Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thu (lớp D10.07), do ThS. Hoàng Tuấn Anh hướng dẫn tại Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Tài chính – Ngân hàng Hà Nội (năm 2025), tập trung vào công tác hạch toán lao động và tiền lương tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội.
Về bối cảnh thực tiễn, Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội (mã số thuế: 0109709316; địa chỉ: Số 30, đường Hồ Tùng Mậu, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội; người đại diện: Vũ Văn Dũng; hoạt động từ ngày 16/07/2021) hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kế toán, tư vấn thuế, kiểm toán và tư vấn tài chính cho các doanh nghiệp. Tác giả lựa chọn đề tài xuất phát từ nhận thức rằng tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động nhằm tái sản xuất sức lao động, là nguồn thu nhập chính của người lao động và đồng thời là khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xác định, phân bổ chính xác chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương bảo đảm quyền lợi người lao động, tạo động lực làm việc và tối ưu hóa chi phí quản lý cho doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể như sau:
- Mục tiêu tổng thể: Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán này tại đơn vị.
- Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội.
- Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và đề xuất giải pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị thực tập.
Nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Phân tích số liệu, đánh giá thực trạng nghiên cứu, đưa ra những giải pháp và ý kiến chuyên môn.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội.
- Phạm vi không gian: Tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu tổng hợp trong các năm 2021, 2022 và 2023; minh họa chi tiết nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng 11 năm 2024.
- Phạm vi nội dung: Nghiệp vụ hạch toán kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương.
Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Về cơ sở lý luận, đề tài dựa trên các nguyên tắc kế toán quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản hạch toán trọng tâm gồm:
- Tài khoản 334 (Phải trả người lao động), gồm hai tài khoản cấp hai: TK 3341 (Phải trả công nhân viên) và TK 3348 (Phải trả người lao động khác).
- Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác), gồm các tài khoản chi tiết: TK 3382 (Kinh phí công đoàn), TK 3383 (Bảo hiểm xã hội), TK 3384 (Bảo hiểm y tế), TK 3385 (Bảo hiểm thất nghiệp).
Chế độ bảo hiểm và trích nộp căn cứ theo Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Nghị quyết số 116/NQ-CP ngày 24/09/2021 của Chính phủ, quy định các tỷ lệ trích nộp cụ thể:
| Khoản trích nộp | Doanh nghiệp chịu (tính vào chi phí) | Người lao động chịu (trừ vào lương) | Tổng tỷ lệ trích |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (BHXH) | 17,5% | 8,0% | 25,5% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 3,0% | 1,5% | 4,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1,0% | 1,0% | 2,0% |
| Kinh phí công đoàn (KPCĐ) | 2,0% | 0,0% | 2,0% |
| Tổng cộng | 23,5% | 10,5% | 34,0% |
Hệ thống biểu mẫu chứng từ lý thuyết được hệ thống hóa gồm: Bảng chấm công (Mẫu 01-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL), Phiếu nghỉ BHXH (Mẫu 03-LĐTL), Bảng thanh toán BHXH (Mẫu 04-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 05-LĐTL), Giấy đi đường, Hợp đồng giao khoán. Các hình thức sổ kế toán được phân tích gồm: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái, Kế toán máy và Nhật ký chứng từ.
Phương pháp thu thập dữ liệu:
- Dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp quy trình chấm công, tính lương, ghi sổ kế toán; điều tra, phỏng vấn trực tiếp nhân viên phụ trách kế toán tiền lương và cán bộ quản lý phòng Tài chính - Kế toán; khảo sát quy trình quản lý lao động tại đơn vị.
- Dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính qua các năm (2021, 2022, 2023), sổ sách kế toán (sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết TK 334, TK 338), các hóa đơn chứng từ liên quan tháng 11/2024, tài liệu chuyên ngành kế toán - kiểm toán và các công trình nghiên cứu đi trước.
Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Phương pháp so sánh số liệu tuyệt đối và tương đối giữa các kỳ kế toán; phương pháp phân tích chỉ tiêu tài chính; phương pháp đánh giá bằng thước đo tiền tệ; phương pháp phân loại, tổng hợp thông tin phục vụ nhận xét thực trạng.
Nội dung chính theo từng chương
CHƯƠNG 1: VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Chương 1 trình bày thông tin tổng quan về quá trình thành lập của Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội. Cơ cấu tổ chức công ty vận hành theo mô hình chức năng gồm: Ban Giám đốc (Giám đốc và các Phó Giám đốc), Phòng Kế toán – Tư vấn thuế, Phòng Kiểm toán, Phòng Tư vấn tài chính, Phòng Nhân sự và Phòng Tài chính – Kế toán. Quy trình kinh doanh dịch vụ của đơn vị gồm 11 bước khép kín từ khâu tiếp nhận yêu cầu, tư vấn báo giá, ký hợp đồng, thu thập chứng từ, hạch toán, lập và đối chiếu báo cáo tài chính, tư vấn thuế - tài chính, đến bàn giao kết quả và thanh lý hợp đồng.
Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2022 - 2024 được tổng hợp trong văn bản như sau:
| Chỉ tiêu | Năm 2022 | Năm 2023 | Năm 2024 | Chênh lệch 2022-2023 (%) | Chênh lệch 2023-2024 (%) |
|---|---|---|---|---|---|
| Doanh thu thuần bán hàng và CCDV | 14.872 | 11.566 | 17.268 | -19,69% | +47,50% |
| Giá vốn hàng bán | 6.775 | 6.356 | 9.469 | -6,18% | +51,51% |
| Chi phí tài chính | 164.395 | 71,47 | - | - | - |
| Chi phí quản lý kinh doanh | 8.414 | 5.548 | 9.681 | -34,06% | +84,98% |
| Lợi nhuận sau thuế TNDN | 234.370 | 88.938 | 133.370 | -62,43% | +51,87% |
Tác giả chỉ rõ nguyên nhân doanh thu năm 2023 giảm mạnh là do tác động hậu dịch bệnh COVID-19 khiến việc tiêu thụ dịch vụ bị ảnh hưởng và nhiều hợp đồng bị đình trệ. Đến năm 2024, doanh thu phục hồi tăng 47,5%, kéo theo lợi nhuận sau thuế tăng 51,87% (đạt 133.370 nghìn đồng). Tuy nhiên, chi phí quản lý kinh doanh năm 2024 tăng 84,98% do tăng tiền thuê văn phòng, tiền lương nhân viên, chi phí điện thoại và các chi phí hỗ trợ người lao động thực hiện phương án làm việc tại chỗ.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Chương này khái quát bản chất tiền lương dưới góc độ kinh tế: tiền lương vừa là chi phí cấu thành giá thành sản phẩm, dịch vụ, vừa là nguồn thu nhập chủ yếu bảo đảm tái sản xuất sức lao động. Tác giả phân tích chi tiết:
- Các hình thức trả lương: Lương theo thời gian (lương tháng, tuần, ngày, giờ); lương theo sản phẩm (sản phẩm trực tiếp không hạn chế, sản phẩm có thưởng phạt, sản phẩm lũy tiến, sản phẩm tập thể); lương khoán (khoán theo sản phẩm cuối cùng, khoán khối lượng công việc, khoán theo thu nhập, khoán theo doanh thu, khoán theo lãi gộp).
- Quỹ tiền lương và kết cấu quỹ lương trong doanh nghiệp.
- Quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp tài khoản 334 và tài khoản 338.
- Đặc trưng, ưu nhược điểm và trình tự ghi sổ của 5 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái, Kế toán máy và Nhật ký chứng từ.
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN KẾ TOÁN THUẾ THUẬN PHÁT HÀ NỘI
Chương 3 đi sâu vào thực tế tổ chức kế toán tại đơn vị thực tập:
- Tổ chức bộ máy kế toán: Thiết lập theo cơ cấu phân cấp chức năng, đứng đầu là Giám đốc kế toán (Trưởng phòng kế toán), phụ trách các vị trí: Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế, Kế toán công nợ, Kế toán chi phí và bộ phận phòng Kế toán thuế.
- Chính sách kế toán: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; đồng tiền sử dụng là VNĐ; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
- Hình thức ghi sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chung, xử lý dữ liệu thông qua phần mềm kế toán (phần mềm Misa và MetaData).
