CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan chung về kế toán vốn bằng tiền. Khái niệm về kế toán vốn bằng tiền. - Vốn bằng tiền là một phần của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển.
Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. - Kế toán vốn bằng tiền là quá trình quản lý tài sản và nợ của công ty, tập trung vào việc ghi nhận, phân loại và theo dõi các khoản tiền mặt, khoản tương đương tiền mặt và khoản đầu tư ngắn hạn của doanh nghiệp. Kế toán vốn bằng tiền bao gồm tất cả các hoạt động kinh tế liên quan đến các tài sản được thể hiện dưới hình thái tiền tệ của doanh nghiệp. Đặc điểm và hình thức phân loại vốn bằng tiền.
⮚ Đặc điểm của vốn bằng tiền. Tính thanh khoản: Vốn bằng tiền là một phần trong vốn lưu động của doanh nghiệp, nghĩa là khả năng huy động tiền mặt một cách nhanh chóng và dễ dàng. Do đó, vốn bằng tiền của thể hiện được năng lực và khả năng thanh khoản của doanh nghiệp tại từng thời điểm để đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn. Quản lý chặt chẽ: Vốn bằng tiền yêu cầu sự quản lý chặt chẽ và kiểm soát tốt từ doanh nghiệp.
Nếu không được quản lý tốt thì doanh nghiệp sẽ dẫn đến nợ xấu, chi phí quá cao sẽ dẫn đến sự yếu kém để có thể điều hành DN phát triển trong tương lai. Tuân thủ nguyên tắc: Khi DN chấp hành tốt nội quy và tuân thủ chế độ quản lý tiền tệ mà nhà nước đã quy định thì sẽ phòng tránh được tối đa các tình huống bị mất cắp hoặc bị lạm dụng vốn bằng tiền. ⮚ Hình thức phân loại vốn bằng tiền. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN - GVHD: THS.
NGUYỄN THỊ DUNG Page 11 Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được chia thành: Tiền Việt Nam; Ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. - Tiền Việt Nam: là loại giấy hoặc polymer được in màu theo từng mệnh giá do Ngân hàng nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương thức giao dịch trực tiếp trong cuộc sống sinh hoạt hằng ngày và với tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh trong Doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: Đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY)… Theo trạng thái tồn tại: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. -Tiền mặt: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện đang được giữ tại két của Doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc đá quý. - Tiền đang chuyển: Là các khoản tiền của đơn vị đã làm thủ tục chuyển tiền vào Ngân hàng, Kho bạc hoặc đã gửi bưu điện để chuyển cho Ngân hàng, Kho bạc hoặc để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng, Kho bạc. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. Vai trò của việc quản lý tốt vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán đó là góp phần phát triển và lưu thông hệ thống tiền tệ trong doanh nghiệp.
Bởi vậy, kế toán về vốn bằng tiền là một bộ phận rất quan trọng trong bộ máy kế toán tại doanh nghiệp. - Quản lý tốt vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giao dịch giữa các thành phần kinh tế. Nó cũng góp KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN - GVHD: THS. NGUYỄN THỊ DUNG Page 12 phần kích thích nền kinh tế phát triển nhanh hơn.
Góp phần giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, có sức cạnh tranh và đứng vững trên thị trường. - Vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để đánh giá thực lực tài chính của công ty trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Từ đó nhằm tạo niềm tin của các đối tác có quan hệ đối với doanh nghiệp. - Là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Điều này sẽ thể hiện thông qua vòng lưu chuyển tiền tệ có nhanh chóng hiệu quả hay không. - Để có thể quản lý tốt hệ thống tiền tệ của mình, doanh nghiệp phải cần đến kế toán về vốn bằng tiền. Kế toán về vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. - Theo dõi chặt chẽ lưu chuyển tiền tệ bằng cách thu cho trong TK 111 (Tiền mặt) và TK 112 ( Tiền gửi ngân hàng) để tránh sai sót và đảm bảo số tiền luôn cân đối giữa các loại sổ sách của thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng.
Khi có chênh lệch kế toán và đối soát lại và tìm nguyên nhân để kịp thời giải quyết. - Phản ánh tình hình tăng, giảm, sử dụng tiền gửi ngân hàng hàng ngày, việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. - Kiểm soát chặt chẽ các chứng từ đầu vào để đảm bảo tính hơp lệ, hợp pháp và hợp lý của chi phí hoạt động của doanh nghiệp - Hướng dẫn các phòng ban về các quy định, hóa đơn, chứng từ, thủ tục hạch toán kế toán vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ và phát hiện chêch lệch vốn bằng tiền. Kế toán tiền mặt.
Nguyên tắc kế toán tiền mặt. Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN - GVHD: THS. NGUYỄN THỊ DUNG Page 13 - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ,.
theo quy định về chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt.
Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Đối với tiền mặt là ngoại tệ. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế ghi sổ kế toán theo nguyên tắc: + Bên nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế + Bên có các tài khoản tiền được lựa chọn áp dụng tỷ giá bình quân gia quyền hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Việc xác định tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền, tỷ giá giao dịch thực tế thực hiện theo quy định tại điều 52 của Thông tư 133 - Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có các tài khoản tiền, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kì được ghi nhận đồng thời tại thời điểm chi tiền hoặc nhận định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Đồng thời, nếu tại thời điểm kế toán: + Các TK tiền không còn số dư nguyên tệ thì doanh nghiệp phải kết chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính của kỳ báo cáo. + Các TK tiền còn số dư nguyên tệ thì doanh nghiệp phải đánh giá lại theo quy định tại Điều 52 của Thông tư 133. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN - GVHD: THS. NGUYỄN THỊ DUNG Page 14 - Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Việc xác định giao dịch chuyển khoản trung bình và xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các tài khoản ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại điều 52 theo thông tư 133. Chứng từ hạch toán kế toán vốn bằng tiền mặt trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán tiền tệ theo thông tư 133/2016/TT-BTC gồm các biểu mẫu sau: - Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT): Chứng từ được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ. - Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT): Chứng từ được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của doanh nghiệp trong kỳ.
- Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03 – TT) : chứng từ kế toán được sử dụng làm cơ sở để xét duyệt các khoản tạm ứng để hỗ trợ nhân viên đi công tác hoặc giải quyết các việc của cơ quan hoặc cá nhân. - Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu số 05 – TT): dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc nhận thanh toán tạm ứng để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ ( nếu có ) làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền ( Mẫu số 06 – TT): là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ đồng thời để người nộp thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lưu quỹ.