Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và tăng trưởng kinh tế, Công ty Cổ phần Scavi Huế (thành viên của Tập đoàn Corele International) không ngừng mở rộng quy mô sản xuất và hợp tác với các tập đoàn phân phối dệt may lớn trên thế giới. Tuy nhiên, việc gia tăng các hợp đồng quốc tế cũng đặt doanh nghiệp trước nhiều rủi ro vận hành phức tạp, đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm giảm thiểu tổn thất và nâng cao năng lực quản trị, giám sát.
Đối với các doanh nghiệp dệt may, quy trình quản lý đơn hàng là hoạt động cốt lõi, xuyên suốt từ giai đoạn tiếp nhận yêu cầu, phát triển mẫu, cung ứng nguyên phụ liệu (NPL), tổ chức sản xuất cho đến khi giao thành phẩm. Tại Scavi Huế, khách hàng Decathlon (Pháp) là đối tác chiến lược lớn nhất, đóng góp gần 50% tổng doanh thu và năng lực sản xuất của công ty (chiếm gần 10% doanh thu toàn tập đoàn Scavi). Mặc dù tỷ lệ bàn giao đơn hàng đúng hẹn (HOT – Handover On Time) của đơn vị đạt mức trên 85%, thực tiễn vận hành quy trình quản lý đơn hàng vẫn bộc lộ một số hạn chế trong kiểm soát chứng từ, xử lý thông tin và phối hợp liên phòng ban. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Bùi Lê Bảo Phước đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho chu trình này.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB áp dụng trong quy trình quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp sản xuất.
- Khảo sát và phân tích thực trạng hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế.
- Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng của đơn vị.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế.
- Phạm vi nội dung: Tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng đối với đối tác chiến lược Decathlon (Pháp).
- Phạm vi không gian: Công ty Scavi Huế, Khu công nghiệp Phong Điền, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
- Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích số liệu thứ cấp giai đoạn 2017 – 2018; thời gian thực hiện nghiên cứu thực địa từ ngày 30/09/2019 đến ngày 30/11/2019.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên khuôn khổ KSNB của Báo cáo COSO (1992) và quy định tại Luật Kế toán 2015 của Việt Nam. Theo đó, hệ thống KSNB được định nghĩa là chuỗi cơ chế, chính sách, quy trình được thiết lập nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về ba mục tiêu: độ tin cậy của báo cáo tài chính, tính tuân thủ pháp luật/quy định nội bộ, và hiệu quả hoạt động. Cơ cấu KSNB được phân tích toàn diện qua 5 thành phần cốt lõi:
- Môi trường kiểm soát: Bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, triết lý quản lý và chính sách nhân sự.
- Đánh giá rủi ro: Nhận diện và phân tích rủi ro từ cả bên trong lẫn bên ngoài ảnh hưởng đến mục tiêu sản xuất kinh doanh.
- Hoạt động kiểm soát: Các chính sách phân chia trách nhiệm, phê chuẩn, kiểm soát chứng từ, sổ sách và bảo vệ tài sản vật chất.
- Thông tin và truyền thông: Cơ chế thu thập, xử lý và luân chuyển thông tin kịp thời giữa các cấp quản lý và các phòng ban.
- Giám sát: Đánh giá định kỳ và thường xuyên chất lượng vận hành của hệ thống KSNB.
Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp các phương pháp định tính và định lượng chuyên ngành kiểm toán - kế toán:
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán, tài liệu kỹ thuật, đơn đặt hàng, báo cáo tài chính kiểm toán và tài liệu giới thiệu nội bộ của công ty.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn sâu nhân viên và cấp quản lý tại Phòng Thương mại (nhóm MDS và nhóm MS) cùng các bộ phận liên quan (Kho, Kế hoạch, Giám định, AQL).
- Phương pháp phân tích số liệu: Sử dụng kỹ thuật so sánh số tuyệt đối, số tương đối, phân tích tỷ trọng cơ cấu tài chính và cơ cấu lao động qua hai năm 2017 – 2018.
- Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi các khâu luân chuyển chứng từ, lập phiếu xuất nhập kho, kiểm định chất lượng và vận hành phần mềm kế toán iScala trong quá trình thực tập.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng
Chương 1 làm rõ các khái niệm, mục tiêu và 5 thành phần của hệ thống KSNB theo chuẩn mực quốc tế và pháp luật Việt Nam. Tác giả khái quát hóa quy trình quản lý đơn hàng trong ngành công nghiệp dệt may thành 7 bước công việc tuần tự: (1) Phát triển mẫu; (2) Nhận đơn hàng; (3) Lên kế hoạch tiền sản xuất; (4) Tìm kiếm và đặt mua nguyên phụ liệu; (5) Lên kế hoạch sản xuất đơn hàng; (6) Theo dõi tiến độ sản xuất; (7) Xuất hàng và theo dõi thanh toán.
Đồng thời, chương này xác định các rủi ro trọng yếu tương ứng với 4 giai đoạn hoạt động:
- Giai đoạn phát triển đơn hàng: Sai sót tính giá thành, sai lệch định mức kỹ thuật dẫn đến đặt thừa/thiếu NPL.
- Giai đoạn nhận đơn và mua NPL: Đơn hàng thực tế vượt dự báo gây quá tải chuyền may, NPL không đạt chuẩn kỹ thuật hoặc trễ hạn giao.
- Giai đoạn theo dõi sản xuất: Tiêu hao NPL thực tế vượt định mức BOM (Bill of Materials), sự cố kỹ thuật làm trễ ngày dứt chuyền (Output).
- Giai đoạn xuất hàng và thanh toán: Sản phẩm không đạt kiểm nghiệm xuất hàng (Test goshipment), ách tắc thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.
Chương 1 cũng lưu ý các hạn chế cố hữu của KSNB như chi phí kiểm soát so với lợi ích, sai sót do yếu tố con người, hoặc nguy cơ vô hiệu hóa kiểm soát do sự thông đồng.
Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế
Chương 2 trình bày chi tiết về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động của Công ty Scavi Huế. Doanh nghiệp có vốn điều lệ 90 tỷ đồng (tương đương 9 triệu USD), hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư tại KCN Phong Điền, Thừa Thiên Huế. Bộ máy quản lý được tổ chức chặt chẽ với các khối chức năng: Giám đốc nhà máy, Bộ phận Hành chính – Nhân sự, Kế toán, Thương mại, Sản xuất (Supply Chain), Bộ phận Kiểm tra chất lượng (AQL) và Công nghệ thông tin.
Về công tác kế toán, công ty áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC, sử dụng đồng Đô la Mỹ (USD) làm đơn vị tiền tệ ghi sổ và lập báo cáo tài chính (được Bộ Tài chính phê duyệt từ năm 2001), hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho FIFO, khấu hao tài sản theo đường thẳng (Thông tư 45/2013/TT-BTC), vận hành phần mềm kế toán iScala và được kiểm toán bởi Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam).