- Thực trạng nhân sự và chế độ tiền lương: Quy mô nhân sự gồm 20 lao động, độ tuổi từ 25 đến 40; trình độ từ trung cấp trở lên đối với nhân viên nghiệp vụ, trình độ đại học và cao đẳng đối với cấp quản lý và kế toán. Công ty phân loại lao động theo hợp đồng (ngắn hạn, dài hạn), theo tính chất công việc và theo bộ phận.
- Cơ chế trả lương:
- Khối văn phòng, quản lý: Áp dụng trả lương theo thời gian. Lương thực tế được tính bằng: (Lương cơ bản / 26 ngày công quy định) x Số ngày làm việc thực tế + Các khoản phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp tiền ăn, xăng xe, điện thoại).
- Khối kinh doanh: Áp dụng trả lương theo doanh số (hoa hồng doanh thu dịch vụ đạt được).
- Quy trình hạch toán thực tế tháng 11/2024: Tác giả dẫn chứng hệ thống chứng từ và sổ sách gồm: Phiếu chi số PC00536, PC00568; Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng trích bảo hiểm tháng 11/2024; Ủy nhiệm chi nộp bảo hiểm; Trích sổ chi tiết TK 3341; Sổ Nhật ký chung; Sổ Cái TK 3341; Sổ chi tiết TK 3383, TK 3384, TK 3385 và Sổ Cái TK 338.
CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN KẾ TOÁN THUẾ THUẬN PHÁT HÀ NỘI
Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác theo dõi nhân sự và chấm công tại công ty, tác giả chỉ ra các điểm tồn tại trong khâu lập chứng từ gốc và quản lý thời gian lao động. Để khắc phục việc theo dõi thủ công và nâng cao tính chính xác trong việc tính lương, tác giả đề xuất công ty đầu tư trang bị hệ thống máy chấm công hiện đại, đánh giá cụ thể các dòng thiết bị:
- Máy chấm công Ronald Jack RJ2500.
- Máy chấm công vân tay Zkteco K14.
- Máy chấm công RJ3500 kết nối Wifi.
- Máy chấm công vân tay Ronald Jack DG-600. Việc ứng dụng các thiết bị này giúp liên kết dữ liệu chấm công trực tiếp vào máy tính, giảm thiểu sai sót chủ quan khi lập Bảng chấm công và Bảng thanh toán tiền lương hàng tháng.
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
Chương 5 tóm tắt các kết quả đạt được của khóa luận và đưa ra khuyến nghị:
- Về phía doanh nghiệp: Cần tiếp tục tối ưu hóa quy trình kiểm soát chi phí quản lý kinh doanh, hoàn thiện hồ sơ chứng từ thanh toán tiền lương, nâng cao hiệu quả quản trị tiền lương gắn liền với kết quả kinh doanh.
- Về phía cơ quan quản lý Nhà nước: Khuyến nghị hoàn thiện cơ chế, chính sách hướng dẫn về quản lý lao động, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong quá trình thực thi pháp luật.
Kết quả và đóng góp
Về kết quả nghiên cứu, khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng tài chính và công tác kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội thông qua các dữ liệu thực tế:
- Làm rõ biến động kết quả kinh doanh giai đoạn 2022 - 2024: Doanh thu thuần đạt 17.268 nghìn đồng năm 2024 (tăng 47,5% so với năm 2023); lợi nhuận sau thuế năm 2024 đạt 133.370 nghìn đồng (tăng 51,87% so với mức 88.938 nghìn đồng năm 2023).
- Minh họa quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán chi tiết trên hệ thống sổ kế toán Nhật ký chung tháng 11/2024 cho 20 người lao động, gắn liền các chứng từ thực tế (phiếu chi PC00536, PC00568, bảng thanh toán lương, ủy nhiệm chi bảo hiểm).
- Đề xuất các giải pháp kỹ thuật cụ thể nhằm tự động hóa khâu thu thập dữ liệu chấm công thông qua 4 dòng máy chấm công vân tay và wifi (Ronald Jack RJ2500, Zkteco K14, RJ3500, Ronald Jack DG-600).
