Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty Việt Phú

Báo cáo thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp. Phân tích chi tiết quy trình, chứng từ và các nghiệp vụ phát sinh thực tế.

• Tác giả: Diệp Ái Thi
• Người hướng dẫn: Ths. Trịnh Ngọc Anh
• Trường học: Trường Đại Học Công Nghệ Tp.Hcm
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Kế Toán Vốn Bằng Tiền: Thực Trạng Tại Công Ty Cổ Phần Hỗ Trợ Dịch Vụ Thanh Toán Việt Phú
• Loại tài liệu: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm và đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền là một trong những lĩnh vực quan trọng trong công tác kế toán tài chính của các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty dịch vụ như Công ty Cổ phần Hỗ trợ Dịch vụ Thanh toán Việt Phú. Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển, đây là những tài sản lưu động có tính thanh khoản cao nhất. Việc quản lý và kế toán hóa vốn tiền đúng cách giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo tài chính. Đặc điểm nổi bật của kế toán vốn bằng tiền là yêu cầu cao về kiểm soát nội bộ, tuân thủ các quy định pháp luật và nguyên tắc hạch toán chung.

1.1. Định nghĩa vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là những tài sản lưu động dưới hình thức tiền tệ, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền đang trong quá trình chuyển đổi. Đây là thành phần quan trọng nhất trong cấu trúc tài sản của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán và solvency của công ty.

1.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Nhiệm vụ chính của kế toán tiền là ghi chép, phân loại và báo cáo các giao dịch liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Công ty Việt Phú cần đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ tiền được hạch toán đầy đủ, chính xác theo đúng nguyên tắc và quy định hiện hành.

II. Thực trạng kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty Việt Phú

Tại Công ty Cổ phần Hỗ trợ Dịch vụ Thanh toán Việt Phú, kế toán tiền gửi ngân hàng (TGNH) được thực hiện thông qua một hệ thống kiểm soát nội bộ khá chặt chẽ. Công ty sử dụng các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, giấy xác nhận của ngân hàng để căn cứ cho việc ghi sổ và lập báo cáo. Tài khoản kế toán 112 được sử dụng để phản ánh các khoản tiền gửi tại các ngân hàng thương mại. Hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết tài khoản, sổ nhật ký chung và các báo cáo kế toán định kỳ. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số vấn đề cần được cải thiện trong quá trình quản lý tiền gửi ngân hàng để nâng cao hiệu quả kiểm soát.

2.1. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng

Công ty Việt Phú sử dụng các chứng từ chính như: phiếu thu tiền (mẫu 01), phiếu chi tiền (mẫu 02), giấy xác nhận ngân hàng, hoá đơn và các tài liệu đính kèm. Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết tài khoản 112, sổ nhật ký thu tiền gửi ngân hàng và sổ nhật ký chi tiền gửi ngân hàng, đảm bảo tính liên tục và đầy đủ của dữ liệu kế toán.

2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ

Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Việt Phú được thiết kế khoas hợp lý: từ khâu tạo chứng từ, kiểm tra, ghi sổ, đối chiếu đến lưu trữ. Mỗi chứng từ phải được ký duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi được đưa vào hạch toán, đảm bảo tính trách nhiệm và minh bạch.

III. Tài khoản kế toán và sơ đồ hạch toán vốn bằng tiền

Hệ thống tài khoản kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Việt Phú được thiết kế theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, bao gồm các tài khoản: Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng), và Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển). Mỗi tài khoản có cấu trúc rõ ràng với các chi tiết theo loại tiền (VNĐ, USD, EUR...) và từng ngân hàng cụ thể. Sơ đồ hạch toán thể hiện một cách rõ ràng luồng dòng tiền từ phía bên trái (nguồn gốc) đến phía bên phải (sử dụng), giúp kế toán viên dễ dàng xác định bên nợ và bên có trong mỗi nghiệp vụ. Việc áp dụng sơ đồ này giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát và giảm thiểu sai sót trong kế toán.

3.1. Cấu trúc tài khoản 111 Tiền mặt

Tài khoản 111 được chia chi tiết theo từng loại tiền (tiền Việt Nam, tiền nước ngoài) và từng quỹ tiền mặt cụ thể. Bên nợ ghi các khoản tiền nhận vào, bên có ghi các khoản tiền chi ra. Số dư tài khoản phản ánh giá trị tiền mặt còn lại tại quỹ của công ty vào thời điểm nhất định.

3.2. Cấu trúc tài khoản 112 và 113

Tài khoản 112 chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại tiền tệ, thể hiện các khoản tiền gửi có kỳ hạn hoặc không kỳ hạn. Tài khoản 113 ghi chép tiền đang chuyển giữa các tài khoản. Cả hai tài khoản đều tuân theo nguyên tắc hạch toán kép, đảm bảo cân bằng của sổ sách kế toán.

IV. Những nhược điểm và bài học kinh nghiệm từ thực tập

Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Hỗ trợ Dịch vụ Thanh toán Việt Phú, sinh viên đã phát hiện ra một số nhược điểm trong công tác kế toán vốn bằng tiền. Cụ thể, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn còn một số khoảng trống, việc đối chiếu sổ kế toán với sao kê ngân hàng không được thực hiện thường xuyên đủ kỳ, và quá trình lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa được chuẩn hóa hoàn toàn. Ngoài ra, nhân viên kế toán cần được đào tạo thêm về các kỹ năng phần mềm kế toán hiện đại. Những bài học kinh nghiệm từ thực tập bao gồm: tầm quan trọng của việc duy trì kiểm soát nội bộ chặt chẽ, cần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kế toán, và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán để tăng hiệu suất làm việc.

4.1. Các nhược điểm chính

Những nhược điểm chính bao gồm: kiểm soát tiền mặt chưa đủ chặt chẽ, việc giải quyết tài khoản 113 (tiền đang chuyển) chậm trễ, thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Hơn nữa, tài liệu lưu trữ chưa được tổ chức một cách khoa học, làm khó khăn cho việc tra cứu sau này.

4.2. Hướng cải thiện và kiến nghị

Để cải thiện, Công ty Việt Phú nên: áp dụng hệ thống quản lý tiền hiện đại hơn, tăng cường đào tạo cho đội ngũ kế toán, thực hiện đối chiếu định kỳ giữa sổ sách và sao kê ngân hàng, và nâng cao ý thức tuân thủ quy định giữa các nhân viên tham gia vào quá trình xử lý tiền.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền 1. Khái niệm vốn bằng tiền - Vốn bằng tiền là một phần của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất.

Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 1. Đặc điểm vốn bằng tiền - Sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ phát sinh của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhu cầu thanh toán các khoản nợ nguyên vật liệu nhà cung cấp, chi phí trả lương công nhân viên,. - Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy định nguyên tắc trong pháp luật của Nhà nước Việt Nam; cần được rõ ràng minh bạch.

Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền - Phải theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của Tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112). Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt với sổ của thủ quỹ và sổ kế toán tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng thì kế toán cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời. - Kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu vào sao cho hợp pháp, hợp lý, hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. - Hướng dẫn cho các phòng ban về quy định của hóa đơn chứng từ cũng như cách lập các biểu mẫu.

- Lập báo cáo thu chi hằng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng hằng ngày để gửi theo yêu cầu của Giám đốc. 1 - Liên hệ với ngân hàng nơi làm việc (về rút tiền, trả tiền,… cuối tháng lấy sổ phụ ngân hàng và chứng từ ngân hàng) - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán vốn bằng tiền không nên kiêm thủ quỹ. - Phải tổ chức theo dõi tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng theo VNĐ và theo Ngoại tệ. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt kế toán phải lập phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

Kiểm soát vốn bằng tiền Tiền là khoản mục quan trọng trình bày trong Tài sản ngắn hạn trong Bảng cân đối kế toán. Tiền dùng để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp và cũng là khoản mục có thể cố tình trình bày gian lận, sai sót. Việc ghi nhận sai không chỉ ảnh hưởng đến khoản mục tiền mà còn các khoản mục quan trọng khác như chi phí, thu nhập, công nợ và hầu hết các tài sản khác của một doanh nghiệp. Do số phát sinh khoản mục tiền lớn hơn số phát sinh của các khoản mục khác nên khi gian lận thì khó có thể phát hiện ra nên cần một hệ thống kiểm soát có hiệu quả.

Tiền mặt Trong quá trình Kiểm soát tiền mặt, rủi ro mất mát khi tiền mặt là hiện vật có thể bị sử dụng sai mục đích phát triển doanh nghiệp hoặc bị đánh cắp bởi người trong nội bộ doanh nghiệp, kẻ gian đột nhập từ bên ngoài. Vì vậy, để kiểm soát tiền mặt tốt, doanh nghiệp cần: + Có một hệ thống như là sổ quỹ thống kê, ghi chép thu và chi tiền mặt, dưới sự quản lý của các thủ quỹ. + Toàn bộ tiền mặt chỉ được phép rút ra khỏi quỹ khi người rút tiền có phiếu chi được phê duyệt bởi lãnh đạo công ty và khi thu tiền mặt vào quỹ doanh nghiệp luôn luôn phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt. 2 + Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt cho mỗi bộ phận trong doanh nghiệp và mọi khoản thanh toán vượt quá mức quy định cho phép thì sẽ phải chuyển qua thanh toán bằng tài khoản ngân hàng.

+ Các bút toán giao dịch tiền mặt cần phải được một nhân viên nhất định chịu trách nhiệm lập và quản lý chặt chẽ. Nhân viên này không có quyền hạn được tiếp cận hoặc trông giữ tiền mặt của doanh nghiệp. + Quy trình Kiểm soát phải được thực hiện thường xuyên qua việc toàn bộ số dư tiền mặt của doanh nghiệp trên sổ cái cần được đối chiếu và kiểm soát hàng ngày, so sánh với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ của công ty lập. Tiền gửi ngân hàng Trong quá trình Kiểm soát tiền gửi ngân hàng, các doanh nghiệp đôi khi không thể ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời hành vi bất chính khi đối tượng thực hiện việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng từ các tài khoản của công ty, hoặc quá trình chuyển khoản, rút tiền bị lỗi hệ thống.

Vì vậy, để kiểm soát tiền gửi ngân hàng tốt, doanh nghiệp cần: + Bộ phận kế toán ngân hàng cần thực hiện thường xuyên việc đối chiếu số dư trên sổ phụ của ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Việc kiểm tra và đối chiếu này nên được thực hiện bởi một người quản lý có thẩm quyền của ngân hàng và người này không có quyền được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền trong cả ngân hàng và doanh nghiệp. + Đối chiếu sổ sách theo định kỳ, ít nhất là hàng tháng hoặc nếu có điều kiện thì kiểm tra hàng tuần. Mỗi lần kiểm tra cần có báo cáo cụ thể bằng văn bản, có chữ ký và cam kết của người kiểm tra và đại diện doanh nghiệp, ngân hàng.

+ Trong trường hợp có bất kỳ chênh lệch nào cần lưu ý đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các giao dịch bằng séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng. 3 + Trường hợp bất kỳ khoản mục thanh toán nào không đối chiếu được thì phải lập văn bản báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính của doanh nghiệp để có biện pháp xử lý kịp thời. Kế toán tiền mặt Tài khoản 111 được sử dụng để phản ánh tình hình thu – chi tiền, tồn quỹ của doanh nghiệp gồm tiền mặt, kim khí quý, đá quý, ngoại tệ và vàng bạc. Được bảo quản tại quỹ tiền mặt của công ty do thủ quỹ quản lý.

Nguyên tắc hạch toán a) Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. b) Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. c) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.

d) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. đ) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. e) Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam.

g) Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. 4 h) Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chứng từ hạch toán + Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT) + Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT) + Bảng kê vàng bạc, đá quý (Mẫu số 07 – TT) + Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a – TT, 08b – TT) 1.

Sổ kế toán + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ kế toán chi tiết tiền mặt + Các sổ kế toán tổng hợp 1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 111 để theo dõi tiền mặt. Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: 5 TK 111 - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tệ nhập quỹ; tiền tệ xuất quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Đồng Việt Nam); Nam); - Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ - Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo. giảm tại thời điểm báo cáo.

Số dư bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo. Bảng 1_Kết cấu TK 111 Tài khoản 111 - Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2: • Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. • Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. • Tài khoản 1113 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp.

Sơ đồ hạch toán tổng hợp Sơ đồ 1_Sơ đồ TK 111 - Tài khoản Tiền mặt (VNĐ) 1. Kế toán tiền gửi ngân hàng Tài khoản 112 dùng để phản ánh tình hình thay đổi (tăng, giảm) của tiền gửi tại ngân hàng. 7 Tiền gửi ngân hàng là các khoản tiền tạm thời nhàn rỗi của công ty đang gửi tại ngân hàng hoặc kho bạc hay công ty tài chính. Tiền gửi ngân hàng của công ty phần lớn được gửi tại ngân hàng để thực hiện phương thức thanh toán không dùng tiền mặt và an toàn, tiện dụng.