Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, quá trình toàn cầu hóa diễn ra sâu sắc mở rộng các cơ hội thị trường nhưng đồng thời gia tăng mức độ cạnh tranh gay gắt đối với nền kinh tế. Các doanh nghiệp Việt Nam, với tư cách là chủ thể kinh tế và tế bào của xã hội, giữ vai trò quan trọng trong việc thực thi các chính sách kinh tế của Nhà nước. Để nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh trong điều kiện đó, việc củng cố và hoàn thiện hoạt động quản lý kinh doanh trở thành một yêu cầu thiết yếu đối với các đơn vị kinh tế.

Chi nhánh xăng dầu Hải Dương là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty Xăng dầu B12 (Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam - PETROLIMEX). Đây là đơn vị đại diện duy nhất của Petrolimex trên địa bàn tỉnh Hải Dương, giữ vai trò bảo đảm nguồn cung xăng dầu cho phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng và tiêu dùng của địa phương. Bên cạnh mạng lưới phân phối đa dạng, chi nhánh còn quản lý, vận hành hệ thống tuyến ống bơm chuyển cung cấp xăng dầu cho các đơn vị tuyến sau trong ngành như Công ty xăng dầu Khu vực I (KVI), Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình (kho K133), Công ty xăng dầu Hà Nam Ninh (kho K135) cùng các công ty tại Hưng Yên, Thái Bình.

Xuất phát từ vị trí thực tế của đơn vị cùng điều kiện thuận lợi trong việc tiếp cận và khai thác số liệu thực tế, tác giả Hoàng Văn Trường (sinh viên khoa Khoa học quản lý, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, dưới sự hướng dẫn của thầy giáo Đỗ Hoàng Toàn) đã thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp với các nhiệm vụ trọng tâm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kinh doanh, quản lý kinh doanh, các phương pháp và chức năng quản lý trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, thu thập tài liệu thực tế và phân tích quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương.
  3. Đánh giá thực trạng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị, tập trung vào các kênh phân phối, chính sách thù lao, quy trình kỹ thuật giao nhận và quản lý hệ thống bán lẻ.
  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh và cơ cấu quản trị tại Chi nhánh xăng dầu Hải Dương.
  • Phạm vi không gian: Chi nhánh xăng dầu Hải Dương (trụ sở tại Km4 đường Nguyễn Lương Bằng, Thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương) và hệ thống mạng lưới phân phối, cửa hàng, đại lý trực thuộc trên địa bàn tỉnh cùng các khu vực lân cận (Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hà Tây, Hòa Bình, Vĩnh Phúc).
  • Phạm vi thời gian: Quá trình hình thành từ năm 1983 đến giai đoạn khảo sát năm 2004; các số liệu tổng hợp phản ánh tại thời điểm ngày 31/12/2004.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các học thuyết quản trị học kinh điển và hệ thống văn bản pháp lý hiện hành của ngành thương mại - xăng dầu:

  • Khung lý thuyết và khái niệm:

