phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động thƣ viện Chƣơng 2: Thực trạng quản lý hoạt động thƣ viện tại viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao quản lý hoạt động thƣ viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN 1.1 Các khái niệm liên quan 1.1 Thư viện Thƣ viện là một thiết chế văn hóa quan trọng không thể thiếu trong cấu trúc thống nhất của các thiết chế phục vụ văn hóa, thông tin cho ngƣời dân. Thƣ viện đƣợc phân bố đều khắp ở tất cả các vùng của lãnh thổ, địa phƣơng, đơn vị, trƣờng học, phục vụ rộng rãi tất cả mọi ngƣời, không phân biệt tuổi tác, dân tộc, tôn giáo, trình độ, giới tính, ngôn ngữ, quốc tịch và địa vị xã hội… góp phần nâng cao trình độ dân trí, học tập suốt đời và giải trí cho nhân dân. Trong đó, thƣ viện đƣợc xem nhƣ một trung tâm sinh hoạt văn hóa thông tin của cộng đồng dân cƣ.
Theo ý nghĩa truyền thống, một thƣ viện là kho sƣu tập sách, báo và tạp chí. Hiểu theo cách khái quát nhất thƣ viện là nơi tàng trữ và tổ chức sử dụng tài liệu có tính chất tập thể và xã hội. Trong thời đại mới, thƣ viện vẫn luôn luôn đƣợc coi là tòa lâu đài trí tuệ của nhân loại, nơi lƣu giữ và bảo tồn những giá trị văn hóa của loài ngƣời, là một bộ phận văn hóa và mang thêm sắc thái mới - là trung tâm thông tin, là một bộ phận cấu thành trong hệ thống thông tin tƣ liệu của các nƣớc, là nơi thu thập và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho quảng đại quần chúng. Trên thế giới tồn tại rất nhiều quan điểm khác nhau về thƣ viện.
Tuy nhiên trong các định nghĩa, định nghĩa của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hiệp Quốc (UNESCO) đƣợc các nhà thƣ viện học trên thế giới đánh giá là đầy đủ nhất về thƣ viện. Trong Giáo trình Thƣ viện học đại cƣơng, tác giả Bùi Loan Thùy và Lê Văn Viết đã nêu rõ định nghĩa Thƣ viện theo tổ chức UNESCO nhƣ sau: “ Thƣ viện, không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sƣu tập có tổ chức nào của sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ hoạ, nghe - nhìn và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức kho cho bạn đọc sử dụng tài liệu đó 9 nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí.8] Điều 1, Pháp lệnh Thƣ viện nêu rõ: Thƣ viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thƣ tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác, sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc.2 Quản lý Theo Các Mác: “ Quản lý là một chức năng đặc biệt nảy sinh từ bản chất xã hội của quá trình lao động ” [ 7,tr. Theo ông: Tất cả mọi hoạt động trực tiếp hay mọi động cơ chung nào tiến hành trên quy mô tƣơng đối lớn thì ít nhiều đều cần đến sự chỉ đạo để điều hoà những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ thể sản xuất khác với những khí quan độc lập của nó. Một ngƣời độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần có nhạc trƣởng.
Angghen cho rằng quản lý là một động thái tất yếu phải có khi nhiều ngƣời cùng hoạt động chung với nhau khi có sự hiệp tác của một số đông ngƣời, khi có hoạt động phối hợp của nhiều ngƣời. Quản lý là một lĩnh vực nghiên cứu có lịch sử lâu đời trên thế giới, cho đến nay, đã trở thành lĩnh vực khoa học có hệ thống khái niệm, lý luận phong phú bao gồm nhiều trƣờng phái, học thuyết. Xuất hiện trong các giai đoạn lịch sử khác nhau và tiếp cận khái niệm quản lý từ những phƣơng diện khác nhau vì vậy đã tạo ra nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm quản lý. Trƣờng phái quản lý cổ điển, tiêu biểu nhƣ: F.Fayol; 10 Max Weber; Luther Gulick và Lyndanll Urwick tiếp cận quản lý nhƣ một khoa học với phƣơng châm mấu chốt của quản lý là tìm ra phƣơng thức khoa học nhất để hoàn thành công việc.
Trƣờng phái này cũng tiếp cận quản lý theo qui trình và các chức năng cơ bản nhƣ: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Trƣờng phái tân cổ điển, tiêu biểu nhƣ: M. Simon ; Maslow tiếp cận quản lý từ phƣơng diện coi trọng con ngƣời và các mối quan hệ của con ngƣời trong tổ chức. Trƣờng phái quản lý hiện đại, tiêu biểu nhƣ: Harold Koontz, C.