Đóng góp của đề tài thể hiện ở việc hệ thống hóa toàn diện lý luận kế toán tiền lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời đối chiếu trực tiếp với thực tiễn hạch toán tại một doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong ngành dịch vụ kế toán - thuế, chỉ ra các khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành ghi sổ tại đơn vị.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi một đơn vị cụ thể là Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội với quy mô nhân sự nhỏ (20 lao động). Số liệu thực hành kế toán chi tiết chỉ được trích xuất minh họa trong phạm vi 01 tháng (tháng 11 năm 2024), chưa bao quát hết các biến động về tiền lương và bảo hiểm phát sinh trong toàn bộ niên độ tài chính (như thưởng cuối năm, quyết toán thuế TNCN cả năm, chế độ thai sản dài hạn).
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kế toán tiền lương trong toàn bộ chu kỳ niên độ kế toán đầy đủ; nghiên cứu mở rộng sang các giải pháp tích hợp phần mềm chấm công tự động với phần mềm kế toán và phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử tại các doanh nghiệp dịch vụ có quy mô lao động lớn hơn.
Giá trị tham khảo
Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập tốt nghiệp về mảng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Nhân viên kế toán mới bắt đầu công việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các công ty dịch vụ kế toán: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình lập bảng thanh toán lương thời gian kết hợp lương doanh số, lập bảng phân bổ bảo hiểm, lập phiếu chi và ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 334, TK 338 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Các nhà quản lý doanh nghiệp dịch vụ quy mô nhỏ: Tham khảo mô hình phân công bộ máy kế toán và phương án đầu tư thiết bị máy chấm công nhằm chuẩn hóa khâu quản lý lao động.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Thuận Phát Hà Nội áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên hệ thống máy vi tính có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán (phần mềm Misa và MetaData), sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng (VNĐ).
2. Khối văn phòng tại công ty được tính lương theo phương pháp nào?
Khối văn phòng được hưởng lương theo thời gian làm việc thực tế. Công thức tính lương tháng là: (Lương cơ bản / 26 ngày công quy định) x Số ngày làm việc thực tế trong tháng. Thu nhập thực tế bằng lương thực tế cộng thêm các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp tiền ăn, phụ cấp xăng xe và phụ cấp điện thoại.
3. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn được tác giả trình bày căn cứ vào các văn bản nào?
Tỷ lệ trích nộp căn cứ theo Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Nghị quyết số 116/NQ-CP ngày 24/09/2021 của Chính phủ. Tỷ lệ trích tổng cộng là 34% trên quỹ lương, trong đó người sử dụng lao động chịu 23,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%) tính vào chi phí sản xuất kinh doanh; người lao động chịu 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%) trừ vào lương.
4. Tác giả đề xuất giải pháp kỹ thuật cụ thể nào để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại công ty?
Tác giả đề xuất đầu tư lắp đặt máy chấm công tự động thay thế cho phương pháp theo dõi thủ công, đưa ra 4 dòng máy cụ thể: Máy chấm công Ronald Jack RJ2500, Máy chấm công vân tay Zkteco K14, Máy chấm công RJ3500 kết nối Wifi và Máy chấm công vân tay Ronald Jack DG-600.
5. Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2024 của công ty có chuyển biến ra sao so với năm 2023?
Năm 2024, doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đạt 17.268 nghìn đồng, tăng 47,5% so với năm 2023. Lợi nhuận sau thuế năm 2024 đạt 133.370 nghìn đồng, tăng 45.432 nghìn đồng (tương ứng tăng 51,87%) so với mức 88.938 nghìn đồng của năm 2023.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thu đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định hiện hành của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình phản ánh trung thực thực trạng công tác hạch toán chi tiết, ghi sổ kế toán và lập chứng từ phát sinh tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kế toán Thuế Thuận Phát Hà Nội qua số liệu minh chứng tháng 11 năm 2024. Đề tài đồng thời đưa ra các giải pháp thực tiễn gắn liền với việc ứng dụng công nghệ chấm công vân tay và wifi nhằm nâng cao hiệu quả quản trị lao động tiền lương tại doanh nghiệp.