CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1.1 Cơ sở lý luận về khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp 1.1 Khái niệm và phân loại a. Khái niệm Nợ phải trả nhà cung cấp là một bộ phận quan trọng thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp, dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Nợ phải trả nhà cung cấp là khoản nợ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và có mối liên hệ rất mật thiết với nghiệp vụ mua hàng. Đây là một khoản mục quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Bên cạnh các khoản nợ tiền mua hàng thì có những trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Phân loại Trong công tác hạch toán kế toán, để kiểm tra quản lý thì khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp được phân loại dựa trên tiêu chí thời hạn thanh toán gồm hai loại sau: + Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong khoảng thời gian từ 1 năm trở xuống hay một chu kỳ sản xuất kinh doanh của đơn vị. + Nợ dài hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả sau một khoảng thời gian từ một năm trở lên kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán hoặc qua nhiều kỳ kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra, một tiêu chí khác để phân loại khoản phải trả là dựa trên mối quan hệ giữa đơn vị và nhà cung cấp bao gồm: khoản phải trả nhà cung cấp bên ngoài và khoản phải trả nhà cung cấp nội bộ.
5 SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi 1.2 Đánh giá ảnh hưởng của khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp Những sai lệch về các khoản nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến: a. Tình hình tài chính Sau đây là những tỷ suất quan trọng phản ánh khả năng thanh toán và tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp có liên quan đến khoản mục nợ phải trả: - Nhóm tỷ suất phản ánh khả năng thanh toán: + Tỷ suất thanh toán nhanh (=Tiền và các khoản tương đương tiền+các khoản phải thu+các khoản đầu tư ngắn hạn/Nợ ngắn hạn): Tỷ số này nhỏ hơn 1 cho thấy công ty sẽ khó có khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn và phải được xem xét cẩn thận. + Tỷ số thanh toán hiện hành(=Tài sản ngắn hạn/Nợ ngắn hạn): Tỷ số này nhỏ hơn 1 cho thấy công ty đang ở trong tình trạng tài chính tiêu cực, có khả năng không trả được các khoản nợ khi đáo hạn.
Mặt khác, nếu tỷ số này quá cao cũng không phải là một dấu hiệu tốt bởi vì nó cho thấy doanh nghiệp đang sử dụng tài sản chưa được hiệu quả. - Nhóm tỷ suất về cấu trúc tài chính: + Tỷ suất nợ (=Tổng số nợ phải trả/ Tổng nguồn vốn): Tỷ suất nợ càng cao thì khả năng tự chủ của doanh nghiệp càng thấp. + Tỷ suất tự tài trợ (=1- Tỷ suất nợ): Tỷ suất tự tài trợ càng cao (có nghĩa là tỷ suất nợ càng thấp) thì khả năng độc lập về mặt tài chính của doanh nghiệp càng lớn. - Nhóm tỷ suất về hiệu quả hoạt động: + Vòng quay các khoản phải trả (Tổng tiền hàng mua chịu/ Bình quân khoản phải trả): Chỉ số vòng quay các khoản phải trả phản ánh khả năng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp.
Chỉ số vòng quay các khoản phải trả quá thấp có thể ảnh hưởng không tốt đến xếp hạng tín dụng của doanh nghiệp. 6 SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi Chỉ số vòng quay các khoản phải trả năm nay nhỏ hơn năm trước chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn và thanh toán chậm hơn năm trước. Ngược lại, nếu chỉ số này năm nay lớn hơn năm trước chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn và thanh toán nhanh hơn năm trước.
Nếu chỉ số vòng quay các khoản phải trả quá nhỏ (các khoản phải trả lớn) thì sẽ tiềm ẩn rủi ro về khả năng thanh khoản. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý việc chiếm dụng khoản vốn này có thể sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí về vốn, đồng thời thể hiện uy tín về quan hệ thanh toán đối với nhà cung cấp và chất lượng sản phẩm đối với khách hàng. Tóm lại, những sai lệch về nợ phải trả nói chung và nợ phải trả người bán nói riêng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến đến tình hình tài chính của doanh nghiệp b. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Khi có những sai lệch xáy ra đối với khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp, thì hầu hết các khoản mục khác như: hàng tồn kho, chi phí, … cũng có khả năng bị ảnh hưởng do nguyên nhân là tác động của bút toán ghi sổ kép.
Điều này sẽ kéo theo sự ảnh hưởng đến tính đúng đắn của những chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: giá vốn hàng bán, lợi nhuận trước thuế… 1.3 Tài khoản, quy tắc và chu trình hạch toán tài khoản a. Tài khoản hạch toán Tài khoản 331: Nợ phải trả nhà cung cấp Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; 7 SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập BCĐKT, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
Quy tắc hạch toán - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. - Kế toán không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng). 8 SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Đào Nguyên Phi - Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn hàng hóa. Chu trình hạch toán tài khoản TK 111, 112 TK 331 TK 152,153, 156 Trả tiền mua hàng hoặc Mua hàng hóa, vật tư chưa đặt cọc tiền hàng thanh toán TK 133 TK 131 Thuế GTGT Bù trừ giữa nợ phải thu nếu có và nợ phải trả TK 211, 213 TK 515 Mua TSCĐ chưa Chiết khấu thanh toán được thanh toán TK 142, 642, 627 hưởng trừ vào nợ phải trả Mua vật tư, hàng hóa, DV TK 152, 156, 211 dùng cho SXK TK 133 Giảm giá hàng mua, CKTM Thuế GTGT hàng mua trả lại nếu có TK 241 Phải trả cho người nhận thầu XDCB, người sửa chữa lớn TSCĐ Sơ đồ 1.1: Chu trình hạch toán tài khoản nợ phải trả nhà cung cấp 9 SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi 1.4 Chứng từ và sổ sách liên quan đến khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp a.
Chứng từ sử dụng Hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp Các hóa đơn mua hàng và hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mà nhà cung cấp đã thực hiện với doanh nghiệp Sổ chi tiết theo dõi công nợ… b. Hệ thống sổ sách Tùy theo đặc thù ngành nghề kinh doanh và yêu cầu của nhà quản lý, mỗi doanh nghiệp sẽ thiết kế sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.Tuy nhiên, hệ thống sổ sách về cơ bản sẽ bao gồm: Sổ cái TK 331: dùng để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh với các khoản phải trả trong năm tài chính hay niên độ kế toán. Sổ nhật ký mua hàng: theo dõi theo trình tự thời gian tất cả các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ trong đó có chi tiết các hóa đơn, tên nhà cung cấp, ngày lập hóa đơn và số tiền trên mỗi hóa đơn để theo dõi. Sổ chi tiết thanh toán với người bán: được mở chi tiết theo từng nhà cung cấp, dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với từng nhà cung cấp.
Sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ: được sử dụng khi những nhà cung cấp có dùng ngoại tệ trong việc thanh toán… 1.5 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả nhà cung cấp Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả nhà cung cấp cần được nghiên cứu trong mối quan hệ với các thủ tục kiểm soát khác trong chu trình mua hàng-trả tiền.