Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 1. Trình tự thu thập, xử lý và cung cấp HTTTKT 1. Khái niệm và phân loại hệ thống thông tin kế toán 1. Khái niệm, bản chất hệ thống thông tin kế toán 1.
Phân loại hệ thống thông tin kế toán Cách tiếp cận hệ thống thông tin kế toán Kế toán Hệ thống Hệ thống thông tin kế toán thông tin Hệ thống thông Hệ thống thông tin Hệ thống kế toán tin Định nghĩa về Hệ thống 01 02 03 Hệ thống là một Hệ thống là một Hệ thống là một tập hợp các thành tập hợp các thành thực thể bao gồm phần có quan hệ phần kết hợp với các bộ phận tương tương tác với nhau và cùng hoạt tác, phối hợp với nhau để cùng thực động để đạt được nhau để đạt được hiện các mục tiêu mục tiêu đã định một hay nhiều mục đặt ra của hệ trước (Nguyễn tiêu của tổ chức thống (Thái Phúc Thế Hưng, 2008). Phân loại hệ thống thông tin kế toán (1) Theo sự lưu trữ và xử lý dữ liệu (2) Theo mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin (1) Theo sự lưu trữ và xử lý dữ liệu Hệ thống Hệ Hệ thống thông tin thống thông tin kế toán thông kế toán thủ tin trên nền công kế toán máy tính máy tính (2) Theo mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin Hệ thống thông tin kế toán tài chính (KTTC) Hệ thống thông tin kế toán quản trị (KTQT) 1. Mục đích và vai trò của hệ thống thông tin kế toán • 1. Mục đích của hệ thống thông tin kế toán • 1.
Vai trò của hệ thống thông tin kế toán Mục đích của hệ thống thông tin kế toán Một là, cung cấp các thông tin kế toán với mức độ khác nhau cho các đối tượng bên ngoài DN Cơ quan quản lý NN Cổ đông Chủ nợ Mục đích của hệ thống thông tin kế toán 1 2 3 4 Hai là, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị Vai trò của hệ thống thông tin kế toán - Góp phần nâng cao chất lượng và giảm chi phí của SP, DV - Cải thiện hiệu quả hoạt động SXKD - Nâng cao tính hiệu quả của chuỗi cung ứng trong DN 1. Trình tự thu thập, xử lý và cung cấp hệ thống thông tin kế toán Kiểm soát HTTTKT Cung cấp thông tin Xử lý dữ liệu Thu thập dữ liệu 1. Thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu, thông tin thực hiện Thu thập dữ liệu, thông tin tương lai Thu thập dữ liệu, thông tin thực hiện Xác định đối tượng và nội dung cần thu thập thông tin Thu thập dữ liệu, thông tin Xác định nguồn dữ liệu và kế thực hiện hoạch thu thập dữ liệu Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu thông tin tương lai 1 Mục tiêu tổ chức 2 Lựa chọn nguồn dữ liệu thu thập 3 Thực hiện thu thập dữ liệu 1. Xử lý dữ liệu Mục tiêu xử lý thông tin: KTTC và KTQT Phương tiện xử lý Cách thức xử lý thông tin: mã hóa, phân loại và tính giá đối tượng.
Cung cấp thông tin Đối tượng và nội dung Cung cấp thông tin thông tin cung cấp của hệ thống thông Phương tiện cung cấp tin kế toán thông tin Lưu trữ thông tin 1. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán • Kiểm soát hoạt động hệ thống thông tin kế toán • Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống thông tin kế toán Kiểm soát hoạt động hệ thống thông tin kế toán • Các rủi ro phát sinh trong các hoạt động của hệ thống • Phương thức kiểm soát các rủi ro Kiểm soát ứng dụng trong HTTTKT • Kiểm soát nhập dữ liệu: để giảm bớt những sai sót cá nhân và bộ phận trong quá trình nhập liệu • Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm soát về xử lý tự động, xem xét việc thực hiện quy trình xử lý theo quy định để đảm báo tính chính xác của thông tin • Kiểm soát kết quả xử lý: đảm bảo tính đáng tin cậy, phù hợp của các thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU Nội dung • 2. Tổng quan về chu trình kế toán doanh thu • 2. Thu thập dữ liệu doanh thu • 2.
Xử lý thông tin doanh thu • 2. Cung cấp thông tin doanh thu • 2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán doanh thu 2. Tổng quan về chu trình kế toán doanh thu • 2.
