CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Khái niệm về kế toán trách nhiệm Có nhiều quan điểm về KTTN bởi những tác giả khác nhau ở nhiều quốc gia trên thế giới và trong nước: Nhóm tác giả Anthony A.mark Young khẳng định: KTTN là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức, cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả mỗi nhà quản lý tạo ra các báo cáo chứa cả những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát đối với một cấp quản lý [15]. Nhóm tác giả Weygandt, Kieso và Kimmel cho rằng KTTN là một bộ phận của kế toán quản trị mà liên quan đến việc tích lũy, báo cáo về thu nhập và chi phí trên cơ sở nhà quản lý có quyền đưa ra những quyết định trong hoạt động hằng ngày về các vấn đề đó [15].
Nhóm tác giả Clive Emmanuel, David Otley and Kenneth Mar-chant lại xác định KTTN là sự thu thập tổng hợp và báo cáo những thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong một tổ chức (những trung tâm trách nhiệm), cũng còn được gọi là kế toán hoạt động hay kế toán khả năng sinh lợi [15]. Theo các tác giả Việt Nam, tác giả Huỳnh Lợi cho rằng KTTN là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (thành viên, con người) trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc về Luan van 9 phạm vi quản lý của mình, họ phải xác định, đánh giá và báo cáo cho tổ chức, thông qua đó các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành quả của các bộ phận trong tổ chức [7]. Nhóm tác giả Phạm văn Dược, Nguyễn Thị Thu Hiền đề cập KTTN là hệ thống kế toán tập hợp kết quả theo từng lĩnh vực thuộc trách nhiệm cá nhân, bộ phận, nhằm giám sát và đánh giá kết quả của từng bộ phận trong tổ chức [3]. Như vậy, hiện có rất nhiều quan điểm khác nhau về KTTN, tuy nhiên sự khác nhau của các quan điểm không mang tính đối nghịch mà chúng cùng bổ sung cho nhau được thể hiện ở cách thức nhìn nhận của mỗi tác giả về đặc điểm, ý nghĩa và cơ chế tổ chức KTTN ở doanh nghiệp, nhằm giúp chúng ta có cái nhìn toàn diện hơn về KTTN.
KTTN là phương pháp kế toán thu thập, ghi nhận, báo cáo và đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận để đánh giá thành quả của từng bộ phận nhằm kiểm soát quá trình hoạt động và chi phí phát sinh của các bộ phận trong tổ chức, phối hợp giữa các bộ phận với nhau trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Bản chất của kế toán trách nhiệm KTTN thực chất là thiết lập những quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận, thành viên và một hệ thống chỉ tiêu, công cụ, báo cáo nhằm đánh giá thành quả của từng bộ phận, thành viên, qua đó kiểm soát hoạt động và chi phí của các bộ phận trong tổ chức, phối hợp các bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp [7]. KTTN là cơ sở để thực hiện quá trình kiểm soát của kế toán quản trị vì doanh thu và chi phí được tập hợp và trình bày theo từng trung tâm trách nhiệm, qua đó nhà quản trị dễ dàng nhận biết nguyên nhân gây nên những hậu Luan van 10 quả bất lợi về tăng chi phí và giảm doanh thu so với dự toán là thuộc trách nhiệm của bộ phận nào [9]. KTTN là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị.
Kế toán quản trị biểu hiện trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp thông qua kế toán trách nhiệm. KTTN không chỉ bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm, bộ phận nào có quyền kiểm soát đối với hoạt động xảy ra. KTTN là một bộ phận của kế toán quản trị, nên về cơ bản cũng có đầy đủ nội dung của kế toán quản trị, thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý ở các bộ phận đối với mục tiêu cuối cùng của tổ chức (Bảng 1. Mối quan hệ giữa thông tin kế toán quản trị với chức năng quản trị doanh nghiệp Chức năng quản trị Thông tin kế toán quản trị 1.
Xác định mục tiêu Chính thức hóa thành các chỉ tiêu kinh tế 2.Xây dựng kế hoạch Triển khai bảng dự toán chung và các bảng dự toán chi tiết 3. Tổ chức thực hiện Thu thập kết quả thực hiện 4. Kiểm tra, đánh giá Soạn thảo các báo cáo thực hiện Như vậy, sau khi doanh nghiệp đã xác định các mục tiêu chung, chúng sẽ được chính thức hóa thành các chỉ tiêu kinh tế. Các chỉ tiêu này sẽ trở thành căn cứ để lập kế hoạch chính thức, trên cơ sở đó kế toán soạn thảo và triển khai bảng dự toán chung và dự toán chi tiết làm căn cứ cho việc tổ chức thực hiện, theo dõi và đánh giá thực hiện.
