Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tồn trữ và thanh toán. Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng – Giao thông Thừa Thiên Huế. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác KSNB chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Giao thông – Xây dựng Thừa Thiên Huế. Phần III: Kết luận và kiến nghị 6.
Tính mới của đề tài Trong khuôn khổ các bài khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trƣờng Đại học Kinh tế Huế đƣợc thực hiện tại các doanh nghiệp trƣớc đây, đa phần khi nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thì các sinh viên sẽ lựa chọn tìm hiểu về chu trình bán hàng - thu tiền. Còn với chu trình mua hàng – thanh toán chỉ chiếm một phần nhỏ, tiêu biểu nhƣ đề tài: “ Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy” (Nguyễn Thị Hƣơng Lan, 2015). Ở đề tài này đã tập trung tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Tuy nhiên, nó chƣa thực sự đi sâu nghiên cứu thể hiện bao quát đƣợc hết các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB hoàn chỉnh trong một chu trình cụ thể diễn ra nhƣ thế nào ngoài thực tế.
Bên cạnh đó, tại Công ty Cổ phần Xây dựng – Giao thông Thừa Thiên Huế hiện nay chỉ mới có đƣợc một đề tài của tác giả Trần Thị Phƣớc (2017) “Tìm hiểu 4 hệ thống kiểm soát bộ chu trình chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng – Giao thông Thừa Thiên Huế”. Đề tài này đã hệ thống hóa những lý luận chung về KSNB, đặc biệt tìm hiểu thực trạng KSNB về chi phí xây lắp tại doanh nghiệp. Mặt khác, nó chỉ mới tập trung phân tích, đánh giá và kiểm soát các chi phí xây lắp phát sinh tại doanh nghiệp. Qua đó, cùng với quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty thấy đƣợc sự cấp thiết của chu trình mua hàng – thanh toán nên tôi quyết định lồng ghép chu trình chi phí xây lắp vào chu trình mua hàng- thanh toán thành đề tài: “Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng – Giao thông Thừa Thiên Huế”.
Nội dung trọng tâm của bài chính là tập trung đi sâu nghiên cứu về các thủ tục kiểm soát đƣợc thực hiện trong chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán, phù hợp với đặc thù kinh doanh tại công ty và nêu lên những bất cập, hạn chế để từ đó đƣa các giải pháp hữu hiệu nhằm khắc phục các hạn chế còn tồn tại trong thủ tục KSNB chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán tại đơn vị. 5 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN 1. Kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm và mục tiêu hệ thống Kiểm soát nội bộ theo quan điểm COSO 2013 1.
Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Hiện nay, có khá nhiều quan điểm đƣợc đƣa ra về kiểm soát nội bộ. Một số quan điểm cho rằng kiểm soát nội bộ nhƣ là một công cụ đắc lực giúp ngƣời quản lý ngăn ngừa gian lận. Một số khác lại cho rằng kiểm soát nội bộ là cơ chế, quy chế kiểm soát giúp công ty bảo vệ tài sản, tuân thủ luật lệ và các quy định. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ mới đƣợc công nhận rộng rãi trên toàn thế giới đó chính là COSO internal control 2013.
Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (The committee of Sponsoring Organizations of the Treadway commission) đã ban hành bản cập nhập mới COSO internal control 2013 đƣa ra định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hƣởng bởi hội đồng quản trị, ngƣời quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Nội dung quan trọng mà COSO internal control 2013 muốn nêu ra đó là: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình. - Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con ngƣời. - Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý.
- Kiểm soát nội bộ giúp đạt đƣợc các mục tiêu. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa mà COSO đƣa ra vào năm 2013 đƣợc giữ nguyên so với báo cáo năm 1992 về mục tiêu kiểm soát nội bộ, cần thiết lập thành ba nhóm nhƣ sau: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp. - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh về việc tuân thủ pháp luật và các quy định.
Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ có vai trò vô cùng quan trọng đối với trong quá trình hình thành và phát triển của một doanh nghiệp, đặc biệt là một doanh nghiệp mới còn trẻ tuổi. Bởi việc kiểm soát đƣợc rủi ro và nâng cao đƣợc hiệu quả kinh doanh chính là yếu tố cấp bách mà tổ chức cần phải thực hiện. Chính vì thế hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức nhƣ: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh: sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm… - Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
- Đảm bảo tính chính xác các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định cua pháp luật. - Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mực tiêu đặt ra. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh, giảm thiểu các rủi ro trong đơn vị cần có các nguyên tắc sau: Nguyên tắc “Phân công, phân nhiệm” Trong một tổ chức có nhiều ngƣời tham gia thì các công việc phải đƣợc phân công cho tất cả mọi ngƣời, không để tình trạng một ngƣời làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có ngƣời làm.
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần đƣợc phân công cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngƣời trong bộ phận. Khi đó, công việc của ngƣời này đƣợc kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thƣờng dễ phát hiện. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác mua hàng cho một nhân viên từ khâu lập phiếu đơn đặt hàng, nhận phiếu nhập kho và nhận hàng, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu chi tiền và trả tiền.
Trong trƣờng hợp nhân viên thông đồng với nhà cung cấp mua các vật liệu chất lƣợng kém với giá cao gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm ( nhất là sai phạm cố ý ) và hành vi lạm dụng quyền hạn Đặc biệt, trong những trƣờng hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải đƣợc tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán. - Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó. - Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
8 Ví dụ: Trƣờng hợp nếu cùng một ngƣời vừa phê chuẩn việc tuyển dụng nhân viên đồng thời vừa là ngƣời tính và phát lƣơng có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lƣơng của các nhân viên không có thật này. Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền” Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định.
Sự phê chuẩn đƣợc thực hiện qua 2 loại: - Phê chuẩn chung: Đƣợc thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dƣới tuân thủ. Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng. - Phê chuẩn cụ thể: Thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể đƣợc áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thƣờng xảy ra.
Ví dụ: Phê chuẩn của kế toán trƣởng về ngân sách xây dựng cơ sở mới của doanh nghiệp. Ngoài 3 nguyên tắc chủ đạo trên, để thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, các doanh nghiệp cần dựa vào các nguyên tắc bổ sung sau: Nguyên tắc toàn diện Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều đƣợc kiểm soát bởi hệ thống KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt động chính của đơn vị. Nguyên tắc “4 mắt” Mọi hoạt động phải đƣợc qua kiểm soát bởi ít nhất là 2 ngƣời hay con gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo. 9 Nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí Một thủ tục kiểm soát chỉ đƣợc thiết kế, vận hành nếu chi phí của nó nhỏ hơn lợi ích nó mang lại.
Do vậy, một hệ thống KSNB phải định lƣợng đƣợc những vùng có rủi ro cao hơn để tăng cƣờng kiểm soát tại đó. Chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ Chứng từ và sổ sách là những công cụ, hình thức mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế đƣợc phản ánh và tổng hợp. Đây cũng là một dấu vết kiểm soát quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.