CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ: 1. Khái niệm và nội dung: Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường có quan hệ thanh toán với nhiều đối tượng như khách hàng, người bán, ngân sách Nhà nước, đơn vị trong nội bộ, cá nhân trong đơn vị, … về các khoản tiền bán hàng, tiền mua hàng, các khoản phải thu, phải trả trong nội bộ, các khoản nộp ngân sách, trả lương cho công nhân viên, … Khoản phải thu là một phần tài sản của doanh nghiệp, là một phần nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai. Khoản phải trả là nguồn vốn doanh nghiệp được sử dụng tạm thời, phải cam kết thanh toán khi đến hạn, là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.
Nguyên tắc kế toán: Phản ánh các khoản phải thu, phải trả cần tôn trọng một số quy định sau: - Các khoản nợ phải thu, phải trả phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng. - Định kỳ hoặc cuối tháng, bộ phận kế toán cần kiểm tra, đối chiếu về tình hình công nợ đã phát sinh nếu có thể lập biên bản đối chiếu công nợ. - Các khoản nợ phải thu, phải trả liên quan đến ngoại tệ thì phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán ngoại tệ (sử dụng phương pháp tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá hạch toán) - Cuối niên độ kế toán, số dư về các khoản phải thu, phải trả liên quan đến ngoại tệ phải được đánh giá theo tỷ giá thực tế (tỷ giá mua bán thực tế bình quân liên ngân hàng) hoặc liên quan đến vàng bạc, đá quý phải được đánh giá theo giá thị trường để phản ánh giá trị thực của vốn kinh doanh. Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ thanh toán có thể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp doanh nghiệp nhận tiền ứng trước,… Các tài khoản phải trả chủ yếu có số dư bên Có, nhưng trong quan hệ với từng chủ nợ có thể có số dư bên Nợ phản ánh số tiền doanh nghiệp trả trước, … Vì vậy cuối kỳ kế toán khi lập báo cáo tài chính phải lấy số dư chi tiết cho từng đối tượng để lên hai chỉ tiêu bên Tài Sản và bên Nguồn Vốn của bảng cân đối kế toán.
Nhiệm vụ của kế toán: - Ghi chép, phản ánh và theo dõi kịp thời, chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán theo thời gian. - Thực hiện việc giám sát và phải có biện pháp đôn đốc việc chi trả và thu hồi kịp thời các khoản phải thu, chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính tín dụng. SVTH: TRẦN MỘNG KIỀU Trang 1 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU CHỦ YẾU: 1.
Kế toán phải thu của khách hàng: 1. Nội dung: Phải thu của khách hàng là khoản thu tiền mà doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng khách hàng chưa thanh toán tiền. Nguyên tắc hạch toán: Phải theo dõi chi tiết thanh toán với từng khách hàng, theo dõi thời hạn phải thu của từng khoản nợ phải thu để tiện cho việc thanh toán và đôn đốc thanh toán cũng như có kế hoạch lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Không hạch toán vào tài khoản phải thu của khách hàng nếu bán hàng thu tiền ngay tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng.
Thủ tục kiểm soát nội bộ: Nợ phải thu của khách hàng gắn liền với quá trình bán hàng nên khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnh hưởng lớn đến mức độ thu hồi nợ. Do vậy, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ đến khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định bán chịu. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu quá trình bán hàng sẽ giảm thiểu những rũi ro phát sinh. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu về nợ phải thu khách hàng thường đòi hỏi sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận phụ trách (không vi phạm nguyên tắc phân công, phân nhiệm).
Quy trình các bước công việc trong bán chịu có thể trình bày tóm tắt như sau : - Lập lệnh bán hàng: căn cứ vào đơn đặt hàng và xác định khả năng cung ứng để lập lệnh bán hàng. - Phê chuẩn việc bán chịu: căn cứ vào lệnh đơn đặt hàng và nguồn thông tin thu thập được bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để đưa ra quyết định phê chuẩn. - Xuất kho hàng hóa: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách gửi hàng. - Bộ phận gửi hàng: sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng (nếu có) - chứng từ gửi hàng làm cơ sở lập hóa đơn.
Khi xuất hàng, ngoài việc kiểm tra của thủ kho và người nhận thì bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát lượng hàng giao. - Lập và kiểm tra hóa đơn: hóa đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng - bộ phận này có trách nhiệm: + Đánh số thứ tự chứng từ chuyển hàng. + So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng với các thông báo điều chỉnh, ghi giá vào hóa đơn trên cơ sở bảng giá hiện hành của đơn vị, tính thành tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn. - Theo dõi thanh toán: để thuận tiện trong theo dõi thanh toán cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi, từ đó lập chương trình thu nợ do bộ phận phụ trách bán chịu đảm nhận.
Ngoài ra, cần phân công hai nhân viên khác phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp theo dõi, đối chiếu số liệu để giảm sai phạm. - Phê chuẩn hàng bán bị trả lại và giảm giá: doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản công nợ có liên quan đến số hàng sai quy cách hay kém phẩm chất được giảm giá hoặc bị trả lại. SVTH: TRẦN MỘNG KIỀU Trang 2 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. ĐOÀN VĂN HOẠT Ngoài ra còn xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua kiểm tra giữa các phần hành khi đối chiếu tài liệu với các bộ phận khác nhau. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết: Kế toán thanh toán với khách hàng được tiến hành trên cơ sở các chứng từ bán hàng do doanh nghiệp lập. Các chứng từ thường bao gồm: hóa đơn (GTGT), hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng; chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chiết khấu bán hàng, giảm giá; chứng từ liên quan đến việc khách hàng khiếu nại hoặc trả lại từ chối mua hàng … Các chứng từ được tiếp nhận, phân loại và ghi vào sổ kế toán. Kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người mua theo từng đối tượng 1.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 – “Phải thu của khách hàng”. Tài khoản này được dùng để phản ánh số tiền phải thu, đã thu, còn phải thu hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 131 như sau: - Bên Nợ: số tiền phải thu của khách hàng - Bên Có: số tiền đã thu của khách hàng, số tiền giảm trừ cho khách hàng do chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, số tiền ứng trước cho doanh nghiệp. - Số dư bên Nợ: số tiền còn phải thu của khách hàng hoặc chênh lệch số còn phải thu lớn hơn số tiền khách hàng ứng trước.
Hoặc số dư bên Có: số tiền khách hàng hiện đang ứng trước hoặc chênh lệch số tiền khách hàng ứng trước lớn hơn số tiền còn phải thu. Phương pháp hạch toán: Phải theo dõi chi tiết thanh toán với từng khách hàng, theo dõi phải thu từng khoản nợ phải thu để tiện cho việc thanh toán và đôn đốc thanh toán cũng như kế hoạch lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Không hạch toán vào tài khoản phải thu khách hàng nếu bán hàng thu tiền ngay tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng.1: Sơ đồ hạch toán kế toán các khoản phải thu khách hàng 511,515,711 131 111,112,113. (3) 133 642 (4) 521 ,531, 532 (5) 331,311 (6) 139 (7) SVTH: TRẦN MỘNG KIỀU Trang 3 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS.
Có 2 trường hợp: - Đối với các mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi: Nợ TK 131: giá bán đã có thuế Có TK 511, 515, 711: doanh thu bán chịu phải thu (giá bán đã có thuế) - Đối với các mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi: Nợ TK 131: giá bán đã có thuế GTGT (giá thanh toán) Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra phải nộp Có TK 511, 515, 711: doanh thu bán chịu phải thu (giá bán chưa có thuế) (2): Khi thu được tiền của người mua hoặc người mua ứng trước tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và trị giá hàng bán (theo giá thanh toán) sẽ được theo dõi trên tài khoản 131. Đồng thời ghi: Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (5): Bán hàng có phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK 521 Nợ TK 33311 Có TK 131 - Bán hàng có phát sinh chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635 Có TK 131 - Giảm giá hàng bán: Nợ TK 532 Có TK 131 - Hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 Nợ TK 33311 Có TK 131 Đồng thời ghi: Nợ TK 156 Có TK 632 (6): Trường hợp thu nợ, trừ nợ phải trả hoặc thu nợ trả vay ngắn hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331,311 Có TK 131 Có TK 515 (7): Xử lý xóa nợ cho khách hàng ( lập dự phòng nợ phải thu khó đòi), kế toán ghi: Nợ TK 139 Có TK 131 Đồng thời ghi Nợ TK 004 - Chí phí đi đòi nợ khó đòi: Nợ TK 811 Có TK 111, 112 …. SVTH: TRẦN MỘNG KIỀU Trang 4 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.