CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Tổng quan về dự án, quản trị dự án phần mềm 1. Dự án Có nhiều định nghĩa về dự án được các tác giả nghiên cứu như sau: _ Theo luận văn nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hương Liên thì: “Dự án là một chuỗi các công việc, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian, ngân sách.” _ Theo định nghĩa cổ điển, “một dự án là một tập hợp các hoạt động được tổ chức để đạt được các mục tiêu cụ thể được xác định trước về thời gian, ngân sách và chất lượng”. _ PMI định nghĩa dự án là “một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả duy nhất”.
Trong đó “tạm thời được hiểu là thực hiện trong khoảng thời gian xác định cụ thể, duy nhất nghĩa là kết quả của dự án không trùng lặp và được thực hiện chỉ một lần.” _ Theo tác giả Nguyễn Hương Liên (2006) trình bày: “Một dự án phần mềm có hai nhóm hoạt động chính: phát triển và quản lý dự án. Nhóm dự án quan tâm đến các vấn đề về thiết kế, kiểm thử, cài đặt mã, v. Nhóm quản lý dự án quan tâm đến hoạch định và quản lý các hoạt động để đạt được mục tiêu của dự án: chi phí, thời gian hoàn thành, chất lượng Sau khi có định nghĩa về dự án thì tiếp theo tìm hiểu về định nghĩa quản lý dự án, quản lý dự án phần mềm là gì? 1. Quản lý dự án Định nghĩa về quản lý dự án có rất nhiều và được nhiều nghiên cứu định nghĩa như sau: _ “Quản lý dự án: Là sự vận dụng lý luận, phương pháp quan điểm có tính hệ thống để quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc có liên quan đến dự án dưới sự ràng buộc rõ ràng.
Bao gồm ba giai đoạn chủ yếu đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định.” (Nguyễn Hương Liên,2016) _ Theo công trình nghiên cứu của tác giả Nguyễn Văn Hải (2016) thì “Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng và công cụ vào các hoạt động dự án để đạt được những mục tiêu của dự án”. Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án là đảm bảo công việc phải 5 được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt và đúng thời gian. Quản lý dự án cần đảm bảo cân bằng giữa ba yếu tố chính: thời gian, nguồn lực và kết quả. Ba yếu tố này được gọi là tam giác dự án.
_ Theo Joseph Heagney (2014) định nghĩa thì “quản lý dự án là hoạt động áp dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật để lên kế hoạch hành động nhằm đạt được các yêu cầu của dự án.” “ Sau khi có định nghĩa về quản lý dự án thì tiếp theo đây sẽ hiểu rõ hơn về định nghĩa quản lý dự án phần mềm như sau:” “Quản lý dự án phần mềm: là tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể (có thể có chuyên môn khác nhau, thực hiện công việc khác nhau, thời gian tham gia dự án khác nhau) nhằm đạt được một kết quả như dự kiến, trong thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. Trong thuật ngữ của chuyên ngành Công nghệ phần mềm, Quản lý dự án phần mềm là các hoạt động trong lập kế hoạch, giám sát và điều khiển tài nguyên dự án (ví dụ như kinh phí, con người), thời gian thực hiện, các rủi ro và quy trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo thành công cho dự án. Quản lý dự án phần mềm cần đảm bảo cân bằng giữa ba yếu tố: thời gian, tài nguyên và chất lượng. Ba yếu tố này được gọi là tam giác dự án.
“Việc quản lý dự án có nhiều quy trình khác nhau và các lĩnh vực khác nhau cần phải quan tâm trong việc quản lý dự án. Những ý này sẽ được trình bày ở những phần tiếp. Quy trình _ “Quy trình là một tập các hoạt động có liên quan, được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc một kết quả đã được xác định trước. Mỗi quy trình được đặc trưng với các đầu vào, công cụ và kỹ thuật được sử dụng, và kết quả đầu ra.
Thông thường một quy trình bao gồm những yếu tố cơ bản sau: thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, danh sách kiểm định, công cụ hỗ trợ.” _ Theo định nghĩa trong ISO 9000 thì “Quy trình (Procedure) được định nghĩa là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc quá trình. Quy trình quản lý dự án phần mềm “Quy trình quản lý dự án là quy trình vận dụng những kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật công nghệ vào hoạt động của dự án để đạt được mục tiêu của dự án đặt ra. Để đảm bảo dự án thành công, người quản trị dự án và các thành viên dự án phải đảm bảo lựa chọn quy trình phù hợp để đạt được mục tiêu của dự án. Tùy theo quy mô của từng dự án mà mỗi giai đoạn lại có thể gồm những quy trình nhỏ hơn.
Các quy trình quản lý dự án có thể được chia thành 5 nhóm chính: bắt đầu (khởi tạo), lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, kết thúc.” Hình 1: Biểu đồ về mức độ hoạt động của một dự án Nguồn: Joseph Heagney, 2014 Ngoài ra thì theo Joseph Heagney (2014) xác định 9 lĩnh vực kiến thức mà các nhà quản lý dự án cần phải quan tâm để kiểm soát tốt dự án. Trong đó: 4 lãnh vực cơ bản: quy mô – thời gian – chi phí – chất lượng. “Quản lý quy mô: Quy mô thường ảnh hưởng đến dự án nên khi thay đổi quy mô thì dẫn đến thay đổi của dự. Hoạt động bao gồm việc xác định các nhiệm vụ chính thức cần thực hiện, liệt kê danh mục về quy mô trong đó xác định các giới hạn của dự án; chia công việc thành các tác vụ khác nhau ở tầm mức mà bạn có thể quản lý được bằng các kết quả; thẩm tra lại khối lượng các công việc đã hoạch định xong; xác định thay đổi quy mô của dự án.” 7 Quản lý thời gian: ước lượng thời gian, lập lịch biểu và theo dõi tiến độ thực hiện đảm bảo hoạt động theo đúng thời gian.
Quản lý chi phí: là việc lập bảng kế hoạch dự trù về các khoản chi phí về nhân lực, trang thiết bị, nguyên liệu, công tác phí và các chi tiết hỗ trợ khác sẽ dùng trong quá trình thực hiện dự án. Trong quá trình quản lý phải đảm bảo các chi phí này được kiểm soát chặt chẽ đảm bảo rằng dự án sẽ chi tiêu trong ngân sách dự kiến đó. “Quản lý chất lượng bao gồm cả các hoạt động đảm bảo chất lượng công việc (xây dựng kế hoạch để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng) và kiểm soát chất lượng công việc (các bước thực hiện nhằm giám sát kết quả hoàn thành và đánh giá xem liệu các kết quả đó có phù hợp với yêu cầu trách nhiệm của đặt ra hay không).” 4 lãnh vực hỗ trợ: là phương tiện để truyền đạt các mục tiêu của dự án. Quản lý nguồn lực: là việc lập bảng kế hoạch về nhân viên tham gia vào dự án, vai trò của họ và quản lý công tác thực hiện công việc của họ.
Quản lý truyền thông dự án là xây dựng kế hoạch, thực thi và kiểm soát việc thu thập và phổ biến mọi thông tin liên quan đến nhu cầu của mọi bên liên quan đến dự án. Thông tin này có thể liên quan đến tình trạng dự án, những kết quả đạt được và những sự kiện có thể tác động đến các bên liên quan hoặc đến các dự án khác. Quản lý rủi ro dự án là việc xác định trước những rủi ro gặp phải trong quá trình thực hiện nhằm xác định, lượng hóa, phân tích và phản ứng trước các rủi ro của dự án. Công tác này bao gồm việc tối đa hóa khả năng xảy ra và tác động của các sự kiện tích cực; đồng thời giảm thiểu khả năng xảy ra và hậu quả tiêu cực của các sự kiện không có lợi cho mục tiêu của dự án.
Đây là một khía cạnh vô cùng quan trọng trong quản lý dự án nhưng đôi khi vẫn bị các nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm bỏ qua. Quản lý việc mua sắm, trang bị cho dự án là hoạt động hỗ trợ của công tác quản lý dự án. Việc quản lý bao gồm việc xác định cái gì được mua, yêu cầu mời thầu và báo giá, lựa chọn nhà thầu phụ, thực hiện hợp đồng và hoàn tất hợp đồng khi dự án được hoàn thành. 1 lĩnh vực QL tích hợp: 8 “Quản lý tích hợp dự án đảm bảo rằng dự án được lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát phù hợp, trong đó có việc thực hiện công tác kiểm soát nghiêm túc đối với những thay đổi của dự án.
Như vậy, một hoạt động phải được phối hợp hoặc tích hợp với các hoạt động khác mới có thể đạt được kết quả dự án như mong muốn. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án phần mềm. Trong việc quản lý dự án phần mềm có 6 yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý. Những yếu tố này sẽ được trình bày ở bên dưới: 1.
Mục tiêu và các ràng buộc của dự án Mục tiêu của quản lý dự án là thực hiện dự án để tạo ra một sản phẩm đạt chất lượng theo đúng yêu cầu, hoàn thành đúng thời hạn và trong mức ngân sách được phê duyệt. Để đạt được những mục tiêu đó, người quản lý dự án cần có những phương pháp, công cụ và kỹ thuật phù hợp để tổng hợp và cân bằng rất nhiều ràng buộc có ảnh hưởng. Dự án cần hoàn thành đúng tiến độ. Người quản lý dự án phải có đủ người và những tài nguyên hỗ trợ thực hiện.
Phải sử dụng nguồn ngân sách trong hạn mức được cấp của dự án. Phạm vi dự án thường có xu hướng phát sinh, nhất là đối với dự án phần mềm. Rủi ro có thể xảy ra trong mọi giai đoạn thực hiện dự án Dù có mọi khó khăn hay thách thức gì xảy ra; khách hàng cũng chỉ quan tâm tới chất lượng cuối cùng của sản phẩm.