Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển và hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thương mại diễn ra gay gắt. Kênh phân phối đóng vai trò là cầu nối trực tiếp giữa doanh nghiệp với người tiêu dùng, quyết định khả năng bao phủ thị trường, gia tăng sản lượng tiêu thụ và định vị thương hiệu. Tại Việt Nam, xu hướng tiêu dùng các sản phẩm tự nhiên, thực phẩm sạch và hữu cơ (organic) gia tăng nhanh chóng nhờ mức sống và nhận thức bảo vệ sức khỏe của người dân được nâng cao. Tuy nhiên, việc thiết lập và vận hành một hệ thống phân phối chuyên nghiệp, tối ưu hóa chi phí logistics và quản trị xung đột kênh vẫn là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp thương mại trong nước vừa và nhỏ.

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Sống Hữu Cơ (Organic Life) được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 04 năm 2019, hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối thực phẩm hữu cơ. Dù đạt được mức tăng trưởng doanh thu qua các kỳ kinh doanh, công ty vẫn đối mặt với nhiều bất cập trong khâu tổ chức kênh phân phối: doanh thu chưa tương xứng với tiềm năng thị trường, hệ thống kho bãi nhỏ lẻ, quy trình vận chuyển bị động, chính sách tín dụng và quản lý công nợ chưa chặt chẽ. Xuất phát từ thực tiễn trên, đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống phân phối cho dòng sản phẩm hữu cơ tại doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kho bãi hiện tại và mạng lưới phân phối hiện có của công ty.
  2. Làm rõ thực trạng tổ chức kênh phân phối, các chính sách hỗ trợ bán hàng và kết quả kinh doanh; phân tích các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Sống Hữu Cơ.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa và hoàn thiện hệ thống kênh phân phối cho các mặt hàng hữu cơ tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị và tổ chức kênh phân phối tại bộ phận kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Sống Hữu Cơ.
  • Phạm vi nội dung và sản phẩm: Tập trung vào mặt hàng chủ lực là trà lên men Kombucha và phân tích chuyên sâu cấu trúc kênh phân phối cấp 1 (từ công ty đến hệ thống siêu thị và các cửa hàng nhập khẩu), kết hợp đánh giá kênh cấp 2.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Sống Hữu Cơ, tập trung trọng điểm vào thị trường Thành phố Hồ Chí Minh (được phân chia thành 5 phân khu địa lý) và hệ thống kho hàng tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp và dữ liệu thực nghiệm được thu thập, phân tích qua các quý từ năm 2020 đến Quý 1 năm 2021 trong khoảng thời gian thực tập tốt nghiệp (tháng 05/2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng trên nền tảng giáo trình Quản trị kênh phân phối của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân (PGS.TS Trương Đình Chiến chủ biên). Tác giả hệ thống hóa các khái niệm căn bản:

  • Khái niệm và vai trò của kênh phân phối: Hệ thống các mối quan hệ liên kết giữa các tổ chức và cá nhân độc lập nhằm đưa sản phẩm/dịch vụ từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng.
  • Chức năng của kênh phân phối: Bao gồm 8 chức năng cốt lõi: nghiên cứu thị trường, xúc tiến/khuếch trương, thương lượng, phân phối vật chất (vận chuyển, lưu kho), thiết lập mối quan hệ, hoàn thiện hàng hóa, tài trợ và chia sẻ rủi ro.
  • Cấu trúc kênh phân phối: Phân tích các mô hình kênh phân phối phổ biến dựa trên số cấp trung gian:
    • Kênh trực tiếp (M - C: Sản xuất - Người tiêu dùng).
    • Kênh cấp 1 (M - R - C: Sản xuất - Bán lẻ - Người tiêu dùng).
    • Kênh cấp 2 (M - W - R - C: Sản xuất - Bán buôn - Bán lẻ - Người tiêu dùng).
    • Kênh cấp 3 (M - A - W - R - C: Sản xuất - Đại lý - Bán buôn - Bán lẻ - Người tiêu dùng).
  • Mô hình phân tích môi trường: Vận dụng mô hình PESTLE đánh giá môi trường vĩ mô (kinh tế, chính trị - pháp luật, văn hóa - xã hội, công nghệ - kỹ thuật, tự nhiên) và mô hình SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để định vị năng lực nội tại và bối cảnh cạnh tranh của doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của phòng kế toán tài vụ, tài liệu nội bộ từ phòng kế hoạch - kinh doanh, các công bố thống kê từ Tổng cục Thống kê (kết quả sơ bộ Tổng điều tra dân số và nhà ở năm 2019), báo cáo của Bộ Y tế, Viện Dinh dưỡng Quốc gia, Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) và Euromonitor International.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp và so sánh: Thống kê mô tả số liệu doanh thu, sản lượng, các chỉ số tài chính, so sánh tốc độ tăng trưởng liên kỳ giữa các quý kinh doanh.
  • Phương pháp ước lượng nhu cầu thị trường: Áp dụng công thức tính tổng nhu cầu thị trường định lượng: $$Q = n \times q$$ (Trong đó: $Q$ là tổng nhu cầu thị trường; $n$ là số lượng người mua tiềm năng trên thị trường mục tiêu; $q$ là số lượng sản phẩm trung bình một khách hàng mua trong một quý).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kênh phân phối

