CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận về công nợ 1. Khái niệm công nợ Hoạt động SXKD của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nước, mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của DN từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ, TSCĐ đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, … Từ đó có thể nói hoạt động SXKD của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua, thanh toán với cơ quan quản lý Nhà nước, thanh toán với công nhân viên, … Các khoản thanh toán của doanh nghiệp chia thành 2 loại: khoản phải thu và khoản phải trả. Như vậy, công nợ là một thuật ngữ kinh tế nói đến nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp đối với các khoản nợ đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên trong, bên ngoài doanh nghiệp (Võ Văn Nhị, 2008.
“Hướng dẫn thực hành kế toán tài chính doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, TP. Hồ Chí Minh). Khái niệm các khoản phải thu Theo Ngô Thế Chi và Trương Thị Thủy (2008). Giáo trình kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính.
“Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức, đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp”. Kế toán tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính. “Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản SVTH: Trương Thị Thanh Thảo 6 Khóa luận tốt nghiệp phẩm, hàng hóa, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời”. Trong doanh nghiệp, các khoản phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, trả trước, .Trong đó, khoản phải thu khách hàng và khoản tạm ứng là các khoản thường xảy ra và chiếm tỷ trọng khá cao.
Khoản phải thu khách hàng Một trong những bộ phận cấu thành nên các khoản phải thu là khoản phải thu khách hàng. Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính. “Nợ phải thu khách hàng là khoản tiền mà khách hàng đã mua nợ doanh nghiệp do đã được cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền. Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh trong doanh nghiệp”.
Tạm ứng Theo Võ Văn Nhị (2010). Kế toán tài chính. “Tạm ứng là khoản tiền ứng trước cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động khác của doanh nghiệp, sau đó phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng với doanh nghiệp”. Khái niệm nợ phải trả Theo Võ Văn Nhị (2006).
Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp. “Nợ phải trả là các khoản nợ phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ, bao gồm các khoản nợ tiền vay, các khoản nợ phải trả cho ngươi bán, cho Nhà nước, cho công nhân viên và các khoản phải trả khác”. Theo Đoạn 18, VAS 01. “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình”.
Các khoản phải trả trong doanh nghiệp bao gồm: phải trả người bán, phải trả nội SVTH: Trương Thị Thanh Thảo 7 Khóa luận tốt nghiệp bộ, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, phải trả người lao động, phải trả khác, …Trong đó, khoản Phải trả người bán cùng với Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước thường được các doanh nghiệp quan tâm nhất. Phải trả người bán Theo Điều 50, Thông tư số 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. “Phải trả người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản và người bán là đơn vị độc lập với người mua (gồm cả các khoản phải trả giữa công ty mẹ và công ty con, công ty liên doanh, liên kết). Khoản phải trả này gồm cả các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác (trong giao dịch nhập khẩu ủy thác)”.
Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước là các khoản mà doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thực hiện theo quy định có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, phản ánh nghĩa vụ và tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp với nhà nước trong kỳ kế toán. “Thuế là sự đóng góp cưỡng bách của mỗi người cho Chính phủ để trang trải các khoản chi phí và quyền lợi chung, mà ít căn cứ vào các lợi ích riêng được hưởng”. Quan hệ thanh toán Thanh toán là quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp phát sinh các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay với đối tác của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quan hệ thanh toán có rất nhiều loại nhưng chung quy có hai hình thức thanh toán là: thanh toán trực tiếp và thanh toán qua trung gian.
Hạch toán kế toán công nợ - Kế toán theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng. - Kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, SVTH: Trương Thị Thanh Thảo 8 Khóa luận tốt nghiệp phải trả, đặc biệt đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu, phải trả lớn. - Phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán. - Căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ hay bên Có của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau.
Nội dung kế toán nợ phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp 1. Kế toán nợ phải thu 1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng a. Chứng từ sử dụng - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại - Phiếu thu/Giấy báo Có - Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng bán hàng) - Biên bản giao nhận hàng/Biên bản nghiệm thu - thanh lý hợp đồng - Biên bản bù trừ công nợ/Biên bản xóa nợ b.
Tài khoản kế toán Kế toán sử dụng TK trung tâm là TK 131 để theo dõi nợ phải thu khách hàng. Ngoài ra, do kế toán Việt Nam áp dụng phương pháp kế toán kép nên bên cạnh tài khoản trung tâm là TK 131, kế toán còn sử dụng thêm các tài khoản liên quan khác như: TK 511, TK 711, TK 111, TK 112, TK 331, … c. Hạch toán - Kế toán phản ánh các khoản nợ phải thu của khách hàng cho từng đối tượng, từng nội dung và được theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi, ghi chép theo từng lần thanh toán. - Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
SVTH: Trương Thị Thanh Thảo 9 Khóa luận tốt nghiệp - Phân loại các khoản nợ: nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý. Đối với các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp cần phải thực hiện lập dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản nợ này một cách thích hợp.1 - Sơ đồ kế toán khoản phải thu khách hàng SVTH: Trương Thị Thanh Thảo 10 Khóa luận tốt nghiệp d. Sổ sách kế toán sử dụng - Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ chi tiết thanh toán người mua e. Trình bày trên BCTC Chỉ tiêu Phải thu khách hàng nằm ở mục Phải thu ngắn hạn của khách hàng (Mã số 131) trên Bảng cân đối kế toán và được lấy số liệu từ: - Số dư Nợ trên Sổ cái TK 131 - Hoặc Số dư Nợ cuối kỳ TK 131 trên Bảng cân đối số phát sinh - Hoặc Số phải thu của khách hàng trên Sổ theo dõi công nợ phải thu 1.
Kế toán nợ phải thu tạm ứng a. Chứng từ sử dụng - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Phiếu thu - Phiếu chi/Ủy nhiệm chi - Phiếu xuất kho - Bảng thanh toán tạm ứng - Các chứng từ gốc: Hóa đơn mua hàng, Biên lai thu cước phí, vận chuyển, … b. Tài khoản kế toán Để phản ánh khoản tạm ứng cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó, kế toán sử dụng tài khoản trung tâm là TK 141 - Tạm ứng. Bên cạnh TK trung tâm là TK 141, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan để phù hợp với phương pháp kế toán kép như: TK 111, TK 112, TK 152, TK 334, TK 642, … SVTH: Trương Thị Thanh Thảo 11 Khóa luận tốt nghiệp c.
Hạch toán - Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với DN về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt, không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. - Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ số tạm ứng đã nhận. Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