Donneley, William Ouchi, Peter Drucker tiếp cận quản lý dựa trên việc kế thừa chắt lọc những ƣu điểm của cả hai trƣờng phái trƣớc đó. Quản lý đƣợc xem xét vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật. Trƣờng phái này đề cao lý thuyết quản lý theo qui trình, hệ thống đồng thời coi trọng yếu tố con ngƣời với các quan hệ trong tổ chức. Một trong những đóng góp lớn của trƣờng phái này là đƣa ra thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi trong đó xem xét quản lý nhƣ một thể chế có khả năng thích ứng với những thay đổi của thời đại.
Theo Wickramasinghe quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các hoạt động của tổ chức để phối hợp các nguồn lực con ngƣời, vật chất và nguồn lực khác nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả. - Theo Đại từ điển tiếng Việt, xuất bản năm 1999, do Nguyễn Nhƣ Ý chủ biên thì quản lý là: Tổ chức, điều khiển hoạt động của một số đơn vị, một cơ quan. - Theo Từ điển bách khoa Việt Nam, xuất bản năm 2003, thì quản lý là: Chức năng và hoạt động của hệ thống có tổ chức thuộc các giới khác nhau (sinh học, kỹ 25 thuật, xã hội), bảo đảm gìn giữ một cơ cấu ổn định nhất định, 11 duy trì hoạt động tối ƣu và bảo đảm thực hiện những chƣơng trình và mục tiêu của hệ thống đó. - Theo Viện Quản lý và phát triển năng lực tổ chức xem xét từ bản chất, quản lý thực chất là một hành vi, đã là hành vi thì phải có ngƣời gây ra và ngƣời chịu tác động.
Tiếp theo cần có mục đích của hành vi, đặt ra câu hỏi tại sao làm nhƣ vậy? Do đó, để hình thành nên hoạt động quản lý trƣớc tiên cần có chủ thể quản lý: nói rõ ai là ngƣời quản lý? Sau đó cần xác định đối tƣợng quản lý: quản lý cái gì? Cuối cùng cần xác định mục đích quản lý: quản lý vì cái gì? Có đƣợc 3 yếu tố trên nghĩa là có đƣợc điều kiện cơ bản để hình thành nên hoạt động quản lý. Đồng thời cần chú ý rằng, bất cứ hoạt động quản lý nào cũng không phải là hoạt động độc lập, nó cần đƣợc tiến hành trong môi trƣờng, điều kiện nhất định nào đó. Với những phân tích trên mọi hoạt động quản lý đều phải do 4 yếu tố cơ bản sau cấu thành: - Chủ thể quản lý, do ai quản lý? - Khách thể quản lý, quản lý cái gì? - Mục đích quản lý, quản lý vì cái gì? - Môi trƣờng và điều kiện quản lý trong hoàn cảnh nào? Các trƣờng phái trên có những tiếp cận về các chức năng của quản lý khác nhau, tuy nhiên đều có sự thống nhất ở những chức năng có bản của của quản lý nhƣ: Lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. [26] Từ những quan điểm trên đây, kế thừa những nhân tố hợp lý của các tiếp cận và quan niệm về quản lý trong lịch sử tƣ tƣởng quản lý, theo tác giả bản chất của quản lý và hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động.
Quản lý là một hoạt động khách quan nảy sinh khi cần có nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức từ phạm vi nhỏ 12 đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể quản lý lên đối tƣợng bị quản lý bằng một hệ thống các luật lệ, các chính sách, các nguyên tắc, các phƣơng pháp và biện pháp cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trƣờng biến đổi. Quản lý bao giờ cũng mang tính mục đích, tính tổ chức và tính hiệu quả, quản lý bao gồm các yếu tố sau: Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý.
Chủ thể luôn là cá nhân hoặc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tƣợng quản lý bằng các công cụ với những phƣơng pháp thích hợp theo những nguyên tắc nhất định. Đối tƣợng quản lý tiếp nhận trực tiếp sự tác động của chủ thể quản lý. Tuỳ theo từng loại đối tƣợng khác nhau mà ngƣời ta chia thành các dạng quản lý khác nhau.
Khách thể quản lý chịu sự tác động hay sự điều chỉnh của chủ thể quản lý, đó là hành vi của con ngƣời, các quá trình xã hội. Mục tiêu của quản lý là cái đích phải đạt tới tại một thời điểm nhất định do chủ thể quản lý định trƣớc. Đây là căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các động tác quản lý cũng nhƣ lựa chọn các phƣơng pháp quản lý thích hợp. Quản lý ra đời chính là nhằm đến hiệu quả nhiều hơn, năng suất cao hơn trong công việc.3 Quản lý hoạt động thư viện Trong một số tài liệu chuyên môn về thƣ viện đã có các định nghĩa về quản lý thƣ viện nhƣ sau: - Là sự tác động có chủ đích tới tập thể ngƣời lao động để tổ chức và phối hợp hoạt động của họ trong quá trình thực hiện các mục đích và nhiệm vụ đề ra.
Quản lý hoạt động thƣ viện dựa trên quyền hạn đƣợc quy định và cùng với nó là sự tác động tổ chức, điều hành.