày theo một hệ thống, rất hoàn chỉnh. Các công trình nghiên cứu trong nước về lý luận và thực tiễn CTLT bao gồm: 8 Cuốn “Lý luận và thực tiễn CTLT” (1990) của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm [08]. Cuốn sách này được đánh giá là cẩm nang về những kiến thức cơ bản đối với lý luận và thực tiễn CTLT ở Việt Nam, trong đó có công tác tổ chức SDTLLT; Cuốn “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” (2010) của nhóm tác giả Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng [82]. Cuốn sách này đã nghiên cứu một cách công phu những vấn đề về thực tiễn lưu trữ ở Việt Nam, trong đó có những quy định về SDTLLT Việt Nam trải dài qua các thời kỳ lịch sử từ thời kỳ phong kiến cho đến thời kỳ hiện đại; Cuốn sách “Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời kỳ phong kiến Việt Nam” (2002) của tác giả Vương Đình Quyền [77] đã khái quát những quy định về công tác công văn, giấy tờ của nhà nước phong kiến Việt Nam, đây là những kiến thức nền tảng để nghiên cứu về hoạt động lưu trữ ở Việt Nam thời kỳ phong kiến.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ: Đề tài “Nghiên cứu xác định phương án tối ưu về tổ chức và sử dụng tài liệu Châu bản triều Nguyễn” (1991) do tác giả Phan Đình Nham làm chủ nhiệm đã khảo sát, số lượng, chất lượng, nghiên cứu về lịch sử, đặc điểm, vai trò của Châu bản triều Nguyễn, đề ra biện pháp bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả loại tài liệu này; Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác và SDTLLT ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” (2002) do tác giả Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm đưa ra những lý do phải đổi mới công tác khai thác SDTLLT. Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức SDTLLT tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia như: Thành phần và nội dung tài liệu, các thủ tục hành chính và hình thức sử dụng tài liệu, đề tài đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác tổ chức khai thác SDTLLT tại các Trung tâm này. - Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ: Luận án tiến sĩ “Đảng lãnh đạo công tác lưu trữ ở nước ta từ 1945 – 2000” (2004) của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng [48] đã nghiên cứu một cách tổng thể các chủ trương, đường lối của Đảng về CTLT từ năm 1945 đến năm 2000. Về mặt khoa học và thực tiễn, luận án đã góp phần làm sáng tỏ những quan điểm chỉ đạo của Đảng trong quá trình lãnh đạo CTLT; Dựng lại bức tranh lịch sử chân thực, khách quan về quá trình Đảng lãnh đạo CTLT, đóng góp vào việc nghiên cứu về lưu trữ học, viết lịch sử lưu trữ Việt Nam; 9 Thống kê các văn bản chỉ đạo của Đảng và pháp luật của Nhà nước về CTLT, trong đó có công tác tổ chức SDTLLT từ năm 1945 đến năm 2000.
Đặc biệt, luận án cũng đề cập đến quan điểm chỉ đạo của Đảng về công tác SDTLLT và những thành tựu về công tác này sau 15 đổi mới (1986-2000). Tổng kết quan điểm chỉ đạo của Đảng sau 15 năm đổi mới, tác giả của luận án cho rằng: “Một số lượng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng, của Nhà nước về CTLT khá lớn đã được ban hành và phát huy tác dụng chỉ đạo tích cực. TLLT được thu thập, bảo quản theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất đã làm cho phông Lưu trữ Quốc gia của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày càng phong phú. TLLT được khai thác, sử dụng với nhiều hình thức khác nhau đã mang lại hiệu quả thiết thực”.
Luận án tiến sĩ “Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” (2000) của tác giả Chu Thị Hậu [36]. Luận án đã đưa ra cơ sơ lý luận và thực tiễn trong việc xây dựng công cụ tra tìm TLLT tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng, đồng thời vận dụng các công cụ tra tìm này để tra tìm tài liệu có hiệu quả. Luận án tiến sĩ “SDTLLT trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước Việt Nam” (2018) của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh [01]. Luận án đã góp phần bổ sung lý luận về giá trị sử dụng của TLLT.
Về mặt thực tiễn, luận án đã làm rõ, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, việc sử dụng thông tin TLLT góp phần bảo đảm chất lượng của các quyết định quản lý hành chính; bảo đảm tính thống nhất, hệ thống trong quá trình triển khai các hoạt động quản lý; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính. Về luận văn thạc sĩ, các đề tài như: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức SDTLLT tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” của tác giả Hà Văn Huề (2002) đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất định hướng, biện pháp tăng cường hiệu quả công tác tổ chức SDTLLT tại các LTLS địa phương ở cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương; “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về CTLT” (2004) của tác giả Triệu Văn Cường đã đưa ra cơ sở lý luận xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về CTLT [20], nghiên cứu tình hình xây dựng, ban hành văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ở Việt Nam từ 1945 đến năm 2004, từ đó đề tài đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ 10 thống văn bản quản lý nhà nước về CTLT, đặc biệt là xây dựng đề cương Luật Lưu trữ, trong đó có nhiều nội dung quy định về tổ chức SDTLLT; Đề tài “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” (2013) của tác giả Nguyễn Thị Lan Hương [51] đã trình bày khái quát về tình hình khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác phục vụ khai thác, SDTLLT tại Văn phòng Chính phủ.