Bảng 1: Tổng hợp các chỉ tiêu tài chính và lao động tại Scavi Huế (2017 – 2018)
| Chỉ tiêu |
Năm 2017 |
Năm 2018 |
Chênh lệch 2018/2017 (+/-) |
Tỷ lệ tăng/giảm (%) |
| Tổng số lao động (người) |
6.231 |
6.310 |
+79 |
+1,27% |
| - Lao động trực tiếp (người) |
5.850 |
5.896 |
+46 |
+0,79% |
| - Lao động có trình độ ĐH, trên ĐH (người) |
141 |
170 |
+29 |
+20,57% |
| - Lao động có trình độ CĐ, TC (người) |
93 |
101 |
+8 |
+8,60% |
| - Công nhân kỹ thuật (người) |
5.997 |
6.039 |
+42 |
+0,70% |
| Tổng tài sản (tỷ đồng) |
765,59 |
822,31 |
+56,72 |
+7,41% |
| - Các khoản phải thu ngắn hạn (tỷ đồng) |
85,42 |
169,20 |
+83,78 |
+98,42% |
| Doanh thu thuần (tỷ đồng) |
1.131,65 |
1.344,66 |
+213,01 |
+18,82% |
| Giá vốn hàng bán (tỷ đồng) |
753,25 |
920,85 |
+167,60 |
+22,25% |
| Lợi nhuận gộp (tỷ đồng) |
378,40 |
423,81 |
+45,41 |
+12,00% |
| Tổng lợi nhuận trước thuế (tỷ đồng) |
308,34 |
353,11 |
+44,77 |
+14,52% |
| Lợi nhuận sau thuế TNDN (tỷ đồng) |
233,53 |
267,66 |
+34,13 |
+14,61% |
Nguồn: Trích xuất từ Báo cáo tài chính và Báo cáo nhân sự Scavi Huế (2017 - 2018)
Khóa luận đi sâu phân tích hoạt động quản lý đơn hàng của hai nhóm chuyên trách thuộc Bộ phận Thương mại:
- Nhóm MDS (Market Development Stage): Tiếp nhận hồ sơ kỹ thuật từ Decathlon, tính toán giá thành, phát triển mẫu và xúc tiến thương mại nhằm đảm bảo kế hoạch giao hàng từng mùa.
- Nhóm MS (Manufacturing Stage): Đóng vai trò cầu nối xử lý đơn hàng chính thức, thỏa thuận ngày xuất hàng (ETD), cân đối định mức đặt mua NPL, giám sát lịch sản xuất và xuất hàng.
Khảo sát thực trạng 5 thành phần KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại Scavi Huế ghi nhận các đặc điểm:
- Môi trường kiểm soát: Doanh nghiệp xây dựng quy định phân quyền tương đối cụ thể; tỷ lệ lao động nữ chiếm trên 80% do đặc thù ngành may; công tác tuyển dụng và đào tạo tay nghề được thực hiện liên tục.
- Đánh giá rủi ro: Nhận diện được biến động giá nguyên phụ liệu quốc tế (đặc biệt từ thị trường Trung Quốc năm 2018 làm giá vốn tăng 22,25%) và rủi ro trễ tiến độ giao hàng.
- Hoạt động kiểm soát: Kiểm soát chứng từ chặt chẽ thông qua hệ thống Bảng liệt kê nguyên phụ liệu (BOM), Phiếu lĩnh vật tư (PLVT), Phiếu nhập/xuất kho (PNK/PXK), kiểm tra chất lượng theo chuẩn AQL và lưu trữ hồ sơ kiểm nghiệm xuất khẩu.
- Thông tin và truyền thông: Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng và mạng nội bộ để chia sẻ tiến độ sản xuất, bảng tính dữ liệu dùng chung giữa bộ phận thương mại và các phân xưởng cắt, may.
Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế
Trên cơ sở phân tích thực trạng, chương 3 tổng kết các thành tựu và hạn chế còn tồn đọng:
- Ưu điểm: Đơn vị duy trì được tỷ lệ bàn giao đơn hàng đúng hạn HOT trên 85%; quy trình xử lý đơn hàng có sự phân định rõ rệt giữa giai đoạn phát triển thị trường (MDS) và giai đoạn thực hiện sản xuất (MS); hệ thống chứng từ kế toán và kiểm soát chất lượng AQL hoạt động tương đối nề nếp.
- Hạn chế: Việc truyền tải dữ liệu và cập nhật thay đổi định mức giữa phòng kỹ thuật và nhóm thương mại trên bảng tính excel đôi khi chưa đồng bộ tức thời, tiềm ẩn nguy cơ sai sót số lượng mua NPL; công tác kiểm tra độc lập và đánh giá rủi ro chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách giám sát riêng biệt chu trình đơn hàng; sự phối hợp xử lý sự cố phát sinh tại chuyền sản xuất có thời điểm bị gián đoạn.
