Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh doanh nghiệp sản xuất ngày càng phát triển, quy trình mua hàng và thanh toán giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và kiểm soát chi phí đầu vào. Công ty TNHH NIPPO Mechatronics (Việt Nam) là một doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất linh kiện điện tử và nhựa cho ngành máy văn phòng và công nghiệp ô tô, xe máy. Theo báo cáo tài chính giai đoạn 2017-2021, tỷ lệ lợi nhuận thuần của NIPPO VN chỉ đạt khoảng 2-3%, thấp hơn mức trung bình ngành, cho thấy nhu cầu cấp thiết trong việc nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, đặc biệt là trong quy trình mua hàng và thanh toán.

Luận văn tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ (KSNB) quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN trong năm tài chính 2021-2022, nhằm đánh giá thực trạng, xác định điểm mạnh, hạn chế và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả. Nghiên cứu áp dụng khung KSNB theo yêu cầu của J-SOX, một tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt được phát triển dựa trên Đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính cũng như tuân thủ pháp luật.

Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, phân tích thực trạng 6 yếu tố cấu thành khung KSNB theo J-SOX tại NIPPO VN, đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố này đến quy trình mua hàng và thanh toán, từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận, góp phần nâng cao lợi nhuận và uy tín doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo J-SOX, bao gồm sáu thành phần chính:

  1. Môi trường kiểm soát: Tạo nền tảng đạo đức, văn hóa tuân thủ và phân định rõ vai trò, trách nhiệm trong tổ chức.
  2. Đánh giá rủi ro và hành động ứng phó: Nhận diện, phân tích và xử lý các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình mua hàng và thanh toán.
  3. Hoạt động kiểm soát: Các chính sách, thủ tục nhằm ngăn ngừa sai sót và gian lận, bao gồm phân chia quyền hạn, phê duyệt hợp đồng, kiểm tra hóa đơn.
  4. Thông tin và truyền thông: Thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin chính xác, kịp thời giữa các bộ phận liên quan.
  5. Hoạt động giám sát: Đánh giá liên tục và định kỳ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
  6. Bảo vệ và ứng phó với hệ thống CNTT: Đảm bảo an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu và ứng phó kịp thời với các sự cố công nghệ.

Ngoài ra, luận văn tham khảo các nguyên tắc của COSO và các nghiên cứu quốc tế về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các nghiên cứu về phòng chống gian lận và nâng cao hiệu quả mua sắm.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp thu thập qua phỏng vấn sâu, phỏng vấn nhóm và quan sát trực tiếp các hoạt động tại NIPPO VN; dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính, quy trình, hợp đồng, chứng từ mua hàng và thanh toán trong năm 2021-2022 do doanh nghiệp cung cấp.
  • Phương pháp phân tích: Phân tích nội dung các tài liệu, so sánh thực trạng với yêu cầu của J-SOX và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315; sử dụng Excel để lập bảng tính, biểu đồ phân tích các chỉ tiêu tài chính và hoạt động mua hàng; áp dụng mô hình SWOT và mô hình 5 áp lực cạnh tranh để đánh giá tổng thể.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Phỏng vấn các cán bộ chủ chốt gồm Tổng Giám đốc, trưởng phòng nhân sự, kế toán, mua hàng, bảo vệ và nhân viên liên quan đến quy trình mua hàng và thanh toán nhằm thu thập đa chiều ý kiến và đánh giá thực tế.
  • Timeline nghiên cứu: Thu thập và phân tích dữ liệu tập trung vào năm tài chính 2021 và 2022, đảm bảo tính cập nhật và phản ánh đúng thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Qua phỏng vấn và quan sát, nhận thấy sự phân định vai trò, trách nhiệm chưa rõ ràng, dẫn đến một số sai sót trong phê duyệt đơn hàng và thanh toán. Tỷ lệ sai sót trong ghi sổ kế toán và đối chiếu công nợ chiếm khoảng 5-7% tổng giao dịch, ảnh hưởng đến tính chính xác báo cáo tài chính.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Công tác đánh giá rủi ro nhà cung cấp và chuỗi cung ứng chưa được thực hiện thường xuyên và chi tiết. Khoảng 15% nhà cung cấp chưa được đánh giá đầy đủ về năng lực và uy tín, tiềm ẩn rủi ro về chất lượng và giao hàng.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ: Một số thủ tục kiểm soát như kiểm tra hóa đơn, phê duyệt hợp đồng chưa được tuân thủ nghiêm ngặt, dẫn đến tồn tại các trường hợp thanh toán trùng lặp và chậm trễ thanh toán, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp với nhà cung cấp.

  4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban còn chậm và thiếu chính xác, gây khó khăn trong việc theo dõi công nợ và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.

  5. Giám sát và bảo vệ hệ thống CNTT còn yếu: Hệ thống CNTT chưa được bảo vệ toàn diện, chưa có quy trình ứng phó sự cố rõ ràng, tiềm ẩn nguy cơ mất mát dữ liệu và gián đoạn hoạt động.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc áp dụng khung KSNB theo J-SOX tại một doanh nghiệp FDI tại Việt Nam còn gặp khó khăn do khác biệt về văn hóa quản lý, trình độ nhân sự và sự phối hợp giữa các bộ phận. So với các nghiên cứu quốc tế, NIPPO VN cần tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về vai trò của KSNB trong từng cá nhân và bộ phận.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ sai sót theo từng bước quy trình mua hàng và thanh toán, bảng so sánh mức độ tuân thủ các thủ tục kiểm soát giữa năm 2021 và 2022, cũng như biểu đồ đường thể hiện tiến độ xử lý công nợ và thanh toán.

Việc cải thiện các yếu tố cấu thành KSNB không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro tài chính mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn, góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu trong nước và quốc tế về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường phân định vai trò và trách nhiệm: Thiết lập rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và cá nhân trong quy trình mua hàng và thanh toán, đảm bảo trách nhiệm giải trình minh bạch. Thực hiện trong vòng 6 tháng, do Ban Giám đốc phối hợp Phòng Nhân sự triển khai.

  2. Nâng cao chất lượng đánh giá rủi ro nhà cung cấp: Xây dựng quy trình đánh giá định kỳ, áp dụng tiêu chí Q-C-D-S (Chất lượng, Giá cả, Giao hàng, Bền vững) để lựa chọn và duy trì nhà cung cấp uy tín. Thực hiện trong 12 tháng, do Phòng Mua hàng chủ trì.

  3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát và phê duyệt: Áp dụng hệ thống phần mềm quản lý mua hàng và thanh toán tự động, giảm thiểu sai sót và trùng lặp; đồng thời đào tạo nhân viên về quy trình mới. Thực hiện trong 9 tháng, do Phòng Kế toán phối hợp Phòng CNTT thực hiện.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ: Thiết lập kênh thông tin liên lạc hiệu quả giữa các phòng ban, cập nhật dữ liệu công nợ và thanh toán theo thời gian thực. Thực hiện trong 6 tháng, do Phòng CNTT và Ban Điều hành phối hợp.

  5. Tăng cường bảo vệ và ứng phó với hệ thống CNTT: Xây dựng chính sách bảo mật, quy trình ứng phó sự cố và đào tạo nhân viên về an toàn thông tin. Thực hiện trong 6 tháng, do Phòng CNTT chủ trì.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị doanh nghiệp sản xuất: Nghiên cứu giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của KSNB trong quản lý chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Phòng Mua hàng và Kế toán doanh nghiệp: Áp dụng các giải pháp kiểm soát nội bộ để giảm thiểu rủi ro sai sót, gian lận trong quy trình mua hàng và thanh toán.

  3. Chuyên gia kiểm toán nội bộ và tư vấn quản trị: Tham khảo mô hình KSNB theo J-SOX và các phương pháp đánh giá thực trạng, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp cho khách hàng.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị doanh nghiệp: Tài liệu tham khảo thực tiễn về áp dụng kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp FDI tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ theo J-SOX khác gì so với COSO?
    J-SOX là tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ của Nhật Bản dựa trên Đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ, tập trung vào kiểm soát tài chính và quy trình giao dịch, trong khi COSO là khung tổng quát hơn, bao gồm 17 nguyên tắc chi tiết về kiểm soát nội bộ.

  2. Tại sao quy trình mua hàng và thanh toán cần kiểm soát nội bộ chặt chẽ?
    Quy trình này liên quan trực tiếp đến chi phí và tài sản doanh nghiệp, nếu không kiểm soát tốt sẽ dẫn đến sai sót, gian lận, ảnh hưởng đến lợi nhuận và uy tín doanh nghiệp.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Có thể đánh giá qua tỷ lệ sai sót, mức độ tuân thủ quy trình, thời gian xử lý giao dịch, và phản hồi từ các bên liên quan. Các chỉ số này được phân tích định lượng và định tính.

  4. Những khó khăn khi áp dụng J-SOX tại doanh nghiệp Việt Nam là gì?
    Khác biệt về văn hóa quản lý, trình độ nhân sự, sự phối hợp giữa các phòng ban và chi phí đầu tư cho hệ thống CNTT là những thách thức chính.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao nhận thức về KSNB trong doanh nghiệp?
    Tổ chức đào tạo thường xuyên, xây dựng văn hóa tuân thủ, minh bạch trong phân công nhiệm vụ và khen thưởng kỷ luật rõ ràng giúp nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ theo J-SOX, áp dụng cho quy trình mua hàng và thanh toán tại NIPPO VN.
  • Đã phân tích và đánh giá thực trạng 6 yếu tố cấu thành KSNB, chỉ ra điểm mạnh và hạn chế cụ thể trong hoạt động của doanh nghiệp.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch trong quy trình mua hàng và thanh toán.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả sử dụng nguồn vốn và nâng cao lợi nhuận trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi và đánh giá hiệu quả định kỳ, đồng thời mở rộng nghiên cứu sang các quy trình khác trong doanh nghiệp.

Hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình mua hàng và thanh toán, bảo vệ lợi ích doanh nghiệp và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường!