CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ à các qu định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qu định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.24, “ Chuẩn mực 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)] 1. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở ác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Bảo vệ tài sản Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đ ch khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xả ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… b. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp à căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản ý.
Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính Luan van 8 xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầ đủ và khách quan các nội dụng chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống hiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp ý iên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mực. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các ch nh sách có iên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như ử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầ đủ, khách quan. Ch nh ác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản ý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản ý, điều hành cán bộ máy quản lý doanh nghiệp.
CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Môi trường kiểm soát Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400:” Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của Luan van 9 hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị”.24, “ Chuẩn mực 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)] Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có t nh môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: a. Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản ý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý.
Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ các qu định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản ý nà đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. - Quan điểm kinh oanh, phong cách ãnh đạo của người quản lý cấp cao trong đơn vị. Bao gồm những vấn đề như: + Khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh + Xem nhà quản lý doanh nghiệp có tuân thủ các nguyên tắc đạo đức kinh doanh không + Có duy trì mối quan hệ thường u ên đối với nhân viên cấp ưới không + Có thận trọng trong việc trình bày và công bố báo cáo tài chính không.
- Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp (Việc phân bố quyền lực trong doanh nghiệp) + Nếu việc đưa ra qu ết định quản ý được tập trung và chi phối bởi một người thì kiểm soát viên cần tập trung chú ý dến phẩm chất và năng ực của người nắm quyền tập trung đó. + Nếu như qu ền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của những người Luan van 10 phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này. + Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp ưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ àng và tránh được sự lạm dụng.
Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (Ủy ban kiểm toán) sẽ àm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn o sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp ý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý bảo đảm một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống ưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các ĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậ , để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót ĩnh vực nao, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. + Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: ử ý nghiệp vụ, ghi chép và bảo quản tài sản. Luan van 11 + Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nh n viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nh n viên có năng ực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn bảo đảm được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nh n viên kém năng ực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Tóm lại, với những lý do trên các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.
Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng ực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước t nh c n đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương ai à những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản ý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng.
Bộ phận kiểm toán nội bộ: Là nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát, chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên Luan van 12 về toang bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB. Bộ phận kiểm toán hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt động của đơn vị cũng như công tác kiểm soát, từ đó phát hiện ra những sai phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề ra biện pháp cải tiến hoạt động. Uỷ ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu ĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: + Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
+ Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ.