CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN CHO NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán cho người mua và người bán trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm vốn bằng tiền và các khoản thanh toán cho người mua và người bán 1.1 Kế toán vốn bằng tiền a. Khái niệm: Vốn bằng tiền là tài sản mà một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp đầu tư vào một dự án hoặc hoạt động kinh doanh nhất định…, tồn tại dưới hình thức tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất. Với tính linh hoạt cao, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp.
Phân loại Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: là đơn vị tiền tệ chính thức được phát hành bởi NHNN Việt Nam, ngân hàng trung ương của Việt Nam, và được chấp nhận làm phương tiện thanh toán hợp pháp trong toàn quốc, được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. - Ngoại tệ: là loại giấy bạc không phải do NHNN Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: đồng Đô la Mỹ (USD), Bảng Anh (GBP) cho Vương quốc Anh, Đô la Úc (AUD) cho Úc và còn nhiều loại ngoại tệ khác trên thế giới. - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý (ở doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng, bạc, đá quý), là loại tiền thực chất nhưng không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu với mục đích cất giữ, mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Theo nơi quản lý, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Khóa luận tốt nghiệp 5 Học viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, ngân phiếu,… được giữ tại két của doanh nghiệp nhằm phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng - Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khác hàng và nhà cung cấp. Như vậy, kế toán vốn bằng tiền là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến các TK 111,112,113. Khi đó, kế toán sẽ có nhiệm vụ lập chứng từ phát sinh của các nghiệp vụ này (gồm phiếu thu, phiếu chi, viết séc, lập ủy nhiệm chi, .) sau đó tiến hành ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán và theo dõi những biến động trên các tài khoản này.
Các khoản thanh toán cho người mua và người bán Nghiệp vụ thanh toán là một hoạt động liên quan đến việc chuyển giao hoặc trao đổi giá trị tài chính, bao gồm tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt, giữa các bên tham gia trong một giao dịch tài chính (DN với các khách hàng, đối tác; DN với nhà cung cấp về các khoản nợ phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh của DN) Cụ thể: - Thanh toán với người mua là nghiệp vụ thanh toán phát sinh khi DN bán các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụnhưng chưa được khách hàng trả tiền. Thanh toán với người mua có thểliên quan đến các nghiệp vụ chi tiêu tiền, hàng hóa, tài sản tương ứng với số tiền khách hàng phải trả, DN bán chịu hoặc nhận tiền đặt trước của khách hàng. - Thanh toán với người bán là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa các DN với các nhà cung cấp vật tư hàng hóa, dịch vụ, người nhận thầu xây lắp (chính hoặc phụ), người ủy thác xuất khẩu và người nhận ủy thác nhập khẩu theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết 1. Vai trò, nhiệm vụ và nguyên tắc kế toán Khóa luận tốt nghiệp 6 Học viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng 1.
Vai trò của kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán cho người mua và người bán + Ghi nhận các giao dịch liên quan đến vốn bằng tiền + Xử lý các khoản thanh toán cho người mua và người bán + Đối chiếu, rà soát và giải quyết sai lệch + Báo cáo tài chính Việc quản lý tốt vốn bằng tiền và các khoản thanh toán góp phần phát triển và lưu thông hệ thống tiền tệ trong doanh nghiệp. Bởi vậy, kế toán về vốn bằng tiền là một phần quan trọng của quá trình ghi nhận và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra quản lý tốt vốn bằng tiền và các khoản thanh toán trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giao dịch giữa các thành phần kinh tế, góp phần kích thích nền kinh tế phát triển nhanh hơn cũng như góp phần giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, có sức cạnh tranh và đứng vững trên thị trường. Phần hành kế toán này vừa là cơ sở để đánh giá thực lực tài chính của công ty trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Từ đó nhằm tạo niềm tin của các đối tác có quan hệ đối với doanh nghiệp; cũng vừa là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ thể hiện thông qua vòng lưu chuyển tiền tệ có nhanh chóng hiệu quả hay không. Để một doanh nghiệp có thể quản lý tốt hệ thống tiền tệ của mình không thể thiếu đến kế toán về vốn bằng tiền. Kế toán về vốn bằng tiền và các khoảnthanh toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Nhiệm vụ và nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán cho người mua và người bán a. Nhiệm vụ và nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền - Nhiệm vụ: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. Tổ chức thực hiện và kiểm tra tình hình thực hiện các quy định về chứng từ và thủ tục hạch toán vốn bằng tiền.
Khóa luận tốt nghiệp 7 Học viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các khoản chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch Tiến hành lập các báo cáo hàng ngày trình ban Giám đốc khi có yêu cầu như: báo cáo thu chi quỹ, báo cáo tiền gửi ngân hàng. Liên hệ trực tiếp với ngân hàng để thực hiện các giao dịch rút tiền, trả tiền, lấy sổ phụ ngân hàng,… - Nguyên tắc kế toán theo thông tư 133/2016 TT – BTC Kế toán phải mở sổ ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất các loại tiền. Và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Các khoản tiền do tổ chức và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp.
Được quản lý và hạch toán giống như tiền của doanh nghiệp. Khi thu, chi tiền mặt yêu cầu kế toán phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định về chứng từ kế toán. Khi kế toán hạch toán tiền gửi ngân hàng yêu cầu phải có giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc bảng sao kê của ngân hàng. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ.
Kế toán cần phải quy đổi ngoại tệ ra đồng tiền ghi sổ kế toán theo nguyên tắc: + Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế; + Bên Có các tài khoản tiền được lựa chọn áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền hoặc tỷ giá giao dịch thực tế. - Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Để hạch toán bên có các tài khoản tiền, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ. Sẽ được ghi nhận đồng thời tại thời điểm chi tiền hoặc ghi nhận định kỳ.
Điều này tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và tùy vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, nếu tại thời điểm cuối kỳ kế toán: + Các tài khoản tiền không còn số dư nguyên tệ. Thì doanh nghiệp cần phải Khóa luận tốt nghiệp 8 Học viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính. Hoặc vào chi phí tài chính của kỳ báo cáo.
+ Các tài khoản tiền còn số dư nguyên tệ. Thì yêu cầu doanh nghiệp cần phải đánh giá lại theo quy định. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Nhiệm vụ và nguyên tắc kế toán các khoản thanh toán cho người mua, người bán - Nhiệm vụ: Thứ nhất, quản lý các khoản phải thu: thực hiện các nghiệp vụ thu tiền, theo dõi công nợ một cách chi tiết, thường xuyên, đôn đốc việc thu hồi công nợ, tính tuổi nợ và phân loại nợ để sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề nhằm có hướng xử lý kịp thời, hạn chế tồn đọng nợ quá hạn. Thứ hai, quản lý khoản chi: lập kế hoạch thanh toán, trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Đồng thời, kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán để phản ánh đầy đủ, kịp thời công nợ phải thu và phải trả, theo dõi và phản ánh kịp thời tới cấp trên các trường hợp làm ảnh hưởng đến chất lượng thu chi của DN (chi tiêu lãng phí, sai chế độ, sai mục đích, không thu hồi được nợ.) ghi chú đầy đủ lý do các khoản chênh lệch cùng với biện pháp xử lý vấn đề đó. Đồng thời kế toán cũng cần xây dựng nguyên tắc , quy trình kế toán chi tiết một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của DN nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Nguyên tắc thanh toán cho người mua: + Khoản phải thu của khách hàng phải được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần hạch toán.