Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư" được sinh viên Nguyễn Thị Thu Hà thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Kim Chi tại Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (năm 2017).
Trong tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước, văn bản là phương tiện chủ yếu để ghi chép, lưu giữ và truyền đạt thông tin quản lý, phục vụ việc ban hành các quyết định chỉ đạo và điều hành. Cục Đầu tư nước ngoài (thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư) là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài. Hàng năm, Cục tiếp nhận và phát hành một khối lượng rất lớn các loại công văn, tài liệu, hồ sơ dự án. Công tác văn thư tại đơn vị đã đạt được những kết quả nhất định phục vụ cho hoạt động chung của Văn phòng Cục, song vẫn còn bộc lộ một số hạn chế, bất cập trong khâu thực hiện nghiệp vụ và quản lý. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác văn thư tại đơn vị mang tính thực tiễn cao.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là: Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài để làm rõ các ưu điểm và hạn chế; trên cơ sở đó đề xuất phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư và lưu trữ tại Cục.
Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định gồm 4 nội dung:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài;
- Tìm hiểu những vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư;
- Khảo sát, thu thập số liệu về thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài;
- Nghiên cứu, phân tích, đánh giá và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại đơn vị.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Thực tế hoạt động công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài.
- Phạm vi thời gian: Khảo sát và phân tích số liệu thực tế trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2016.
- Phạm vi không gian: Tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư (trụ sở tại số 6B Hoàng Diệu, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội).
- Giả thuyết nghiên cứu: Công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và giải quyết công việc chuyên môn tại Cục Đầu tư nước ngoài nói chung và Văn phòng Cục nói riêng.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống khái niệm, cơ sở pháp lý và phương pháp nghiên cứu chuyên ngành Quản trị văn phòng:
Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý
- Hệ thống khái niệm công tác văn thư, văn bản, văn bản đi, văn bản đến, con dấu, hồ sơ, lập hồ sơ và lưu trữ cơ quan được trích dẫn theo các văn bản quy phạm pháp luật và giáo trình chuẩn mực:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ;
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội khóa XIII;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Quyết định số 521/QĐ-BKH ngày 16/04/2009 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài;
- Quyết định số 436/QĐ-ĐTNN ngày 22/11/2013 của Cục Đầu tư nước ngoài quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Cục.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp lý luận chung: Vận dụng thế giới quan và phương pháp luận khoa học để nhìn nhận đối tượng một cách khách quan, toàn diện.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu lý luận: Thu thập, phân tích, tổng hợp các giáo trình chuyên ngành, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Sử dụng bảng hỏi, câu hỏi khảo sát tự thiết kế đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; trực tiếp quan sát và tiếp cận các khâu nghiệp vụ văn thư.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu giữa quy trình thực tế triển khai tại cơ quan với các quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu: Xử lý số liệu văn bản đi, văn bản đến giai đoạn 2013–2016 được lưu trữ trên phần mềm quản lý và sổ sách đăng ký truyền thống.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư
Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận căn bản về công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước:
- Khái niệm: Làm rõ khái niệm công tác văn thư theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP; định nghĩa văn bản theo nghĩa rộng (vật mang tin bằng chữ viết) và nghĩa hẹp (công văn, giấy tờ quản lý); phân định văn bản đi và văn bản đến; khái niệm con dấu, hồ sơ, lập hồ sơ và lưu trữ cơ quan theo Luật Lưu trữ 2011.
- Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu: Công tác văn thư là một bộ phận của hoạt động quản lý nhà nước. Tác giả chỉ rõ 5 ý nghĩa (cung cấp thông tin kịp thời; giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác; lưu giữ đầy đủ chứng cứ pháp lý; tạo nguồn tài liệu cho công tác lưu trữ; bảo vệ bí mật nhà nước). Yêu cầu đối với công tác văn thư gồm 4 yếu tố: Nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
- Nội dung nghiệp vụ: Gồm 4 khâu chính: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi/đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Phân định trách nhiệm: Nêu rõ trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy ban nhân dân các cấp theo Điều 27 Nghị định 110/2004/NĐ-CP.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài
Chương này phản ánh toàn diện cơ cấu tổ chức và thực trạng triển khai nghiệp vụ văn thư tại Cục:
- Khái quát tổ chức: Cục Đầu tư nước ngoài gồm 9 đơn vị trực thuộc (Phòng Tổng hợp và Thông tin, Phòng Chính sách, Phòng Đầu tư nước ngoài, Phòng Đầu tư ra nước ngoài, Phòng Xúc tiến đầu tư, Văn phòng Cục, Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc, Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung, Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam). Văn phòng Cục là đầu mối giúp Cục trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện nhiệm vụ bộ phận "Một cửa" đối với hồ sơ đầu tư ra nước ngoài.
