CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH PHÚC HẢI LIÊN 1. Thông tin chung về công ty Tên công ty: Công ty TNHH Phúc Hải Liên Người đại diện: Nguyễn Văn Hải Mã số thuế: 3603305303 Điện thoại: 0918950377 Ngày hoạt động: 01/09/2015 Địa chỉ: 1602, tổ 3, ấp Ngọc Lâm 1, xã Phú Thanh, Huyện Tân Phú, tỉnh Đồng Nai Quản lý bởi: Chi cục Thuế khu vực Định Quán - Tân Phú Lĩnh vực hoạt động: Bán buôn vật liệu, kim loại, quặng kim loại và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (Nguồn: Phòng kế toán) Hình 1. Logo Công ty TNHH Phúc Hải Liên 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Phúc Hải Liên tiền thân chỉ là một cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng bình thường vào những năm 2000.
Sau những năm kinh doanh với hình thức thức nhỏ, cửa hàng đã tích lũy được kinh nghiệm và uy tín đối với các nhà sản xuất và năm 2015 công ty TNHH Phúc Hải Liên đã thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ở Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Đồng Nai vào ngày 01 tháng 09 năm 2015. 3 Công ty TNHH Phúc Hải Liên được thành lập với nhiều khó khăn và thử thách trước mắt. Sau những năm kinh doanh vất vả và nhiều khó khăn công ty đã vượt qua và ngày một phát triển hơn. Người sáng lập xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết, bao gồm mục tiêu, chiến lược tiếp thị, kế hoạch tài chính và các yếu tố khác cần thiết để khởi đầu công ty.
Khi công ty bắt đầu có thu nhập và tạo ra giá trị, công ty mở rộng hoạt động kinh doanh bằng cách mở rộng thị trường hoặc đầu tư vào các dự án mới. Với nguồn nhân lực còn rất trẻ cộng với nhân viên lâu năm gắn bó từ lúc bắt đầu thành lập tạo cho công ty một đội ngũ nhân viên rất sáng tạo và linh hoạt trong mọi tình huống công việc. Công ty luôn tìm cách đổi mới và thích nghi với thị trường và công nghệ mới để đảm bảo sự tồn tại và phát triển trong tương lai. Chức năng và lĩnh vực hoạt động 1.
Chức năng và nhiệm vụ Chức năng Cung cấp và phân phối các loại vật liệu sắt thép như thép tấm, ống thép, tôn và các sản phẩm khác cho các dự án xây dựng như nhà ở, công trình công nghiệp,. Dịch vụ cắt và gia công: Công ty có thể cung cấp dịch vụ cắt và gia công theo yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra các sản phẩm thép có kích thước và hình dạng phù hợp với yêu cầu cụ thể của dự án. Giao hàng và vận chuyển: Công ty đảm bảo giao hàng đúng hẹn và vận chuyển các sản phẩm thép đến địa điểm yêu cầu của khách hàng một cách an toàn và hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định về vận chuyển và an toàn giao thông. Nhiệm vụ Cung cấp sản phẩm chất lượng: Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của công ty là đảm bảo cung cấp sản phẩm thép có chất lượng cao cho khách hàng.
Điều này đòi hỏi công ty phải chọn lựa các nhà sản xuất uy tín, kiểm tra chất lượng hàng hóa và đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết. Tìm kiếm và mua hàng: Công ty phải thường xuyên theo dõi thị trường, tìm kiếm các nhà sản xuất và nhà cung cấp uy tín để mua vật liệu sắt thép. Quá trình này đòi hỏi kỹ năng đàm phán và quản lý mối quan hệ với các đối tác cung cấp. 4 Quản lý chuỗi cung ứng: Công ty cần quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng của mình để đảm bảo nguồn cung ổn định, giá cả hợp lý, và chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tư vấn kỹ thuật và chọn lựa sản phẩm: Công ty cung cấp tư vấn cho khách hàng về các loại vật liệu sắt thép phù hợp nhất với yêu cầu kỹ thuật và ngân sách của dự án, đồng thời giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất. Tuân thủ quy định và tiêu chuẩn ngành: Công ty phải tuân thủ tất cả các quy định và tiêu chuẩn ngành liên quan đến việc sản xuất, giao hàng và sử dụng sản phẩm thép để đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp luật. Lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH Phúc Hải Liên là nhà bán buôn các mặt hàng về quặng kim loại chủ yếu là sắt thép và các sản phẩm từ thép, ngoài ra còn có các mặt hàng về Tôn, Inox và các thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng. Mặt hàng chính của công ty là các loại thép đen hàn và các loại ống mạ kẽm mang thương hiệu nổi tiếng như Hòa Phát, Hoa Sen, Sendo Việt Nhật… dùng cho dân dụng và công nghiệp, được bán rộng rãi trên thị trường… và Công ty được khách hàng biết đến với chất lượng tốt, giá thành hợp lí, phục vụ chuyên nghiệp.
Tầm nhìn và sứ mệnh Tầm nhìn: Vật liệu, sắt thép Phúc Hải Liên - luôn là sự lựa chọn hàng đầu cho mọi công trình. Sứ mệnh: Công ty luôn cung cấp các mặt hàng mang chất lượng dẫn đầu, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống, đạt được sự tin yêu của khách hàng. Tổ chức sản xuất kinh doanh 5 ➢ Quy trình mua hàng (Nguồn: Phòng kế toán) Sơ đồ 1. Sơ đồ quy trình mua hàng của Công ty Quy trình mua hàng trên được cụ thể vào từng bước dưới đây: Bước 1: Tổng hợp nhu cầu vật tư cần mua để đáp ứng cho việc vận hành, kinh doanh của Công ty, phân loại nguyên vật liệu và nhà cung cấp để tiến hành lập kế hoạch mua hàng.
Bước 2: Phê duyệt kế hoạch mua hàng – Gửi kế hoạch mua hàng cho ban giám đốc/Người được ủy quyền phê duyệt và gửi thông tin đến bộ phận kế toán để lập kế hoạch thanh toán. Bước 3: Lập đơn hàng – Sau khi kế hoạch được phê duyệt, phòng kinh doanh tiến hành lập đơn hàng, lấy thông tin phê duyệt các cấp và gửi đơn hàng đến nhà cung cấp. Bước 4: Nhập hàng và kiểm đếm – Sau khi nhận được thông tin giao hàng của nhà cung cấp, bộ phận kho tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại, … 6 và hoàn tất thủ tục bàn giao với nhà cung cấp. Nếu việc kiểm tra chất lượng và chủng loại đầu vào không đạt, bộ phận kho gửi thông báo đến bộ phận kinh doanh để báo cho nhà cung cấp để làm thủ tục trả hàng.
Những mặt hàng đạt yêu cầu sẽ được nhập kho. Bước 5: Thu thập chứng từ và thanh toán công nợ – Bộ phận kế toán tiếp nhận và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp với điều kiện hồ sơ hợp lệ. Đồng thời, kế toán thực hiện việc theo dõi, thanh toán công nợ theo kế hoạch. ➢ Quy trình bán hàng (Nguồn: Phòng kế toán) Sơ đồ 1.
Sơ đồ quy trình bán hàng của Công ty Quy trình bán hàng trên được cụ thể vào từng bước dưới đây: Bước 1: Khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, email, trực tiếp tại cửa hàng,. có nhu cầu mua sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp thì bộ phận bán hàng sẽ ghi chép và xác nhận yêu cầu của khách hàng. Bước 2: Bộ phận bán hàng tiến hành xác định loại vật liệu, số lượng, thông số kỹ thuật. Đồng thời, tính toán và chuẩn bị báo giá gửi cho khách hàng.
Báo giá có thể được gửi qua email hoặc trao đổi trực tiếp với khách hàng. Bước 3: Sau khi khách hàng chốt đơn hàng, nhân viên bán hàng ghi lại thông tin đơn hàng và chuyển cho bộ phận kho để chuẩn bị hàng hóa. Nhân viên kho tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, lập phiếu xuất kho và chuẩn bị giao hàng cho khách hàng. Bước 4: Bộ phận kế toán lập hóa đơn và tiến hành giao hàng tới địa chỉ được chỉ định của khách hàng.
Thông tin về lịch trình giao hàng và thông tin liên lạc được cung cấp cho khách hàng để thuận tiện cho việc nhận hàng. Bước 5: Khách hàng thanh toán tiền theo điều khoản, xử lý thanh toán qua chuyển khoản hoặc tiền mặt. Công ty xác nhận việc thanh toán và cập nhật vào hệ thống kế toán. 7 Bước 6: Giải quyết khiếu nại, phàn nàn (nếu có).
Tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Phúc Hải Liên là một doanh nghiệp tư nhân tổ chức quản lý theo mô hình một cấp: đứng đầu là giám đốc, tiếp đến là các phòng ban, có nhiệm vụ trực tiếp hỗ trợ cho giám đốc. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 1. Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban Giám đốc: Là người có quyền hạn cao nhất trong hệ thống quản trị, quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.
Người đưa ra quyết định cuối cùng thực hiện các phương án kinh doanh và có trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Phòng kinh doanh: Tham mưu các kế hoạch, chiến lược kinh doanh liên quan đến việc phân phối sản phẩm ra thị trường và giới thiệu sản phẩm tới khách hàng tiềm năng, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, xây dựng các kế hoạch kinh doanh của Công ty dựa trên các hợp đồng đã ký. Đồng thời, phải theo dõi, kiểm soát và lập báo cáo định kì đầy đủ thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng hành chính – nhân sự: Chịu trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trong liên quan đến việc quản lý nhân sự và hành chính trong Công ty.
Cụ thể, thực hiện các chính sách nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương, thưởng, phúc lợi,… theo quy định của Công ty. Đồng thời, tổ chức đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ, đánh giá trình độ năng lực cho nhân viên trong Công ty. Phòng kế toán: Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm quản lý tốt tài sản của 8 công ty, ghi chép, phản ảnh đầy đủ chính xác quá trình hình thành vận động và chu chuyển của vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng Luật kế toán và những quy định cụ thể của Công ty, Nhà nước về công tác quản lý kinh tế, tài chính. Kho và vận chuyển: Giao nhận hàng hóa, sắp xếp hàng hóa trong kho đảm bảo kho hàng luôn gọn gàng, dễ dàng trong việc nhập xuất hàng hóa và điều hành công việc vận chuyển hàng hóa.
Tổ chức bộ máy kế toán 1.