CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA 1. Khái niệm lưu chuyển hàng hóa Hàng hóa là những đối tượng được doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích bán ra lại để kiếm lời.
Lưu chuyển hàng hóa là quá trình vận động của hàng hóa, khép kín một vòng luân chuyển của hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ. Lưu chuyển hàng hóa bao gồm ba khâu: mua vào, dự trữ và bán ra, có vai trò nối liền sản xuất với tiêu dùng và chiếm vị trí quan trọng trong nền kinh tế. Doanh nghiệp thương mại là những doanh nghiệp có chức năng tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ sản xuất đến tiêu dùng thông qua mua bán. Mua bán hàng hóa là quan hệ trao đổi giữ người mua và người bán về trị giá hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng.
Nguyên tắc tổ chức, nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là việc tổ chức sử dụng các phương pháp kế toán để thực hiện việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phù hợp với chính sách và chế độ kế toán tài chính hiện hành, với đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán. Ngoài những nguyên tắc chung của kế toán, kế toán lưu chuyển hàng hóa phải đảm bảo những nguyên tắc sau: - Tổ chức tốt chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc bảo quản hàng hóa, cụ thể là kế toán phải tiến hành hạch toán hàng hóa theo từng nơi bảo quản, phản ánh rõ trách nhiệm vật chất của từng người có liên quan đến việc bảo quản, xuất nhập khẩu hàng hóa… để khi cần thiết có thể quy trách nhiệm một cách rõ ràng, có như vậy mới bảo đảm việc bảo quản hàng hóa một cách chặt chẽ. - Thống nhất việc đánh giá hàng hóa trong nghiệp vụ kế toán lưu chuyển hàng hóa. Nắm rõ hiện trạng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp cả về số lượng, số tiền, quy cách, phẩm chất, chủng loại… từ đó đáp ứng được yêu cầu điều hòa nhập, xuất, tồn hàng hóa của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
SVTH: Trần Thị Mỹ Dung 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Hoàng Huy Cường - Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với chỉ tiêu kế hoạch về nội dung và cách tính giá. Qua đó kế toán có thể giám sát và so sánh giữa tình hình thực hiện các kế hoạch với các chỉ tiêu tương ứng. Để đáp ứng những nguyên tắc trên, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ như sau: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời tình hình lưu chuyển hàng hóa ở doanh nghiệp trên cơ sở giá trị và hiện vật, tính toán để phản ánh đúng trị giá vốn của hàng nhập kho, xuất kho và hàng tiêu thụ.
- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của quá trình mua hàng, bán hàng để xác định đúng kết quả kinh doanh. - Chấp hành chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách theo dõi nhập, xuất kho, bán hàng hóa và tính thuế. Cung cấp thông tin cần thiết về hàng hóa để kịp thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản lý của doanh nghiệp. - Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa và tổ chức kiểm kê hàng hóa.
KẾ TOÁN NHẬP KHO HÀNG HÓA Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, tạo tiền đề vật chất cho các giai đoạn tiếp theo. Các phương thức mua hàng - Mua hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên mua cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp mình. - Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng mua hàng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng, sẽ chuyển hàng đến giao cho doanh nghiệp theo địa điểm đã quy định. Chi phí vận chuyển tùy thuộc vào điều kiện đã quy định trong hợp đồng.
- Nhập khẩu trực tiếp: căn cứ hợp đồng xuất nhập khẩu được ký kết với nhà cung cấp, doanh nghiệp xác định được phương thức mua hàng theo điều kiện FOB hay điều kiện CIF. Nếu theo điều kiện FOB, bên mua phải cử nhân viên đi ký hợp đồng vận chuyển hàng từ cảng người bán, đồng thời phải mua bảo hiểm cho lô hàng, khi nhận được thông báo của hải quan rằng lô hàng đã đến cảng người mua thì cử người đi nhận hàng. Theo điều kiền CIF, bên mua không phải chịu phí vận chuyển từ cảng người bán đến cảng người mua và phí vận chuyển, chỉ tốn chi phí vận chuyển lô hàng từ cảng bên mua về kho của mình. Ghi nhận hàng hóa nhập kho - Trường hợp mua hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: hàng hóa được ghi nhận khi đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.
SVTH: Trần Thị Mỹ Dung 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Hoàng Huy Cường - Trường hợp mua hàng theo phương thức chuyển hàng: hàng hóa được ghi nhận khi bên mua đã nhận được hàng do bên bán chuyển đến, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. - Trường hợp nhập khẩu trực tiếp: dù điều kiện giao hàng theo giá FOB hay CIF thì thời điểm ghi nhận hàng nhập kho là khi hàng về đến cảng theo thông báo của hải quan, doanh nghiệp tiến hành nhận hàng và kiểm hàng, căn cứ vào giấy báo nhận hàng và các chứng từ khác có liên quan đến hàng nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan. Đánh giá hàng hóa nhập kho Đối với hàng nhập trong nước: Giá thực Giá mua Các khoản Các khoản giảm Chi phí tế hàng = hàng hóa + + thuế không - giá, chiết khâu mua hàng nhập kho nhập kho được hoàn lại thương mại Đối với hàng nhập khẩu: giá gốc của hàng nhập khẩu là giá mua thực tế ghi trên hóa đơn của người bán và được tính đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận hàng cộng với thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặt biệt hàng nhập nhập khẩu và chi phí kiểm nghiệm, phí hải quan, phí vận chuyển,… cho đến khi hàng hóa nhập kho ở trạng thái sẵn sàng bán ra.
Thủ tục và chứng từ mua hàng Trường hợp mua hàng trong nước Chứng từ mua hàng gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do bên bán lập, hoặc có thể là bảng kê mua hàng, biên bản giao nhận hàng hóa, các chứng từ phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Sau khi nhận hàng, ký vào hóa đơn của bên bán và chấp nhận thanh toán, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi mua hàng trực tiếp, trong quá trình đưa hàng về doanh nghiệp mình, mọi tổn thất xảy ra sẽ do bên mua chịu trách nhiệm.
Hàng hóa mua về có thể được làm thủ tục kiểm nhận để nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Khi nhập kho, thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hóa nhập kho theo đúng thủ tục quy định. Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh thừa (thiếu) hàng hóa thì phải lập biên bản kiểm nhận hàng, phản ánh số hàng thừa (thiếu) làm cơ sở truy tìm nguyên nhân và xử lý. Trường hợp nhập khẩu trực tiếp Chứng từ sử dụng bao gồm hóa đơn của người bán ( invoice), hợp đồng nhập khẩu, tờ khai hàng hóa nhập khẩu, phiếu nhập kho, phiếu đóng gói (packing list), tờ kê chi tiết (speiffication), vận đơn đường biển, và hóa đơn (giấy chứng nhận) bảo hiểm.
SVTH: Trần Thị Mỹ Dung 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Hoàng Huy Cường Khi nhận được thông báo hàng đến ( Notice of arrival), nhân viên kinh doanh mang vận đơn đường biển gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng. Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, nhân viên kinh doanh phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng lệnh giao hàng đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận và lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. Tài khoản sử dụng Tài khoản 156 – Hàng hóa Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản.
Hàng hoá là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Giá gốc hàng hoá mua vào, bao gồm: Giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua hàng hoá. Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hoá thì trị giá hàng mua gồm giá mua theo hoá đơn cộng (+) chi phí gia công, sơ chế. Đối với hàng hoá của đơn vị nhập khẩu, ngoài các chi phí trên còn bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ), chi phí bảo hiểm,.