CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 Khái niệm cơ bản về dự án và quản lý dự án a) Khái niệm dự án Dự án là một quá trình gồm nhiều công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu kinh tế xã hội quan trọng của vùng, ngành hay nền kinh tế.TS Từ Quang Phương (2014), Quản lý dự án, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động) nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách ( Trương Mỹ Dung, 2005, Giáo trình Quản lý dự án, Trường Đại học Khoa học Tự Nhiên, Đại học quốc gia Tp. Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến ( Theo Ban điều hành đề án 112 của Chính phủ Việt Nam giai đoạn 2001-2010). b) Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và rà soát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kĩ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.TS Từ Quang Phương (2014), Quản lý dự án, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân) Quản lý dự án là việc ứng dụng những kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn yêu cầu của dự án.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại) Quản lý dự án phần mềm là các hoạt động trong lập kế hoạch, giám sát và điều khiển tài nguyên dự án ( ví dụ như kinh phí, con người), thời gian thực hiện, các rủi ro và quy trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo thành công cho dự án.2 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý dự án a) Khái niệm về HTTT Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và 6 Luan van truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại) Hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần ( còn gọi là 5 nguồn lực hay 5 nguồn tài nguyên). (Xem Phụ lục 2, Hình 1.1) Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System – MIS): là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của doanh nghiệp, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý và lập kế hoạch chiến lược.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm những thành phần như con người, các thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá cũng như truyền phát những thông tin có ích, cần thiết, kịp thời, và chính xác cho các nhà quản lý để hỗ trợ ra quyết định. b) Khái niệm về HTTT quản lý dự án Hệ thống thông tin quản lý dự án là một tập hợp thống nhất các thành phần hỗ trợ việc quản lý dự án bao gồm: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người. Với mỗi tổ chức, hệ thống thông tin quản lý dự án sẽ có những đặc trưng khác nhau, tùy theo tiêu chí đánh giá cụ thể của từng môi trường làm việc.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1 Những lý thuyết về quản lý dự án a) Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu bao trùm của quản lý dự án là đảm bảo cho các công việc của dự án được hoàn thành theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng,.của sản phẩm, dịch vụ trong phạm vi ngân sách được phê duyệt theo đúng tiến độ thời gian cho phép. Một dự án được đánh giá là thành công nếu như đáp ứng được 4 vấn đề cơ bản sau: - Sản phẩm cuối cùng của dự án thực sự đáp ứng các yêu cầu của người dùng, đảm bảo thời gian và kinh phí không vượt quá 10-20% dự tính ban đầu.
- Người dùng hài lòng với quá trình thực hiện dự án, thực sự tham dự và góp phần công sức của mình trong các hoạt động của dự án. Đặc biệt đối với các dự án ứng dụng CNTT, vai trò của những cán bộ nghiệp vụ trong việc xác định yêu cầu, phân tích quy trình, thông tin. tại chính đơn vị của mình là rất quan trọng. - Các cấp quản lý phía trên của dự án ( Bộ Tài chính,…) được cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình thực hiện dự án.
- Những người thực hiện dự án cũng phấn khởi, không bị quá gò bó, tích lũy được kinh nghiệm, tăng thêm thu nhập. b) Vòng đời của dự án Để tiện cho việc quản lý thực hiện, người ta thường chia dự án thành một số giai đoạn, mỗi giai đoạn được đánh dấu bằng việc thực hiện một hoặc một số công việc. 7 Luan van Các giai đoạn trong vòng đời của dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động dự án, nhưng thường được chia thành 4 giai đoạn: - Giai đoạn xây dựng ý tưởng: Công việc trong giai đoạn này là xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng của dự án và phương pháp thực hiện dẫn tới kết quả đó. Việc này bắt đầu ngay khi hình thành dự án, bao gồm nội dung: xác định mục đích yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, rủi ro và ước lượng các nguồn lực cần thiết, đồng thời phác thảo kế hoạch và phương pháp thực hiện.
- Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn xem xét chi tiết dự án cần thực hiện thế nào, nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công tác thiết lập kế hoạch, đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của dự án. Thành công của dự án phụ thuộc rất lớn vào sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chất lượng của kế hoạch trong gian đoạn này. Nội dung chủ yếu của giai đoạn phát triển là: + Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức + Phân tích, lập bảng chi tiết công việc + Lập kế hoạch tiến độ thời gian + Lập kế hoạch ngân sách + Lâp kế hoạch nguồn nhân lực cần thiết + Lập kế hoạch chi phí + Xin phê chuẩn thực hiện tiếp - Giai đoạn thực hiện: Đây là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án, giai đoạn này chiếm nhiều thời gian và công sức nhất. Trong giai đoạn này cần xem xét những yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, … Kết thúc giai đoạn này, các hệ thống được xây dựng và kiểm định, hệ thống có thể chuyển sang giai đoạn vận hành.
- Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn này, các công việc còn lại như: hoàn thiện sản phẩm, bàn giao hệ thống, công trình và những tài liệu liên quan; đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực sẽ được thực hiện. Các công việc cụ thể: + Hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án + Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo + Xây dựng hệ thống cần chuẩn bị và bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, quản trị sử dụng. + Bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành dự án + Bố trí lao động, giải quyết việc làm cho nguồn lực tham gia dự án 8 Luan van c) Quy trình quản lý dự án - Khởi động dự án:Ý tưởng của dự án được thử nghiệm cẩn thận để chắc chắn rằng dự án đó có mang lại lợi ích cho doanh nghiệp/ tổ chức hay không. Trong suốt giai đoạn này, sẽ xác định thành viên thuộc Nhóm người đưa ra quyết định nếu dự án có khả năng được triển khai.
- Lên kế hoạch: Kế hoạch dự án, điều lệ dự án (project charter) và phạm vi dự án nên được phác thảo, liệt kê cụ thể. Trong giai đoạn này, Nhóm dự án nên sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, cái nào cần làm trước; tính toán ngân sách và thời gian thực hiện; xác định những nguồn lực cần thiết. - Tiến hành dự án: Từng nhiệm vụ được phân phối cho từng thành viên trong Nhóm dự án và họ có trách nhiệm hoàn thành chúng nhằm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp/ tổ chức. Đây là một thời điểm tốt để cập nhật các thông tin quan trọng liên quan đến quản trị dự án.
- Báo cáo kết quả dự án: Quản lý dự án (Project Manager - PM) sẽ giám sát tình trạng hiện tại và tiến độ thực hiện dự án, cũng như các nguồn lực cần thiết trong dự án. Trong giai đoạn này, Quản lý dự án có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc bất cứ điều gì cần thiết để kịp tiến độ thực hiện. - Đóng dự án: Sau khi hoàn thành các công việc và khách hàng chấp nhận với kết quả dự án, Nhóm dự án nên đánh giá dự án để học tập và tiếp tục phát huy những điểm thành công cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót.2 Những lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 1.1 Chu trình xây dựng một HTTT Chu trình xây dựng một HTTT gồm những bước sau: a) Khảo sát Khảo sát là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn về sau. Công việc cần thực hiện: - Khảo sát hệ thống đang làm gì.
- Đưa ra đánh giá về hiện trạng. - Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. - Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác b) Phân tích Phân tích là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống.
Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic.