CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CẤP BẢO HIỂM XE CƠ GIỚI TRONG CÁC DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM 1.1 Những vấn đề cơ bản về Hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ (KSNB) là công cụ chủ yếu nhằm kiểm soát việc tuân thủ các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành vi và các khía cạnh khác của tổ chức, giúp cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đảm bảo tính hợp lý, trung thực của các báo cáo phục vụ cho nội bộ và bên ngoài tổ chức. Nhận thức được tầm quan trọng, nhiều tổ chức và cá nhân đã nghiên cứu về hệ thống này. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau. Có thể kể đến các khái niệm sau: Luật Kế toán 2015 cho rằng, “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.
Theo đó, KSNB là nói đến các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát do ban lãnh đạo, quản lý của đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi hoạt động trong đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro và tìm các biện pháp để kiểm soát các rủi ro đó. Theo báo cáo COSO hiện hành năm 2013 (Committee of Sponsoring Organizations- một Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính): “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi HĐQT, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Theo điều 36 Nghị định 73/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kinh doanh bảo hiểm và Luật kinh doanh bảo hiểm sửa đổi quy định về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ. Từ những khái niệm nêu trên, ta thấy rằng HTKSNB là một quy trình kiểm soát bao gồm nhiều thủ tục, cơ chế, hoạt động, chính sách, biện pháp được thiết kế và vận hành bởi tất cả con người trong đơn vị bao gồm cả HĐQT, người quản lý và nhân viên SVTH: Nguyễn Thị Bảo Ngân – Lớp: K50A Kế 6 Khóa luận tốt GVHD: PGS.TS Trịnh Văn nhằm giúp đơn vị đạt được các mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, tuân thủ các chính sách và luật lệ hiện hành.
KSNB không đảm bảo tuyệt đối những yếu kém sẽ không xảy ra nhưng sẽ góp phần hạn chế tối đa các rủi ro, đặc biệt là các sai phạm trọng yếu.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của Kiểm soát nội bộ 1.1 Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ Theo Giáo trình KSNB, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm: Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, việc bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị và việc hoàn thành công việc đúng kế hoạch, đúng với chỉ tiêu đã đề ra. Nhóm mục tiêu về báo cáo: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. BCTC phải lập đúng theo quy định mà Bộ tài chính đưa ra, thông tin trên báo cáo phải trung thực và đáng tin cậy. Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định (bao gồm cả quy định nhà nước, các thủ tục và chính sách của đơn vị).
Một HTKSNB hữu hiệu được mong đợi cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu nêu trên.2 Nhiệm vụ của Kiểm soát nội bộ Theo Giáo trình KSNB, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ bao gồm: Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình xử lý nghiệp vụ. Phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong xử lý nghiệp vụ giúp cho DN tránh khỏi thất thoát tài sản. Giúp DN thực hiện các chính sách kinh doanh. Đảm bảo an toàn cho tài sản của DN.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống Kiểm soát nội bộ Mặc dù đối với mỗi đơn vị thì cách thiết kế HTKSNB sẽ khác nhau do quy mô, tính chất, mục tiêu, cách thức quản lý,… nhưng nhìn chung HTKSNB nào cũng sẽ có SVTH: Nguyễn Thị Bảo Ngân – Lớp: K50A Kế 7 Khóa luận tốt GVHD: PGS.TS Trịnh Văn năm bộ phận cơ bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Môi trường kiểm soát Theo Giáo trình KSNB, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh: Môi trường kiểm soát (MTKS) là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành KSNB trong một đơn vị. Một môi trường kiểm soát hữu hiệu cần đáp ứng 5 nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Để thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị, các tiêu chuẩn ứng xử, đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử. - Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành HTKSNB.
Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các điểm quan trọng sau: Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT, độc lập và có chuyên môn phù hợp, giám sát của HĐQT. - Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, NQL xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp mục tiêu đã xác lập. Để thực hiện nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn, giới hạn việc ủy quyền. - Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nguồn nhân lực có chất lượng thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Để thực hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế, thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực, lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm. - Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần lưu ý các điểm SVTH: Nguyễn Thị Bảo Ngân – Lớp: K50A Kế 8 Khóa luận tốt GVHD: PGS.TS Trịnh Văn quan trọng sau: Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm; xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó bao gồm cả biện pháp khuyến khích và khen thưởng; xem xét các áp lực quá mức; đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật.2 Đánh giá rủi ro Theo Giáo trình KSNB, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh: Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu. ĐGRR là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro.
Khi đánh giá rủi ro đe dọa mục tiêu của DN cần xem xét trong mối liên hệ với các ngưỡng chịu đựng rủi ro đã thiết lập. Điều kiện tiên quyết để ĐGRR là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. NQL cũng cần xem xét sự phù hợp của các mục tiêu đối với đơn vị.
Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. ĐGRR cần tuân thủ 4 nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và ĐGRR liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Để ĐGRR, trước tiên cần xác định mục tiêu. NQL cần cụ thể hóa mục tiêu, thông thường có 3 nhóm mục tiêu: hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
- Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này. Để thực hiện việc nhận dạng và phân tích rủi ro, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: Nhận dạng rủi ro: Có hai dạng rủi ro thường gặp là rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và rủi ro ở mức độ hoạt động Phân tích rủi ro Phản ứng với rủi ro đã xác định: biện pháp chọn lựa để đối phó rủi ro bao gồm: chấp nhận rủi ro, né tránh rủi, giảm thiểu rủi ro. - Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi ĐGRR đe dọa mục tiêu SVTH: Nguyễn Thị Bảo Ngân – Lớp: K50A Kế 9 Khóa luận tốt GVHD: PGS.TS Trịnh Văn của đơn vị. Để xem xét khả năng có gian lận khi ĐGRR, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: Nhận diện các loại gian lận: Các loại gian lận thường bao gồm gian lận trong việc lập và trình bày báo cáo, biển thủ tài sản và tham ô.
Sự lạm quyền của NQL: là các hành động mà NQL vượt qua HTKSNB nhằm đem lại lợi ích cá nhân, hay làm đẹp BCTC để từ đó có đươc các khoản lương thưởng cao Các nhân tố tác động đến rủi ro có gian lận: rủi ro có gian lận thường phát sinh khi hội đủ 3 yếu tố: động cơ hay áp lực, cơ hội, thái độ và sự biện minh cho hành vi gian lận. - Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến HTKSNB. Để quản trị sự thay đổi, cần chú ý các vấn đề sau: Thay đổi từ bên ngoài như sự thay đổi của môi trường hoạt động, biến động của môi trường tự nhiên.