Mục đích của kế toán trách nhiệm Mục tiêu quan trọng của hệ thống KTTN là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để điều hành bộ phận mình phụ trách một cách hiệu quả và hiệu lực. Hiệu quả và hiệu lực (hiệu năng) là hai khái niệm tương đối, tức là được dùng trong tương quan so sánh các đơn vị với nhau. Hiệu quả kinh tế được đo lường trên cơ sở tính tỷ lệ các yếu tố đầu ra so với đầu vào. Hiệu lực (hiệu năng) phản ánh mối quan hệ giữa đầu ra của một trung tâm trách nhiệm và mục tiêu đã định của trung tâm trách nhiệm đó.
Nếu đầu ra của trung tâm trách nhiệm càng đóng góp nhiều vào mục tiêu, trung tâm trách nhiệm được đánh giá là càng hiệu năng [6]. Mỗi đơn vị trong doanh nghiệp nên đồng thời hiệu quả và hiệu lực, chứ không phải chọn hoặc hiệu quả hoặc hiệu lực. Nếu mỗi thành viên trong doanh nghiệp hoạt động vừa hiệu quả vừa hiệu lực, doanh nghiệp sẽ đạt tới mục tiêu một cách tối ưu (Bảng 1. Mối quan hệ giữa hiệu quả và hiệu lực Hiệu quả (Efficiency) Thấp Cao Hiệu lực Cao Nhà quản lý chọn mục tiêu Nhà quản lý chọn mục (Effectiveness) đúng, nhưng sử dụng nguồn tiêu đúng, và sử dụng lực không tốt để đạt được nguồn lực tốt để đạt những mục tiêu này được những mục tiêu này Thấp Nhà quản lý chọn mục tiêu Nhà quản lý chọn mục không đúng, và sử dụng tiêu không đúng, nhưng nguồn lực không tốt để đạt sử dụng nguồn lực tốt để được những mục tiêu này đạt được những mục tiêu này Luan van 12 1.
PHÂN CẤP QUẢN LÝ – CƠ SỞ HÌNH THÀNH KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Khái niệm về phân cấp quản lý Hệ thống KTTN gắn liền với sự phân cấp về quản lý. Nếu không có sự phân cấp quản lý thì sẽ không tồn tại hệ thống KTTN hay hệ thống KTTN sẽ không có ý nghĩa gì [7]. Phân cấp quản lý là sự phân chia quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới, quyền ra quyết định và trách nhiệm được trải rộng trong toàn tổ chức.
Các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ. Hoạt động của tổ chức gắn liền với quyền hạn, trách nhiệm của tất cả các bộ phận, thành viên [7]. Hiện nay, phân cấp quản lý mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp: - Việc ra quyết định được giao cho nhiều cấp quản lý, vì vậy nhà quản trị cấp cao không phải giải quyết các vấn đề xảy ra hằng ngày mà có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề chiến lược của đơn vị như lập các kế hoạch dài hạn, điều phối hoạt động của các bộ phận, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chung. - Sự phân cấp quản lý giúp cho nhà quản lý ở các cấp có sự độc lập tương đối trong điều hành công việc của mình, phát triển kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn và tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Bên cạnh đó việc uỷ quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định thường tạo ra sự hài lòng trong công việc cũng như khuyến khích sự nổ lực đóng góp của các nhà quản trị bộ phận. Phân cấp quản lý gắn liền với xác định nhiệm vụ ở các cấp quản lý nên còn là cơ sở để đánh giá thành quả ở các cấp quản lý tốt hơn. Tuy nhiên, phân cấp quản lý có một số hạn chế nhất định: Luan van 13 - Sự phân cấp quản lý dẫn đến sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, do đó các nhà quản trị bộ phận thường không biết được quyết định của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác trong tổ chức. - Với phân cấp quản lý, các bộ phận thường quan tâm đến mục tiêu của bộ phận mình hơn là mục tiêu chung của toàn đơn vị điều này có thể gây tổn hại cho mục tiêu chung của đơn vị.
Như vậy, để mọi cá nhân đều hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, các nhà quản lý khác nhau trong tổ chức phải hướng đến mục tiêu của người quản lý cấp cao hơn. Các nhà quản lý không những phải có tầm nhìn đối với các mục tiêu của tổ chức mình, mà còn phải có động cơ tích cực để đạt được chúng. Nhiệm vụ của nhà kế toán quản trị trong việc thiết kế hệ thống KTTN là cung cấp các động cơ tích cực cho các nhà quản lý bộ phận trong tổ chức, để hướng họ đến việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Hệ thống KTTN được đánh giá tốt hơn khi nó hướng hoạt động của các nhà quản lý đến mục tiêu của tổ chức nhiều hơn [7].
Các cấp phân cấp quản lý a. Quản trị cấp cao (Top Management) Quản trị cấp cao bao gồm giám đốc, các phó giám đốc phụ trách từng phần việc; chịu trách nhiệm về đường lối, chiến lược, các công tác tổ chức hành chính của doanh nghiệp. Một số nhóm công tác như [9]: - Xác định mục tiêu doanh nghiệp từng thời kỳ, phương hướng, biện pháp lớn.