Từ đó, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp:
- Chuẩn hóa quy trình kiểm soát nhập liệu định mức NPL từ phòng kỹ thuật lên hệ thống máy tính dùng chung, yêu cầu chữ ký phê duyệt đa tầng trước khi phát hành Purchase Requisition (PR).
- Tăng cường phân tách trách nhiệm giữa nhân sự theo dõi đơn hàng (MS) và nhân sự mua hàng (Buyer), hạn chế tối đa việc kiêm nhiệm chức năng kiểm tra chất lượng vật tư.
- Hoàn thiện hệ thống báo cáo sai lệch định kỳ giữa tiêu hao thực tế tại phân xưởng may với định mức ban đầu để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Đẩy mạnh đào tạo chuyên môn về tin học và nghiệp vụ quản trị chuỗi cung ứng cho nhân viên phòng Thương mại nhằm giảm thiểu lỗi tác nghiệp thủ công.
Kết quả và đóng góp
Về mặt dữ liệu thực chứng, khóa luận phản ánh bức tranh tài chính và vận hành của Scavi Huế trong giai đoạn 2017 – 2018:
- Doanh thu thuần đạt mức tăng trưởng 18,82% (từ 1.131,65 tỷ đồng lên 1.344,66 tỷ đồng).
- Lợi nhuận trước thuế tăng từ 308,34 tỷ đồng lên 353,11 tỷ đồng, dù biên lợi nhuận gộp giảm nhẹ từ 33% xuống 31% do chi phí NPL đầu vào gia tăng.
- Tỷ lệ bàn giao đơn hàng đúng hạn (HOT) cho khách hàng lớn Decathlon duy trì ở mức trên 85%.
- Quy mô lao động đạt 6.310 người vào năm 2018, trong đó lao động trực tiếp chiếm 93,44% và lao động nữ chiếm trên 80%.
Về mặt thực tiễn quản trị, nghiên cứu đã mô tả chi tiết sơ đồ vận hành thực tế của chu trình đơn hàng tại một doanh nghiệp FDI may mặc quy mô lớn. Việc phân tích mô hình quản lý tách biệt giữa nhóm MDS (phát triển mẫu) và MS (triển khai sản xuất) cùng hệ thống chứng từ liên kết (BOM, PLVT, báo cáo AQL) mang lại đóng góp thiết thực cho doanh nghiệp trong việc rà soát các điểm kiểm soát trọng yếu, ngăn ngừa thất thoát vật tư và giảm thiểu rủi ro trễ đơn hàng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận có một số giới hạn nghiên cứu được xác định từ phạm vi thực hiện:
- Phạm vi dữ liệu: Đề tài tập trung chuyên sâu vào quy trình quản lý đơn hàng của một khách hàng duy nhất là Decathlon (Pháp), chưa mở rộng khảo sát các nhóm khách hàng lớn khác của tập đoàn như Fruit of the Loom hay Hanesbrands (HBI).
- Dữ liệu chuỗi thời gian: Các phân tích tài chính và nhân sự chủ yếu dựa trên số liệu thứ cấp giai đoạn 2017 – 2018; thời gian khảo sát thực tế tại nhà máy diễn ra trong 2 tháng (từ 30/09/2019 đến 30/11/2019).
Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng phạm vi khảo sát KSNB trên toàn bộ các dòng sản phẩm và đối tác thương mại khác nhau; nghiên cứu ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện thay thế cho các phần mềm đơn lẻ để kiểm soát chuỗi cung ứng khép kín từ nhà cung cấp NPL đến điểm giao nhận cuối cùng.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên ngành hữu ích cho sinh viên, học viên ngành Kiểm toán, Kế toán, Quản trị kinh doanh và Quản trị chuỗi cung ứng:
- Cung cấp mô tả thực tế về cơ chế vận hành của Phòng Thương mại trong doanh nghiệp gia công may mặc xuất khẩu (vai trò của nhóm MDS và MS).
