CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Khái niệm về kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị do vậy quá trình hình thành và phát triển của kế toán trách nhiệm gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của kế toán quản trị. Trải qua nhiều giai đoạn, kế toán quản trị ngày một hoàn thiện về chức năng, vị trí, vai trò trong việc cung cấp các thông tin mang tính quyết định đối với doanh nghiệp, từ việc kiểm soát và định hướng chi phí quản lý cho đến hoạch định và kiểm soát tài chính cũng như thực hiện việc phân tích, dự đoán kế hoạch và kiểm tra, từ đó giúp giảm thiểu các tổn thất và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực kinh tế trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên thực tế, tại các doanh nghiệp luôn có sự phân chia thành các phòng, ban hay các bộ phận, đơn vị trực thuộc, giúp cho việc quản lý được dễ dàng và hiệu quả hơn. Gắn liền theo đó là việc phân quyền cho các cá nhân, bộ phận trong việc ra quyết định và chịu trách nhiệm về một phần hay toàn bộ công việc được giao. Đây là cơ sở để theo dõi, đánh giá được kết quả thực hiện, hiệu quả sử dụng nguồn lực trong doanh nghiệp của từng cấp, nhất là giữa cấp trên với cấp dưới trong việc xác định mục tiêu, vị trí hoạt động trong tổ chức. Ra đời từ thập niên 40 của thế kỷ XX và được đề cập đầu tiên ở Mỹ vào năm 1950 trong tác phẩm “Basic organizational planning to tie in with responsibility accounting” của Ailman, H.B 1950, từ đó đến nay, kế toán trách nhiệm được quan tâm nhiều với những quan điểm khác nhau, bởi những tác giả khác nhau ở nhiều quốc gia trên thế giới.
Nhóm tác giả Clive Emmanuel, David Otley, Kenneth Mar-chant xác Luan van 11 định kế toán trách nhiệm là sự thu thập tổng hợp và báo cáo những thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong một tổ chức (những trung tâm trách nhiệm), cũng còn được gọi là kế toán hoạt động hay kế toán khả năng sinh lợi [12]. Nhóm tác giả Joseph G. Louderback III, Jay S.Dominiak (1999) nhấn mạnh đến tính kiểm soát của kế toán trách nhiệm. Theo tác giả, các nhà quản trị thực hiện kiểm soát thông qua hệ thống kiểm soát quản trị, thiết lập một chính sách và thủ tục để giải quyết các hoạt động xảy ra như các kế hoạch và rút ra kết luận: “Kế toán trách nhiệm là sự thu thập và báo cáo thông tin được dùng kiểm soát hoạt động và đánh giá quá trình thực hiện.
Một hệ thống kế toán trách nhiệm là một hệ thống thông tin tài chính trong hệ thống kiểm soát quản trị nói chung.412] Nhóm tác giả Herry R. Mills (1996) đề cập đến hệ thống thông tin báo cáo của kế toán trách nhiệm: “Kế toán trách nhiệm là một hệ thống thông tin báo cáo gồm: 1. Phân loại sắp xếp các dữ liệu tài chính theo các phạm vi trách nhiệm trong một tổ chức. Báo cáo các hoạt động của mỗi phạm vi chỉ nên bao gồm những doanh thu và chi phí được phân loại mà nhà quản lý đó có thể kiểm soát.201] Tại Việt Nam, PGS.TS Đào Văn Tài và cộng sự [9, tr.
88] định nghĩa “Kế toán trách nhiệm là một phương pháp kế toán thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các “đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm”. Có thể nói, có nhiều quan điểm khác nhau về kế toán trách nhiệm, tuy nhiên sự khác nhau đó không mang tính đối nghịch mà cùng bổ sung cho Luan van 12 nhau, thông qua cách thức nhìn nhận của mỗi tác giả từ đó làm sáng tỏ nhiều khía cạnh của kế toán trách nhiệm, đồng thời hoàn thiện cho nhau về đặc điểm, ý nghĩa và cơ chế tổ chức kế toán trách nhiệm ở doanh nghiệp, từ đó có cái nhìn toàn diện hơn về kế toán trách nhiệm. Như vậy, có thể rút ra nội dung chính về kế toán trách nhiệm như sau: Kế toán trách nhiệm là một công cụ được thiết lập để ghi nhận, cung cấp thông tin, một công cụ đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận để đánh giá thành quả hoạt động của từng bộ phận có liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu, chi phí mà bộ phận đó có quyền kiểm soát và trách nhiệm tương ứng. Từ đó nhằm kiểm soát hoạt động và chi phí của từng bộ phận, kết nối các bộ phận, đơn vị nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của toàn đơn vị đã đề ra.
