CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, đặc điểm và cách quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu 1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu Những sản phẩm khác được doanh nghiệp mua ở bên ngoài hoặc nhận gia công nhằm sử dụng cho hoạt động sản xuất, vận hành của doanh nghiệp là Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phải đóng góp vào một chu kỳ sản xuất và vận hành. Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển đổi ngay thành giá trị hàng hoá mới hoặc hạch toán vào giá thành sản xuất kinh doanh. Đặc điểm của nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu được xác định là tài sản ngắn hạn thuộc danh mục hàng tồn kho trong cơ cấu tài sản của công ty, nguyên vật liệu được biểu hiện ở dạng vật chất cấu tạo nên sản phẩm. Nguyên vật liệu tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh và chuyển đổi thành chi phí nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất, vật liệu bị biến đổi trở thành vật chất chính của sản phẩm, không tham gia tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng cao trong tổng số chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.2 Phân loại và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Phân loại nguyên vật liệu Có quá nhiều loại mặt khác nhau tại các doanh nghiệp cung cấp nguyên vật liệu.
Cần phải thực hiện phân chia nguyên vật liệu để đảm bảo quản lí tốt và thực hiện hạch toán tổng hợp các vật liệu cần thiết phục vụ công tác quản trị. * Theo tác dụng, vật liệu được phân thành các loại sau: 4 - Nguyên vật liệu chính: Là chủ thể hoạt động chính đối với doanh nghiệp sản xuất, là bộ phận vật chất hình thành lên hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu chính trong doanh nghiệp sản xuất là thành phần chính cấu tạo nên thành phẩm và bán thành phẩm để đưa ra thị trường tiêu thụ. Các nguyên vật liệu chính để sản xuất các sản phẩm khác nhau thì khác nhau.
Từ nguyên vật liệu này kết hợp với nguyên liệu khác tạo nên các loại sản phẩm mẫu mã, kích thước, chủng loại đa dạng, phong phú. Nguyên vật liệu vừa do công ty khai thác được và vừa mua ngoài của các đơn vị khác. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia trực tiếp quá trình sản xuất nhưng chỉ phục vụ quá trình để tạo nên sản phẩm, không hợp thành cấu tạo chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ công dụng phụ đối với quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm: Làm gia tăng khối lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho việc bảo quản, phục vụ sản xuất, đáp ứng tiêu chuẩn về kĩ thuật của sản phẩm.
Trong nghành sản xuất công nghiệp bao gồm: các loại phụ gia hoá học, dầu nhờn, mỡ. phục vụ cho quá trình sản xuất. Căn cứ vào tác dụng khác nhau, vật liệu phụ cũng được chia thành các nhóm sau: + Nhóm vật liệu phụ phối hợp với vật liệu chủ yếu để hoàn thiện hoặc tăng cường tính năng của thành phẩm. Các vật liệu phụ thuộc loại này gồm lớp phủ bề mặt thép, sơn chịu nhiệt, thuốc tẩy trắng,.
+ Các vật liệu phụ sử dụng nhằm bảo vệ hoặc phục vụ quá trình làm việc của các thiết bị gồm dầu mỡ nhờn, dung dịch kháng thấm, chất ăn mòn,. + Vật liệu phụ phục vụ sức lao động của công nhân như chổi, khăn lau,. - Nhiên liệu: Về bản chất là một dạng vật liệu vô cơ, nó có chức năng cung cấp nhiệt lượng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện giúp việc chế biến thành phẩm công nghiệp diễn ra hiệu bình thường. Nhiên liệu còn tồn tại ở dạng lỏng, rắn, hơi gồm: Xăng, dầu, than củi, khí thiên nhiên.
sử dụng nhằm phục vụ nhu cầu công nghiệp sản xuất thiết bị, chế tạo các loại máy móc, thiết bị. - Vật liệu bao gói: sử dụng nhằm quấn bao bọc, chứa đựng các loại vật liệu khiến cho sản phẩm hoàn chỉnh thêm hoặc chứa đựng những sản phẩm nhằm tiêu dùng. 5 - Phụ tùng thay thế: Là những loại phụ tùng, vật tư sử dụng nhằm thay thế, tu sửa các trang thiết bị, phương tiện vận tải. - Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra khỏi quy trình thi công xây lắp như than, đá, thạch cao, sắt, thép vụn hoặc vật liệu tiêu hao trong quy trình sử dụng TSCĐ.
Trong mỗi loại vật liệu nói trên thì sổ danh điểm vật liệu cũng được phân theo các loại, mỗi nhóm vật liệu cụ thể và cách thức ghi sổ danh điểm vật liệu phụ thuộc theo chức năng quản lí và công tác hạch toán cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Trong đó mỗi một loại, nhóm, thứ vật liệu được dùng một kí hiệu riêng biệt với tập hợp các chữ số thập phân nhằm thay thế cho tên riêng thương mại, nhãn mác, hoặc cách thức của vật liệu. Ký hiệu như vậy được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được dùng nhất quán trong nội bộ công ty. - Vật liệu khác: bao gồm những vật liệu mà không được nhắc tên bên trên.
* Theo khả năng có thể hạch toán cho đối tượng chịu chi phí, vật liệu được phân loại thành: + Vật liệu trực tiếp: những vật liệu mà giá trị của chúng có thể tính là chi phí cho một đối tượng chịu chi phí một cách đơn giản và hiệu quả. Các vật liệu này có thể xác định ngay được đối tượng chịu chi phí từ khi xuất kho nên thường được hạch toán trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí mà không cần phải thông qua phân bổ. + Vật liệu gián tiếp: những vật liệu không thể tính cho đối tượng chịu chi phí một cách đơn giản và hiệu quả. Các loại vật liệu này thường là những vật liệu dùng chung cho nhiều đối tượng chịu chi phí.
Để tính chi phí sử dụng vật liệu gián tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí, người ta thường phải dùng phương pháp phân bổ chi phí. Đánh giá nguyên vật liệu * Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho “Giá thực tế vật liệu nhập kho được hình thành trên cơ sở các chứng từ chứng minh các khoản chi phí hợp lệ để có được vật liệu tại doanh nghiệp. Tùy theo nguồn nhập vật liệu mà giá của chúng có thể được xác định khác nhau. Giá thực tế vật liệu mua ngoài:” ([1]) 6 “Giá mua + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không hoàn lại (nếu có) – các khoản giảm trừ (nếu có) ” ([1]) “Nguyên vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu xuất kho để gia công, chế biển cộng với các khoản chi phí để gia công, chế biến nguyên vật liệu và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu phát sinh…” ([1]) Nguyên vật liệu nhận góp vốn: Giá trị được các bên tham gia góp vốn đánh giá, chấp nhận.
* Giá nguyên vật liệu xuất kho Theo quy định tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Giá đích danh, giá bình quân hoặc giá nhập trước xuất trước. Tùy theo doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, các phương pháp tính giá bình quân và giá nhập trước xuất trước được áp dụng như sau: * Tính giá xuất kho trong hệ thống kê khai thường xuyên - Giá đích danh: “Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.” ([2]) Ưu điểm của phương pháp trên là tính ngay cả giá trị nguyên vật liệu đã xuất kho tuy nhiên yêu cầu doanh nghiệp cần giám sát và kiểm tra nghiêm ngặt các mặt hàng nguyên vật liệu xuất, nhập kho. Phương pháp trên không phù hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu có giá trị nhỏ và có nhiều chứng từ nhập, xuất kho. - Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân di động): “Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của mỗi loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của các loại hàng tồn kho tương đương trong đầu kỳ và giá trị của 7 từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ.
Giá trị trung bình được tính vào mỗi khi nhập một kiện hàng về.” ([2]) Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kho, đơn giá NVL xuất kho được tính lại cho từng danh điểm NVL như sau: Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế Đơn giá xuất kho NVL nhập kho thứ i = (2-1) sau mỗi lần nhập Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho thứ i - Phương pháp Nhập trước xuất trước: “Phương pháp nhập trước, xuất trước được áp dụng trên giả thiết là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước sẽ được bán trước, và hàng tồn kho còn tại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp trên thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá trị của lượng hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá trị của hàng nhập tồn kho tại thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.” ([2]) * Tính giá xuất kho trong hệ thống kiểm kê định kỳ “Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, phải đợi đến cuối kỳ kế toán mới xác định được tổng số lượng và giá trị vật liệu nhập trong kỳ. Do đó, đến cuối kỳ, thay vì xác định trực tiếp trị giá vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ để tính trị giá vật liệu xuất kho trong kỳ.” ([1]) - Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền): Phương pháp này tính giá NVL xuất kho theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ. Cách tính như sau: Giá thực tế vật liệu xuất Số liệu vật Đơn giá xuất kho = x (2-2) kho liệu xuất kho vật liệu bình quân 8 Trong đó: Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL Đơn giá xuất nhập kho trong kỳ kho NVL bình = (2-3) quân Số lượng NVL tồn kho ĐK + Số lượng NVL nhập kho trong kỳ Phương pháp tính giá này đơn giản nhưng độ chính xác lại không cao do công việc tính giá chỉ thực hiện vào thời điểm cuối tháng nên quá trình xuất kho trong tháng, dữ liệu giá trị xuất kho sẽ không chính xác.