Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp thương mại phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt trên thị trường hàng hóa tiêu dùng. Để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh bền vững, các đơn vị kinh tế đòi hỏi phải nắm bắt chuẩn xác thực trạng tài chính và tiềm năng nội tại. Trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, công tác kế toán giữ vai trò hạt nhân, đặc biệt là công tác quản lý và hạch toán khoản mục tiền mặt.
Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất, phản ánh trực tiếp năng lực thanh toán tức thời và quyết định sự tồn vong của doanh nghiệp. Mọi sai sót trong quá trình theo dõi, thu chi, ghi chép và tính toán chỉ tiêu tiền mặt đều gây ảnh hưởng trực tiếp đến tính trung thực của doanh thu, chi phí và các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Do đó, việc xây dựng một quy trình hạch toán kế toán tiền mặt khoa học, chuẩn mực là công cụ quản lý thiết yếu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Báo cáo tốt nghiệp xác định các nội dung nghiên cứu cụ thể:
- Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu, thu thập và hệ thống hóa toàn bộ thông tin, quy trình thực tế liên quan đến công tác kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH MTV Ngọc Anh Gò Công, từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Khảo sát đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và cơ cấu bộ máy kế toán tại đơn vị thực tập.
- Phân tích thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thu, chi, quản lý tồn quỹ tiền mặt theo chế độ kế toán hiện hành.
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền mặt và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH MTV Ngọc Anh Gò Công.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Công ty TNHH MTV Ngọc Anh Gò Công (Mã số thuế: 1201314287; Địa chỉ: Ấp Lăng Hoàng Gia, Xã Long Hưng, Thị xã Gò Công, Tỉnh Tiền Giang).
- Thời gian: Tập trung khảo sát và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán năm 2018.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung pháp lý và nguyên tắc kế toán áp dụng
Tác giả căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán hiện hành làm nền tảng lý luận:
- Chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
- Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; kỳ hạch toán thực hiện theo tháng. Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Nguyên tắc kế toán thực hiện:
- Nguyên tắc dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí đều được ghi sổ vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền.
- Nguyên tắc hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giả định doanh nghiệp đang và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần.
- Phương pháp hạch toán liên quan:
- Hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên; đánh giá theo giá gốc; xác định giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Tính theo phương pháp khấu trừ.
- Tài sản cố định: Đánh giá theo nguyên giá và trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Phương pháp nghiên cứu
Báo cáo sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập số liệu thứ cấp từ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo tài chính tại Phòng Kế toán; kết hợp thu thập thông tin qua phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng và các nhân viên phụ trách chuyên môn.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để mô tả trình tự hạch toán từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái tài khoản.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh số liệu giữa sổ kế toán chi tiết với sổ kế toán tổng hợp; đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế tại quỹ với số dư trên sổ quỹ và sổ cái.
- Phương pháp phân tích báo cáo tài chính: Đánh giá biến động khoản mục tiền mặt trong mối tương quan với các khoản phải thu, phân tích Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Nguồn dữ liệu
- Dữ liệu sơ cấp: Ý kiến trao đổi chuyên môn từ bộ phận Hành chính - Nhân sự và Phòng Kế toán.
- Dữ liệu thứ cấp: Hệ thống chứng từ thu - chi (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kê nộp tiền, Bảng thanh toán lương tháng 11/2018, Chứng từ giao dịch ngân hàng Vietcombank); Hệ thống sổ kế toán (Sổ Nhật ký chung mẫu S03a-DNN, Sổ Cái tài khoản 1111 mẫu S03b-DNN, Sổ quỹ tiền mặt); Dữ liệu quản lý phân phối từ phần mềm DMS.ONE Viettel.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Giới thiệu chung về cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH MTV Ngọc Anh Gò Công
Chương 1 trình bày tổng quan về quá trình hình thành, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy kế toán của đơn vị thực tập:
- Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty được thành lập năm 2012 ban đầu dưới mô hình doanh nghiệp tư nhân, sau đó chuyển đổi và đăng ký loại hình Công ty TNHH Một thành viên vào năm 2018. Vốn điều lệ của công ty là 300.000.000 đồng (Ba trăm triệu đồng), do bà Nguyễn Thị Ngọc Anh làm đại diện pháp luật. Lĩnh vực hoạt động chính là thương mại, phân phối bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thực phẩm tiêu dùng gia đình cho các đại lý trên địa bàn tỉnh Tiền Giang. Doanh nghiệp không trực tiếp sản xuất mà nhập hàng từ các nhà sản xuất để phân phối.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Doanh nghiệp tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm: Ban Giám đốc, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Phòng Thu mua và Bộ phận Văn phòng - Kế toán. Mỗi bộ phận đảm nhận các chức năng cụ thể nhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiêu kinh doanh chung.