Gắn với kế toán trách nhiệm là các trung tâm trách nhiệm, bao gồm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Các trung tâm này được hình thành thông qua việc phân cấp quản lý và được giao cho một người quản lý cụ thể để thực hiện các công việc, nhiệm vụ mà tổ chức giao. Do đó, trong phạm vi quản lý của mình, nhà quản lý phải tổ chức điều hành, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của các trung tâm. Trên cơ sở đó, tiến hành lập các báo cáo thực hiện lên nhà quản lý cấp cao hơn để đánh giá thành quả của bộ phận mình quản lý trong tổ chức.
Bản chất của kế toán trách nhiệm a. Kế toán trách nhiệm – Nội dung cơ bản của kế toán quản trị Trong bối cảnh nền kinh tế ngày một phát triển và có xu hướng hội nhập quốc tế sâu rộng thì vai trò và vị trí của kế toán quản trị cũng ngày càng được coi trọng, nhất là trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Có thể nói, kế toán quản trị ngày nay là một bộ phận không thể tách rời của hệ thống kế toán doanh nghiệp, không chỉ giúp cung cấp thông tin định lượng về tình hình tài chính, kinh tế của doanh nghiệp liên quan đến việc tích lũy, báo cáo Luan van 13 về thu nhập, chi phí mà còn giúp các nhà quản trị có thông tin trong việc kiểm soát và dự báo về tình hình của doanh nghiệp như doanh thu, lợi nhuận, chi phí được chia theo từng bộ phận, trên cơ sở đó, nhà quản lý có quyền đưa ra những quyết định trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Qua đó, biểu hiện trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp thông qua kế toán trách nhiệm.
Kế toán trách nhiệm là một trong những công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò quan trọng trong điều hành, kiểm soát cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Kế toán trách nhiệm là sự phát triển của hệ thống kế toán được thiết kế để kiểm soát chi phí phát sinh liên quan trực tiếp cho các cá nhân trong tổ chức, người chịu trách nhiệm kiểm soát. Do đó, nó không chỉ bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm, bộ phận nào có quyền kiểm soát đối với các hoạt động xảy ra.[7] Từ những quan điểm trên cho thấy bản chất của kế toán trách nhiệm là mỗi bộ phận được phân cấp quản lý trong bộ máy quản lý có quyền kiểm soát, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi phân cấp quản lý của mình. Theo phạm vi phân cấp quản lý đó từng bộ phận thu thập và báo cáo thông tin về doanh thu và chi phí lên bộ phận quản lý cấp trên.
Bộ phận quản lý cấp trên sử dụng những thông tin này để đánh giá hiệu quả của từng cấp quản lý trong bộ máy quản lý. Kế toán trách nhiệm thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý ở các bộ phận đối với mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Sau khi doanh nghiệp đã xác định được mục tiêu chung, chúng sẽ được chính thức hóa thành các chỉ tiêu kinh tế. Trên cơ sở các chỉ tiêu đã được lập, doanh nghiệp tiến hành xây dựng kế hoạch chính thức, bộ phận kế toán có trách nhiệm soạn thảo và triển khai bảng dự toán chung kèm theo dự Luan van 14 toán chi tiết làm căn cứ cho việc tổ chức thực hiện, theo dõi và kiểm tra, đánh giá.
Trên cơ sở các thông tin được cung cấp, nhà quản trị có thể kiểm soát được từng bộ phận được phân quyền trách nhiệm. Kế toán trách nhiệm – Hạt nhân của hệ thống kiểm soát quản lý Hệ thống kiếm soát quản lý được xây dựng nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Trong đó, coi trọng việc ra quyết định quản trị nội bộ và xúc tiến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức thông qua quá trình tập hợp và cung cấp, báo cáo thông tin, giúp nhà quản trị kiểm tra quá trình hoạt động và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ đạt được ở từng bộ phận trong một tổ chức. Từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Do đó, cần phải xác định các trung tâm trách nhiệm, cân nhắc kỹ lưỡng các quyết định trên cơ sở chi phí và lợi ích từ các thông tin tài chính và phi tài chính trong phạm vi hệ thống kiểm soát của đơn vị, và đưa ra động lực nhằm thúc đẩy hoàn thành mục tiêu đề ra. Hai nhân tố lớn trong hệ thống kiểm soát quản lý là: Thứ nhất là quá trình lập kế hoạch dự toán và các kế hoạch thực hiện dài hạn. Việc lập dự toán cần thiết phải được thực hiện ở nhiều chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp: doanh thu, chi phí đồng thời phải thiết lập các cơ sở đánh giá quá trình thực hiện các chỉ tiêu này. Thứ hai là thiết lập các trung tâm trách nhiệm, đồng thời thiết lập các chỉ tiêu đo lường để giám sát và đánh giá việc thực hiện có theo đúng mục tiêu của đơn vị hay không thông qua việc thực hiện các báo cáo nội bộ.
Các yếu tố chênh lệch so với mục tiêu cần đạt được (dự toán) là cơ sở để quy trách nhiệm cho các cá nhân đứng đầu bộ phận.