lOMoARcPSD|38894866 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 🙣🙣🙣 BÀI GIỮA KỲ MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 1 GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Điệp Lớp: 20163 – Lưu trữ học Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 ST Họ và tên MSSV Gói Điểm Điểm Điể Tổng T điểm phát cộng m điểm biểu (cá trừ nhân) 1 Lê Minh Tâm 205613008 (Nhóm trưởng)Thành phố 3 Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2 Nguyễn Thị 2022205613000 Mỹ Hằng 3 3 Lê Quốc An 205613002 2 4 Lữ Thị 205613002 Hồng Cẩm 4 5 Lê Thị 205613002 Thuý Diễm 6 6 Phan Văn Đức 205613003 4 7 Đặng Hoàng 205613003 Như Hà 7 8 Đào Thị Loan 205613005 3 9 Dương Nguyễn 205613006 Thu Ngân 1 2 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 BÀI TẬP 1 Bạn hãy xem những phẩm chất, kỹ năng mà người quản lý cần phải có, đánh dấu vào cột thích hợp, sau đó suy nghĩ xem những phẩm chất hoặc kỹ năng nào có thể rèn luyện được (lưu ý rằng một nội dung có thể rơi vào hơn một nhóm). Trình bày và phân tích tại sao bạn chọn vào nhóm Phẩm chất/ Kỹ năng/ Rèn luyện TT Nội dung Phẩm chất cá Kỹ năng Rèn nhân tốt quản lý luyện 1 Khả năng gây ảnh hưởng x x đến người khác 2 Khả năng khơi dậy sự tự tin x x 3 Tính kiên định, nhất quán x x 4 Tính đáng tin cậy x x 5 Lòng chính trực x x 6 Một quá trình phấn đấu và x thành công 7 Công bằng x x 8 Biết lắng nghe x x x 9 Quan tâm chân thành đến x người khác 10 Bộc lộ sự tin tưởng vào tập x x thể 11 Đánh giá công trạng đúng x người 12 Sát cạnh bên tập thể x x 13 Cung cấp thông tin kịp thời x x cho tập thể Phân tích: 3 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail. Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác: - Phẩm chất cá nhân: Là một người quản lý, để có thể tạo dựng được tầm ảnh hưởng thì gây dựng được niềm tin tức sự uy tín sẽ tạo nên sự tin tưởng từ phía nhân viên của mình, Uy tín càng cao thì tiếng nói càng có trọng lượng.
Từ đó tạo động lực cho cả nhà quản lý lẫn nhân viên cùng nhau hoàn thành và xúc tiến công việc diễn ra thật nhanh chóng và chính xác. - Rèn luyện: Bên cạnh tạo dựng sự uy tín trong phẩm chất, vấn đề đặt ra là để người quản lý có tầm ảnh hưởng lớn đến cá nhân trong doanh nghiệp thì họ phải mất một quá trình. Đòi hỏi người quản lý vận dụng những cách thức, biện pháp khác nhau và dùng khả năng thuyết phục của mình đến người khác để họ suy nghĩ và hành động theo cách mình muốn hướng đến. Nếu người quản lý không có khả năng thuyết phục người khác theo điều họ muốn thì chưa thật sự là một người quản lý.
Khả năng khơi dậy sự tự tin - Kỹ năng lãnh đạo: Biết cách khơi gợi sự tin cho nhân viên tin tưởng vào mục tiêu chung mình đã đặt ra, công việc mà họ đang làm,. Đó cũng là cách người lãnh đạo nhận được sự tín nhiệm từ mọi người. Không tổ chức, doanh nghiệp nào muốn nhân viên rụt rè, không thể hiện được cái tôi của chính mình trong công việc. Vì thế, đòi hỏi người lãnh đạo phải là người đầu tàu, vừa là người truyền cảm hứng vừa là người truyền sự tự tin trong tất cả các hoạt động của tổ chức.
- Rèn luyện: Để có được một nguồn năng lượng cùng sự tự tin trong việc quản trị, không thể tự nhiên mà nhà quản lý có được phẩm chất đó. Họ phải trải qua một quá trình từ khi họ đảm nhận vai trò là người nhân viên đến khi giữ chức lãnh đạo. Thái độ lưỡng lự, do dự ít nhiều các nhà lãnh đạo cũng từng trải qua, và họ biết để có được sự tự tin lâu bền là chỉ khi hiểu rõ được tổ chức, hiểu rõ được công việc, được mục tiêu đặt ra cùng kiến thức mà bản thân đã tích lũy. Điều này cần một quá trình lâu dài chứ không thể ngày một ngày hai mà có được.
Có thể dễ dàng nhận thấy, dù là trong lĩnh vực nào thì việc giao tiếp, nhất là sự tự tin trong giao tiếp sẽ luôn là “chìa khóa” quan trọng dẫn đến thành công. Tính kiên định, nhất quán - Phẩm chất: Một nhà lãnh đạo giỏi rất cần tính nhất quán và kiên định. Bởi trong một tập thể có rất nhiều sự khác biệt về quan điểm, một người lãnh đạo độc lập, mạnh mẽ phải có lập trường vững vàng, có chính kiến, thống nhất trong mọi hành động, lời nói, tư tưởng, .không phải “gió chiều nào theo chiều đó”, sáng nắng chiều mưa. Mà phải thống nhất, kiên định với lý tưởng và mục tiêu hướng tới.
Tuy nhiên, không phải là giữ tư tưởng bảo thủ. Điều đó giúp người quản lý có được sự tin tưởng của mọi người, là gương sáng cho nhân viên noi theo. Sự kiên định, nhất quán là một yếu tố tạo nên người lãnh 4 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail.com) lOMoARcPSD|38894866 đạo xuất chúng, giúp người quản lý trở nên hoàn thiện hơn, đạt được một chuẩn mực cao bởi họ luôn đặt ra cho mình mục tiêu nhất định. - Rèn luyện: Để đưa ra những quyết định chính xác thì trước hết ta phải học cách làm việc khoa học, logic để thuyết phục người khác, có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng.
Phải biết giữ đúng lời hứa với bản thân nghĩa là hoàn thành các mục tiêu đặt ra, kiên định với nó. Tính đáng tin cậy - Phẩm chất: Người quản lý có phẩm chất này họ luôn là người thẳng thắn, trung thực, kiên định trong mọi vấn đề, luôn biết lắng nghe nhân viên. Qua đó mang lại cho nhân viên sự thiện cảm, cảm giác an toàn và đặt niềm tin nơi người quản lý. - Kỹ năng quản lý: Để trở thành một người đáng tin cậy trong mắt mọi người, người quản lý luôn có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, thẳng thắn nhìn nhận vấn đề, có sự tương tác, trao đổi với cấp dưới, ghi nhận nỗ lực của mọi người, xây dựng niềm tin với những gì mình nói.
Với vai trò là một người quản lý, cần phải thiết lập được mối quan hệ tin cậy với giữa bạn với nhân viên để họ cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin, điều này còn giúp xây dựng vị trí, hình ảnh, gương mẫu của người quản lý, 5. Lòng chính trực - Kỹ năng quản lý: Chính trực là sự trung thực và ngay thẳng, không đi đường tắt, không dối trá nói cách khác là không bị phân tâm bởi những yếu tố như lợi ích, tình cảm, kiến thức hay định kiến đón nhận mọi vật như chúng vốn có. Đây là một phẩm chất cá nhân vì lòng chính trực xuất phát từ nền tảng đạo đức tốt của mỗi con người nên không phải ai cũng có. Và nó cũng là một kỹ năng quản lý cần có vì nó sẽ giúp tạo nên sự uy tín trong nhân viên cũng như với khách hàng, sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn cho khách hàng mở ra sự phát triển dài hạn cho công ty.
Một quá trình phấn đấu và thành công - Rèn luyện: Đây là một điều có thể rèn luyện được vì không phải ai khi bắt đầu làm một việc gì đó cũng có thể làm tốt và thành công, họ phải trải qua quá trình phấn đấu nỗ lực không ngừng. Ví dụ như sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm thì không thể trở thành một người quản lý ngay được phải trải qua quá trình phấn đấu nỗ lực không ngừng nghỉ thì mới thành công. Công bằng - Phẩm chất cá nhân: vì nó cũng phải dựa vào nền tảng đạo đức tốt. Để cư xử công bằng, bạn cần phải công tâm và không thiên vị trong cách cư xử với người khác.
Và nó cũng là là một kỹ năng quản lý vì theo đó một nhà quản lý để quản lý tốt nhân viên của mình thì cần phải có sự công bằng, công bằng giữa khả năng, khối lượng công việc, thưởng phạt phân minh, … sẽ giúp nhân viên đồng lòng, tránh được sự đố kỵ và ganh ghét trong công việc giúp tăng tình đoàn kết giữa các nhân viên tăng uy tín của nhà quản lý. 5 Downloaded by Bach Van (bachvan11@gmail. Biết lắng nghe Biết lắng nghe vừa là kỹ năng quản lý vừa là phẩm chất vừa là rèn luyện, bởi các lý do sau: - Không một hoạt động quản lý nào là không cần đến việc trao đổi thông tin. Lắng nghe là một phương pháp trao đổi thông tin.
Giải thích theo nghĩa thông thường nhất, nếu không lắng nghe, người quản lý có thể ra quyết định phiến diện, chủ quan, một chiều nên biết lắng nghe là kỹ năng quản lý - Phẩm chất: Biết lắng nghe cũng là phẩm chất, tức là tính chất bên trong của con người, bởi biết lắng nghe còn phụ thuộc vào người phải có tính trầm hay không, chứ nóng vội thì rất ít chịu lắng nghe người khác nên biết lắng nghe là phẩm chất - Rèn luyện: Người nóng tính thì ít chịu lắng nghe người khác, nhưng người nóng tính có thể rèn luyện để con người trở nên trầm lặng hơn khi ngồi nghe ý kiến của người khác nên biết lắng nghe là rèn luyện 9. Quan tâm chân thành đến người khác: là phẩm chất vì nó phụ thuộc vào lòng tốt bụng của bên trong bản thân con người. Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể: Vừa là kỹ năng quản lý vừa là phẩm chất, bởi các lý do sau: - Kỹ năng quản lý: Người quản lý không thể tự ôm công việc vào mình mà phải giao nhiệm vụ, phân công công việc cho những người cấp dưới của mình. Nếu không tin tưởng thì người quản lý khó giao nhiệm vụ, công việc cho tập thể.
Việc giao nhiệm vụ, công việc cho tập thể mà mình quản lý mà không bộc lộ tin tưởng vào tập thể, khó tạo động lực tinh thần cho tập thể, vấn đề này liên quan đến động viên khuyến khích. Nên bộc lộ sự tin tưởng là kỹ năng quản lý - Phẩm chất: Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể là phẩm chất, bởi nó phụ thuộc vào lòng tin con người nằm sâu bên trong mỗi người và người đó không có bản tính ngại ngùng mà bộc lộ ra bên ngoài nên bộc lộ sự tin tưởng có thể là phẩm chất.