mở đầu cho quá trình lưu thông hàng hóa trong quản trị chuỗi cung ứng của một công ty, giúp cho sản xuất – kinh doanh được diễn ra nhịp nhàng và liên tục. Bên cạnh đó, mua hàng còn được hiểu như là một hoạt động thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc một số công cụ tiền tệ khác để sở hữu hàng hóa vật tư. Ngoài ra, còn có rất nhiều định nghĩa về mua hàng khác như: Theo Michael. Hugos (2010): Mua hàng là hoạt động thường xuyên liên quan đến việc phát hành đơn đặt hàng cho các sản sản phẩm cần thiết.
Có hai loại sản phẩm mà một công ty sẽ mua: Một là, nguyên liệu trực tiếp hoặc mang tính chiến lược để sản xuất các sản phẩm mà công ty bán cho khách hàng; Hai là, sản phẩm gián tiếp hoặc MRO (bảo trì, sửa chữa và hoạt động) mà công ty tiêu thụ như một phần của hoạt động hằng ngày.77) Theo Nguyễn Thị Thanh Huyền (2006): Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá - Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp.1) Một cách đơn giản, Bùi Đức Tuân (2006) thì cho rằng mua hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bản của mọi công ty nhằm tạo ra nguồn hàng hóa để đảm báo cung ứng đầy đủ, kịp thời cho các nhu cầu khách hàng.76) Mua sắm quản lý rủi ro chuỗi cung ứng thông qua đàm phán hiệu quả hợp đồng, chi phí và mẫu mã giá cả, chất lượng và các đặc điểm cung cấp thiết yếu khác. Dựa trên những nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, công ty thường xuyên nghiên cứu và tìm hiểu về nguồn cung hàng hóa trên thị trường, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp (NCC), đàm phán về giá cả, thời gian giao hàng, chất lượng và số lượng…để có thể đi đến kí kết những hợp đồng mua hàng tiết kiệm chi phí và quản lý được rủi ro chuỗi cung ứng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng hàng hóa mua về cho công ty. Mục tiêu của mua hàng 18 Theo tạp chí Inc. của Mỹ (2020): “Bộ phận mua hàng của một công ty hiện nay, trung bình dành khoảng 50% đến 70% doanh thu cho các mặt hàng từ nguyên liệu thô đến dịch vụ”.
Vì vậy hoạt động mua hàng ngày càng được chú ý hơn trong những năm gần đây khi các công ty tìm cách giảm chi phí hoạt động của họ và được coi là một chức năng chiến lược có thể được sử dụng để kiểm soát chi phí cuối cùng. Do đó, việc thiết lập mục tiêu để thoả mãn được như cầu mua hàng là vô cùng cần thiết để có thể đảm bảo được rằng doanh nghiệp có thể được đáp ứng được lượng nguyên vật liệu đáng tin cậy. Một số mục tiêu mua hàng được chú trọng trong doanh nghiệp: Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời: Vì mua hàng được coi như là hoạt động tiền đề cho chuỗi cung ứng, tạo ra nguồn lực đầu vào, duy trì, đảm bảo và dự trữ được lượng hàng hóa, nguyên vật liệu cho doanh nghiệp để có thể đáp ứng được yêu cầu của các nhóm khách hàng. Do đó, để đạt được yêu cầu này, phòng mua hàng cần phải mua được các sản phẩm đúng với đặt điểm kỹ thuật, giá cả hợp lý và số lượng phù hợp.
Bên cạnh đó, không quên sắp xếp thời gian giao hàng và địa địa điểm giao hàng hợp lý, hiệu quả giúp thỏa mãn được yêu cầu khác hàng kịp thời. Tiết kiệm được chi phí: Giảm được chi phí là yếu tố quan trọng mà phòng mua hàng cần phấn đấu. Vì thế, đòi hỏi nội bộ của phòng mua hàng cần phải thương lượng được mức giá và cái điều kiện mua bán sao cho phù hợp để có thể tiết kiệm không những chi phí mua hàng mà còn có thể tiết kiệm được chi phí đóng gói, chi phí vận chuyển và nhiều chi phí khác. Ngoài ra, phải luôn nắm bắt tình hình về biến động thị trường như việc khan hiếm hàng hóa hay tăng giá sắp xảy ra.
Mở rộng và phát triển nguồn cung ứng: Khám phá các cơ hội thị trường cung ứng và thực hiện các chiến lược nguồn lực mang lại kết quả cung ứng tốt nhất có thể cho tổ chức, các bên liên quan và khách hàng của tổ chức. Thêm vào đó, phải thường xuyên làm việc việc và phát triển mối quan hệ cùng có lợi để có thể hỗ trợ chuỗi cung ứng thật nhanh khi cần thiết cùng với nguồn cung đáng tin cậy. Nhờ đó, bộ phận mua hàng cũng có thể quản lý tốt mạng lưới cung ứng lợi thế về cả chất lượng, giá thành, thời gian giao hàng… Xây dựng được mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong tổ chức: Để có thể mua được một sản phẩm với đúng yêu cầu, đòi hỏi bộ phận mua hàng của công ty phải duy trì mối quan hệ, hợp tác tích cực, lành mạnh với các phòng ban đảm nhiệm những chức năng 19 khác để có thể nhận được những thông tin và tư vấn khi cần thiết. Những nội dung cơ bản về hoạt động mua hàng 2.