Ban Giám đốc
- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, bao gồm: Kế toán trưởng (bà Võ Kim Hằng), Kế toán tổng hợp, Kế toán công nợ, Kế toán thuế, Kế toán hàng hóa - tiêu thụ sản phẩm và Thủ quỹ. Báo cáo phân định chi tiết nhiệm vụ của từng vị trí trong việc lập báo cáo, quản lý quỹ, đối chiếu công nợ và kê khai thuế.
- Hình thức kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS.ONE Viettel. Quy trình ghi sổ tuân thủ theo trình tự: Chứng từ gốc $\rightarrow$ Sổ Nhật ký chung $\rightarrow$ Sổ Cái và Sổ chi tiết $\rightarrow$ Bảng cân đối số phát sinh $\rightarrow$ Báo cáo tài chính.
Chương 2: Thực trạng kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH MTV Ngọc Anh Gò Công
Chương 2 là phần trọng tâm của báo cáo, đi sâu mô tả quy trình kế toán tiền mặt thực tế tại doanh nghiệp:
- Khái niệm và vai trò: Tiền mặt tại công ty bao gồm tiền giấy do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành. Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ các luồng thu - chi, bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước khi nhập liệu và định khoản.
- Kiểm soát nội bộ quỹ tiền mặt: Vào cuối mỗi ngày làm việc, kế toán tiến hành kiểm kê quỹ, so sánh số tiền thu chi phát sinh trong ngày với số tiền thực tế tại két để phát hiện kịp thời chênh lệch và tổng hợp vào sổ quản lý dòng tiền nội bộ.
- Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng Tài khoản 111 (Tiền mặt) và chi tiết thành các tài khoản cấp hai:
- TK 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Đồng Việt Nam.
- TK 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh các biến động liên quan đến ngoại tệ quy đổi.
- TK 1113 - Vàng tiền tệ: Phản ánh biến động và giá trị vàng tiền tệ.
- Hệ thống chứng từ và sổ sách: Chứng từ sử dụng gồm Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kê nộp tiền, Bảng lương. Sổ sách hạch toán gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền mặt.
| STT |
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh |
Ngày ghi sổ |
Chứng từ |
Định khoản Nợ/Có |
Số tiền (VNĐ) |
| 1 |
Bán hàng cho Đại lý Cô Hồng (6 mặt hàng cháo, mì; tổng tiền 29.000 đ, chiết khấu 586 đ, giá vốn 22.500 đ) thu tiền mặt |
01/11/2018 |
PT2610021 |
Nợ TK 1111: 28.400
Có TK 511: 26.036 (hoặc 26.500)
Nợ TK 632 / Có TK 156: 22.500 |
28.400 |
| 2 |
Giám đốc Nguyễn Thị Ngọc Anh rút quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng Vietcombank Tiền Giang |
04/10/2018 |
PC2610057 |
Nợ TK 1121: 61.000
Có TK 1111: 61.000 |
61.000 |
| 3 |
Chi tạm ứng tiền lương cho nhân viên Hồ Văn Hội (trừ vào lương tháng) |
26/10/2018 |
PC2610187 |
Nợ TK 334: 3.000
Có TK 1111: 3.000 |
3.000 |
| 4 |
Chi tạm ứng chi phí nhiên liệu xe tải tháng 11/2018 cho nhân viên giao hàng Đào Vĩnh Phú |
05/11/2018 |
PC2611102 |
Nợ TK 141: 7.000
Có TK 1111: 7.000 |
7.000 |
| 5 |
Thu hoàn ứng chi phí nhiên liệu xe tải tháng 11/2018 từ nhân viên giao hàng Đào Vĩnh Phú |
02/12/2018 |
PT2102165 |
Nợ TK 1111: 7.000
Có TK 141: 7.000 |
7.000 |
| 6 |
Chi tiền mặt trả lương nhân viên tháng 11/2018 theo Bảng thanh toán lương cho KTT Võ Kim Hằng |
05/12/2018 |
PC2610562 |
Nợ TK 334: 77.716
Có TK 1111: 77.716 |
77.716 |
- Quy trình lập báo cáo tài chính và phân tích: Tác giả trình bày các bước kế toán đối chiếu số liệu từ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 111 để lập Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo tình hình tài chính và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời, chương này khái quát nội dung phân tích biến động tiền mặt, so sánh với các khoản phải thu và đánh giá khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
Chương 3: Nhận xét và giải pháp
Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tiễn và đưa ra định hướng hoàn thiện:
- Nhận xét, đánh giá thực trạng:
- Về tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Mô hình tinh gọn, các bộ phận có sự phối hợp; đội ngũ kế toán nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, việc phân công công việc rõ ràng giữa Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán công nợ và Thủ quỹ.
- Về công tác kế toán tiền mặt: Doanh nghiệp tuân thủ nghiêm túc Thông tư 133/2016/TT-BTC; quy trình lập Phiếu thu, Phiếu chi và kiểm quỹ cuối ngày được duy trì thường xuyên; hệ thống sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 1111 được mở và ghi chép đầy đủ.
- Về tình hình tài chính: Doanh nghiệp duy trì được luồng tiền mặt phục vụ việc phân phối hàng hóa, tuy nhiên vẫn cần nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động nhằm giảm thiểu rủi ro công nợ khách hàng.
- Hệ thống giải pháp đề xuất:
- Về bộ máy kế toán: Tăng cường đào tạo, cập nhật kịp thời các chính sách tài chính mới; tối ưu hóa khả năng tích hợp dữ liệu của phần mềm DMS.ONE Viettel với các phân hệ kế toán tổng hợp.
- Về công tác kế toán tiền mặt: Chuẩn hóa quy trình tạm ứng và thanh quyết toán tạm ứng (TK 141) để tránh ứ đọng vốn; tăng cường kiểm tra định kỳ đột xuất quỹ tiền mặt.
- Về quản lý tài chính: Cân đối tỷ trọng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng, thắt chặt chính sách thu hồi nợ đối với các đại lý mua sỉ để tối ưu hóa vòng quay vốn lưu động.
Kết quả và đóng góp
Kết quả chính
- Mô tả toàn diện mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung tại một doanh nghiệp thương mại phân phối quy mô nhỏ theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán thực tế đối với các nghiệp vụ phát sinh phổ biến của tài khoản 1111: thu tiền bán hàng trực tiếp (TK 511, TK 3331), nộp tiền vào tài khoản ngân hàng (TK 1121), tạm ứng và hoàn ứng chi phí (TK 141), thanh toán tiền lương và ứng lương người lao động (TK 334).
- Phản ánh chi tiết việc ứng dụng mẫu biểu sổ kế toán Nhật ký chung (Mẫu S03a-DNN) và Sổ Cái (Mẫu S03b-DNN) trong công tác kế toán thực tế tại địa phương.
Đóng góp thực tiễn
- Báo cáo cung cấp tài liệu mô tả thực tế việc tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt tại một doanh nghiệp chuyển đổi từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty TNHH MTV trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
- Đưa ra các giải pháp khắc phục các điểm hạn chế trong quy trình tạm ứng chi phí giao hàng, kiểm soát tiền mặt nội bộ và đề xuất biện pháp gắn kết phần mềm phân phối với quản trị tài chính.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế:
- Do thời gian thực tập có giới hạn, phạm vi số liệu của báo cáo mới chỉ tập trung phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính 2018 tại một đơn vị duy nhất là Công ty TNHH MTV Ngọc Anh Gò Công.
- Báo cáo tập trung chủ yếu vào phần hành kế toán tiền mặt (TK 111), chưa phân tích sâu rộng toàn bộ các phân hệ kế toán khác như kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định hoặc kế toán xác định kết quả kinh doanh.
- Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang quản trị dòng tiền toàn diện (bao gồm cả tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng).
- Nghiên cứu so sánh hiệu quả tổ chức kế toán tiền mặt qua chuỗi dữ liệu nhiều năm tài chính liên tiếp để đánh giá xu hướng vận động của dòng tiền kinh doanh.
Giá trị tham khảo
Báo cáo tốt nghiệp là tài liệu tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính: Tham khảo cấu trúc trình bày một báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn mực; cách thức trích lục và hạch toán sổ Nhật ký chung, Sổ Cái theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ thu - chi, thủ tục tạm ứng chi phí công tác/nhiên liệu và quy trình đối chiếu, kiểm soát quỹ tiền mặt hàng ngày.
- Nhà nghiên cứu về doanh nghiệp địa phương: Cung cấp thông tin thực tế về hoạt động phân phối hàng tiêu dùng và cơ cấu quản lý tài chính của doanh nghiệp thương mại tại khu vực Gò Công, Tiền Giang.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH MTV Ngọc Anh Gò Công áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính và sử dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung.
2. Phần mềm nào được doanh nghiệp sử dụng trong quản lý và bán hàng?
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm DMS.ONE Viettel, đây là phần mềm chuyên biệt phục vụ việc quản lý hệ thống phân phối hàng hóa tiêu dùng.
3. Tài khoản kế toán tiền mặt tại đơn vị được chia thành những tài khoản cấp hai nào?
Tài khoản 111 (Tiền mặt) tại công ty gồm có 3 tài khoản cấp hai: TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ) và TK 1113 (Vàng tiền tệ).
4. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quỹ tiền mặt tại công ty diễn ra như thế nào?
Vào cuối mỗi ngày làm việc, kế toán tiến hành kiểm kê số tiền thu chi trong ngày, so sánh đối chiếu giữa số liệu phát sinh trên sổ sách với lượng tiền mặt thực tế tại két, sau đó tổng hợp vào một sổ quản lý dòng tiền nội bộ riêng để theo dõi dòng tiền hàng ngày.
5. Báo cáo đã phân tích những nghiệp vụ hạch toán tiền mặt thực tế nào?
Báo cáo đã trích xuất và phân tích chi tiết 6 nghiệp vụ thực tế trong năm 2018:
- Nghiệp vụ thu tiền mặt từ bán hàng cho Đại lý Cô Hồng;
- Nghiệp vụ rút quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gửi tại Vietcombank Tiền Giang;
- Nghiệp vụ chi tạm ứng lương cho nhân viên;
- Nghiệp vụ chi tạm ứng chi phí nhiên liệu xe tải giao hàng;
- Nghiệp vụ thu hoàn ứng chi phí giao hàng;
- Nghiệp vụ chi tiền mặt thanh toán lương nhân viên tháng 11/2018 theo bảng thanh toán lương.
Kết luận
Báo cáo tốt nghiệp của tác giả Võ Anh Thư đã phản ánh có hệ thống thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH MTV Ngọc Anh Gò Công trên cơ sở vận dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ gốc, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 1111 đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm 2018, đề tài đã làm rõ phương thức tổ chức hạch toán và quy trình kiểm soát quỹ tại doanh nghiệp thương mại. Các nhận xét và nhóm giải pháp được đề xuất trong công trình xuất phát từ thực tiễn hoạt động, góp phần cung cấp góc nhìn cụ thể về hoàn thiện công tác kế toán cho các doanh nghiệp phân phối quy mô vừa và nhỏ.