    • Bản chất kinh doanh: Quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào (Inputs) thành đầu ra (Outputs) gồm sản phẩm vật chất (Goods) hoặc dịch vụ (Services) nhằm mục tiêu lợi nhuận.
    • Khái niệm quản lý kinh doanh: Sự tác động liên tục, có tổ chức của chủ thể quản lý lên tập thể lao động nhằm khai thác hiệu quả mọi nguồn lực và cơ hội theo đúng pháp luật và thông lệ, thích ứng với biến động môi trường để đạt hiệu quả tối ưu.
    • Đặc điểm quản lý: Hoạt động dựa trên 5 yếu tố tạo thành kết quả (tài nguyên, tiền vốn, công nghệ, lao động sống, lao động quản lý); phân thành 2 cấp độ là quản lý vi mô và quản lý vĩ mô.
    • Tính chất quản lý: Kết hợp hài hòa giữa tính khoa học (tuân thủ quy luật khách quan, nguyên tắc tổ chức, phương pháp định lượng và cơ chế MBO), tính nghệ thuật (xử lý linh hoạt, ứng biến tình huống con người) và tính chuyên nghiệp của một nghề phân công lao động xã hội.
    • Các phương pháp quản lý: Phương pháp nội bộ (hành chính, kinh tế, giáo dục); phương pháp tác động khách hàng (điều tra xã hội học về nhu cầu, hoạt động chiêu thị - Promotion gồm chào hàng, quảng cáo, chiêu hàng); phương pháp ứng xử với đối thủ cạnh tranh (cạnh tranh trực tiếp, thương lượng theo lý thuyết trò chơi, né tránh); phương pháp quan hệ bạn hàng và cơ quan quản lý Nhà nước.
    • Chức năng quản lý: Hệ thống 5 chức năng của Henri Fayol (hoạch định, tổ chức, điều khiển, phối hợp, kiểm tra) và hệ thống 4 chức năng của James Stoner - Stephen P. Robbins (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra); quy trình hoạch định 8 bước; phân loại cơ cấu tổ chức (trực tuyến, chức năng, trực tuyến - chức năng, trực tuyến - tham mưu, theo sản phẩm/thị trường); quản trị nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ tài chính/phi tài chính, giải quyết tranh chấp theo Luật Lao động).

  • Văn bản pháp luật và quy định áp dụng:

    • Quyết định số 0676 ngày 30/05/2004 của Bộ Thương mại về nguyên tắc hình thành giá và mức thù lao đại lý xăng dầu.
    • Công văn số 814 ngày 11/05/2004 của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex).
    • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 305713 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Dương cấp ngày 03/02/1997.
    • Các điều từ 44 đến 54 trong Bộ luật Lao động về thỏa ước lao động tập thể.

  • Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu lý thuyết, phương pháp thống kê mô tả, phân tích số liệu tài chính - tổ chức nội bộ và phương pháp quan sát thực địa quy trình vận hành công nghệ xăng dầu.

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp do Chi nhánh xăng dầu Hải Dương cung cấp (báo cáo của Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Quản lý Kỹ thuật vật tư).

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Quản lý kinh doanh

Chương này tập trung trình bày hệ thống lý luận chung về quản lý kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, bao gồm:

  • Bản chất và vai trò của quản lý: Phân tích luận điểm của C. Mác về sự cần thiết của quản lý trong lao động xã hội kết hợp ("Một nghệ sĩ vĩ cầm thì tự điều khiển mình, còn dàn nhạc thì cần có nhạc trưởng"). Khẳng định quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật và là một nghề nghiệp đòi hỏi năng lực chuyên môn, phẩm chất chính trị.
  • Hệ thống phương pháp quản lý kinh doanh:
    • Phương pháp hành chính: Tác động trực tiếp qua cơ cấu, quy chế, mệnh lệnh điều hành có tính bắt buộc.
    • Phương pháp kinh tế: Vận dụng các đòn bẩy vật chất (giá cả, lợi nhuận, tiền lương, tiền thưởng, định mức) tạo động lực tự giác cho người lao động.
    • Phương pháp giáo dục: Vận dụng quy luật tâm lý - xã hội để nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm.
    • Phương pháp thị trường: Điều tra xã hội học nhằm xác định động cơ tiêu dùng, cơ cấu môi trường khách hàng; tổ chức hoạt động chiêu thị (chi phí chiêu thị chiếm 10-20% giá bán sản phẩm). Phân định các chiến lược cạnh tranh, thương lượng ôn hòa hoặc né tránh rút lui khỏi thị trường bất lợi.
  • Các chức năng quản lý cơ bản:
    • Phân tích chức năng hoạch định chiến lược (chiến lược ổn định, chiến lược phát triển, chiến lược cắt giảm, chiến lược kết hợp) và hoạch định tác nghiệp (kế hoạch trung hạn 3-5 năm, kế hoạch ngắn hạn 1 năm, phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO). Quy trình hoạch định gồm 8 bước từ nhận thức cơ hội, xác định mục tiêu đến lập ngân quỹ.
    • Phân tích ưu - nhược điểm của 5 mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy.
    • Quản trị nhân sự: Tiến trình 6 bước phát triển nhân lực; cơ chế phân bổ đãi ngộ tài chính trực tiếp (lương, thưởng, hoa hồng) và gián tiếp (bảo hiểm, trợ cấp, phúc lợi); vai trò đại diện của Công đoàn trong thương nghị tập thể và giải quyết tranh chấp lao động.

Phần II: Thực trạng quản lý kinh doanh ở Chi nhánh xăng dầu Hải Dương

Nội dung chương đi sâu vào khảo sát thực tế tại đơn vị với các dữ liệu cụ thể:

  • Lịch sử hình thành và quy mô đơn vị: Tiền thân là Trạm xăng dầu Hải Hưng và Kho K132 sát nhập tháng 8/1983 thành Xí nghiệp xăng dầu Hải Hưng; đổi tên thành Chi nhánh xăng dầu Hải Hưng (tháng 11/1993); sát nhập thêm Trạm dầu lửa Hải Hưng (tháng 3/1995); chính thức mang tên Chi nhánh xăng dầu Hải Dương từ tháng 1/1997. Doanh nghiệp từng đón nhận Huân chương Lao động hạng Ba (1999), 5 năm liền nhận cờ Đảng bộ trong sạch vững mạnh (1996-2000) và Huân chương Lao động hạng Nhất (2001).
Chỉ tiêu quy mô (Thời điểm 31/12/2004) Giá trị
Tài sản lưu động 4.376
Tài sản cố định 16.234
Tổng doanh thu 4.000
Nộp ngân sách 1.496
Lợi nhuận trước thuế 3.000
Tổng thu nhập bình quân 1.000
Cơ cấu lao động theo trình độ (Năm 2004) Số lượng (Người)
Trình độ đại học 53
Trình độ cao đẳng 11
Trình độ trung cấp 94
Công nhân kỹ thuật 250
Tổng cộng 408

  • Danh mục sản phẩm và quy trình công nghệ:

    • Hàng hóa: Nhóm xăng dầu sáng (Mogas 90KD, Mogas 92KD, Diesel 0,5% S, Dầu hỏa); nhóm dầu mỡ nhờn (dầu nhờn động cơ, dầu thủy lực, dầu phanh, dầu truyền động, dầu biến thế, mỡ các loại); nhóm gas và phụ kiện (gas dân dụng, gas công nghiệp, bếp gas, phụ kiện).
    • Dịch vụ: Vận chuyển xăng dầu bằng đường ống và đường bộ.
    • Công nghệ vận động hàng hóa: Tiếp nhận vào bể chứa kho K132, bơm chuyển tự động ra bến xuất Kim Chi, xuất qua họng xuất đo lưu lượng kế vào xe ô tô sitec phục vụ cửa hàng, tổng đại lý và các công ty tuyến sau.

  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Áp dụng mô hình trực tuyến - chức năng với 2 cấp quản lý:

    • Cấp 1: Ban Giám đốc (Giám đốc, PGĐ Kinh doanh, PGĐ Kỹ thuật, Kế toán trưởng) và 4 phòng nghiệp vụ (Kinh doanh, Kế toán Tài chính, Tổ chức - Hành chính, Quản lý Kỹ thuật vật tư).
    • Cấp 2: Đội xe, Đội bảo vệ, Đội công trình, Kho xăng dầu K132, Hệ thống cửa hàng bán lẻ.
    • Kết cấu sản xuất: Chia thành bộ phận sản xuất chính (Tổ bể, Tổ bơm, Tổ hóa nghiệm, Kíp điều độ kho) và bộ phận sản xuất phụ trợ (Tổ cơ điện, Tổ vệ sinh công nghiệp, Đội bảo vệ cơ động, Đội bảo vệ phòng cháy, Tổ sửa chữa).

  • Thực trạng quản lý kinh doanh và mạng lưới phân phối:

    • Bối cảnh toàn quốc có khoảng 290 tổng đại lý và 9.000 cửa hàng xăng dầu, trong đó 57% cửa hàng có vi phạm (đong thiếu, pha màu, nâng thù lao giành giật khách hàng).
    • Chính sách thù lao: Áp dụng thù lao tối đa 170 đồng/lít hoặc 160 đồng/lít ở nhiệt độ thực tế; tổng đại lý tối đa không quá 15 đồng/lít; hạn mức công nợ tối đa 7 ngày không tính lãi.
    • Kiểm soát chất lượng và giao nhận: Đo mức chênh lệch tấm mức, nhiệt độ xe téc; hệ số giãn nở nhiệt của xăng là 0.; dung sai thừa thiếu cho phép dưới 0,5%; quy định lấy mẫu bằng chai thủy tinh trắng 500ml hoặc 650ml kẹp chì, thời gian lưu mẫu kéo dài qua 02 xe hàng cùng loại tiếp theo.
    • Quản lý nhận diện thương hiệu: Hỗ trợ chi phí biển hiệu chữ P tối đa 05 triệu đồng đối với cửa hàng/đại lý trên bộ và 04 triệu đồng đối với cửa hàng/đại lý trên sông (như cửa hàng Bến Hàn).
    • Hệ thống mạng lưới: Ký kết hợp đồng phân phối với các tổng đại lý lớn gồm Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Cường (Gia Lâm, Hà Nội), Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Long (Gia Lâm, Hà Nội), Xí nghiệp Vật tư và xăng dầu Hải Dương cùng hơn 28 cửa hàng bán lẻ trực thuộc.
    • Tổ chức Phòng Kinh doanh: Bộ máy 10 nhân sự (01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng, 07 nhân viên phụ trách chăm sóc khách hàng và kiểm tra cơ sở).

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo ghi nhận kết quả sản xuất kinh doanh năm 2004 với doanh thu bán hàng qua tuyến ống cho các công ty thành viên (Thái Bình, Hưng Yên, Hà Sơn Bình) đạt 300.000 tỷ đồng; doanh thu qua hệ thống bán lẻ đạt 20.000 tỷ đồng; lợi nhuận sau thuế đạt 3.000 đồng; thu nhập bình quân đạt 1.000 đồng.
  • Biện pháp quản lý kỹ thuật và thương mại đã thiết lập:
    • Ban hành và duy trì quy trình kiểm tra giao nhận chặt chẽ bằng đồng hồ lưu lượng kế, kiểm soát tấm mức xitéc, niêm phong kẹp chì và quy chế bồi thường vật chất đối với lái xe khi xảy ra thiếu hụt hàng hóa do lỗi chủ quan.
    • Xây dựng mạng lưới lưu mẫu sản phẩm chuẩn hóa (chai thủy tinh trắng, biên bản 2 bên) nhằm bảo đảm chất lượng xăng dầu lưu thông, phòng tránh hiện tượng gian lận phẩm cấp.
    • Đồng bộ hóa hình ảnh nhận diện thương hiệu Petrolimex thông qua quy định bắt buộc về biểu trưng chữ P, biển hiệu và sơn riềm mái che tại các đại lý.
  • Đóng góp của chuyên đề: Đã mô tả chi tiết sơ đồ chu chuyển xăng dầu kết hợp đường ống - bến xuất ô tô téc và hệ thống hóa thực tiễn vận hành mô hình trực tuyến - chức năng tại một doanh nghiệp kinh doanh năng lượng Nhà nước trọng điểm.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Tác giả tự nhận định do trình độ tiếp thu và thời gian nghiên cứu thực tế có hạn nên các phân tích, đánh giá về một số lĩnh vực quản lý sản xuất kinh doanh tại chi nhánh chưa thể bao quát toàn diện mọi mặt hoạt động.
    • Phương thức quản lý hệ thống bán lẻ tại thời điểm khảo sát còn phụ thuộc chủ yếu vào sổ sách, giấy tờ thủ công (biên bản giao nhận, báo cáo bán lẻ trong ngày, biên bản kẹp chì), chưa ứng dụng công nghệ thông tin tự động hóa trong quản lý chuỗi.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Cần tiếp tục nghiên cứu các biện pháp kiểm soát cạnh tranh không lành mạnh từ các tổng đại lý trung gian, hoàn thiện cơ chế quản lý công nợ và hiện đại hóa phương pháp giám sát từ xa đối với mạng lưới bán lẻ trên địa bàn.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên các ngành Khoa học quản lý, Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại khi thực hiện báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp về đề tài quản trị doanh nghiệp thương mại - dịch vụ.
  • Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp phân phối xăng dầu cần tư liệu thực tế về quy trình kiểm định hao hụt xe téc, thủ tục lưu mẫu kỹ thuật, cơ chế trích thù lao đại lý và phương thức thiết lập mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi nhánh xăng dầu Hải Dương áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức nào? Chi nhánh áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng gồm 2 cấp quản lý: Cấp 1 gồm Ban Giám đốc và các phòng ban chuyên môn; Cấp 2 gồm các kho, đội sản xuất và hệ thống cửa hàng bán lẻ.