Chương này làm rõ các khái niệm khoa học về kênh phân phối trong marketing hỗn hợp (Marketing Mix 4P - Place). Tác giả phân tích chuyên sâu vai trò của các trung gian thương mại (nhà bán buôn, nhà bán lẻ, đại lý môi giới) trong việc giảm thiểu số lần tiếp xúc giao dịch xã hội, chuyên môn hóa chức năng logistics và điều hòa cung cầu. Đồng thời, chương 1 trình bày nguyên lý tổ chức dòng vận động vật chất và dòng thông tin, điều kiện phát sinh cũng như phương thức giải quyết các xung đột kênh (xung đột dọc giữa các cấp kênh và xung đột ngang giữa các thành viên cùng cấp).

Chương 2: Thực trạng hệ thống phân phối sản phẩm hữu cơ tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Sống Hữu Cơ

1. Tổng quan về doanh nghiệp và các yếu tố môi trường

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Sống Hữu Cơ (Mã số thuế: 0315640853) được thành lập với số vốn điều lệ là 18.000.000.000 VNĐ (Mười tám tỷ đồng). Cơ cấu thành viên góp vốn gồm 3 thành viên:

  • Nguyễn Vũ Khương Duy: 10.800.000.000 VNĐ (chiếm 60,00%).
  • Lê Xuân Anh Vũ: 3.600.000.000 VNĐ (chiếm 20,00%).
  • Lê Quốc Thịnh: 3.600.000.000 VNĐ (chiếm 20,00%).

Cơ cấu tổ chức bộ máy gồm Ban Giám đốc (CEO), Giám đốc kinh doanh và các bộ phận chức năng: Nhân sự, Tài chính, Marketing, Kinh doanh, Kho và Nhập khẩu.

Phân tích môi trường vĩ mô và mô hình SWOT chỉ rõ: Doanh nghiệp sở hữu danh mục sản phẩm phong phú (hơn 200 mã sản phẩm organic nhập khẩu chính ngạch từ châu Âu đạt các tiêu chuẩn quốc tế như Vegan, Non-GMO, Organic EU). Tuy nhiên, điểm yếu là mô hình trách nhiệm hữu hạn hạn chế khả năng huy động vốn qua cổ phiếu, đội ngũ nhân sự quản lý kênh còn mỏng, áp lực cạnh tranh gia tăng từ các thương hiệu nhập khẩu và nội địa mới nổi.

2. Phân tích tình hình tài chính và kết quả kinh doanh

Chỉ tiêu tài chính (Giai đoạn nghiên cứu) Giá trị / Đơn vị tính
Khả năng thanh toán hiện thời 0,64 lần
Khả năng thanh toán nhanh 0,41 lần
Vòng quay các khoản phải thu 6,37 vòng
Kỳ thu tiền bình quân 59,01 ngày
Vòng quay hàng tồn kho 6,94 vòng
Chu kỳ chuyển hóa hàng tồn kho 52,81 ngày
Tỷ số nợ trên vốn chủ sở hữu 9,90
Tỷ lệ nợ trên tổng tài sản 90,50%
Tỷ suất lợi nhuận gộp biên 10,42%
Tỷ suất lợi nhuận ròng biên 1,47%
Vòng quay tổng tài sản 1,63 vòng
Tỷ suất sinh lời trên tài sản (ROA) 2,39%
Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE) 23,50%

Cơ cấu doanh thu theo nhóm mặt hàng của công ty biến động qua 3 quý liên tiếp (Quý 3/2020, Quý 4/2020, Quý 1/2021) với tổng doanh thu tăng trưởng từ 1.732.945 nghìn đồng lên 3.006.028 nghìn đồng:

  • Đậu hạt hữu cơ: Chiếm tỷ trọng cao nhất (~42% - 45,92%), tăng từ 788.068 nghìn đồng (Quý 3/2020) lên 1.246.758 nghìn đồng (Quý 1/2021).
  • Trà Kombucha The GUTsy: Chiếm khoảng 27% (Quý 3/2020 đạt 407.400 nghìn đồng; Quý 4/2020 đạt 577.872 nghìn đồng; Quý 1/2021 đạt 783.888 nghìn đồng), sản lượng tiêu thụ tương ứng tăng từ 643 lốc lên 1.246 lốc.
  • Nui mì ăn dặm (Probios, Dalla Costa, Sottolestelle, Mennosato): Đóng góp khoảng 19% doanh thu.
  • Sữa hạt hữu cơ ProBios: Đóng góp khoảng 12% doanh thu.

3. Thực trạng hệ thống phân phối và các bất cập vận hành

  • Cấu trúc kênh: Công ty vận hành đa kênh, trong đó kênh cấp 1 (siêu thị, chuỗi cửa hàng như BiBo Mart, Coop Finelife, Nam An Market, Organica, Farmer Market, US Mart, An Phu Farm...) chiếm hơn 85% doanh thu (đạt 2,6 tỷ đồng vào Quý 1/2021). Kênh cấp 2 (đại lý cấp tỉnh) chiếm khoảng 10% doanh thu (đạt 308,42 triệu đồng vào Quý 1/2021). Kênh trực tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ.
  • Chính sách chiết khấu và hoa hồng: Tỷ lệ hoa hồng từ 2% - 5%. Mức chiết khấu sản lượng: dưới 10 thùng/tháng hưởng 2%; 10-49 thùng/tháng hưởng 3,5%; từ 50 thùng/tháng trở lên hưởng 5%.
  • Chính sách công nợ tín dụng: Khách hàng dưới 10 thùng/tháng được nợ tối đa 5 ngày; từ 10-49 thùng/tháng nợ tối đa 10 ngày; trên 50 thùng/tháng nợ tối đa 15 ngày. Thực tế chỉ có 70% thành viên trả nợ đúng hạn, gây rủi ro đọng vốn.
  • Logistics và kho bãi: Công ty có 2 kho hàng quy mô nhỏ (công suất 1.000 thùng/kho) tại TP. Hồ Chí Minh (phục vụ 20 đại lý/điểm bán) và Đà Nẵng (phục vụ 15 đại lý). Mức tồn kho duy trì 500 thùng tại TP.HCM và 200 thùng tại Đà Nẵng. Việc đặt hàng tiến hành định kỳ vào đầu tháng (300-500 thùng) dựa trên ước tính cảm tính. Đội xe vận tải chỉ có 2 xe, quy trình giao nhận bị động theo từng đơn lẻ phát sinh trong ngày dẫn đến hiệu suất thấp, chi phí phát sinh cao.
  • Phân đoạn thị trường TP. Hồ Chí Minh: Tác giả phân chia thị trường thành 5 phân khu địa lý:
    • Khu 1 (Lõi thương mại - tài chính Quận 1, 92,3 ha): Chiếm hơn 40% sản lượng tiêu thụ toàn thành phố, tăng trưởng nhanh nhất.
    • Khu 2 (Trung tâm văn hóa - lịch sử Quận 1 quanh trục Lê Duẩn, 212,2 ha).
    • Khu 3 (Khu phát triển mới Bình Thạnh, Q.1, Q.4 từ cầu Sài Gòn đến cầu Tân Thuận, 274,8 ha).
    • Khu 4 (Khu dân cư hiện hữu Quận 1 và Quận 3, 232,3 ha).
    • Khu 5 (Khu thương mại kế cận phía nam Quận 1 và Quận 4, 117,5 ha).

