CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 / Một số lý luận chung về kế toán công nợ 1.1 / Một số khái niệm về công nợ Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn phát sinh nhiều mối quan hệ khác nhau từ quá trình mua sắm các loại vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, TSCĐ đến quá trình thực hiện các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ… Đặc biệt là các mối quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán, thanh toán với cơ quan quản quản lý Nhà nước, thanh toán với công nhân viên,…. Căn cứ vào nội dung kinh tế, các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp được chia thành 02 loại: các khoản phải thu và các khoản phải trả. Kế toán các khoản phải thu và các khoản phải trả gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy, “Công nợ là một thuật ngữ kinh tế thể hiện quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản vốn đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Nguyễn Tấn Bình, 2011). a/ Kế toán các khoản phải thu Trong quá trình SXKD, khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng mà khách hàng chưa thanh toán thì sẽ phát sinh khoản phải thu. Các khoản phải thu trong doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất kỳ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho 8 công ty.
Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán (Ngô Thế Chi, Trường Thị Thủy, 2010). Theo điều 17 Thông tư 133/2016/TT – BTC về “Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu” thì các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi. Việc phân loại các khoản phải thu thì chia phân loại theo 02 cách sau: - Phân loại theo thời hạn thanh toán, khoản phải thu chia làm 02 loại: khoản phải thu ngắn hạn (khoản thu dưới một năm) và khoản phải thu dài hạn (khoản thu trên một năm). - Phân loại theo nội dung, khoản phải thu bao gồm: phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác.
Trong đó, khoản phải thu của khách hàng thường phát sinh nhiều nhất và chịu nhiều rủi ro nhất. b/ Kế toán các khoản phải trả Theo VAS 01- Chuẩn mực chung (2002), nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Khoản phải trả được định nghĩa là trách nhiệm hiện tại của doanh nghiệp đối các đơn vị khác và trách nhiệm đó là kết quả của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá khứ của doanh nghiệp. Nghĩa vụ của doanh nghiệp là sẽ dùng tài sản của mình đơn vị mình để hoàn thành trách nhiệm đối với tổ chức khác.
Các doanh nghiệp thường vay vốn ngân hàng, các nhà cung cấp vì nhu cầu huy động vốn cũng như khi gặp khó khăn về tài chính. Trên Bảng cân đối kế toán, khoản phải trả được gọi là khoản nợ của doanh nghiệp. Dựa vào thời hạn thanh toán mà phân loại nợ phải trả thành 02 loại : nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. 9 Nợ ngắn hạn: là các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày lập BCTC như: nợ vay, phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước,… Nợ dài hạn: là các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán trên một năm, bao gồm các khoản: vay dài hạn, phát hành trái phiếu, nhận ký quỹ, ký cược dài hạn,… c/ Quan hệ thanh toán Theo PGS.TS Võ Văn Nhị, 2010, quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh mà khi doanh nghiệp thực hiện các mối quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một số khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh.
Và trong mọi mối quan hệ thanh toán này luôn tồn tại những cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một số khoản tiền theo thỏa thuận giữa hai bên và có hiệu lực trong một khoảng thời gian vay nợ nhất định. Quan hệ thanh toán có rất nhiều loại khác nhau nhưng chung quy lại thì có 2 hình thức thanh toán chính, đó là: thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian. Thanh toán trực tiếp: Khi phát sinh các hoạt động mua bán thì người mua và người bán thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp đối với các khoản nợ phát sinh đó. Thanh toán trung gian: Là việc thanh toán giữa người mua và người bán không diễn ra trực tiếp với nhau mà phải thông qua một bên thứ ba ( ngân hàng hay tổ chức tài chính khác) đứng ra để thanh toán các khoản nợ phát sinh đó thông qua ủy nhiệm thu, ủy thu chi, séc, thư tín dụng,… 1.2 / Nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ Kế toán công nợ gồm kế toán các khoản phải thu và khoản phải trả được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán các khoản phải thu, khoản phải trả kịp thời.
Phải kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phải trả phát sinh; số đã thu, đã trả; số còn phải thu, số còn phải trả. Đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ mua bán thường xuyên, đối tượng tiềm năng thì có số dư phải thu, phải trả lớn. Còn đối với các đối tượng khác thì cần chú ý theo dõi thường 1 xuyên các khoản phải thu, phải trả để có kế hoạch thu và thanh toán kịp thời, tránh trường hợp trở thành nợ khó đòi. Phải phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán.
Phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đá quý. Cuối kỳ, phải đối chiếu số dư theo giá thực tế. Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế.
Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán, tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau. Cuối kỳ, đối chiếu lập bảng thanh toán bù trừ. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh ngay.3 / Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ Vai trò của kế toán công nợ Trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp thì kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng liên quan đến các khoản nợ phải thu và phải trả, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc tổ chức tốt các công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu các khoản nợ phải thu và nợ phải trả được theo dõi một cách chặt chẽ, hợp lý nó sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng, chiếm dụng vốn và đồng thời tranh thủ chiếm dụng tối đa vốn của các doanh nghiệp, các tổ chức khác nhưng vẫn đảm bảo một khả năng thanh toán hợp lý, góp phần quan trọng trong việc giữ uy tín trong sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp Nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu với nhà quản trị để nhà quản trị có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể: 1 Phản ánh và ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối với những khách hàng nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ.
Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán… 1.4 / Mô tả công việc chung của kế toán công nợ Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thu và thanh toán một cách kịp thời. Phải kiểm tra đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ phát sinh, số phải thu, phải trả và số còn phải thu, số còn phải trả. Phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ phải thu bằng vàng, bạc, đá quý.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. Phải phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng. Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên nợ của một số tài khoản thanh toán như 131, 331. để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.