Tổng quan nghiên cứu

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc bảo tồn giá trị lịch sử, văn hóa và khoa học của các địa phương. Tại Việt Nam, hệ thống lưu trữ lịch sử địa phương đang quản lý khối lượng tài liệu lớn với nhiều loại hình đa dạng, trong đó tài liệu giấy chiếm phần lớn. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ thường xuyên đối mặt với các tác nhân gây hại như thiên tai, vi sinh vật, sự xuống cấp tự nhiên và tác động từ con người, dẫn đến nguy cơ mất mát thông tin quý giá. Theo khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội và một số tỉnh lân cận như Hưng Yên, Nam Định, hiện có hơn 3.000 mét giá tài liệu được bảo quản tại Hà Nội, 125 mét giá tại Hưng Yên và 272 mét giá tại Nam Định, phản ánh quy mô và sự đa dạng của tài liệu lưu trữ địa phương.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo hiểm tài liệu tại các lưu trữ lịch sử địa phương. Nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu, phân tích các tiêu chí lựa chọn tài liệu, đồng thời đề xuất bộ tiêu chuẩn và quy trình lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm phù hợp với điều kiện thực tế. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tài liệu giấy tại lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận trong giai đoạn khảo sát năm 2016. Việc xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn góp phần bảo vệ an toàn thông tin, nâng cao chất lượng bảo quản tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình liên quan đến bảo hiểm tài liệu lưu trữ và tiêu chuẩn hóa trong quản lý tài liệu. Trước hết, khái niệm bảo hiểm tài liệu được hiểu là tổng hợp các biện pháp tạo lập bản sao bảo hiểm nhằm bảo vệ tài liệu lưu trữ quý, hiếm khỏi các rủi ro mất mát hoặc hư hại. Bản sao bảo hiểm được phân loại thành bản gốc âm bản, bản sao âm bản và bản sao sử dụng, phục vụ mục đích bảo quản và khai thác. Khái niệm phông bảo hiểm được định nghĩa là tập hợp các bản sao bảo hiểm của tài liệu có giá trị đặc biệt.

Về tiêu chuẩn, luận văn áp dụng định nghĩa của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, theo đó tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động. Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm được hiểu là văn bản quy định các đặc tính của tài liệu dùng làm chuẩn để xác định tài liệu cần bảo hiểm và yêu cầu quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo hiểm. Các khái niệm chính bao gồm: bảo hiểm tài liệu, bản sao bảo hiểm, phông bảo hiểm, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu, và xây dựng tiêu chuẩn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác. Cụ thể:

  • Phương pháp đọc và phân tích tài liệu: Thu thập và phân tích các văn bản pháp luật, tài liệu chuyên khảo, bài viết khoa học liên quan đến bảo hiểm tài liệu và tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ.
  • Phương pháp hệ thống: Hệ thống hóa các lý luận, tiêu chí và thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu tại các lưu trữ lịch sử địa phương.
  • Phương pháp phỏng vấn và điều tra xã hội học: Phỏng vấn lãnh đạo, chuyên viên lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử Hà Nội, Hưng Yên, Nam Định để thu thập quan điểm, thực trạng và khó khăn trong công tác bảo hiểm tài liệu.
  • Phương pháp điều tra bảng hỏi: Thu thập dữ liệu khách quan từ các cán bộ lưu trữ về tiêu chí lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm.
  • Phương pháp thống kê: Phân tích số liệu thu thập được từ bảng hỏi và khảo sát thực tế để đánh giá thực trạng và đề xuất tiêu chuẩn.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp quy trình số hóa, bảo quản tài liệu và thái độ nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm ba lưu trữ lịch sử địa phương tiêu biểu: Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội (24 cán bộ), Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hưng Yên (12 cán bộ), và kho lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định. Thời gian nghiên cứu tập trung trong năm 2016, nhằm phản ánh thực trạng và nhu cầu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm trong bối cảnh hiện tại.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại lưu trữ lịch sử địa phương còn nhiều hạn chế: Qua khảo sát, chỉ khoảng 20/63 lưu trữ lịch sử địa phương đã triển khai số hóa tài liệu làm bản sao bảo hiểm. Tại Hà Nội, có hơn 3.000 mét giá tài liệu được bảo quản, trong đó nhiều phông tài liệu quý hiếm như phông Kiến trúc sư trưởng (25.308 hồ sơ), phông UBHC thành phố Hà Nội (40.545 hồ sơ). Tuy nhiên, chưa có lưu trữ nào xây dựng bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm chính thức, dẫn đến việc bảo hiểm toàn bộ phông tài liệu, gây lãng phí nguồn lực.

  2. Tiêu chí lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm chưa được chuẩn hóa: Các lưu trữ địa phương chủ yếu dựa vào các tiêu chí như ý nghĩa cơ quan hình thành phông, giá trị thông tin, tình trạng vật lý tài liệu xuống cấp và tần suất khai thác sử dụng. Tuy nhiên, các tiêu chí này chưa được ban hành trong văn bản chính thức và chưa đồng bộ giữa các đơn vị. Ví dụ, Trung tâm lưu trữ lịch sử Hà Nội ưu tiên số hóa phông Kiến trúc sư trưởng và phông UBND thành phố, trong khi Nam Định và Hưng Yên tập trung vào phông UBHC tỉnh.

  3. Tình trạng vật lý tài liệu xuống cấp nghiêm trọng tại một số lưu trữ: Tại Nam Định, nhiều tài liệu thuộc phông UBHC tỉnh (1945 – 1965) có dấu hiệu rách, mờ chữ, mủn nát, ảnh hưởng đến khả năng khai thác và bảo quản lâu dài. Tại Hà Nội, mặc dù cơ sở vật chất hiện đại hơn, một số phông tài liệu cũ cũng có tình trạng xuống cấp như phông Kiến trúc sư trưởng và phông Chưởng khế Hà Nội.

  4. Phương pháp bảo hiểm tài liệu chủ yếu là số hóa: Hầu hết các lưu trữ lịch sử địa phương sử dụng công nghệ số hóa để tạo bản sao bảo hiểm, với quy trình gồm 5 bước chính từ lựa chọn tài liệu, chuẩn bị, scan, kiểm tra chất lượng đến nghiệm thu. Công nghệ microfilm ít được áp dụng do chi phí và yêu cầu kỹ thuật cao hơn. Việc số hóa giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc, tạo bản sao dự phòng và thuận tiện cho khai thác sử dụng.

Thảo luận kết quả

Việc chưa có tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm chính thức dẫn đến việc bảo hiểm toàn bộ phông tài liệu, gây lãng phí nguồn lực tài chính và nhân lực. So với các nghiên cứu trước đây tập trung vào trung tâm lưu trữ quốc gia, nghiên cứu này làm rõ thực trạng tại lưu trữ lịch sử địa phương, nơi có khối lượng tài liệu lớn nhưng điều kiện bảo quản và tổ chức còn hạn chế. Tình trạng xuống cấp tài liệu tại một số địa phương phản ánh sự cần thiết cấp bách của công tác bảo hiểm tài liệu.

Việc áp dụng công nghệ số hóa là phù hợp với xu hướng hiện đại, tuy nhiên cần có tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm sẽ giúp các lưu trữ lịch sử địa phương xác định chính xác tài liệu quý, hiếm, từ đó lựa chọn phương pháp bảo hiểm phù hợp, đồng thời nâng cao chất lượng bảo quản và khai thác tài liệu. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố khối lượng tài liệu được số hóa theo từng phông và bảng so sánh tình trạng vật lý tài liệu giữa các lưu trữ địa phương.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và ban hành bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm: Bộ tiêu chuẩn cần quy định rõ các đặc tính kỹ thuật, giá trị nội dung và hình thức của tài liệu để lựa chọn chính xác tài liệu cần bảo hiểm. Thời gian thực hiện trong vòng 1 năm, do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chủ trì phối hợp với các lưu trữ lịch sử địa phương.

  2. Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ lưu trữ về tiêu chuẩn và công nghệ bảo hiểm tài liệu: Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo chuyên sâu về tiêu chuẩn hóa và kỹ thuật số hóa tài liệu. Mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng thực hành trong 6-12 tháng, do các trường đại học và trung tâm đào tạo lưu trữ phối hợp thực hiện.

  3. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cho các lưu trữ lịch sử địa phương: Ưu tiên xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, trang bị máy scan chất lượng cao, hệ thống điều hòa, chống cháy, chống ẩm. Kế hoạch đầu tư kéo dài 2-3 năm, do chính quyền địa phương và Bộ Nội vụ phối hợp tài trợ.

  4. Xây dựng quy trình lựa chọn và bảo hiểm tài liệu đồng bộ, minh bạch: Thiết lập quy trình chuẩn từ khâu đánh giá giá trị tài liệu, lựa chọn phương pháp bảo hiểm đến kiểm tra, nghiệm thu bản sao bảo hiểm. Thời gian triển khai trong 1 năm, do các lưu trữ lịch sử địa phương thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

  5. Tăng cường công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về vai trò của bảo hiểm tài liệu: Phổ biến lợi ích của công tác bảo hiểm tài liệu đến các cơ quan, tổ chức và cộng đồng nghiên cứu. Thực hiện liên tục, do các lưu trữ lịch sử địa phương phối hợp với các cơ quan truyền thông thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và chuyên viên lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử địa phương: Giúp hiểu rõ về tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm, nâng cao hiệu quả công tác bảo hiểm và bảo quản tài liệu.

  2. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố: Là cơ sở để xây dựng chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ và quản lý thống nhất công tác bảo hiểm tài liệu trên toàn quốc.

  3. Nhà nghiên cứu, học giả trong lĩnh vực lưu trữ học, quản trị văn phòng và bảo quản tài liệu: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về bảo hiểm tài liệu, tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ, phục vụ cho các nghiên cứu chuyên sâu.

  4. Các đơn vị, tổ chức có tài liệu lưu trữ quý, hiếm cần bảo vệ: Hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm, áp dụng công nghệ số hóa và microfilm để bảo vệ tài sản thông tin.

Câu hỏi thường gặp

  1. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là gì và tại sao cần thiết?
    Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là tổng hợp các biện pháp tạo lập bản sao bảo hiểm nhằm bảo vệ tài liệu quý, hiếm khỏi mất mát hoặc hư hại. Việc này giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc và tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác sử dụng.

  2. Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm gồm những yếu tố nào?
    Tiêu chuẩn bao gồm các đặc tính về giá trị nội dung, giá trị hình thức, tình trạng vật lý tài liệu, tần suất khai thác và ý nghĩa lịch sử, chính trị, xã hội của tài liệu.

  3. Phương pháp bảo hiểm tài liệu phổ biến hiện nay là gì?
    Hai phương pháp chính là số hóa tài liệu và chụp microfilm. Số hóa được sử dụng rộng rãi do thuận tiện, chi phí phù hợp và dễ dàng khai thác trên môi trường điện tử.

  4. Làm thế nào để xây dựng bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm hiệu quả?
    Cần khảo sát thực trạng, phân tích đặc tính tài liệu, tham khảo các quy định pháp luật và ý kiến chuyên gia, đồng thời thử nghiệm áp dụng tại các lưu trữ địa phương để hoàn thiện tiêu chuẩn.

  5. Ai là người chịu trách nhiệm triển khai công tác bảo hiểm tài liệu tại lưu trữ lịch sử địa phương?
    Chủ yếu là các cán bộ quản lý và chuyên viên lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ lịch sử địa phương, dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Kết luận

  • Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là công tác thiết yếu nhằm bảo vệ tài liệu quý, hiếm khỏi các rủi ro và kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc.
  • Thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu tại lưu trữ lịch sử địa phương còn nhiều hạn chế do thiếu tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu chính thức và sự khác biệt trong phương pháp thực hiện.
  • Việc xây dựng bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm giúp các lưu trữ lịch sử địa phương xác định chính xác tài liệu cần bảo hiểm, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả bảo quản.
  • Phương pháp số hóa tài liệu được áp dụng phổ biến, phù hợp với điều kiện kinh tế và công nghệ hiện nay.
  • Các bước tiếp theo cần tập trung xây dựng tiêu chuẩn, đào tạo cán bộ, đầu tư cơ sở vật chất và hoàn thiện quy trình bảo hiểm tài liệu để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ địa phương.

Hành động ngay hôm nay: Các lưu trữ lịch sử địa phương và cơ quan quản lý cần phối hợp xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm nhằm bảo vệ tài sản thông tin quý giá của địa phương và quốc gia.