Chương 3: Giải pháp nhằm tối ưu hóa hệ thống phân phối cho mặt hàng hữu cơ tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Sống Hữu Cơ

Tác giả đề xuất quy trình chuẩn hóa quản lý phân phối vật chất theo hai giai đoạn:

  • Giai đoạn 1 (Khách hàng chưa ký kết hợp đồng): Gồm 4 bước: (1) Chào hàng $\rightarrow$ (2) Tiếp nhận yêu cầu $\rightarrow$ (3) Xem xét hồ sơ năng lực (giấy phép, tài chính, mặt bằng, thiện chí hợp tác) $\rightarrow$ (4) Ký kết hợp đồng phân phối.
  • Giai đoạn 2 (Khách hàng đã ký kết hợp đồng):
    • Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại, fax, email.
    • Bước 2: Kiểm tra điều kiện tài chính và kiểm soát công nợ: Phân loại chặt chẽ thành 3 nhóm xử lý:
      1. Đã thanh toán đầy đủ 100% $\rightarrow$ tiếp tục giao hàng; thanh toán $\le 30%$ $\rightarrow$ gia hạn tối đa 2 ngày; thanh toán $\le 50%$ $\rightarrow$ gia hạn 3 ngày; thanh toán $\le 75%$ $\rightarrow$ gia hạn 4 ngày; thanh toán $> 75%$ $\rightarrow$ gia hạn 5 ngày để hai bên đối soát.
      2. Nợ chưa đến hạn $\rightarrow$ tiếp tục xuất hàng.
      3. Nợ quá hạn: Quá hạn $\le 5$ ngày $\rightarrow$ tiếp tục giao hàng; quá hạn $> 5$ ngày $\rightarrow$ gửi hóa đơn đôn đốc; quá hạn $> 10$ ngày $\rightarrow$ dừng giao hàng và cảnh báo giảm hạn mức tín dụng; quá hạn $> 15$ ngày $\rightarrow$ dừng giao hàng, hủy bỏ chính sách tín dụng; quá hạn $> 20$ ngày $\rightarrow$ đơn phương chấm dứt hợp đồng và tiến hành thủ tục pháp lý.
    • Bước 3: Kiểm tra số lượng và tổng hợp đơn hàng: Lấy mốc thời gian 17h00 hàng ngày làm chuẩn để chốt đơn và lập lịch trình giao hàng tối ưu tuyến đường thay vì vận chuyển tự phát.
    • Bước 4: Lập kế hoạch giao nhận và điều phối kho bãi: Căn cứ sản lượng để quyết định sử dụng xe công ty hoặc thuê dịch vụ vận tải ngoài, chỉ định xuất kho tối ưu cự ly vận chuyển.
  • Các giải pháp bổ trợ: Hoàn thiện tiêu chí tuyển chọn thành viên kênh; cơ cấu lại hệ thống kho bãi; thiết lập hạn mức tồn kho an toàn theo thuật toán dự báo nhu cầu thị trường; nâng cao năng lực nhân sự quản trị kênh.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Phản ánh chi tiết bức tranh tài chính và tiêu thụ thực tế của doanh nghiệp: Doanh thu quý 1/2021 đạt 3,006 tỷ đồng (tăng 73,46% so với Quý 3/2020), trong đó trà Kombucha và đậu hạt dinh dưỡng là hai trụ cột tăng trưởng chính.
  • Chỉ rõ sự mất cân đối trong cấu trúc kênh: Kênh cấp 1 chiếm tỷ trọng áp đảo (>85%), trong khi kênh cấp 2 ở các tỉnh chưa được khai thác tương xứng; tỷ lệ khách hàng tuân thủ kỳ hạn công nợ thấp (chỉ 70%).
  • Lượng hóa nhu cầu thị trường đồ uống lên men Kombucha tại 5 phân khu trọng điểm ở TP.HCM, xác định Khu vực 1 (lõi trung tâm Q.1) là thị trường trọng điểm tạo ra hơn 40% sản lượng.

Hệ thống giải pháp và đóng góp ứng dụng

  • Xây dựng thành công quy trình xử lý đơn hàng và kiểm soát rủi ro tín dụng 2 giai đoạn khép kín, đưa ra các mốc chặn cụ thể về công nợ và mốc thời gian chốt chuyến vận chuyển (17h00).
  • Cung cấp mô hình phân bổ và tối ưu hóa tuyến đường giao nhận cho đội xe vận tải 2 chiếc kết hợp linh hoạt phương án thuê ngoài, giảm thiểu tình trạng xe chạy rỗng hoặc không đủ tải.
  • Đóng góp vào tài liệu quản trị thực tiễn cho doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm hữu cơ quy mô vừa và nhỏ trong việc chuyên nghiệp hóa chuỗi cung ứng và logistics nội địa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn xuất phát từ điều kiện nghiên cứu thực tế:

  • Thời gian và dữ liệu khảo sát: Dữ liệu nghiên cứu thực nghiệm được thu thập trong khoảng thời gian 3 tháng thực tập; chuỗi số liệu tài chính và tiêu thụ chỉ mới bao quát qua 3 quý liên tiếp (Quý 3/2020 - Quý 1/2021).
  • Phạm vi sản phẩm và thị trường: Đề tài tập trung chủ yếu vào mặt hàng trà Kombucha và kênh cấp 1 tại địa bàn TP. Hồ Chí Minh; chưa đi sâu khảo sát định lượng toàn diện hành vi người tiêu dùng cuối cùng tại kênh cấp 2 ở các tỉnh thành khác.
  • Hướng mở rộng: Các nghiên cứu tiếp theo có thể ứng dụng các phần mềm chuyên dụng trong quản trị chuỗi cung ứng (SCM/ERP), khảo sát định lượng cỡ mẫu lớn về độ co giãn của cầu theo giá đối với thực phẩm hữu cơ, hoặc mở rộng mô hình phân phối đa kênh tích hợp (Omnichannel) trên các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki).

Giá trị tham khảo

  • Đối với sinh viên và người nghiên cứu: Là tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing thương mại, Kinh doanh quốc tế và Quản trị Logistics khi thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài phát triển kênh phân phối hàng tiêu dùng nhập khẩu.
  • Đối với doanh nghiệp: Các biểu mẫu quy trình kiểm tra công nợ, phương pháp phân đoạn thị trường theo địa lý đô thị và phương pháp tính tổng nhu cầu thị trường ($Q = n \times q$) có giá trị ứng dụng trực tiếp cho các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ đang tái cấu trúc hệ thống bán hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu sở hữu và vốn điều lệ của Công ty TNHH TMDV XNK Sống Hữu Cơ được phân bổ như thế nào?
Công ty có vốn điều lệ 18 tỷ đồng, thuộc sở hữu của 3 thành viên góp vốn: ông Nguyễn Vũ Khương Duy đóng góp 10,8 tỷ đồng (tương ứng 60%), ông Lê Xuân Anh Vũ đóng góp 3,6 tỷ đồng (20%) và ông Lê Quốc Thịnh đóng góp 3,6 tỷ đồng (20%).

2. Nhóm sản phẩm nào đóng góp doanh thu lớn nhất cho công ty trong giai đoạn nghiên cứu?
Mặt hàng đậu hạt hữu cơ chiếm tỷ trọng lớn nhất với khoảng 42% - 45,92% tổng doanh thu (đạt 1,246 tỷ đồng vào Quý 1/2021). Đứng thứ hai là trà dưỡng sinh Kombucha The GUTsy chiếm khoảng 27% tổng doanh thu (đạt 783,88 triệu đồng vào Quý 1/2021).

3. Chính sách chiết khấu số lượng của công ty áp dụng cho các thành viên kênh hiện nay như thế nào?
Công ty áp dụng 3 mức chiết khấu theo sản lượng hàng tháng: mua dưới 10 thùng/tháng hưởng chiết khấu 2%; từ 10 đến 49 thùng/tháng hưởng chiết khấu 3,5%; từ 50 thùng/tháng trở lên hưởng chiết khấu 5%. Tỷ lệ hoa hồng dao động từ 2% đến 5%.

4. Quy trình kiểm tra tài chính đề xuất xử lý các khoản nợ quá hạn của khách hàng theo những mốc nào?
Quy trình chia nợ quá hạn thành 5 mức xử lý nghiêm ngặt: quá hạn $\le 5$ ngày vẫn giao hàng; quá hạn $> 5$ ngày giao hàng kèm gửi thư đôn đốc và hóa đơn; quá hạn $> 10$ ngày dừng giao hàng và hạ mức tín nhiệm; quá hạn $> 15$ ngày dừng giao hàng và hủy hạn mức tín dụng; quá hạn $> 20$ ngày hủy hợp đồng và khởi kiện.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Sỹ Trọng đã phản ánh thực trạng tổ chức hệ thống phân phối sản phẩm hữu cơ tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Sống Hữu Cơ. Thông qua việc phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2021, tác giả đã chỉ rõ các điểm nghẽn về logistics, kho bãi, chính sách công nợ và sự phụ thuộc lớn vào kênh cấp 1 tại khu vực nội thành TP. Hồ Chí Minh. Hệ thống giải pháp chuẩn hóa quy trình phân phối vật chất và kiểm soát tài chính được xây dựng có tính ứng dụng cao, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp.