CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM. Khái niệm kế toán trách nhiệm Hầu hết các tổ chức thường được cấu tạo gồm các đơn vị, bộ phận trực thuộc. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả công việc của các cá nhân, đơn vị, bộ phận trong tổ chức? Để hỗ trợ cho quản lý, đo lường và kiểm soát kết quả bộ phận kế toán quản trị, vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm (Resonsibility Accounting) để phân loại cấu trúc tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, dựa trên cơ sở đó đánh giá kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho bộ phận.
Vậy kế toán trách nhiệm là gì? Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong một DN. Đó là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu, chi phí mà bộ phận đó có quyền kiểm soát và có trách nhiệm tương ứng. Như vậy, hệ thống kế toán trách nhiệm được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức các bộ phận trong DN có liên quan đến việc sử dụng chi phí, thực hiện doanh thu và lợi nhuận, đầu tư. Kế toán trách nhiệm nhằm mục đích thông tin về hiệu quả hoạt động của các bộ phận đó.
Mục đích của kế toán trách nhiệm Mục đích của kế toán trách nhiệm là đo lường, qua đó đánh giá trách nhiệm quản lý và kết quả hoạt động của từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn DN. Để đạt được các mục tiêu chung của toàn DN, mỗi bộ phận trong tổ chức phải nổ lực thực hiện các mục tiêu riêng lẻ do ban Luan van 9 quản lý cấp cao vạch ra cho từng bộ phận. Việc đánh giá này dựa trên hai tiêu chí đó là hiệu quả và hiệu năng. Hiệu quả là việc so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra cho trung tâm trách nhiệm đó.
Nói cách khác, đó chính là mức độ mà trung tâm trách nhiệm hoàn thành mục tiêu của mình. Hiệu năng là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm hay có thể nói đó chính là tỷ lệ giữa kết quả thực tế đạt được so với nguồn tài nguyên thực tế mà trung tâm trách nhiệm đã sử dụng để tạo ra kết quả Như vậy việc xác định được hiệu quả và hiệu năng của các trung tâm trách nhiệm và trên cơ sở đó xác định được các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá kết quả hoạt động của từng trung tâm sẽ tạo điều kiện cho việc đánh giá chất lượng hoạt động của giám đốc các trung tâm, đồng thời khích lệ họ điều hành hoạt động trung tâm của mình phù hợp với mục tiêu cơ bản của toàn đơn vị.Kế toán trách nhiệm – một nội dung cơ bản của kế toán quản trị Kế toán trách nhiệm là một nội dung quan trọng trong kế toán quản trị, hệ thống kế toán trách nhiệm sẽ thiết lập mạng lưới thông tin trong công ty từ đó tập hợp thông tin về các hoạt động bộ phận từ cấp thấp đến cấp cao. Các dữ liệu tài chính của hoạt động ngày càng được nhận dạng, phân loại lại và tổ chức báo cáo theo phạm vi trách nhiệm. Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị, về cơ bản cũng có đầy đủ nội dung của kế toán quản trị, thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý ở các bộ phận đối với mục tiêu cuối cùng của DN.
Trách nhiệm đó thể hiện qua sơ đồ 1. Luan van 10 Chức năng quản trị Quá trình kế toán Xác định mục tiêu Hình thành các chỉ tiêu kinh tế Xây dựng kế hoạch Lập bảng dự toán Tổ chức thực hiện Thu thập kết quả thực hiện Kiểm tra đánh giá Lập các báo cáo thực hiện Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa chức năng quản trị và quá trình kế toán 1. PHÂN CẤP QUẢN LÝ VÀ SỰ HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM Kế toán trách nhiệm là công việc không thể tách rời các trung tâm trách nhiệm. Các trung tâm này được hình thành trên cơ sở phân cấp quản lý trong DN 1.
Phân cấp quản lý. Tổ chức phân cấp quản lý là việc người quản lý giao quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong quá trình hoạt động của DN. Và cấp dưới đó chỉ ra quyết định trong phạm vi quyền hạn được giao. Tuỳ theo từng DN nhà quản trị DN cần phải xác định đúng đắn mức độ phức tạp của tổ chức để từ đó thực hiện phân quyền cho phù hợp.
Nếu quyền lực được phân tán quá rộng xuống cấp dưới thì nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong kiểm tra giám sát hoạt động của các bộ phận để đảm bảo tính thống nhất. Ngược lại, nếu nhà quản trị tập trung quyền lực, trực tiếp quản lý điều hành từ những công việc mang tính tác nghiệp đến những công việc mang tính chiến lược thì sẽ dẫn đến tình trạng công việc quá tải và nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong việc hoạch định các chiến lược. Do vậy, nhà quản trị phải xây dựng một hệ thống các mục tiêu sao cho mỗi bộ phận đều đảm bảo thực hiện được, phải có sự tương quan giữa Luan van 11 quyền hạn và trách nhiệm. Ngoài ra, các DN còn có thể kết hợp giữa mô hình tập trung quyền lực và mô hình phân quyền.
Trong đó, một số quyết định chỉ những nhà quản trị cấp cao thực hiện, một số khác được uỷ quyền quyết định xuống cấp thấp hơn. Sự pha trộn này khắc phục được nhược điểm của hai quan điểm quản trị. Việc phân quyền chứa đựng nhiều nội dung thuộc nhiều lĩnh vực. Trong một tổ chức kinh doanh, lĩnh vực cơ bản quan trọng có liên quan trực tiếp đến nội dung tổ chức kế toán trách nhiệm là sự phân quyền về quản lý tài chính từ cấp trên xuống cấp dưới hay nói cách khác là sự phân cấp quản lý tài chính.
Như vậy, phân cấp quản lý tài chính là sự phân tán quyền cho cấp dưới, dẫn đến sự phân định rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm trong quản lý tài chính cho cấp dưới dựa trên cơ sở cấu trúc phân quyền mà nhà quản trị đã lựa chọn. Khi tiến hành phân cấp quản lý, nếu DN chia ra quá nhiều cấp có thể sẽ dẫn đến bộ máy tổ chức cồng kềnh, hoặc nếu tập trung quá nhiều quyền quyết định vào một nơi thì sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động. Vì thế, nhà quản lý cần phải cân nhắc giữa ưu điểm và nhược điểm khi thực hiện việc phân cấp đó. Qua phân cấp quản lý giúp cho nhà quản lý ở các cấp có sự độc lập tương đối trong điều hành công việc của mình, phát triển kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn, tăng khả năng ứng xử các tình huống để điều hành tốt hoạt động của đơn vị, bộ phận.
Nhà quản trị ở các cấp đều có quyền ra quyết định ở các mức độ khác nhau và chịu trách nhiệm về công việc của mình nên thúc đẩy họ phát huy khả năng quản lý. Điều này không những thúc đẩy kết quả của cả tổ chức mà còn đem lại cơ hội thăng tiến cho các nhà quản trị bộ phận. Chính sự phân cấp quản lý mà các bộ phận có thể tiếp cận được các thông tin và phản hồi thông tin cho nhà quản lý cấp trên được đầy đủ và kịp thời. Luan van 12 Việc xác định kết quả và hiệu quả công việc cho mỗi người và mỗi bộ phận sẽ khuyến khích được sự nỗ lực và tinh thần trách nhiệnm được nâng cao.
Đồng thời tạo ra được môi trường thi đua lành mạnh trong toàn tổ chức. Phân cấp quản lý sẽ phục vụ cho việc ra quyết định có tính chính xác cao hơn. Phân cấp quản lý gắn liền với việc xác định quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp một cách rõ ràng nên có cơ sở khi đánh giá kết quả hoạt động của từng đơn vị, bộ phận, tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục các sai phạm. Bên cạnh những ưu điểm, phân cấp quản lý cũng tồn tại những khó khăn như: + Việc phân cấp quản lý càng nhiều thì càng khó có thể kiểm soát được.
Thậm chí nếu kiểm soát không tốt, phân cấp quản lý có thể dẫn đến tuân thủ sai lệch các mục tiêu chung của toàn DN. Do các giám đốc trung tâm trách nhiệm chỉ tập trung vào lợi ích của đơn vị, không xem xét quyết định đó có ảnh hưởng đến DN như thế nào, làm lệch mục tiêu chung của DN + Việc phân cấp quản lý dẫn đến sự tách bạch về quyền lợi và trách nhiệm giữa các bộ phận có thể dẫn đến sự cạnh tranh thành tích giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của toàn DN. Các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về việc hoàn thành trách nhiệm của bộ phận mình.
Tuỳ thuộc vào tính phức tạp của cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý mà DN thiết lập các trung tâm trách nhiệm cho phù hợp. Các trung tâm trách nhiệm tạo thành một hệ thống cấp bậc: Ở cấp thấp là các trung tâm trách nhiệm cho từng phân xưởng sản xuất, từng đội thi công,…Nhà quản lý ở mỗi cấp này là trưởng bộ phận, trưởng xưởng, quản đốc hay đội trưởng. Ở cấp cao hơn là các bộ phận hoặc các thành phần gồm nhiều đơn vị nhỏ như các trung tâm trách nhiệm theo khu vực, theo chức năng kinh Luan van 13 doanh…và cấp cao nhất là cả công ty. Nhà quản trị cấp cao nhất chính là giám đốc công ty.
Hệ thống kế toán trách nhiệm trong mối quan hệ với cơ cấu tổ chức quản lý thể hiện thông qua sơ đồ 1.2 Hệ thống Kế toán Cơ cấu tổ chức Chỉ tiêu đánh trách nhiệm quản lý giá Trung tâm RI đầu tư Hội đồng quản trị ROI Trung tâm Tổng công ty, công Chênh lệch lợi lợi nhuận ty, chi nhánh độc nhuận, Tỷ lệ thực lập hiện lợi nhuận Trung tâm Chi nhánh, bộ Chênh lệch DT, Tỷ doanh thu phận bán hàng lệ DT thực tế so với DT dự toán Trung tâm Các đơn vị, bộ Chênh lệch chi chi phí phận sản xuất phí, Tỷ lệ chi phí thực tế so dự toán Sơ đồ 1.