Tổng quan nghiên cứu

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội (TTLTLT Hà Nội) hiện đang bảo quản khoảng 29.470 hộp tài liệu, tương đương 417.965 hồ sơ với tổng chiều dài lên đến 3.669 mét, bao gồm 74 phông lưu trữ hình thành từ năm 1923 đến 2014. Tài liệu lưu trữ (TLLT) tại đây phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của thành phố, từ chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội đến khoa học kỹ thuật và lịch sử. Tuy nhiên, việc phát huy giá trị các tài liệu này vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu khai thác, sử dụng của xã hội và các đối tượng nghiên cứu.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khảo sát, đánh giá thực trạng phát huy giá trị TLLT tại TTLTLT Hà Nội trong giai đoạn 2016-2018, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại kho lưu trữ của trung tâm, với trọng tâm là các hoạt động phục vụ công tác quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và phát triển văn hóa xã hội của thành phố.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, bảo tồn và sử dụng nguồn tài liệu quý giá, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của ngành lưu trữ tại Hà Nội. Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức và người dân tiếp cận thông tin chính xác, phục vụ công tác xây dựng và bảo vệ thủ đô ngàn năm văn hiến.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên cơ sở lý luận của phép duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh làm nền tảng nhận thức khoa học. Hai lý thuyết trọng tâm được áp dụng là:

  • Lý thuyết về giá trị tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ được hiểu là các tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và phát huy giá trị thông tin quá khứ phục vụ cho hiện tại và tương lai.

  • Lý thuyết về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Đây là quá trình khai thác, sử dụng các thông tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích nghiên cứu, quản lý, giáo dục và phát triển xã hội. Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đòi hỏi sự tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và đổi mới các hình thức sử dụng tài liệu.

Các khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm: tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, lưu trữ lịch sử, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (sử dụng tại phòng đọc, xuất bản ấn phẩm, trưng bày triển lãm, giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng).

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp khảo sát, thống kê thực tế: Thu thập số liệu về khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ tại TTLTLT Hà Nội; khảo sát thực trạng công tác phát huy giá trị tài liệu trong giai đoạn 2016-2018.

  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích chức năng, nhiệm vụ của TTLTLT Hà Nội; đánh giá các hình thức phát huy giá trị tài liệu đã áp dụng; tổng hợp các kết quả khảo sát để rút ra nhận xét, đánh giá.

  • Phương pháp hệ thống: Xây dựng hệ thống các yếu tố ảnh hưởng đến việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, từ đó có cái nhìn tổng thể về tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu.

  • Phương pháp phỏng vấn: Thu thập ý kiến từ lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ và TTLTLT Hà Nội nhằm làm rõ nhận thức, quan điểm và định hướng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại TTLTLT Hà Nội (khoảng 29.470 hộp tài liệu) và các cán bộ, viên chức làm việc tại trung tâm. Phương pháp chọn mẫu là toàn bộ dữ liệu hiện có kết hợp phỏng vấn chuyên sâu nhằm đảm bảo tính khách quan và toàn diện. Thời gian nghiên cứu tập trung từ năm 2016 đến năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Khối lượng và thành phần tài liệu đa dạng, phong phú
    TTLTLT Hà Nội bảo quản 74 phông lưu trữ với tổng số 29.470 hộp tài liệu, tương đương 417.965 hồ sơ, phản ánh các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, khoa học kỹ thuật và lịch sử. Trong đó, tài liệu hành chính chiếm tỷ lệ lớn, bao gồm hồ sơ quản lý nhà nước, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, xây dựng đô thị, thi đua khen thưởng. Tài liệu quý, hiếm như Đạo sắc phong được công nhận và sưu tầm với 977 đạo sắc phong tại 53 cơ sở thờ tự.

  2. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu còn mang tính truyền thống, quy mô nhỏ
    TTLTLT Hà Nội chủ yếu tổ chức sử dụng tài liệu qua phòng đọc, cấp bản sao, chứng thực tài liệu, trưng bày triển lãm và giới thiệu trên trang thông tin điện tử. Tuy nhiên, các hoạt động này chưa được đổi mới sáng tạo, phạm vi phục vụ còn hạn chế, chưa khai thác hết tiềm năng thông tin trong tài liệu lưu trữ.

  3. Nhận thức và quan điểm về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ còn chưa đồng bộ
    Qua phỏng vấn, lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ và TTLTLT Hà Nội đều nhận thức rõ vai trò quan trọng của phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhưng còn gặp khó khăn về nguồn lực, cơ sở vật chất và công nghệ thông tin để triển khai hiệu quả các hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu.

  4. Cơ sở vật chất và công nghệ thông tin chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại
    TTLTLT Hà Nội chưa hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, phần mềm quản lý tài liệu còn hạn chế, chưa thực hiện số hóa tài liệu một cách toàn diện. Điều này ảnh hưởng đến tốc độ tra cứu, khai thác và phục vụ người sử dụng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu đồng bộ trong tổ chức, quản lý và đầu tư phát triển công nghệ thông tin. So với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ tại các địa phương khác, TTLTLT Hà Nội có khối lượng tài liệu lớn nhưng chưa phát huy hết giá trị do chưa đổi mới hình thức phục vụ và khai thác. Việc chưa hoàn thiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ số là điểm nghẽn lớn, làm giảm hiệu quả khai thác tài liệu.

Kết quả nghiên cứu cho thấy cần thiết phải đổi mới toàn diện các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, từ việc nâng cao nhận thức, cải tiến quy trình phục vụ đến ứng dụng công nghệ hiện đại. Việc này không chỉ giúp bảo tồn, phát huy giá trị tài liệu mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và phục vụ nhu cầu nghiên cứu, giáo dục, phát triển văn hóa xã hội của thành phố.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố thành phần tài liệu theo lĩnh vực, bảng thống kê số lượng tài liệu quý hiếm được sưu tầm, biểu đồ so sánh mức độ sử dụng tài liệu qua các hình thức phục vụ tại trung tâm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Đổi mới hình thức phục vụ tại phòng đọc
    Cải tiến quy trình phục vụ, mở rộng giờ làm việc, tăng cường đào tạo nhân viên phục vụ để nâng cao chất lượng hỗ trợ người sử dụng. Mục tiêu tăng 30% lượt người khai thác tài liệu trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo TTLTLT Hà Nội phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

  2. Tổ chức marketing trong lưu trữ
    Xây dựng chiến lược truyền thông, quảng bá các giá trị tài liệu lưu trữ qua các kênh truyền thông đại chúng, mạng xã hội và sự kiện chuyên ngành nhằm thu hút sự quan tâm của cộng đồng và các nhà nghiên cứu. Mục tiêu tăng nhận diện thương hiệu trung tâm trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính - Tổng hợp và Tổ chức sự kiện.

  3. Tăng cường trưng bày, triển lãm giới thiệu tài liệu lưu trữ
    Tổ chức các triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu quý hiếm, kết hợp với các hoạt động giáo dục, tham quan nhằm nâng cao nhận thức xã hội về giá trị tài liệu lưu trữ. Mục tiêu tổ chức ít nhất 3 triển lãm lớn trong năm. Chủ thể thực hiện: Tổ Nghiệp vụ lưu trữ và Ban tổ chức sự kiện.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa tài liệu
    Đẩy mạnh số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử, phát triển phần mềm quản lý tài liệu hiện đại, tạo điều kiện tra cứu trực tuyến cho người sử dụng. Mục tiêu hoàn thành số hóa 50% tài liệu trong 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo TTLTLT phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị công nghệ.

  5. Hoàn thiện cơ sở vật chất và nâng cao năng lực nhân sự
    Đầu tư trang thiết bị hiện đại, nâng cấp kho lưu trữ, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ viên chức nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản và khai thác tài liệu. Mục tiêu nâng cao năng lực chuyên môn cho 100% nhân viên trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Sở Nội vụ và Ban lãnh đạo TTLTLT.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, viên chức ngành lưu trữ
    Nghiên cứu giúp nâng cao kiến thức chuyên môn, áp dụng các giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong công tác quản lý và phục vụ người sử dụng.

  2. Nhà quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
    Tham khảo để xây dựng chính sách, quy định phù hợp nhằm phát triển công tác lưu trữ, bảo vệ và khai thác tài liệu lưu trữ hiệu quả.

  3. Nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa, khoa học xã hội
    Sử dụng luận văn như nguồn tài liệu tham khảo về giá trị và cách thức khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu chuyên sâu.

  4. Các tổ chức, cá nhân quan tâm đến bảo tồn di sản văn hóa
    Hiểu rõ vai trò của tài liệu lưu trữ trong việc bảo tồn, phát huy giá trị di sản văn hóa, lịch sử địa phương và quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tài liệu lưu trữ là gì và tại sao cần phát huy giá trị?
    Tài liệu lưu trữ là các tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Phát huy giá trị giúp khai thác thông tin quý giá phục vụ nghiên cứu, quản lý và phát triển xã hội.

  2. TTLTLT Hà Nội hiện đang bảo quản bao nhiêu tài liệu?
    Trung tâm bảo quản khoảng 29.470 hộp tài liệu, tương đương 417.965 hồ sơ với tổng chiều dài 3.669 mét, bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau từ năm 1923 đến 2014.

  3. Những hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phổ biến hiện nay là gì?
    Bao gồm sử dụng tài liệu tại phòng đọc, cấp bản sao, chứng thực tài liệu, xuất bản ấn phẩm, trưng bày triển lãm và giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng.

  4. Khó khăn lớn nhất trong việc phát huy giá trị tài liệu tại TTLTLT Hà Nội là gì?
    Chủ yếu là hạn chế về cơ sở vật chất, công nghệ thông tin chưa hiện đại, chưa thực hiện số hóa tài liệu toàn diện và hình thức phục vụ còn mang tính truyền thống.

  5. Giải pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu?
    Đổi mới hình thức phục vụ, tổ chức marketing, tăng cường trưng bày triển lãm, ứng dụng công nghệ số hóa tài liệu và nâng cao năng lực nhân sự, hoàn thiện cơ sở vật chất.

Kết luận

  • Luận văn đã khảo sát và đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại TTLTLT Hà Nội trong giai đoạn 2016-2018, chỉ ra những hạn chế về hình thức phục vụ, cơ sở vật chất và công nghệ thông tin.
  • Khối lượng tài liệu phong phú, đa dạng với giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và lịch sử quan trọng đối với sự phát triển của thủ đô.
  • Đề xuất các giải pháp đổi mới hình thức phục vụ, marketing, trưng bày triển lãm, số hóa tài liệu và nâng cao năng lực nhân sự nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ.
  • Nghiên cứu góp phần làm rõ lý luận và thực tiễn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đồng thời cung cấp cơ sở để các cơ quan quản lý và thực thi công tác lưu trữ nâng cao hiệu quả hoạt động.
  • Các bước tiếp theo cần tập trung triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi và ứng dụng công nghệ mới trong công tác lưu trữ.

Hành động ngay: Các cơ quan liên quan cần phối hợp triển khai các giải pháp đổi mới, đầu tư công nghệ và đào tạo nhân lực để phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng thủ đô Hà Nội văn minh, hiện đại và giàu bản sắc.