CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với bất kỳ doanh nghiệp nào kể cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó có các vấn đề liên quan tới quan hệ thanh toán như: thanh toán với Nhà nước, với nhân viên, thanh toán nội bộ, thanh toán với người mua, thanh toán với nhà cung cấp,… Tuy nhiên, chiếm tỷ trọng cao và thường xuyên nhất là vẫn là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó góp phần theo dõi tình hình thanh toán của doanh nghiệp, từ đó có phương án khắc phục kịp thời.
Quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền với quá trình mua vào và bán ra trong doanh nghiệp. Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời các hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức thanh toán sẽ có ảnh hưởng nhất định tới việc ghi chép của kế toán. Bên cạnh đó, việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, các khoản phải thu, nợ phải trả,… nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Thực hiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán hiệu quả không những giúp doanh nghiệp nắm được đầy đủ kịp thời tình hình thu nợ với khách hàng và nghĩa vụ thanh toán với người bán mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản trị nhanh chóng, kịp thời trong việc quản lý vốn của đơn vị mình.
Các phương thức và hình thức thanh toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thanh toán là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao tài sản từ một bên sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 6 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng ❖ Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau. Thông thường có 2 phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm.
+ Phương thức thanh toán trả ngay: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hoặc quyển kiểm soát hàng hóa bị chuyển giao.Theo phương thức này sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ. Như vậy, sau khi chuyển giao hàng hóa cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán cho doanh nghiệp ngay sau khi hàng được giao, khách hàng sẽ thanh toán bằng hình thức thanh toán tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản. + Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa, do đó hình thành khoản công nợ phải thu khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Theo hình thức này, sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian. Như vậy, khách hàng ký hợp đồng công nợ với công ty, sau khi chuyển giao hàng hóa và đến kỳ thanh toán công nợ theo như hợp đồng kinh tế, khách hàng thanh toán cho công ty bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản. ❖ Hình thức thanh toán: Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. + Hình thức thanh toán bằng tiền mặt Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều.
Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên gần nhau. + Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 7 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm: Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thẻ thanh toán, thư tín dụng. - Thanh toán bằng Séc: Séc thanh toán là một lệnh vô điều kiện thể hiện dưới dạng chứng từ của người chủ tài khoản, ra lệnh cho Ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có tên trong séc hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhất định bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
- Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là lệnh của người thụ hưởng, ra lệnh cho ngân hàng thu tiền của người mua hàng. - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh của người trả tiền cho ngân hàng về việc trích chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản chủ nợ. Đây là 1 hình thức thanh toán khá phổ biến trong nền kinh tế khi các nước bắt đầu chuyển sang nền kinh tế thị trường. - Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng (LC – Letter Credit) là thư do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình được một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong LC.
- Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Khoản phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định,, các khoản đầu Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 8 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Khoản phải thu khách hàng còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
- Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. - Trong hạch toán chi tiết khoản phải thu khách hàng, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác.
- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã nhận của người bán. Chứng từ, tài khoản kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng kinh tế. Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 9 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng - Phiếu xuất kho.
- Giấy báo có Ngân hàng. - Biên bản bù trừ công nợ. - Giấy nộp tiền. - Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Các chứng từ khác có liên quan. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ cung cấp. Tài khoản 131 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính; - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; - Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).