- Tổ chức bộ máy và nhân sự văn thư: Công tác văn thư được tổ chức theo nguyên tắc tập trung thống nhất tại Văn phòng Cục. Nhân sự gồm Chánh Văn phòng (ThS. Phạm Thanh Bình), 2 Phó Chánh Văn phòng (ThS. Đỗ Cao Nguyên, bà Cao Thị Tần) và các chuyên viên, nhân viên thực hiện các mảng công việc văn thư, kế toán, quản trị, lái xe:
| Họ và tên |
Chức vụ |
Nhiệm vụ phân công liên quan đến văn thư và văn phòng |
| ThS. Phạm Thanh Bình |
Chánh Văn phòng |
Điều hành chung; trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp, tổ chức cán bộ, hành chính văn thư; kiểm tra thể thức văn bản trình Lãnh đạo Cục. |
| ThS. Đỗ Cao Nguyên |
Phó Chánh Văn phòng |
Phụ trách tổng hợp, lưu trữ, lễ tân, quản trị; đôn đốc chương trình công tác chung; điều hành khi Chánh Văn phòng vắng mặt. |
| Cao Thị Tần |
Phó Chánh Văn phòng |
Phụ trách tài chính, kế toán, lao động, tiền lương, bảo hiểm; hỗ trợ tài chính cho các Trung tâm xúc tiến đầu tư. |
| Nguyễn Thị Hoàng Yến |
Chuyên viên |
Tiếp nhận văn bản, hồ sơ dự án; nhận công văn từ Văn phòng Bộ (lúc 9h và 15h); chuyển công văn đến Lãnh đạo; sao chụp tài liệu; kiểm tra thể thức văn bản đi, lấy số, đóng dấu, vào sổ; nhập phần mềm quản lý; quản lý con dấu Cục. |
| Nguyễn Thị Hồng Nhung |
Chuyên viên |
Phối hợp tiếp nhận, luân chuyển văn bản; thực hiện các thủ tục phát hành công văn đi; quản lý hồ sơ lưu trữ và bảo mật tài liệu theo quy định. |
| Tăng Việt Đức |
Chuyên viên |
Chuyển và nhận hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ (lúc 9h và 15h); hỗ trợ công tác phát hành văn bản và nhập dữ liệu vào máy tính theo dõi. |
| Nguyễn Thị Minh Hà |
Nhân viên |
Phối hợp công tác kế toán cùng Phó Chánh Văn phòng Cao Thị Tần. |
| Hoàng Quốc Phúng |
Chuyên viên |
Quản lý trang thiết bị văn phòng, máy in, máy photo, máy quét; mua sắm văn phòng phẩm; bảo dưỡng phương tiện và quản lý đội xe. |
- Tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư:
- Soạn thảo và ban hành văn bản: Thực hiện theo quy trình 6 bước chuẩn mực (Tiếp nhận yêu cầu $\rightarrow$ Nghiên cứu và soạn thảo bản thảo $\rightarrow$ Duyệt và trình ký $\rightarrow$ Kiểm tra thể thức tại Văn phòng $\rightarrow$ Ký văn bản theo thẩm quyền $\rightarrow$ Ban hành, lấy số, đóng dấu, gửi đi và lưu 01 bản gốc chữ ký tươi cùng Phiếu trình tại Văn phòng).
- Quản lý văn bản đến: Thực hiện theo quy trình 5 bước (Tiếp nhận, kiểm tra bì thư, đóng dấu đến, nhập phần mềm $\rightarrow$ Trình Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Cục cho ý kiến $\rightarrow$ Ghi nhận ý kiến chỉ đạo vào sổ/phần mềm $\rightarrow$ Phân công các phòng giải quyết $\rightarrow$ Chuyên viên xử lý). Bì thư có dấu mật, tuyệt mật hoặc gửi đích danh thì không bóc bì mà chuyển thẳng.
- Quản lý văn bản đi: Thực hiện theo quy trình 5 bước (Kiểm tra thể thức và ký nháy $\rightarrow$ Đóng dấu cơ quan và dấu độ khẩn/mật $\rightarrow$ Đăng ký văn bản đi trên phần mềm và sổ tay $\rightarrow$ Làm thủ tục vào bì, phát hành qua bưu điện/văn thư Bộ/fax $\rightarrow$ Lưu văn bản). Lưu 2 bản: 01 bản gốc tại Văn phòng và 01 bản chính trong hồ sơ công việc của chuyên viên.
- Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Nghị định 110/2004/NĐ-CP; giao cho nhân viên văn thư giữ tại cơ quan; không đóng dấu khống chỉ, dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái; dấu giáp lai đóng tối đa 5 trang giấy liền kề.
- Lập hồ sơ và nộp lưu: Hàng năm vào tháng 1, cán bộ văn thư phối hợp các đơn vị lập danh mục hồ sơ; chuyên viên tự thu thập tài liệu theo nhiệm vụ được giao, sắp xếp vào hộp/cặp và biên mục nộp lưu theo quy định.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài
Chương 3 đề xuất 6 nhóm giải pháp trọng tâm nhằm khắc phục những tồn tại và nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục:
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài;
- Tuyển dụng thêm nhân sự có chuyên môn sâu cho bộ phận văn thư nhằm giảm áp lực kiêm nhiệm;
- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư;
- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức toàn cơ quan về vai trò của công tác văn thư và lập hồ sơ công việc;
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật trong công tác văn thư;
- Thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ.
Kết quả và đóng góp
Số liệu thống kê thực tế về văn bản tại Cục Đầu tư nước ngoài (2013–2016)
Khóa luận đã khảo sát và thu thập đầy đủ số liệu văn bản đến và văn bản đi tại Cục trong giai đoạn 4 năm:
Bảng 1: Thống kê số lượng văn bản đến Cục Đầu tư nước ngoài (2013–2016)
| Loại văn bản |
Năm 2013 |
Năm 2014 |
Năm 2015 |
Năm 2016 |
| Quyết định |
211 |
178 |
242 |
238 |
| Công văn |
260 |
238 |
197 |
314 |
| Thông báo |
130 |
138 |
145 |
129 |
| Tờ trình |
167 |
150 |
173 |
184 |
| Thông tư |
90 |
87 |
135 |
128 |
| Văn bản mật |
30 |
47 |
46 |
39 |
| Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) |
140 |
129 |
133 |
130 |
| Tổng cộng |
1.028 |
967 |
1.071 |
1.162 |
Bảng 2: Thống kê số lượng văn bản đi do Cục Đầu tư nước ngoài ban hành (2013–2016)
| Loại văn bản |
Năm 2013 |
Năm 2014 |
Năm 2015 |
Năm 2016 |
| Quyết định |
2.175 |
2.294 |
2.486 |
2.508 |
| Công văn |
1.900 |
1.952 |
1.960 |
1.933 |
| Thông báo |
1.465 |
1.462 |
1.513 |
1.511 |
| Tờ trình |
1.083 |
1.181 |
1.456 |
1.442 |
| Thông tư |
532 |
400 |
536 |
573 |
| Văn bản mật |
409 |
406 |
487 |
399 |
| Tổng cộng |
7.564 |
7.695 |
8.438 |
8.366 |
Đóng góp của đề tài
- Hệ thống hóa và mô tả chi tiết các bước trong quy trình xử lý văn bản đến (5 bước), quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi (6 bước) tại một cơ quan chuyên ngành cấp Cục thuộc Bộ.
- Ghi nhận việc Cục Đầu tư nước ngoài đã áp dụng phần mềm "Quản lý công văn đi, đến" kết hợp quản lý theo dõi bằng sổ đăng ký truyền thống, đảm bảo kiểm soát văn bản chặt chẽ và tuân thủ các quy chuẩn thể thức theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và Nghị định 110/2004/NĐ-CP.
- Cung cấp bức tranh thực tế về phân công chức năng, nhiệm vụ nhân sự tại Văn phòng Cục trong việc điều phối luồng văn bản hành chính và hồ sơ dự án đầu tư trực tiếp nước ngoài, đầu tư ra nước ngoài.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế:
- Khóa luận giới hạn phạm vi khảo sát số liệu tại Cục Đầu tư nước ngoài trong khoảng thời gian từ năm 2012 đến 2016; các số liệu chi tiết theo từng loại văn bản tập trung vào giai đoạn 2013–2016.
- Tác giả tự nhận định do kinh nghiệm thực tế và trình độ nghiên cứu còn hạn chế nên chưa phân tích sâu được toàn diện các vướng mắc chuyên sâu trong khâu ứng dụng phần mềm dùng chung và xử lý hồ sơ dự án phức tạp giữa các phòng nghiệp vụ.