Đặc điểm và nhu cầu thông tin về doanh thu • 2. Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình Đặc điểm doanh thu • (1) Doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp • (2) Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện theo quy định hiện hành • (3) Doanh thu cần được quản lý và ghi chép một cách đầy đủ nhằm xác định KQKD một cách chính xác Nhu cầu thông tin về doanh thu • Theo chức năng quản trị, nhu cầu thông tin kế toán về DT: - Thông tin dự toán DT - Thông tin kết quả thực hiện DT - Thông tin biến động DT và nguyên nhân - Thông tin DT cho việc ra quyết định Nhu cầu thông tin về doanh thu • Theo nội dung thông tin liên quan đến DT, nhu cầu thông tin: - DT bán hàng phát sinh trong kỳ, chi tiết theo + Địa điểm phát sinh + Loại sp, dịch vụ + Khu vực địa lý + Phân cấp quản lý + Trung tâm trách nhiệm - Giá vốn hàng bán/giá thành của sp, dịch vụ tiêu thụ. - Công nợ chi tiết cho từng đối tượng Các hoạt động trong chu trình Nhận đơn đặt hàng của khách (1) Giao hàng hóa cho khách hàng (2) Lập Hóa đơn bán hàng, ghi nhận công nợ (3) Nhận tiền thanh toán (4) Hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng (1.0) Hoạt động Nội dung công việc Bộ phận thực hiện 1. Tiếp - Nhận đơn hàng (1.1) - Bộ phận bán hàng nhận đơn - Kiểm tra mức độ bán chịu hoặc dịch vụ KH đặt hàng cho khách hàng (1.2) - Bộ phận tín dụng của khách - Kiểm tra hàng tồn kho - Bộ phận kho hàng (1.3) - Phản hồi thông tin của khách về đơn hàng (1.4) - Lập đơn hàng cho khách hàng (1.5) Hoạt động giao hàng (2.0) Hoạt động Nội dung công việc Bộ phận thực hiện 2.
Giao hàng - Lấy hàng và đóng - Bộ phận giao hàng hóa hoặc gói (2.1) hoặc bộ phận kho cung cấp - Chuyển hàng đến (Shipping/delivery dịch vụ cho khách hàng (2.2) warehouse) khách hàng Hoạt động lập hóa đơn bán hàng (3.0) Hoạt Nội dung công việc Bộ phận thực hiện động 3. Lập hóa - Lập hóa đơn bán hàng - Bộ phận bán hàng đơn bán (3.1) - Bộ phận kế toán hàng - Cập nhật công nợ phải thu KH (3.2) Hoạt động nhận tiền thanh toán (4.0) Hoạt động Nội dung công việc Bộ phận thực hiện 4. Nhận tiền - Kiểm tra nghĩa vụ thanh toán - Kế toán phải thu thanh toán (4.1) - Kế toán tiền - Lập chứng từ thanh toán (4.2) - Xác nhận tình hình thanh toán và ghi sổ (4.3) Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram) • Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) mô tả các thành phần của hệ thống thông qua các hình vẽ bao gồm dòng lưu chuyển dữ liệu, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu + Xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hiện của các hoạt động trong HTTTKT + Chỉ ra cách thông tin được chuyển từ 1 tiến trình/chức năng này sang 1 tiến trình/chức năng khác Chức năng của DFD • Biến đổi thông tin từ dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra - Tổ chức lại thông tin trong quy trình - Bổ sung và tạo ra thông tin mới Các thành phần cơ bản của DFD • Nguồn dữ liệu và điểm đến • Dòng dữ liệu • Hoạt động xử lý • Lưu trữ dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản Nguồn dữ liệu Dòng dữ Dòng dữ Điểm đến Xử lý (C) (A) liệu (B) liệu (D) (E) Lưu trữ dữ liệu (F) Sơ đồ dữ liệu cấp 0 – Hệ thống thông tin kế toán DT Khách hàng Kho hàng Đặt hàng Kiểm tra hàng hóa/thành phẩm DL Khách hàng, HTK Tiếp nhận đơn đặt DL giao hàng hàng (1.0) Thanh toán Đặt hàng được Cung cấp chấp thuận hàng hóa/dịch vụ DL công nợ (2.0) Thu tiền Đặt hàng được Đặt hàng đã (4.0) chấp thuận DL thanh toán Lập HĐ BH, thực hiện theo dõi DT, Thông tin thanh công nợ toán Lương theo (3.0) Thanh toán tiền doanh số Ngân hàng Hệ thống báo cáo Hệ thống lương 2. Thu thập dữ liệu doanh thu • 2.
Đối tượng và nội dung dữ liệu cần thu thập • 2. Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập dữ liệu • 2. Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu Xác định đối tượng kế toán, nội dung dữ liệu Các hoạt động Đối tượng kế toán 1. Tiếp nhận đơn đặt - Thành phẩm, hàng hóa (1) hàng của khách - Doanh thu bán hàng (2) - Giá vốn hàng bán (2) 2.
Giao hàng hóa hoặc - Thuế GTGT phải nôp (2) cung cấp dịch vụ cho - Thuế XK phải nộp (2) khách hàng - Nợ phải thu KH (3) 3. Lập hóa đơn bán - KH trả trước (3) hàng, ghi nhận DT - Tiền (3) 4. Nhận tiền thanh toán - Chi phí bán hàng (3)