2. Mức thù lao tối đa cho đại lý và tổng đại lý được Chi nhánh quy định như thế nào? Theo quy định, mức thù lao tối đa tại cửa hàng/đại lý là 170 đồng/lít hoặc 160 đồng/lít ở nhiệt độ thực tế (đã gồm thuế GTGT và lợi nhuận định mức, không gồm chi phí vận chuyển); mức thù lao đối với Tổng đại lý không quá 15 đồng/lít; hạn mức công nợ tối đa không quá 7 ngày.

3. Quy định về dụng cụ và thời gian lưu mẫu xăng dầu tại đại lý được thực hiện ra sao? Mẫu xăng dầu được lấy bằng chai thủy tinh màu trắng dung tích 500ml hoặc 650ml đã được súc sạch bằng chính loại hàng mẫu, tiến hành niêm phong kẹp chì với chữ ký của đại lý và lái xe. Mẫu được lưu tại cửa hàng từ khi lấy cho đến sau khi nhập 02 xe hàng cùng loại tiếp theo.

4. Mức kinh phí hỗ trợ tối đa cho đại lý lắp đặt biển hiệu quảng cáo chuẩn là bao nhiêu? Chi nhánh quy định mức hỗ trợ tối đa là 05 triệu đồng đối với một cửa hàng/đại lý trên bộ và 04 triệu đồng đối với một cửa hàng/đại lý trên sông (như cửa hàng Bến Hàn).

5. Cơ cấu tổ chức của Phòng Kinh doanh Chi nhánh gồm bao nhiêu nhân sự? Phòng Kinh doanh có tổng cộng 10 người, bao gồm 01 Trưởng phòng kinh doanh, 02 Phó phòng kinh doanh và 07 nhân viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, điều phối và chăm sóc khách hàng.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Hoàng Văn Trường đã hệ thống hóa các nguyên lý cơ bản về quản trị kinh doanh, phương pháp điều hành và chức năng hoạch định tổ chức. Nghiên cứu cung cấp bức tranh thực tế về tổ chức bộ máy trực tuyến - chức năng, công nghệ vận hành tuyến ống kho K132 - bến xuất Kim Chi và thực trạng quản trị mạng lưới phân phối tại Chi nhánh xăng dầu Hải Dương năm 2004. Tài liệu phản ánh những số liệu thực tế về quy mô vốn, cơ cấu lao động và hệ thống quy chế kỹ thuật giao nhận xăng dầu tại doanh nghiệp Nhà nước.