Lập kế hoạch mua hàng - Xác định nhu cầu mua hàng Vòng đời mua hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu. Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên mua hàng có quy trình lập kế hoạch hàng năm hoặc hai năm một lần, trong đó họ sẽ xem xét mô hình chi tiêu cho tổ chức (qua phân tích chi tiêu, sẽ được thảo luận sau trong chương) và chuẩn bị một dự báo về những gì sẽ được mua. Trong một số trường hợp, có thể có một loạt các yêu cầu mới chưa được lập kế hoạch (như trong việc giới thiệu sản phẩm mới). Trong những trường hợp như vậy, nhân viên mua hàng gặp gỡ các khách hàng nội bộ để thảo luận về nhu cầu của họ trong năm tới.
Trong nhiều công ty ngày nay, mua hàng là phương tiện chính để đạt được đầu vào từ bên ngoài từ các nhà cung cấp, điều đó có nghĩa là nhân viên mua hàng phải làm việc với một số lượng lớn khách hàng nội bộ, thường bao gồm bộ phận marketing, vận hành, tài chính, công nghệ thông tin và các khách hàng nội bộ khác. Thông qua một cuộc đối thoại có cấu trúc, bộ phận mua hàng sẽ hiểu và lập kế hoạch cho những gì các khách hàng này sẽ mua và chuyển đổi điều này thành một dự báo được chia sẻ với nhà cung cấp. Xác định nhu cầu mua hàng là một bước quan trọng trong quá trình mua hàng, giúp đảm bảo rằng các yêu cầu của tổ chức được đáp ứng đúng cách và đúng hẹn. Quá trình này thường bắt đầu từ việc thu thập thông tin về nhu cầu từ các bên liên quan như các phòng ban sử dụng hàng hóa, dịch vụ hoặc nguyên liệu, và sau đó phân tích và đánh giá thông tin đó để xác định các yêu cầu chính và ưu tiên của tổ chức.
Xác định nhu cầu mua hàng còn có thể được định nghĩa dễ hiểu như việc khi mua một mặt hàng bất kì thì phải xuất phát từ nhu cầu. Do đó khi muốn thực hiện quá trình mua hàng phải xác định được nhu cầu cần mua, số lượng bao nhiêu, mua cái gì và chất lượng như thế nào. Một số phương pháp xác định lượng nguyên vật liệu (NVL) cần mua: - Phương pháp 1: Dựa vào bài nghiên cứu của Hoàng Thanh Phương (2020) ta có công Số lượng NVL cần mua trong kỳ = Số lượng NVL cần tiêu thụ trong kỳ + Số lượng NVL tồn kho cần cho cuối kỳ - Số lượng NVL tồn kho còn đầu kỳ 20 thức xác định nhu cầu mua hàng như sau: - Phương pháp 2: Áp dụng công thức cân đối lưu chuyển để xác định mua thực tế với số lượng cần là bao nhiêu, đã được nghiên cứu trong bài của Nguyễn Thị Hương (2019): Ta có: M + Ddk = B + Dck + Dhh Trong đó: M: Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh B: Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ Dck: Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo. Ddk: Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh Dhh: Định mức hao hụt (nếu có) Dựa vào công thức trên ta xác định được nhu cầu mua hàng trong một kỳ như sau: Công thức cân đối lưu chuyển: M =B + Dck -Ddk + Dhh Công thức trên được sử dụng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng.
Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp được tính bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng. Chất lượng hàng mua vào được xác định dựa trên nhu cầu bán ra của doanh nghiệp. Việc mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp, bao gồm số lượng hàng bán ra, chất lượng hàng hóa và cơ cấu sản phẩm. - Xác định ngân sách mua hàng Ngân sách mua hàng là mức chi tiêu được dành riêng cho hoạt động mua sắm và tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài.
Nó đại diện cho số tiền hoặc tài nguyên tài chính mà doanh nghiệp dự định và phân bổ để mua các mặt hàng, nguyên liệu, thành phẩm hoặc dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xác định ngân sách mua hàng giúp đảm bảo rằng việc chi tiêu cho mua hàng được sử dụng một cách hiệu quả và tiết kiệm. Nó giúp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo rằng mua hàng được thực hiện với giá trị tốt nhất. Bên cạnh đó, Ngân sách mua hàng cung cấp một khung tham chiếu cho quá trình đàm phán và thương lượng với nhà cung cấp.
Nó giúp xác định phạm vi và giới hạn chi phí trong quá trình đàm phán, từ đó tạo ra lợi thế đàm phán và đảm bảo rằng mua hàng được thực hiện với giá cạnh tranh. 21 Dựa trên nghiên cứu của Monczka và các cộng sự (2009), có 2 phương pháp chính để xác định ngân sách mua hàng: Phương pháp ngân sách trong năm (Current Budget Plus Adjustment – CBPA): Đây là một phương pháp thông thường nhất để xác định ngân sách mua hàng. Bằng cách sử dụng ngân sách hiện tại làm điểm khởi đầu và sau đó điều chỉnh ngân sách dựa trên các yếu tố khác nhau.