- Minh họa cách thức vận dụng 5 thành phần của khuôn khổ COSO vào một chu trình nghiệp vụ đặc thù (quản lý đơn hàng quốc tế).
- Hệ thống hóa bộ chứng từ mẫu và các điểm kiểm soát từ khâu duyệt mẫu, giám định NPL, xuất kho vật tư cho đến kiểm tra chất lượng thành phẩm theo tiêu chuẩn AQL.
Câu hỏi thường gặp
1. Khách hàng lớn nhất của Công ty Scavi Huế là đơn vị nào và chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong hoạt động của công ty?
Khách hàng lớn nhất của Scavi Huế là Decathlon đến từ Pháp. Doanh thu từ Decathlon chiếm gần 50% tổng doanh thu và năng lực sản xuất của Scavi Huế, đồng thời chiếm gần 10% doanh thu và công suất của toàn bộ Tập đoàn Scavi.
2. Chỉ số HOT trong quản lý đơn hàng tại Scavi Huế là gì và đạt mức bao nhiêu?
HOT là viết tắt của Handover on time (tỷ lệ bàn giao đơn hàng đúng hẹn từ nhà máy cho khách hàng). Tại thời điểm nghiên cứu, chỉ số HOT của Scavi Huế đối với khách hàng Decathlon đạt mức trên 85%.
3. Công ty Scavi Huế sử dụng đơn vị tiền tệ nào để ghi sổ kế toán và phần mềm kế toán nào để quản lý?
Công ty sử dụng đồng Đô la Mỹ (USD) làm đơn vị tiền tệ báo cáo và ghi sổ kế toán theo phê duyệt của Bộ Tài chính tại Công văn số 4077TC/CĐKT ngày 04/05/2001. Doanh nghiệp hiện sử dụng phần mềm kế toán iScala liên kết toàn bộ hệ thống của Tập đoàn Scavi tại Việt Nam.
4. Phòng Thương mại tại Scavi Huế được phân chia thành những nhóm chuyên trách nào?
Phòng Thương mại gồm hai nhóm: Nhóm MDS (Market Development Stage – chịu trách nhiệm phát triển đơn hàng, làm việc về tài liệu kỹ thuật, chào giá, hoàn thiện mẫu trước khi sản xuất đại trà) và Nhóm MS (Manufacturing Stage – chịu trách nhiệm nhận đơn hàng chính thức, thỏa thuận ngày xuất hàng ETD, tính toán đặt mua NPL, giải quyết trở ngại vật tư và theo dõi xuất hàng).
5. Cơ cấu lao động tại Scavi Huế có đặc điểm gì nổi bật qua số liệu 2017 – 2018?
Năm 2018, công ty có 6.310 lao động, trong đó lao động trực tiếp chiếm 93,44% (5.896 người) và công nhân kỹ thuật chiếm 95,71% (6.039 người). Do đặc thù công việc ngành may, lao động nữ chiếm tỷ lệ áp đảo với hơn 80% tổng số nhân sự.
Kết luận
Khóa luận của tác giả Bùi Lê Bảo Phước đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận KSNB theo chuẩn mực COSO và Luật Kế toán 2015, đồng thời phản ánh sâu sát thực trạng chu trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế đối với đối tác Decathlon. Nghiên cứu chỉ ra những mặt đạt được về tỷ lệ giao hàng đúng hẹn trên 85% cùng hệ thống kiểm soát chứng từ chặt chẽ, bên cạnh các điểm nghẽn về đồng bộ dữ liệu định mức NPL và cơ chế giám sát độc lập. Các giải pháp hoàn thiện thủ tục phê chuẩn, phân tách trách nhiệm và kiểm soát hao hụt vật tư do tác giả đề xuất mang tính ứng dụng cao, hỗ trợ thiết thực cho hoạt động quản trị rủi ro tại doanh nghiệp dệt may xuất khẩu.
