chương 1, chương này nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở, từ đó đưa ra phương pháp xác định cụ thể danh mục nguồn và thành phan tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uy. Chương 3: Danh mục cơ quan và thành phân tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Chương này đưa ra bản danh mục cụ thê các cơ quan, tô chức và thành phân tai liệu của các co quan, tô chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uy, đề xuất hướng dẫn sử dụng danh mục. 13 CHUONG 1: CO SO LY LUAN VA THUC TIEN DE XAC DINH NGUON VA THANH PHAN TAI LIEU NOP LUU VAO KHO LUU TRU HUYEN UY Co sở lý luận và thực tiễn luôn là hai mặt không tách rời nhau trong quá trình nghiên cứu và kết luận một vấn đề khoa học hay thực tiễn. Lý luận được nghiên cứu, đúc rút từ thực tiễn và quay trở lại làm phương pháp định hướng nghiên cứu những vấn đề phát sinh trong thực tiễn.
Thực tiễn không chỉ là đối tượng nghiên cứu dé tổng kết, khái quát thành lý luận, làm phong phú thêm lý luận mà còn là điều kiện đánh giá sự chính xác của lý luận. Ở chương này sẽ làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành phần tài liệu cần giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ. Một số khái niệm Nhằm thống nhất cách hiểu một số thuật ngữ trong đề tài, phần này sẽ làm rõ thêm một số khái niệm: * Kho lưu trữ huyện uy: là cơ quan lưu trữ của Dang ở cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh được đặt trong văn phòng huyện uỷ (sau đây gọi chung là kho lưu trữ huyện uỷ). * Bồ sung tài liệu: là hệ thong các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [12; 130].
Như vậy, bé sung tai liệu đã được xem là cả một hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và thành phan tài liệu của các cơ quan thuộc nộp lưu tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ. 14 * Nguon nộp lưu: là đỗi tượng thu thập, bồ sung lưu trữ của một lưu trữ nhất định. Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiện hành là tài liệu của các đơn vị trong cơ quan đã sử dụng xong ở văn thư. Nguồn nộp lưu của lưu trữ cô định là tài liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập.
Các cơ quan có lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cô định được khái quát thành danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu. Danh mục này thường được pháp quy hoá dé tăng tính thẩm quyền và trách nhiệm thu thập tài liệu lưu trữ của lưu trữ cố định [09; 52]. * Xác định nguồn nộp lưu là xác định các đối tượng thuộc thâm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của một lưu trữ nhất định. * Thành phần tài liệu: là những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được tập hợp theo những đặc trưng nhất định.
Có nhiều đặc trưng được sử dụng dé phan loai thanh phan tai liéu nhu: căn cứ theo nội dung, thể loại văn bản, chất liệu làm ra tải liệu.Căn cứ theo nội dung tài liệu tài liệu thì có những nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu của cơ quan sản sinh ra tải liệu. Ví dụ: phân loại thành phan tài liệu phông lưu trữ Văn phòng Huyện uy theo đặc trưng nội dung tài liệu thì được các nhóm: tài liệu về công tác thông tin tổng hợp phục vụ cấp uỷ, tài liệu về công tác nội chính tiếp dân, tài liệu về công tác tài chính quản trị, tài liệu về công tác văn thư lưu trữ. Căn cứ vào thể loại văn ban thì có 23 thé loại văn bản có tên loại chính thức và các loại giấy tờ hành chính (theo Quyết định 31-QD/TW ngày 01-10-1997 của Bộ Chính trị ban hành Quy định về thê loại, thâm quyền ban hành va thé thức văn bản của Đảng ). Căn cứ theo chất liệu làm ra tài liệu thì có tài liệu giấy, tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hinh.Trong khuôn khổ đề tài này, đặc trưng được chúng tôi sử dụng để xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là đặc trưng nội dung tài liệu.
Theo đó, xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là xác định những nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chủ yếu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uy. 15 * Xác định gia trị tai liệu: là quá trình nghiên cứu va sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuân của khoa học lưu trữ dé lựa chọn những tai liệu có giá tri dé bao quản và loại ra những tài liệu không có giá trị dé huỷ. Ở mỗi giai đoạn xác định giá trị có yêu cầu khác nhau : ở văn thư, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; ở lưu trữ hiện hành, xác định giá tri nhằm hoan thiện tiếp các công việc còn lại ở văn thư và cùng với lưu trữ chọn những tai liệu có giá tri dé nộp vao bao quản Nha nước; ở lưu trữ lịch sử, ngoài yêu cầu lựa chon tài liệu dé bổ sung, còn phải tối ưu hoá thành phần và nội dung các phông lưu trữ [09; 89]. Như vậy xác định giá trị tài liệu và việc lựa chọn nguồn, thành phan tài liệu trong lưu trữ có quan hệ mật thiết đến nhau.
Việc vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để xác định những loại tài liệu cần bảo quản trong lưu trữ đồng thời cho phép xác định danh mục tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ và các cơ quan sản sinh ra những loại tài liệu ây. * Luu trữ hiện hành: lưu trữ của các co quan bao quan có thời hạn những tài liệu đã sử dụng xong ở văn thư của cơ quan đó. Hết thời hạn bảo quan, tài liệu phải nộp vào lưu trữ cố định có thẩm quyền thu thập theo quy định của Nhà nước. Những cơ quan không là nguồn nộp lưu thì tài liệu được lưu trữ tại cơ quan hoặc tiêu huỷ khi hết thời hạn bảo quản [09; 47].
* Luu trữ lịch sử: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quan lâu đài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác [33; 02]. Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Cơ sở lý luận là việc vận dụng những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học, đặc biệt là nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu dé lựa chon các cơ quan, tô chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tô chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uy, vì xét đến cùng, việc xác định thành phần tài liệu cần được bảo quản trong các lưu trữ đồng thời phải xác định tài liệu ấy được sản sinh từ đâu.1 Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ.Nguyên tắc Xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ nói chung phải tuân thủ những nguyên tắc của lưu trữ học mác xít, bao gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tông hợp, những nguyên tắc này là phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải quyết vấn đề xác định các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vao một lưu trữ nhất định và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải đưa vào lưu trữ. Tuy nhiên, những nguyên tắc này mới chỉ đưa ra những phương hướng nhận thức khoa học còn việc xác định cụ thể như thế nào phải căn cứ vào những phương pháp, tiêu chuẩn cụ thé va không giống nhau giữa hai đối tượng “lựa chọn nguồn” và “lựa chọn thành phần tài liệu”. Có thé hình dung một cách đơn giản, ly luận của lưu trữ học đã chỉ ra con đường nhưng dé đi hết con đường ay cần có những biện pháp cụ thể, được ví như cách thức mà chúng ta sẽ đi từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc của con đường.
Băng cách ứng dụng linh hoạt, sáng tạo các nguyên tắc của lưu trữ học mác xít sẽ cho chúng ta hiểu sâu sắc bản chất của các loại tài liệu, các thuộc tính của chúng, mối quan hệ qua lại giữa chúng với đời sống hiện thực, các yêu cầu về mặt kinh tế, xã hội, lịch sử.Những hiểu biết đó là tiền đề quan trọng giúp các nhà lưu trữ học quyết định lựa chọn các cơ quan và thành phần tài liệu của các cơ quan nộp lưu vào lưu trữ lịch sử để bảo quản, phục vụ nhu cầu trước mắt và lâu đài. Với cách suy luận như vậy, chúng tôi nhận thấy, các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp có thể vận dụng như sau: - Nguyên tắc chính trị : Nguyên tắc chính trị được hiểu là một thể chế chính trị do một đảng nào đó cầm quyền thì giá trị tài liệu được xác định trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích cho những đối tượng mà đảng đó phụng sự. Đảng Cộng sản Việt Nam là Dang của giai cấp công nhân và toàn thé nhân dân dân lao động đại diện cho quyền lợi của toàn dân tộc. Tài liệu của Đảng là tài sản của toàn Đảng, toàn dân, phục vụ lợi ích chung của dân tộc nên không một tập thé, cá nhân nào có quyền giữ làm của riêng.
Nguyên tắc chính trị còn thé 17 hiện trong quá trình xem xét ý nghĩa của tai liệu lưu trữ theo hướng có lợi nhất cho nhân dân lao động. Do vậy, các cơ quan, cá nhân khi tài liệu hết giá trị hiện hành cần giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử tương ứng, để tài liệu lưu trữ có thể đem ra phục vụ rộng rãi vì sự phát triển chung của đất nước, dân ^ tộc.