- Hướng mở rộng nghiên cứu:
- Nghiên cứu mô hình liên thông quản lý văn bản điện tử giữa Cục Đầu tư nước ngoài với Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan quản lý đầu tư tại địa phương.
- Đánh giá sâu hơn về quy trình số hóa toàn diện hồ sơ đầu tư và ứng dụng chữ ký số trong công tác văn thư - lưu trữ hiện đại.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo:
- Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Hành chính học, Quản lý công tại các trường đại học, cao đẳng.
- Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, tổng hợp, hành chính văn phòng tại các Cục, Tổng cục và cơ quan hành chính nhà nước.
- Nội dung có giá trị tham khảo nổi bật:
- Bảng phân công nhiệm vụ chi tiết giữa lãnh đạo văn phòng và các chuyên viên văn thư chuyên trách.
- Mẫu phiếu trình, mẫu sổ đăng ký văn bản đi/đến truyền thống và quy chuẩn kỹ thuật đóng dấu, lưu bản gốc chữ ký tươi.
- Các căn cứ pháp lý và quy định nội bộ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về công tác tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản.
Câu hỏi thường gặp
1. Khối lượng văn bản đi và văn bản đến tại Cục Đầu tư nước ngoài giai đoạn 2013–2016 có quy mô như thế nào?
Trong giai đoạn 2013–2016, số lượng văn bản đến dao động từ 967 đến 1.162 văn bản/năm (nhiều nhất là công văn và quyết định). Số lượng văn bản đi do Cục ban hành rất lớn, đạt từ 7.564 văn bản (năm 2013) lên đến 8.438 văn bản (năm 2015) và 8.366 văn bản (năm 2016), trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là quyết định (hơn 2.100 - 2.500 bản/năm) và công văn (hơn 1.900 bản/năm).
2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Cục Đầu tư nước ngoài gồm những bước nào?
Quy trình gồm 6 bước: (1) Tiếp nhận yêu cầu soạn thảo theo chức năng nhiệm vụ; (2) Nghiên cứu và soạn thảo văn bản; (3) Lãnh đạo phòng duyệt và ký tắt, trình ký kèm Phiếu trình; (4) Văn phòng Cục kiểm tra thể thức và tính hợp lệ; (5) Lãnh đạo Cục hoặc người được ủy quyền ký ban hành; (6) Văn thư làm thủ tục lấy số, đóng dấu, vào sổ/phần mềm, phát hành và lưu trữ bản gốc có chữ ký tươi.
3. Khung giờ nhận và chuyển công văn giữa Cục Đầu tư nước ngoài và Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư được quy định ra sao?
Theo phân công nhiệm vụ tại Văn phòng Cục, chuyên viên văn thư thực hiện việc nhận công văn từ Văn phòng Bộ và chuyển các hồ sơ trình của Cục đến Thư ký Lãnh đạo Bộ ít nhất 2 lần/ngày vào lúc 9 giờ và 15 giờ hàng ngày; đối với công văn khẩn và hồ sơ gấp thì tiếp nhận và chuyển ngay theo yêu cầu.
4. Quy định về kỹ thuật đóng dấu và lưu giữ văn bản đi tại Cục được thực hiện như thế nào?
Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu giáp lai được đóng ở mép phải văn bản, trùm lên các trang giấy (tối đa 5 trang giấy liền kề). Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản: 01 bản gốc có chữ ký tươi lưu tại Văn phòng Cục cùng Phiếu trình và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ trực tiếp xử lý.
5. Khóa luận đã đề xuất những nhóm giải pháp chính nào để nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục?
Tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp: Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn nội bộ; tuyển dụng thêm nhân sự chuyên trách cho bộ phận văn thư; đào tạo nâng cao chuyên môn cho cán bộ văn thư; nâng cao nhận thức của cán bộ công chức về công tác văn thư và lập hồ sơ; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; và tăng cường kiểm tra, đánh giá, xếp loại định kỳ.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thu Hà đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu thông qua việc làm rõ cơ sở lý luận và khảo sát chi tiết thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư giai đoạn 2012–2016. Tác giả đã tổng hợp số liệu thực tế về văn bản đi, đến và mô tả cụ thể các quy trình xử lý nghiệp vụ, cách thức bố trí nhân lực cũng như việc áp dụng phần mềm quản lý công văn tại đơn vị. Hệ thống 6 giải pháp được đề xuất trong khóa luận có tính bám sát thực tiễn, góp phần hoàn thiện công tác văn thư, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước tại Cục Đầu tư nước ngoài.
