phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của luận văn được cấu trúc gồm 03 chương: 12 z Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung ở chương 2 và chương 3. Qua đó, làm căn cứ để đánh giá thực trạng và giải pháp phát huy giá trị TLLT nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn, nhu cầu tiếp cận, sử dụng TLLT ở hiện tại và tương lai. hảo sát, đánh giá việc phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Nội dung của Chương 2 trình bày khái quát về Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố và TTLTLS thành phố Hà Nội và kết quả khảo sát thực trạng và các biện pháp phát huy giá trị TLLT tại TTLTLS thành phố Hà Nội.
Trên cơ sở đó, tác giả có những nhận xét, đánh giá một cách khách quan về những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại của việc phát huy giá trị TLLT. Đây cũng là cơ sở để tác giả đưa ra một số giải pháp để phát huy giá trị TLLT ở chương 3. Đề xuất một số giải pháp phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ tại Trung tâm Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng về phát huy giá trị TLLT tại TTLTLS thành phố Hà Nội trong thời gian qua, tác giả đề xuất một số giải pháp chính và giải pháp hỗ trợ nhằm đẩy mạnh việc phát huy giá trị TLLT tại TTLTLS thành phố Hà Nội trong thời gian tới. Để hoàn thành được đề tài này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đặc biệt là PGS.
TS Vũ Thị Phụng đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình hoàn thành Luận văn. Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng dẫn - PGS. TS Vũ Thị Phụng, các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; lãnh đạo 13 z và đồng nghiệp làm việc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, TTLTLS thành phố Hà Nội đã quan tâm, động viên và tạo điều kiện cho tôi học tập, tiếp cận thực tế nhằm thu thập tư liệu, tài liệu phục vụ nghiên cứu đề tài. Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn cũng như hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm nghiên cứu nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót.
Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô giáo, đồng nghiệp, bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm đồng thời bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho công tác chuyên môn sau này. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1. Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ 1. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong Luận văn 1.
Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” Tài liệu lưu trữ không phải là một khái niệm mới được đề cập đến trong nhiều tài liệu khác nhau. Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đề cập tới khái niệm TLLT theo Lưu trữ học Mác xít như sau: “TLLT là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác”. Tại Điều 1, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, TLLT là “những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ, được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp. tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân … các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”.
Tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ, TLLT được hiểu như sau: “ TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Khái niệm này cho thấy TLLT phải thể hiện được ba thuộc tính cơ bản gồm: chứa đựng các thông tin quá khứ có giá trị phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội, không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử vật mang tin và phương pháp ghi tin phải đảm bảo giá trị pháp lý. 15 z Tóm lại, các khái niệm kể trên mặc dù có sự khác nhau khi xác định các đặc điểm của TLLT nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản là: thứ nhất TLLT phải có nguồn gốc xuất xứ do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo quy định hợp pháp; thứ hai: TLLT phải là bản gốc, bản chính và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính.
TLLT là di sản quý báu của quốc gia, là ký ức thiêng liêng của dân tộc. Nó chứa đựng những thông tin phong phú, đa dạng, có độ tin cậy cao, phản ảnh một cách chính xác, trung thực và toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên, TLLT mãi mãi chỉ là những vật vô tri nếu như chúng ta không tiến hành tổ chức khai thác sử dụng để các giá trị to lớn đó phục vụ cho xã hội, phục vụ cho lợi ích chính đáng của mỗi con người. Từ nhận định trên, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm chỉ đạo các cấp, các ngành, các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Khái niệm “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có giá trị từ TLLT nhằm phục vụ các lợi ích khác nhau của xã hội. Nói cách khác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ về bản chất là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nhằm đưa các giá trị thông tin từ TLLT vào thực tiễn cuộc sống, coi đó là nguồn lực gián tiếp mang lại lợi ích vật chất và tinh thần, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội, xây dựng và bảo vệ đất nước. Trước đây, do điều kiện kinh tế, cơ sở vật chất còn gặp nhiều khó khăn, các hoạt động lưu trữ chủ yếu tập trung cho việc bảo quản an toàn, xử lý sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Vì vậy, công tác phát huy giá trị TLLT hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng.
Những năm gần đây, trong xu thế phát triển 16 z chung của đất nước cũng như nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội, đòi hỏi công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần phải được tăng cường và đẩy mạnh. Có thể nói, từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, các hoạt động phát huy giá trị TLLT đã được định hướng một cách có bài bản và đi vào nền nếp. Theo Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam của tác giả PGS.TS Dương Văn Khảm (NXB Văn hóa Thông tin năm 2011) khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiểu như sau: “Khai thác tài liệu là quá trình khai thác thông tin TLLT phục vụ cho các công trình nghiên cứu”. “Sử dụng tài liệu là quá trình phục vụ khai thác thông tin TLLT để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả”.
Khái niệm “Lưu trữ lịch sử” Tại Khoản 5 Điều 2 Luật Lưu trữ, Lưu trữ lịch sử được hiểu như sau: “Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác”. Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, có nhiệm vụ quan trọng bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tại Điều 32 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 có quy định rõ các hình thức sử dụng TLLT, cụ thể như sau: - Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử. - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. - Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu. - Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Ý nghĩa, vai trò của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Phát huy giá trị TLLT tốt sẽ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội; tăng cường vai trò của các lưu trữ với xã hội; mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội; biến những thông tin quá khứ chứa đựng trong TLLT thành những tư liệu bổ ích phục vụ cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Phát huy giá trị TLLT là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả càng nhiều, càng phong phú, đa dạng thì hiệu quả các công tác thu thập, chỉnh lý, thống kê, … càng phải hoàn thiện và tốt hơn để đáp ứng nhu cầu phục vụ độc giả. Phát huy giá trị TLLT có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và kinh phí cho Nhà nước và nhân dân, biến những giá trị tiềm năng có trong TLLT thành của cải vật chất trong xã hội, nâng cao mức sống về vật chất cũng như tinh thần cho nhân dân.